Szkolenie: Podróż służbowa – rozliczanie delegacji i innych wyjazdów służbowych (stan prawny na rok 2026 – z uwzględnieniem rewolucji w kilometrówce i systemie KSeF) - Usługa zdalna w czasie rzeczywistym

Warunki organizacyjne i metody szkoleniowe

• Szkolenie realizowane w formie wykładu z elementami analizy przypadków.

Stosowane metody:

• • prezentacja zagadnień teoretycznych,
  • analiza przypadków (case study),
  • omówienie praktycznych przykładów,
  • dyskusja z uczestnikami.
• Każdy uczestnik ma dostęp do materiałów szkoleniowych.
• Uczestnicy mogą zadawać pytania i konsultować się z trenerem.

Walidacja efektów uczenia się

• Przeprowadzana na zakończenie szkolenia w formie testu teoretycznego z wynikiem generowanym automatycznie

Organizacja walidacji

• Przeprowadzana w ostatniej części szkolenia.
• Czas trwania: ok. 15 minut, wliczany w czas szkolenia.

Warunki zaliczenia

• Uzyskanie minimum 80% poprawnych odpowiedzi w teście.
• Obecność uczestników potwierdzana na podstawie wygenerowanego raportu z logowań

1. Prawne regulacje podróży służbowych:

• Systematyka przepisów prawa powszechnie obowiązującego – Kodeks pracy oraz rozporządzenia wykonawcze,
• Autonomia regulacji wewnątrzzakładowych – układy zbiorowe, regulaminy wynagradzania oraz specyfika zapisów w umowach o pracę,
• Interakcja przepisów prawa pracy z prawem podatkowym – unikanie ryzyk u źródła.

2. Pojęcie podróży służbowej – ujęcie normatywne:

• Definicja podróży służbowej na gruncie prawa pracy (analiza relacji: siedziba pracodawcy – miejsce pracy – miejsce faktycznego wykonywania zadań),
• Podróż służbowa w ujęciu podatkowym: wyjazdy pozaustawowe, jazda zamiejscowa vs lokalna, incydentalne wyjście służbowe.

3. Podróż służbowa a oddelegowanie:

• Długotrwałe podróże służbowe a zmiana miejsca świadczenia pracy – aspekty praktyczne i granice czasowe.

4. Miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej:

• Determinanty miejsca rozpoczęcia i zakończenia krajowej podróży służbowej,
• Specyfika wyznaczania granic podróży zagranicznej.

5. Czas trwania oraz przerwy w podróży służbowej:

• Wpływ przerw (prywatnych i losowych) na uprawnienia do świadczeń delegacyjnych.

6. Świadczenia przysługujące pracownikowi z tytułu podróży służbowej:

a) Krajowe podróże służbowe i ich kwalifikacja podatkowa:

• Relacja czasu pracy do czasu podróży służbowej w świetle aktualnego orzecznictwa,
• Przychód pracownika: diety, koszty przejazdu, dojazdy, noclegi oraz inne wydatki uzasadnione,
• Kwalifikacja podatkowa rozliczeń: pracownicy, zleceniobiorcy, wykonawcy dzieł, członkowie organów spółek oraz przedsiębiorcy,
• Pojazd mechaniczny w podróży: eksploatacja samochodów prywatnych (jazdy lokalne i zamiejscowe),
• [PROJEKT] Nowa „kilometrówka” 2026: zróżnicowanie stawek dla pojazdów spalinowych i elektrycznych,
• Delegowanie z wykorzystaniem floty służbowej,
• Dokumentacja krajowa: wdrożenie KSeF – faktury ustrukturyzowane jako podstawa rozliczeń kosztów delegacji.

• b) Należności przy zagranicznych podróżach służbowych i ich status podatkowy:

• Wyznaczanie państwa docelowego oraz etapy podróży (odcinek krajowy vs zagraniczny),
• Rozliczanie kosztów: czas pracy, diety, noclegi, wyżywienie oraz wydatki incydentalne,
• Należności a różnice kursowe: zasady wyceny kosztów w walucie obcej i kursy właściwe dla rozliczeń,
• Podróże osób niebędących pracownikami (B2B, kontrakty menedżerskie, prokurenci),
• Delegacje zagraniczne w działalności gospodarczej,
• Dokumentacja zagraniczna: wymogi formalne a obieg dokumentów elektronicznych.

7. Rozliczanie podróży służbowych – aspekty techniczne:

• Zaliczki na poczet kosztów podróży – obowiązek i forma,
• Terminy i tryb rozliczania wydatków poniesionych przez pracownika,
• Procedura rozliczenia w przypadku braku udokumentowania wydatków,
• Automatyzacja rozliczeń w oparciu o dane z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

8. Zagadnienia szczegółowe: „Trudne przypadki”:

• Mobilność zawodowa: przedstawiciele handlowi i serwisanci,
• Oddelegowanie jako usługa transgraniczna – zasady ustalania przychodu,
• Dieta tranzytowa i podróże wielopaństwowe,
• Usprawiedliwiona nieobecność w trakcie delegacji,
• Zjawisko „diety ujemnej” – analiza przypadków,
• Wyjazdy szkoleniowe pracowników i osób trzecich,
• Bleisure – łączenie podróży służbowej z urlopem,
• Śniadanie w cenie usługi noclegowej a limity diet,
• [PROJEKT] Zwrot kosztów ładowania pojazdów elektrycznych (EV) oraz opłat infrastrukturalnych w pojazdach prywatnych.

9. Zagadnienia pochodne i optymalizacja:

• Użytkowanie pojazdów niebędących własnością pracodawcy (ryczałty, ewidencje, zwolnienia),
• Użytkowanie aut służbowych do celów prywatnych – ustalanie przychodu ryczałtowego,
• Wynajem aut za granicą (Rent a car) a obowiązki w zakresie podatku u źródła (WHT).

10. Rozliczenia podróży niepracowniczych:

• Specyfika umów cywilnoprawnych oraz organów zarządzających i nadzorczych.

11. Podróże służbowe kierowców – stan na 2026 r.:

• Analiza skutków likwidacji podróży służbowych w transporcie międzynarodowym,
• Diety w przewozach krajowych,
• Zasady ustalania podstawy oskładkowania i opodatkowania „wirtualnych diet”.

12. Świadczenia delegacyjne w ubezpieczeniach społecznych:

• Wyłączenia z podstawy wymiaru składek ZUS dla pracowników i zleceniobiorców.

13. Przegląd aktualnego orzecznictwa i praktyki organów skarbowych:

• Analiza najnowszych interpretacji KIS i wyroków sądów administracyjnych.

14. Podsumowanie i panel dyskusyjny.

Uczestnicy szkolenia otrzymują materiały przygotowane przez trenera w formie elektronicznej przed rozpoczęciem usługi.

Materiały są udostępniane uczestnikom w formacie elektronicznym (np. PDF) i stanowią wsparcie w utrwalaniu wiedzy oraz jej wykorzystaniu w praktyce zawodowej.

Certyfikat szkolenia

• Zgłaszamy się do udziału w zajęciach, wypełniając formularz zgłoszeniowy na stronie www.usługirozwojowe.parp.gov.pl (konieczne jest wpisanie id WSPARCIA - nr uzyskany od OPERATORA)
• Ok. 3 – 5 dni przed terminem rozpoczęcia pierwszych zajęć, wysyłamy do Państwa indywidualny kod dostępu i link do zajęć
• Mailowo przesyłamy Państwu również materiały szkoleniowe
• Logujecie się Państwo zgodnie z wskazanymi dniami i godzinami szkoleń na podane w mailu dane

• Szkolenie będzie rejestrowane w celu umożliwienia monitoringu i weryfikacji przez instytucję nadzorującą realizację usługi z dofinansowaniem.
• Cena obejmuje: uczestnictwo w zajęciach, materiały szkoleniowe w formacie pdf oraz certyfikat BDO
• Istnieje możliwość zwolnienia Podatku VAT usługi szkolenia nabytej od BDO Solutions Sp. z o.o. w przypadku:
• Dla opłacających szkolenie w co najmniej 70% ze środków publicznych szkolenia zwolnione są z VAT-u.
• Uczestników, których dot. zwolnienie z VAT prosimy o przesłanie podpisanego oświadczenia dostępnego na stronie szkolenia-bdo.pl

• Do udziału w szkoleniu online potrzebny jest jedynie komputer lub inne urządzenie mobilne z wbudowaną kamerą i mikrofonem oraz dostępem do Internetu.
• Zajęcia prowadzone są w trybie niestacjonarnym (zdalnym) za pomocą platformy ZOOM , lub Clickmeeting
• minimalne wymagania sprzętowe - laptop/komputer PC, MAC z najnowszą wersją przeglądarek internetowych (Chrome, Edge, Firefox), podstawowa kamera internetowa i mikrofon, dostęp do sieci internet
• minimalne wymagania dotyczące parametrów łącza sieciowego - Minimalna przepustowość łącza internetowego odbiorcy to 10 mb/s.
• niezbędne oprogramowanie umożliwiające Uczestnikom - nie potrzebujecie Państwo żadnych dodatkowych programów,
• okres ważności linku umożliwiającego uczestnictwo w spotkaniu on-line - w czasie rzeczywistym.
• sposób walidacji usługi - (test / quiz końcowy poprzez platformę Clickmeeting)