Szkolenie: „Zrównoważona organizacja pracy w biurze rachunkowym i podatkowym: wdrażanie modelu paperless i ograniczanie wpływu procesów biurowych na środowisko.”

Warunki organizacyjne dla przeprowadzenia usługi

Infrastruktura i wyposażenie:

Usługa realizowana jest w sali szkoleniowej spełniającej standardy BHP, dostosowanej do liczby uczestników. Zapewnione są warunki do pracy warsztatowej umożliwiające realizację zajęć teoretycznych i praktycznych w zakresie zrównoważonej organizacji pracy w biurze rachunkowym i podatkowym.

W trakcie zajęć wykorzystywane są materiały warsztatowe wspierające pracę grupową, w tym schematy procesów, karty ćwiczeń oraz arkusze robocze do analizy i porządkowania pracy w formie elektronicznej. Stosowane są również narzędzia do pracy zespołowej, takie jak tablice suchościeralne/flipchart oraz środki umożliwiające wizualizację i omawianie procesów w celu identyfikacji obszarów wymagających usprawnień oraz wypracowania rozwiązań ograniczających zużycie zasobów w pracy biura.

Materiały szkoleniowe:

Uczestnicy otrzymują komplet materiałów szkoleniowych w formie elektronicznej (skrypty, prezentacje, materiały pomocnicze i przykłady praktyczne), które stają się ich własnością po zakończeniu usługi.

Materiały są aktualne, zgodne z programem i wspierają osiągnięcie założonych efektów uczenia się.

Kadra dydaktyczna i walidator:

Szkolenie prowadzone jest przez trenera posiadającego udokumentowane doświadczenie zawodowe oraz kompetencje dydaktyczne w obszarze tematycznym usługi.

Walidacja efektów uczenia się przeprowadzana jest przez osobę inną niż trener prowadzący (niezależny walidator), co gwarantuje obiektywizm oceny.

Dostępność i zasady horyzontalne:

Miejsce realizacji usługi oraz materiały są dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, zgodnie z zasadą równego traktowania i niedyskryminacji.

Dostawca zapewnia możliwość skorzystania z mechanizmu racjonalnych usprawnień (np. pętla indukcyjna, tłumacz języka migowego), jeśli zostanie zgłoszone takie zapotrzebowanie

Monitoring i organizacja szkolenia:

W trakcie szkolenia prowadzona jest lista obecności potwierdzająca obecność uczestnika na szkoleniu.

Cel i charakter szkolenia:

Szkolenie trwa 20 godzin zegarowych. Harmonogram uwzględnia dziennie dwie przerwy 30-minutowe, które wliczone są w czas trwania szkolenia.

Szkolenie obejmuje trzy dni zajęć, w trakcie których uczestnicy zdobędą wiedzę i umiejętności w zakresie zrównoważonej organizacji pracy w biurze rachunkowym i podatkowym, wdrażania modelu paperless oraz ograniczania wpływu procesów biurowych na środowisko.

Pierwszy dzień poświęcony będzie wprowadzeniu do zagadnień zrównoważonej organizacji pracy w biurze rachunkowym i podatkowym. Uczestnicy zapoznają się z podstawami modelu paperless oraz zasadami ograniczania wykorzystania papieru i materiałów biurowych. Omówione zostaną obszary funkcjonowania biura, w których generowane jest największe zużycie zasobów oraz sposoby ich identyfikacji w codziennej pracy. Dzień ten obejmuje również analizę wpływu organizacji pracy na środowisko.

Drugi dzień koncentruje się na praktycznych aspektach organizowania pracy biura w sposób bardziej zrównoważony. Uczestnicy będą analizować i porządkować procesy administracyjne, ze szczególnym uwzględnieniem obiegu dokumentów oraz redukcji zbędnych czynności biurowych. Omawiane będą sposoby usprawniania codziennych procedur pracy w biurze oraz wdrażania rozwiązań ograniczających zużycie zasobów.

Trzeci dzień obejmuje utrwalenie i zastosowanie zdobytej wiedzy w praktyce. Uczestnicy będą pracować nad wdrażaniem rozwiązań usprawniających organizację pracy biura rachunkowego i podatkowego w kierunku bardziej zrównoważonego funkcjonowania. Szczególny nacisk położony zostanie na porządkowanie procesów, ograniczanie zużycia materiałów biurowych oraz doskonalenie organizacji codziennych zadań w kontekście ochrony środowiska.

DZIEŃ 1

Moduł 1: Wprowadzenie do zrównoważonej organizacji pracy

• podstawowe założenia organizacji pracy w biurze rachunkowym i podatkowym
• znaczenie efektywnego gospodarowania zasobami w pracy biurowej
• wpływ codziennych działań administracyjnych na środowisko
• przykłady obszarów generujących nadmierne zużycie materiałów biurowych

Moduł 2: Analiza funkcjonowania biura rachunkowego

• przegląd najważniejszych procesów realizowanych w biurze
• analiza przepływu dokumentów i informacji w organizacji
• identyfikacja etapów pracy generujących największe obciążenie zasobowe
• ocena organizacji pracy w obszarze obsługi klienta i dokumentacji
• wskazanie miejsc wymagających usprawnień organizacyjnych

Moduł 3: Identyfikacja nieefektywnych działań

• rozpoznawanie powtarzalnych i czasochłonnych czynności administracyjnych
• identyfikacja działań o niskiej wartości dodanej w pracy biura
• analiza miejsc nadmiernego zużycia papieru i materiałów biurowych
• wskazywanie procesów wymagających uproszczenia
• wstępna ocena możliwości wprowadzenia zmian organizacyjnych
• określanie barier w usprawnianiu pracy biura

Moduł 4: Wstęp do ograniczania zużycia zasobów

• analiza możliwości ograniczania zużycia materiałów biurowych
• identyfikacja obszarów generujących największe koszty zasobowe
• proponowanie prostych usprawnień organizacyjnych
• dobre praktyki ograniczania zużycia papieru w pracy biurowej
• wstępne kierunki zmian w organizacji pracy

DZIEŃ 2

Moduł 1: Organizacja obiegu dokumentów

• zasady przepływu dokumentów w biurze rachunkowym i podatkowym
• etapy obiegu dokumentów w codziennej pracy
• analiza aktualnych procedur dokumentacyjnych
• porządkowanie i upraszczanie procesów związanych z dokumentacją
• eliminowanie zbędnych etapów w obiegu dokumentów
• usprawnianie archiwizacji i dostępu do dokumentów

Moduł 2: Standaryzacja procesów administracyjnych

• ujednolicanie zasad realizacji zadań biurowych
• tworzenie powtarzalnych schematów działania
• eliminowanie różnic w sposobie wykonywania czynności
• zwiększanie przejrzystości procesów administracyjnych
• porządkowanie obowiązków w pracy biura
• wprowadzanie podstaw standaryzacji pracy

Moduł 3: Usprawnianie pracy zespołu biurowego

• organizacja pracy zespołu administracyjnego
• podział obowiązków i odpowiedzialności w biurze
• koordynacja codziennych zadań zespołu
• ograniczanie powtarzalnych czynności w pracy pracowników
• poprawa komunikacji wewnętrznej w zespole
• zwiększanie efektywności współpracy

Moduł 4: Ograniczanie zużycia zasobów biurowych

• identyfikacja obszarów nadmiernego zużycia papieru
• analiza zużycia materiałów biurowych w codziennej pracy
• sposoby ograniczania wykorzystywania zasobów
• racjonalne gospodarowanie materiałami eksploatacyjnymi
• dobre praktyki oszczędnościowe w biurze
• działania zmniejszające generowanie odpadów biurowych

DZIEŃ 3

Moduł 1: Wdrażanie zmian organizacyjnych

• planowanie zmian w organizacji pracy biura
• określanie etapów wdrażania usprawnień
• przygotowanie zespołu do zmian organizacyjnych
• dostosowanie procesów do zasad zrównoważonej organizacji pracy
• analiza ryzyka związanych z wdrażaniem zmian
• monitorowanie przebiegu wdrożeń

Moduł 2: Utrwalanie standardów pracy

• wdrażanie jednolitych zasad organizacji pracy
• stabilizacja nowych procedur biurowych
• utrzymywanie przyjętych standardów działania
• kontrola poprawności stosowania procedur
• wzmacnianie dobrych praktyk w pracy biura

Moduł 3: Doskonalenie organizacji pracy

• analiza efektów wdrożonych zmian
• identyfikacja dalszych obszarów wymagających usprawnień
• ciągłe doskonalenie procesów administracyjnych
• utrzymywanie zasad ograniczania zużycia zasobów
• rozwijanie efektywnej organizacji pracy w biurze

Walidacja szkolenia

Proces walidacji końcowej został zaplanowany na trzeci dzień szkolenia i trwa łącznie 90 minut. Walidacja realizowana jest po zakończeniu wszystkich modułów szkoleniowych przez niezależnego walidatora.

Etap 1: Walidacja teoretyczna (30 minut)

Forma: test teoretyczny w formie papierowej jednokrotnego wyboru.

Zakres:

• podstawy zrównoważonej organizacji pracy w biurze rachunkowym i podatkowym,
• identyfikacja obszarów generujących zużycie zasobów,
• zasady organizacji obiegu dokumentów,
• ograniczanie zużycia papieru i materiałów biurowych,
• podstawy standaryzacji procesów pracy w biurze.

Etap 2: Walidacja praktyczna (60 minut)

Forma: obserwacja w warunkach symulowanych.

Struktura: analiza przypadku i opracowanie propozycji działań usprawniających organizację pracy biura.

Przebieg:

Uczestnik:

• analizuje przedstawioną sytuację organizacyjną,
• wskazuje obszary wymagające usprawnień,
• identyfikuje działania nieefektywne,
• opracowuje propozycje zmian w organizacji pracy,
• wskazuje działania ograniczające zużycie zasobów.

Zakres oceny:

• analiza organizacji pracy,
• identyfikacja problemów organizacyjnych,
• proponowanie usprawnień,
• rozumienie wpływu organizacji pracy na środowisko.

METODY STOSOWANE PODCZAS SZKOLENIA

• prezentacja,
• dyskusja moderowana,
• analiza przypadków (case study),
• ćwiczenia indywidualne i grupowe/warsztaty,
• obserwacja w warunkach symulowanych.

Uczestnicy szkolenia otrzymają materiały dydaktyczne w formie elektronicznej przygotowane w oparciu o tematykę szkolenia oraz zgodnie wymaganiami prawnymi określonymi w prawie polskim oraz UE.

Materiały dla uczestników obejmują:

• pliki w formacie .doc i .pdf,
• prezentację multimedialną,
• autorskie materiały szkoleniowe (karty pracy, case study),
• przykładowe schematy obiegu dokumentów,
• checklisty do analizy organizacji pracy biura,
• wzory podstawowych procedur biurowych.

Uczestnicy szkolenia otrzymają zaświadczenie o ukończeniu szkolenia potwierdzające nabyte umiejętności w zakresie zrównoważonej organizacji pracy w biurze rachunkowym i podatkowym, obejmujące usprawnianie organizacji pracy oraz ograniczanie zużycia zasobów w codziennym funkcjonowaniu biura.

Czas walidacji oraz jej cena są integralną częścią usługi.

Uczestnikiem szkolenia może zostać osoba, która spełnia następujące warunki:

• jest osobą pełnoletnią,
• jest zatrudniona w biurze rachunkowym lub podatkowym,
• posiada podstawowe doświadczenie w pracy biurowej lub administracyjnej związanej z obsługą dokumentacji i organizacją pracy biura,
• nie posiada przeciwwskazań do udziału w szkoleniu o charakterze warsztatowym (praca indywidualna i grupowa).

Poziom frekwencji na szkoleniu pozwalający na wydanie zaświadczenia o ukończeniu szkolenia powinien wynosić 100%.

W przypadku uczestnictwa w usłudze osoby z niepełnosprawnością dostawca usługi zapewni realizację usługi rozwojowej uwzględniając potrzeby osób z niepełnosprawnościami (w tym również dla osób ze szczególnymi potrzebami) zgodnie ze Standardami dostępności dla polityki spójności 2021-2027.

Usługa rozwojowa nie jest świadczona przez podmiot pełniący funkcję Operatora lub Partnera Operatora w danym projekcie PSF lub w którymkolwiek Regionalnym Programie lub FERS albo przez podmiot powiązany z Operatorem lub Partnerem kapitałowo lub osobowo. Usługa rozwojowa nie obejmuje wzajemnego świadczenia usług w projekcie o zbliżonej tematyce przez Dostawców usług, którzy delegują na usługi siebie oraz swoich pracowników i korzystają z dofinansowania, a następnie świadczą usługi w zakresie tej samej tematyki dla Przedsiębiorcy, który wcześniej występował w roli Dostawcy tych usług. Cena usługi nie obejmuje kosztów niezwiązanych bezpośrednio z usługą rozwojową, w szczególności kosztów środków trwałych przekazywanych Przedsiębiorcom lub Pracownikom przedsiębiorcy, kosztów dojazdu oraz zakwaterowania.