Automatyzacja procesów zakupowych

PROGRAM

Automatyzacja, która odciąża kupca – szybkie usprawnienia bez IT

TOP 5 obszarów automatyzacji w zakupach:

• Porządkowanie danych od dostawców i zamówień,
• Automatyczne porównywanie ofert,
• Generowanie raportów zakupowych jednym kliknięciem,
• Śledzenie statusów zamówień bez ręcznego dopytywania,
• Zgłoszenia zakupowe z prostym workflow.

Szybka ocena, czy warto automatyzować

• Prosta checklista: gdzie najwięcej tracisz czasu lub poprawiasz błędy?
• Jak zyskać „godziny tygodniowo” bez dużych inwestycji?

Ćwiczenie: Mapa frustracji zakupowych

• Wspólnie identyfikujemy najbardziej żmudne punkty procesu.
• Szukamy niskokosztowych rozwiązań, które można wdrożyć „tu i teraz”.

Mini inspiracje:

• Jak inne firmy wykorzystały Excela, SharePoint czy narzędzia Google, żeby odciążyć kupców bez pomocy działu IT

Modelowanie opłacalności automatyzacji w Excelu

• Struktura arkusza do oceny opłacalności wdrożeń automatyzacyjnych.
• Modelowanie scenariuszowe i analiza wrażliwości (np. jak zmiana kosztu roboczogodziny wpływa na opłacalność).
• Szablon analityczny do uzupełnienia przez uczestników na przykładzie danych przykładowych.
• Analiza opłacalności za pomocą wskaźników ROI, NPV, IRR, Payback period

Przegląd narzędzi automatyzacyjnych dostępnych dla działów zakupów

• Excel: Import faktur, automatyczne raportowanie, czyszczenie danych dostawców, konsolidacja zamówień.
• Przegląd rynku pod kątem dostępnych narzędzi wspierających

Przegląd narzędzi AI wspierających proces zakupowy

• AI (np. ChatGPT, Copilot, OCR z NLP):
• Tworzenie wniosków zakupowych z maili/dokumentów.
• Klasyfikacja ofert dostawców.
• Rozpoznawanie anomalii i nieefektywności w danych zakupowych.

Informacje dodatkowe:

Szkolenie dedykowane jest dla:

• Kupców i specjalistów ds. zakupów, którzy chcą usprawnić swoje codzienne obowiązki bez konieczności angażowania działu IT.
• Menedżerów i liderów zespołów zakupowych zainteresowanych automatyzacją procesów zakupowych w łatwy i szybki sposób.
• Osób odpowiedzialnych za optymalizację procesów w zakupach, które poszukują praktycznych, niskokosztowych rozwiązań do wdrożenia „tu i teraz”.
• Analityków zakupów, którzy chcą lepiej oceniać opłacalność automatyzacji i korzystać z nowoczesnych narzędzi, takich jak Excel czy AI.
• Wszystkich, którzy chcą poznać konkretne sposoby i narzędzia do automatyzacji zadań administracyjnych w zakupach i skrócić czas poświęcany na żmudne czynności manualne.

Czas trwania szkolenia:

Szkolenie trwa 9 godzin dydaktycznych (tj. 45 minut), w tym: 4 godziny stanowi część praktyczna, 4 godziny część teoretyczna, 45 min. walidacja. Podana ilość godzin szkolenia nie zawiera czasu przerw.

Walidacja:

W trakcie szkolenia przeprowadzana będzie walidacja w formie testu teoretycznego. Osoba walidująca nie jest obecna w części szkoleniowej. Waliduje usługę w formie zdalnej, po jej zakończeniu, a następnie potwierdza osiągnięcie efektów kształcenia swoim podpisem na zaświadczeniu o zakończeniu udziału w usłudze rozwojowej. W harmonogramie szkolenia, został wskazany przybliżony czas przeprowadzenia walidacji usługi rozwojowej.

Informacje techniczne:

W trakcie szkolenia online korzystamy z platformy Zoom. Każdy uczestnik otrzymuje przed szkoleniem link do platformy internetowej (na wskazany adres mailowy), na której znajdować się będzie transmisja online. Uczestnictwo w streamingu nie wymaga żadnych, specjalnych oprogramowań: wystarczy, że komputer jest podłączony do Internetu (należy korzystać z przeglądarek: Google Chrome, Mozilla Firefox lub Safari). Uczestnicy oglądają i słuchają na żywo tego, co dzieje się w sali szkoleniowej oraz śledzą treści wyświetlane na komputerze prowadzącego. Dodatkowo, wszyscy mogą zadawać pytania za pośrednictwem chatu online. W przypadku mniejszych szkoleń uczestnicy mogą przez mikrofon komunikować się z trenerem i innymi uczestnikami kursu. Link do szkolenia online generowany jest przed szkoleniem i ważny jest przez cały czas trwania szkolenia (uczestnik może połączyć się w dowolnym momencie).

Podczas szkoleń online wykorzystujemy następujące funkcjonalności:

1) Praca w grupach (breakout rooms)

- trener może podzielić uczestników automatycznie lub manualnie

- trener ustala czas trwania pracy w grupach

- pojawia się krótki komunikat na ekranie uczestnika, który informuje, że gospodarz zaprasza do podpokoju

- prowadzący może wysłać wiadomość do wszystkich pokoi jednocześnie, np. z opisem zadania do wykonania.

2) Narzędzia dostępne podczas sesji w breakout rooms:

- tablica, możliwość pisania mają wszyscy uczestnicy, efekt pracy można zapisać i pokazać w pokoju szkoleniowym, wszystkim uczestnikom szkolenia

- pokazywanie ekranu, każdy uczestnik może udostępnić swój ekran

- czat

- użytkownik pracujący w pokoju, może w dowolnym momencie zaprosić prowadzącego do pokoju grupowego.

Uczestnik po dokonaniu zapisu na szkolenie, wskazuje Dostawcy Usługi czy chce wziąć udział w szkoleniu w formie stacjonarnej czy też w formie zdalnej w czesie rzeczywistym. (Uczestnik całość szkolenia realizuje w 1 wybranej przez siebie formie).

Każdy z uczestników otrzyma komplet materiałów szkoleniowych w formie skryptu.

Ogólne warunki świadczenia usług poprzez Ernst & Young spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Academy of Business sp. k. dostępne są na stronie: https://www.academyofbusiness.pl/ogolne-warunki-swiadczenia-uslug-osobom-prawnym/

• Harmonogram godzinowy szkolenia każdorazowo dostosowywany jest do grupy szkoleniowej.
• Godziny realizacji poszczególnych modułów szkolenia mogą ulec zmianie.

Warunki techniczne niezbędne do udziału w usłudze:

Do realizacji szkoleń online korzystamy z platformy Zoom. Każdy uczestnik otrzymuje przed szkoleniem link do platformy internetowej (na wskazany adres mailowy), na której znajdować się będzie transmisja online. Uczestnictwo w streamingu nie wymaga żadnych, specjalnych oprogramowań: wystarczy, że komputer jest podłączony do Internetu (należy korzystać z przeglądarek: Google Chrome, Mozilla Firefox lub Safari). Uczestnicy oglądają i słuchają na żywo tego, co dzieje się w sali szkoleniowej oraz śledzą treści wyświetlane na komputerze prowadzącego. Dodatkowo, wszyscy mogą zadawać pytania za pośrednictwem chatu online. W przypadku mniejszych szkoleń uczestnicy mogą przez mikrofon komunikować się z trenerem i innymi uczestnikami kursu. Link do szkolenia online generowany jest przed szkoleniem i ważny jest przez cały czas trwania szkolenia (uczestnik może połączyć się w dowolnym momencie).

Minimalne wymagania sprzętowe, jakie musi spełniać komputer Uczestnika lub inne urządzenie do zdalnej komunikacji: Dwurdzeniowy procesor Intel Core i5 2,5 GHz i wyższy.

Minimalne wymagania dotyczące parametrów łącza sieciowego, jakim musi dysponować Uczestnik: pobieranie: 10 Mb/s, wysyłanie: 5 Mb/s.

Niezbędne oprogramowanie umożliwiające Uczestnikom dostęp do prezentowanych treści i materiałów: Nie trzeba pobierać oprogramowania. Aby wziąć udział w szkoleniu online potrzebny jest komputer, laptop, telefon lub tablet ze stabilnym internetem i bez blokad firmowych.

Podczas szkoleń online wykorzystujemy następujące funkcjonalności:

1) Praca w grupach (breakout rooms)

- trener może podzielić uczestników automatycznie lub manualnie

- trener ustala czas trwania pracy w grupach

- pojawia się krótki komunikat na ekranie uczestnika, który informuje, że gospodarz zaprasza do podpokoju

- prowadzący może wysłać wiadomość do wszystkich pokoi jednocześnie, np. z opisem zadania do wykonania.

2) Narzędzia dostępne podczas sesji w breakout rooms:

- tablica, możliwość pisania mają wszyscy uczestnicy, efekt pracy można zapisać i pokazać w pokoju szkoleniowym, wszystkim uczestnikom szkolenia

- pokazywanie ekranu, każdy uczestnik może udostępnić swój ekran

- czat

- użytkownik pracujący w pokoju, może w dowolnym momencie zaprosić prowadzącego do pokoju grupowego.