Standaryzacja pracy w kancelarii syndyka – procesy, cele, wskaźniki, 5S i odprawy operacyjne

Efektem usługi będzie pilotażowo wdrożony system bieżącego zarządzania realizacją spraw w dwóch wybranych procesach kancelarii, obejmujący dokumentację standaryzującą pracę, rejestr spraw i zaległości, wskaźniki oraz standard odprawy operacyjnej.

Kryteria weryfikacji osiągnięcia efektu:

1. Dla dwóch wybranych procesów opracowano dokumentację standaryzującą pracę w formie procedury, instrukcji lub checklisty.
2. Opracowano i uzupełniono rejestr spraw objętych pilotażem, zawierający status sprawy, osobę odpowiedzialną, termin oraz kolejny krok.
3. Określono minimum trzy wskaźniki dotyczące terminowości, postępu realizacji spraw lub poziomu zaległości wraz ze sposobem ich monitorowania.
4. Opracowano standard odprawy operacyjnej obejmujący agendę, role uczestników, sposób zapisywania ustaleń i kontrolowania ich wykonania.
5. Przeprowadzono pierwszą odprawę operacyjną, podczas której ustalono działania, osoby odpowiedzialne i terminy.
6. Przygotowano plan pilotażowego stosowania wypracowanych rozwiązań po zakończeniu usługi.

Osiągnięcie efektu usługi zostanie potwierdzone protokołem odbioru wypracowanego rozwiązania, podpisanym przez przedstawiciela pracodawcy i Dostawcę Usługi. Do protokołu zostaną dołączone dokumenty opracowane podczas usługi, w szczególności: dokumentacja standaryzująca dwa wybrane procesy, rejestr spraw objętych pilotażem, karta wskaźników, standard odprawy operacyjnej, karta ustaleń z pierwszej odprawy oraz plan pilotażowego stosowania rozwiązań po zakończeniu usługi.

Protokół będzie zawierał ocenę spełnienia kryteriów efektu usługi, w tym potwierdzenie, że sprawy objęte pilotażem mają określony status, osobę odpowiedzialną, termin i kolejny krok, a działania ustalone podczas odprawy zostały przypisane do konkretnych osób i terminów. Dokument będzie również wskazywał zalecenia dotyczące dalszego utrzymywania, przeglądu i aktualizacji przyjętych rozwiązań.

1. Uporządkowanie organizacji pracy kancelarii

• omówienie wstępnie zmapowanych procesów oraz potrzeb zidentyfikowanych podczas rozmów indywidualnych z uczestnikami,
• identyfikacja miejsc powstawania zaległości, opóźnień i niedomkniętych spraw,
• określenie obszarów wymagających uporządkowania i standaryzacji,
• analiza przepływu dokumentów, informacji i odpowiedzialności pomiędzy osobami uczestniczącymi w procesach.

2. Standaryzacja procesów i zadań

• znaczenie powtarzalnego, przewidywalnego i opisanego sposobu wykonywania pracy,
• różnice pomiędzy procedurą, instrukcją i checklistą,
• dobór właściwej formy dokumentacji do procesu lub zadania,
• określanie celu, zakresu, oczekiwanego rezultatu, ról, kolejności działań, terminów i punktów kontrolnych,
• zasady przekazywania spraw, potwierdzania wykonania zadania oraz zgłaszania opóźnień i odstępstw,
• określanie zasad przeglądu, aktualizacji i utrzymywania standardów,
• warsztat opracowywania procedur, instrukcji i checklist dla wybranych procesów kancelarii.

3. Bieżące monitorowanie spraw, terminów i zaległości

• określanie aktualnego statusu sprawy, osoby odpowiedzialnej, terminu i kolejnego kroku,
• identyfikowanie zaległości, blokad i ryzyka niedotrzymania terminu,
• ustalanie priorytetów realizacji zadań,
• projektowanie rejestru spraw bieżących i zaległych,
• określanie celów operacyjnych,
• dobór wskaźników terminowości, postępu realizacji i poziomu zaległości,
• określanie źródła danych, częstotliwości aktualizacji oraz odpowiedzialności za monitorowanie.

4. Organizacja dokumentów i informacji zgodnie z zasadami 5S

• selekcja dokumentów, plików, informacji i materiałów,
• identyfikowanie elementów zbędnych, nieaktualnych, zdublowanych lub wymagających archiwizacji,
• projektowanie logicznego sposobu rozmieszczenia, grupowania i oznaczania dokumentów oraz folderów,
• ustalanie jednolitych zasad nazewnictwa, przechowywania, dostępu i aktualizowania informacji,
• opracowanie zasad utrzymywania porządku w wybranym obszarze pracy,
• określenie odpowiedzialności i częstotliwości przeglądu przyjętego standardu.

5. Praktyczne rozwiązywanie problemów metodą 5 Why

• formułowanie problemu na podstawie faktów,
• określanie stanu obecnego, stanu oczekiwanego, skali i skutków problemu,
• rozróżnianie objawów problemu od jego przyczyn,
• opracowywanie prostego diagramu 5 Why,
• identyfikowanie przyczyny źródłowej, na którą kancelaria może oddziaływać,
• dobieranie działania odnoszącego się bezpośrednio do zidentyfikowanej przyczyny.

6. Odprawy operacyjne jako narzędzie monitorowania i doskonalenia organizacji pracy

• cel, struktura i zasady prowadzenia krótkich odpraw operacyjnych,
• przegląd wcześniejszych ustaleń, wskaźników, spraw bieżących, zaległości, blokad i ryzyk,
• formułowanie ustaleń obejmujących działanie, oczekiwany rezultat, osobę odpowiedzialną i termin,
• zasady dokumentowania ustaleń oraz kontrolowania ich wykonania,
• określanie sytuacji wymagających eskalacji lub decyzji przełożonego,
• wykorzystanie cyklu PDCA w rytmie odpraw: zaplanowanie działania, realizacja, sprawdzenie rezultatu oraz utrwalenie albo korekta rozwiązania,
• podział ról właściciela kancelarii, osoby kierującej zespołem i pracowników w prowadzeniu odpraw oraz utrzymywaniu przyjętych standardów.

7. Warsztat przygotowania rozwiązań do pilotażowego wdrożenia

• opracowanie procedur, instrukcji lub checklist standaryzujących wybrane procesy i zadania,
• przygotowanie projektu rejestru monitorowania spraw i zaległości,
• opracowanie karty wskaźników wraz ze sposobem ich obliczania, częstotliwością przeglądu i przypisaniem odpowiedzialności,
• opracowanie standardu odprawy operacyjnej obejmującego agendę, role, sposób zapisywania ustaleń i kontrolowania ich wykonania,
• opracowanie karty uporządkowania i utrzymania wybranego obszaru pracy zgodnie z zasadami 5S,
• przygotowanie planu pilotażowego wdrożenia wypracowanych rozwiązań, zawierającego działania, osoby odpowiedzialne, terminy i sposób sprawdzenia rezultatów.

8. Walidacja efektów uczenia się

Każdy uczestnik samodzielnie wykona zadania praktyczne, których rezultatem będą dokumenty potwierdzające osiągnięcie efektów uczenia się, w szczególności element dokumentacji standaryzującej, projekt sposobu monitorowania spraw, diagram 5 Why, kartę 5S oraz standard odprawy operacyjnej. Osoba prowadząca walidację oceni indywidualne prace uczestników metodą analizy dowodów i deklaracji, zgodnie z kryteriami weryfikacji wskazanymi w Karcie Usługi.

Walidacja zostanie przeprowadzona zdalnie przez osobę prowadzącą walidację, na podstawie indywidualnych prac przekazanych w formie elektronicznej. Osoba prowadząca szkolenie odpowiada wyłącznie za organizację zadania i przekazanie materiałów, nie uczestnicząc w ocenie efektów uczenia się.

Metody realizacji szkolenia

Krótkie wprowadzenia trenerskie, analiza procesów i przypadków, ćwiczenia indywidualne i zespołowe, moderowana praca warsztatowa, opracowywanie procedur, instrukcji, checklist, rejestrów, wskaźników, diagramów 5 Why, kart 5S i standardów odpraw, dyskusja moderowana oraz informacja zwrotna.

prezentację lub skrypt zawierający najważniejsze zasady standaryzacji procesów, monitorowania realizacji spraw, metody 5S, analizy 5 Why oraz prowadzenia odpraw operacyjnych,

• wzór karty standardu pracy,

• wzory procedury, instrukcji i checklisty,

• formularz rejestru spraw bieżących i zaległych,

• wzór karty celów i wskaźników,

• kartę analizy problemu wraz z diagramem 5 Why,

• kartę uporządkowania obszaru pracy według zasad 5S,

• wzór agendy odprawy operacyjnej i rejestru ustaleń,

• formularze wykorzystywane podczas ćwiczeń i walidacji efektów uczenia się.

Uczestnicy otrzymają również dostęp do dokumentów i rozwiązań wypracowanych podczas szkolenia oraz uzgodnionych do pilotażowego zastosowania w kancelarii.

Warunkiem uczestnictwa jest wykonywanie zadań związanych z realizacją lub koordynowaniem procesów i spraw prowadzonych w kancelarii syndyka oraz znajomość własnego zakresu obowiązków i codziennego sposobu organizacji pracy.

Nie jest wymagane wcześniejsze przygotowanie z zakresu zarządzania procesami, Lean Management, 5S ani pracy na wskaźnikach.

Uczestnicy powinni być gotowi do aktywnego udziału w ćwiczeniach, pracy na rzeczywistych lub zanonimizowanych przykładach procesów kancelarii oraz samodzielnego wykonania zadań objętych walidacją efektów uczenia się.