Szkolenie: Krajowy System e-Faktur (KSeF)

1.Wprowadzenie do KSEF

• Podstawa prawna
• KSeF od kiedy obowiązkowy i dla jakich podmiotów ?
• KSeF a numer NIP ?
• Funkcjonowanie Krajowego Systemu e-Faktur
• Dostęp do systemu KSeF jak go uzyskać ?
• Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów.

2.Zasady fakturowania

• Fakturowanie w ramach KSeF,
• Faktura ustrukturyzowana
• Data wystawienia, data otrzymania faktury ustrukturyzowanej w tym zasady dla offline24 i awarii,
• Wymogi formalne i podatkowe przy fakturowaniu w KSEF,
• Nr faktury a numer systemowy nadawany przez KSeF,
• Rodzaje faktur możliwe do wystawienia w systemie KSeF,
• Jakie dokumenty będą funkcjonowały poza systemem KSeF,
• Walidacja faktury wysłanej do KSeF – co to oznacza.
• Wystawianie faktur online, offline24, awaria.
• Wystawianie faktur zagranicznych,
• Faktury korygujące od lutego 2026,
• Ćwiczenia praktyczne: wystawianie i edycja faktur na podstawie przykładowych scenariuszy

3.Funkcjonalności KSEF – nadawanie uprawnień, obsługa i korzystanie

• Nadawanie uprawnień rola osoby odpowiedzialnej za nadawanie uprawnień,
• Rodzaje uprawnień
• Rejestracja i logowanie
• Tworzenie i edycja zapisów
• Przesyłanie danych i ich weryfikacja
• Przykłady praktyczne i ćwiczenia

4.Bezpieczeństwo i kontrola danych w KSEF

• Zasady ochrony danych
• Rola audytów i kontroli
• Najczęstsze błędy i jak ich unikać

5.Dokonywanie płatności do faktury ustrukturyzowanej:

• Zasady numeracji KSeF przy pojedynczym przelewie, od kiedy ?
• identyfikator zbiorczy do płatności, od kiedy?
• Zasady numeracji KSeF a zbiorcze przelewy przy użyciu mechanizm podzielonej płatności, od kiedy ?

6.Wady i zalety KSeF

Zalety systemu KSEF:

• Ułatwienie rozliczeń i kontroli – KSEF pozwala na bieżąco monitorować
• i weryfikować transakcje, co zwiększa transparentność i ułatwia rozliczenia finansowe.
• Automatyzacja i oszczędność czasu – system automatycznie generuje raporty
• i dokumenty, co zmniejsza ilość pracy ręcznej i minimalizuje błędy.
• Lepsza kontrola i nadzór – umożliwia organom publicznym szybki dostęp
• do danych, co poprawia nadzór nad wydatkami i przychodami.
• Bezpieczeństwo danych – nowoczesne rozwiązania zapewniają ochronę informacji i dokumentów finansowych.
• Zgodność z przepisami – system jest na bieżąco aktualizowany, co pomaga
• w przestrzeganiu obowiązujących regulacji prawnych.
• 40-dniowy termin zwrotu podatku VAT oraz opis warunków jego zastosowania
• ułatwione rozliczenie faktur korygujących in minus po stronie sprzedawcy
• i nabywcy,
• brak obowiązku przekazywania JPK_FA na żądanie organów podatkowych,
• brak obowiązków związanych z udowodnieniem autentyczności pochodzenia, czytelnością oraz integralnością faktur
• przechowywanie faktur w systemie przez okres 10 lat na serwerach MF
• brak obowiązku wystawiania duplikatów
• jednolity wzorzec faktury

Wady i ryzyka związane z KSEF:

• Koszty wdrożenia i szkolenia – początkowe inwestycje w system i szkolenia pracowników mogą być znaczne.
• Ryzyko błędów technicznych – awarie systemu, błędy w danych lub nieprawidłowa obsługa mogą prowadzić do problemów z rozliczeniami.
• Złożoność obsługi – dla niektórych użytkowników system może być skomplikowany, szczególnie na początku, co wymaga czasu na naukę.
• Zależność od technologii – awarie internetu lub systemu mogą uniemożliwić dostęp do danych i funkcji systemu.
  • Ryzyko naruszenia bezpieczeństwa – choć system jest bezpieczny, zawsze istnieje ryzyko cyberataków lub wycieków danych, jeśli nie są przestrzegane odpowiednie procedury

1. Sankcje w zakresie nieprawidłowości w korzystaniu z KSeF od stycznia 2025 r.:

• sankcja za wystawienie faktury poza systemem KSeF,
• sankcje za wystawienie faktur w niewłaściwym formacie w okresie awarii lub
• w trybie „offline”,
• sankcje za opóźnione przesłanie do KSeF faktur wystawionych w okresie awarii lub w trybie „offline”.

8.Podsumowanie, pytania i dyskusja

• Omówienie najczęstszych pytań od uczestników
• Wskazówki i dobre praktyki
• Materiały szkoleniowe i wsparcie po szkoleniu

Szkolenie jest realizowane w godzinach dydaktycznych. Dodatkowo w trakcie szkolenia przewidziane są dwie przerwy 15 minutowe. Przerwy nie są ujęte w polu „Liczba godzin dydaktycznych”, ale są wliczone do tabeli z harmonogramem zajęć. Na zakończenie szkolenia zostanie przeprowadzona walidacja nabytych efektów uczenia się (test teoretyczny przeprowadzony za pomocą narzędzi cyfrowych) trwająca 1 godzinę dydaktyczną. Wyniki testów cyfrowych generowane są automatycznie przez system, od razu po zakończeniu walidacji..

Wymagany poziom obecności na zajęciach 80-100% (w zależności od wymagań operatora).

Do udziału w usłudze wymagana jest podstawowa wiedza ogólnoekonomiczna uczestników.

Uczestniczy otrzymują autorskie materiały szkoleniowe wykładowcy w tym np.:

• skrypty i autorską prezentację,
• scenariusze,
• pliki dokumentów przygotowanych w formacie PDF lub/i Excel,
• zadania i ćwiczenia,
• materiał dydaktyczny "umiejętności i kompetencje społeczne".

Zgłoszenie poprzez BUR oraz bezpośrednio na stronie www.frr.pl w celu zawarcia umowy świadczenia usług i wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych.

W polu Liczba godzin usługi wymiar godzin szkolenia jest przedstawiony w godzinach dydaktycznych (1 godzina dydaktyczna usługi = 45 minut).

W sytuacjach nagłych/nieprzewidzianych, jak również w przypadku problemów technicznych prosimy uczestników szkolenia o kontakt z opiekunem szkolenia.

Oświadczam, że firma Centrum Szkoleniowe FRR Sp. z o.o. (NIP 5213544873) jest wpisana do ewidencji szkół i placówek niepublicznych prowadzonej przez m. st. Warszawa pod numerem 1050K i na tej podstawie jest uprawniona do wystawiania faktur ze stawką VAT zw. (usługa szkoleniowa zwolniona z VAT zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt. 26 lit. a Ustawy o podatku od towarów i usług z dn. 11.03.2004 r.).

Zawarto umowę z WUP w Toruniu w ramach Projektu: „Kierunek – Rozwój”.

Zawarto umowę z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Szczecinie na świadczenie usług rozwojowych z wykorzystaniem elektronicznych bonów szkoleniowych w ramach projektu Zachodniopomorskie Bony Szkoleniowe

Wymagania techniczne:

• szkolenie będzie realizowane na platformie ClickMeeting (www.clickmeeting.com/pl), która działa w przeglądarce internetowej (należy posiadać aktualną wersją przeglądarki: google chrome/ firefox/ opera/ safari lub Edge),
• komputer/laptop/tablet prawidłowo połączony ze sprawnymi: głośnikami, mikrofonem oraz kamerą,
• Internet o minimalnej prędkości pobierania 2 Mb/s (weryfikacja: https://www.speedtest.pl/),
• komputer/laptop/tablet z wgranym systemem Windows lub iOS i aktualną wersją ww. przeglądarki internetowej,
• komputer/laptop/tablet z zainstalowanym oprogramowaniem MS Office.

Usługa jest dostępna na wszystkich urządzeniach (laptop, tablet czy telefon komórkowy) posiadających stały dostęp do Internetu.

Uczestnicy otrzymają link dostępu do szkolenia, na maksymalnie 12 godzin przed rozpoczęciem szkolenia. Otrzymany link będzie aktywny do czasu zakończenia szkolenia.

Usługa będzie rejestrowana i nagrywana w celu monitoringu. Nagranie będzie udostępnione (na ograniczony czas) uczestnikom po uprzednim wyrażeniu zgody wykładowców i uczestników w celu utrwalenia efektów kształcenia.

Podstawą do rozliczenia usługi jest wygenerowanie z systemu raportu, umożliwiającego identyfikację wszystkich uczestników oraz zastosowanego narzędzia.