Szkolenie: "Zielona transformacja biura rachunkowego i podatkowego: cyfrowe narzędzia wspierające automatyzację i ograniczanie zużycia zasobów.”

Warunki organizacyjne dla przeprowadzenia usługi

Infrastruktura i wyposażenie:

Usługa realizowana jest w sali szkoleniowej spełniającej standardy BHP, dostosowanej do liczby uczestników. Zapewnione są warunki do pracy warsztatowej umożliwiające realizację zajęć teoretycznych i praktycznych w zakresie wykorzystania cyfrowych narzędzi wspierających automatyzację procesów w biurze rachunkowym i podatkowym oraz ograniczanie zużycia zasobów.

W trakcie zajęć wykorzystywane są materiały warsztatowe w formie elektronicznej, w tym schematy procesów, karty ćwiczeń oraz arkusze robocze do analizy procesów i identyfikacji czynności możliwych do automatyzacji. Prezentacja i analiza narzędzi cyfrowych odbywa się z wykorzystaniem stanowiska trenera (komputer, projektor), umożliwiającego omawianie przykładów rozwiązań wspierających automatyzację i cyfryzację procesów.

Dodatkowo stosowane są narzędzia do pracy zespołowej, takie jak flipchart/tablica suchościeralna oraz materiały do wizualizacji procesów i opracowywania propozycji usprawnień w zakresie automatyzacji i ograniczania zużycia zasobów.

Materiały szkoleniowe:

Uczestnicy otrzymują komplet materiałów szkoleniowych w formie elektronicznej (skrypty, prezentacje, arkusze ćwiczeń oraz przykłady zastosowania narzędzi cyfrowych), które stają się ich własnością po zakończeniu usługi.

Materiały są aktualne, zgodne z programem i wspierają osiągnięcie założonych efektów uczenia się.

Kadra dydaktyczna i walidator:

Szkolenie prowadzone jest przez trenera posiadającego udokumentowane doświadczenie zawodowe oraz kompetencje dydaktyczne w obszarze tematycznym usługi.

Walidacja efektów uczenia się przeprowadzana jest przez osobę inną niż trener prowadzący (niezależny walidator), co gwarantuje obiektywizm oceny.

Dostępność i zasady horyzontalne:

Miejsce realizacji usługi oraz materiały są dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, zgodnie z zasadą równego traktowania i niedyskryminacji.

Dostawca zapewnia możliwość skorzystania z mechanizmu racjonalnych usprawnień (np. pętla indukcyjna, tłumacz języka migowego), jeśli zostanie zgłoszone takie zapotrzebowanie

Monitoring i organizacja szkolenia:

W trakcie szkolenia prowadzona jest lista obecności potwierdzająca obecność uczestnika na szkoleniu.

Cel i charakter szkolenia:

Szkolenie trwa 20 godzin zegarowych. Harmonogram uwzględnia dziennie dwie przerwy 30-minutowe, które wliczone są w czas trwania szkolenia.

Szkolenie obejmuje trzy dni zajęć, podczas których uczestnicy poznają możliwości wykorzystania cyfrowych narzędzi wspierających automatyzację procesów w biurze rachunkowym i podatkowym oraz sposoby ograniczania zużycia zasobów w codziennej pracy biurowej.

Pierwszy dzień poświęcony będzie wprowadzeniu do zagadnień zielonej transformacji biura rachunkowego oraz wykorzystania technologii wspierających usprawnianie pracy administracyjnej. Uczestnicy zapoznają się z obszarami działalności biura, w których możliwe jest zastosowanie automatyzacji i cyfryzacji procesów. Omówione zostaną przykłady narzędzi cyfrowych wspierających organizację pracy, obieg informacji oraz ograniczanie czasochłonnych czynności administracyjnych. W trakcie dnia uczestnicy będą analizować procesy wymagające usprawnienia oraz identyfikować czynności możliwe do automatyzacji z wykorzystaniem rozwiązań technologicznych.

Drugi dzień koncentruje się na praktycznych aspektach wykorzystania narzędzi cyfrowych w codziennej pracy biura rachunkowego i podatkowego. Uczestnicy będą analizować przykłady automatyzacji wybranych procesów administracyjnych i organizacyjnych oraz omawiać sposoby usprawniania przepływu informacji i dokumentów. Szczególny nacisk zostanie położony na identyfikację działań powtarzalnych, ograniczanie zbędnych czynności oraz zwiększanie efektywności pracy z wykorzystaniem rozwiązań cyfrowych.

Trzeci dzień obejmuje utrwalenie i zastosowanie zdobytej wiedzy w praktyce. Uczestnicy będą pracować nad analizą procesów realizowanych w biurze rachunkowym i podatkowym oraz opracowywać propozycje działań wspierających automatyzację i ograniczanie zużycia zasobów. Omówione zostaną również sposoby oceny efektywności wdrażanych rozwiązań cyfrowych oraz możliwości dalszego usprawniania pracy biura.

DZIEŃ 1

Moduł 1: Wprowadzenie do zielonej transformacji biura rachunkowego

• znaczenie cyfryzacji w funkcjonowaniu biura rachunkowego i podatkowego,
• wpływ technologii na usprawnianie procesów administracyjnych,
• podstawowe założenia automatyzacji czynności biurowych,
• obszary działalności biura możliwe do wsparcia narzędziami cyfrowymi,
• przykłady rozwiązań ograniczających czasochłonność pracy administracyjnej.

Moduł 2: Cyfrowe narzędzia wspierające organizację pracy

• rodzaje narzędzi cyfrowych wykorzystywanych w pracy biura,
• zastosowanie rozwiązań elektronicznych w organizacji zadań,
• narzędzia wspierające komunikację i przepływ informacji,
• przykłady wykorzystania rozwiązań online w pracy administracyjnej,
• analiza możliwości ograniczania ręcznego wykonywania czynności.

Moduł 3: Analiza procesów pod kątem automatyzacji

• identyfikacja procesów możliwych do cyfryzacji,
• analiza etapów pracy możliwych do częściowej automatyzacji,
• rozpoznawanie czynności wymagających ręcznego przetwarzania danych,
• ocena możliwości wykorzystania narzędzi cyfrowych w pracy biura,
• wskazywanie obszarów możliwych do usprawnienia poprzez automatyzację.

Moduł 4: Cyfrowe rozwiązania wspierające automatyzację procesów

• wykorzystanie narzędzi cyfrowych do usprawniania pracy biura,
• przykłady automatyzacji powtarzalnych czynności administracyjnych,
• cyfrowe rozwiązania wspierające organizację informacji i dokumentów,
• usprawnianie przepływu danych w codziennej pracy biura,
• wpływ automatyzacji na efektywność pracy i ograniczanie zużycia zasobów.

DZIEŃ 2

Moduł 1: Automatyzacja wybranych procesów administracyjnych

• charakterystyka procesów możliwych do automatyzacji,
• przykłady automatyzacji czynności biurowych,
• analiza korzyści wynikających z automatyzacji,
• ograniczanie powtarzalnych działań administracyjnych,
• usprawnianie realizacji codziennych obowiązków.

Moduł 2: Cyfrowy obieg informacji i dokumentów

• organizacja przepływu informacji w środowisku cyfrowym,
• wykorzystanie elektronicznych form przekazywania danych,
• porządkowanie dokumentacji z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych,
• ograniczanie ręcznego przetwarzania dokumentów,
• zwiększanie dostępności i przejrzystości informacji.

Moduł 3: Cyfrowe rozwiązania wspierające współpracę i organizację zadań

• wykorzystanie narzędzi cyfrowych do koordynowania zadań,
• rozwiązania wspierające komunikację i przepływ informacji,
• organizacja pracy z wykorzystaniem narzędzi online,
• cyfrowe planowanie realizacji obowiązków,
• przykłady usprawniania współpracy przy użyciu rozwiązań technologicznych.

Moduł 4: Analiza efektywności rozwiązań cyfrowych

• ocena wpływu narzędzi cyfrowych na realizację procesów administracyjnych,
• analiza oszczędności czasu wynikających z automatyzacji,
• identyfikacja trudności związanych z wdrażaniem rozwiązań cyfrowych,
• ocena skuteczności automatyzacji wybranych działań,
• przykłady dalszego rozwijania procesów cyfrowych w biurze.

DZIEŃ 3

Moduł 1: Dobór rozwiązań cyfrowych wspierających automatyzację

• analiza procesów wymagających usprawnienia,
• dobór narzędzi wspierających automatyzację działań administracyjnych,
• ocena możliwości wykorzystania rozwiązań cyfrowych,
• planowanie zastosowania narzędzi elektronicznych w pracy biura,
• analiza wpływu automatyzacji na efektywność i zużycie zasobów.

Moduł 2: Praktyczne zastosowanie narzędzi cyfrowych

• analiza przykładów wykorzystania rozwiązań cyfrowych,
• omawianie sposobów usprawniania procesów administracyjnych,
• identyfikacja działań możliwych do uproszczenia,
• opracowywanie propozycji automatyzacji wybranych czynności,
• ocena wpływu narzędzi cyfrowych na codzienną pracę biura.

Moduł 3: Podsumowanie i utrwalanie wiedzy

• omówienie najważniejszych zagadnień szkolenia,
• analiza przykładów wykorzystania automatyzacji w pracy biura,
• wskazanie możliwości dalszego rozwoju procesów cyfrowych,
• podsumowanie efektów zastosowania rozwiązań technologicznych,
• dyskusja i wymiana doświadczeń uczestników.

Walidacja szkolenia

Proces walidacji końcowej został zaplanowany na trzeci dzień szkolenia i trwa łącznie 90 minut. Walidacja realizowana jest po zakończeniu wszystkich modułów szkoleniowych przez niezależnego walidatora.

Etap 1: Walidacja teoretyczna (30 minut)

Forma: test teoretyczny w formie papierowej.

Zakres:

• podstawowe zagadnienia związane z automatyzacją procesów w biurze rachunkowym i podatkowym,
• zastosowanie narzędzi cyfrowych w usprawnianiu pracy biurowej,
• identyfikacja czynności możliwych do automatyzacji,
• podstawy cyfrowego obiegu informacji,
• wpływ automatyzacji na efektywność pracy oraz ograniczanie zużycia zasobów.

Etap 2: Walidacja praktyczna (60 minut)

Forma: obserwacja w warunkach symulowanych.

Struktura: zadanie praktyczne polegające na analizie przypadku i opracowaniu propozycji usprawnień procesów biurowych z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych.

Przebieg:

Uczestnik:

• analizuje opis sytuacji dotyczącej funkcjonowania biura rachunkowego,
• identyfikuje procesy możliwe do automatyzacji,
• wskazuje obszary wymagające usprawnień technologicznych,
• dobiera rozwiązania cyfrowe wspierające realizację procesów,
• opracowuje propozycję usprawnień zwiększających efektywność pracy i ograniczających ręczne czynności.

Zakres oceny:

• poprawność analizy procesu,
• identyfikacja możliwości automatyzacji,
• adekwatność proponowanych rozwiązań cyfrowych,
• ocena wpływu zaproponowanych usprawnień na efektywność pracy.

Metody stosowane podczas szkolenia:

• prezentacja i omówienie zagadnień,
• dyskusja moderowana,
• analiza case study,
• ćwiczenia i praca warsztatowa (indywidualna i grupowa),
• praca warsztatowa,
• obserwacja w warunkach symulowanych.

Uczestnicy szkolenia otrzymają materiały dydaktyczne w formie elektronicznej przygotowane w oparciu o tematykę szkolenia oraz zgodnie wymaganiami prawnymi określonymi w prawie polskim oraz UE.

Materiały dla uczestników obejmują:

• pliki .doc i .pdf,
• prezentację multimedialną,
• autorskie materiały szkoleniowe (karty pracy, case study),
• materiały dotyczące zastosowania narzędzi cyfrowych w automatyzacji i usprawnianiu procesów biurowych.

Uczestnicy szkolenia otrzymają zaświadczenie o ukończeniu szkolenia potwierdzające nabyte kompetencje w zakresie wykorzystania cyfrowych narzędzi wspierających automatyzację procesów w biurze rachunkowym i podatkowym, w szczególności w zakresie analizy procesów, identyfikacji czynności powtarzalnych oraz ich usprawniania z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych.

Czas walidacji oraz jej cena są integralną częścią usługi.

Uczestnikiem może zostać osoba, która spełnia następujące warunki:

• jest osobą pełnoletnią,
• jest zatrudniona w biurze rachunkowym lub podatkowym,
• posiada podstawowe doświadczenie w pracy biurowej związanej z obsługą dokumentów oraz organizacją procesów w biurze,
• posiada podstawową orientację w pracy z narzędziami cyfrowymi wykorzystywanymi w środowisku biurowym (np. dokumenty elektroniczne, systemy obiegu informacji, aplikacje biurowe),
• nie posiada przeciwwskazań do udziału w szkoleniu o charakterze warsztatowym, obejmującym pracę indywidualną i grupową.

Poziom frekwencji na szkoleniu pozwalający na wydanie zaświadczenia o ukończeniu szkolenia powinien wynosić 100%.

W przypadku uczestnictwa w usłudze osoby z niepełnosprawnością dostawca usługi zapewni realizację usługi rozwojowej uwzględniając potrzeby osób z niepełnosprawnościami (w tym również dla osób ze szczególnymi potrzebami) zgodnie ze Standardami dostępności dla polityki spójności 2021-2027.

Usługa rozwojowa nie jest świadczona przez podmiot pełniący funkcję Operatora lub Partnera Operatora w danym projekcie PSF lub w którymkolwiek Regionalnym Programie lub FERS albo przez podmiot powiązany z Operatorem lub Partnerem kapitałowo lub osobowo. Usługa rozwojowa nie obejmuje wzajemnego świadczenia usług w projekcie o zbliżonej tematyce przez Dostawców usług, którzy delegują na usługi siebie oraz swoich pracowników i korzystają z dofinansowania, a następnie świadczą usługi w zakresie tej samej tematyki dla Przedsiębiorcy, który wcześniej występował w roli Dostawcy tych usług. Cena usługi nie obejmuje kosztów niezwiązanych bezpośrednio z usługą rozwojową, w szczególności kosztów środków trwałych przekazywanych Przedsiębiorcom lub Pracownikom przedsiębiorcy, kosztów dojazdu oraz zakwaterowania.