Doradztwo biznesowe w zakresie usprawniania procesów operacyjnych w przedsiębiorstwie

Efekt usługi:

Efektem usługi doradczej będzie opracowanie i przekazanie Pracodawcy dokumentu pt. „Raport usprawnień”, zawierającego konkretne rozwiązania organizacyjne i operacyjne, które mogą zostać wdrożone w firmie w celu zwiększenia efektywności działania.

Dokument będzie efektem analizy aktualnych procesów biznesowych i identyfikacji obszarów wymagających poprawy, takich jak:

– struktura organizacyjna,

– obieg informacji,

– obsługa klienta,

– działania operacyjne i sprzedażowe,

– wykorzystanie narzędzi cyfrowych i automatyzacji.

Raport zawierać będzie:

– propozycje racjonalizacji wybranych procesów,

– rekomendacje zmian organizacyjnych,

– opis możliwych rozwiązań wspierających (np. IT, automatyzacja),

– oszacowanie potencjalnych efektów wdrożenia (np. czas, koszty, jakość).

Raport zostanie przygotowany w formie pisemnej, w wersji papierowej i elektronicznej, i będzie gotowy do wdrożenia przez Pracodawcę.

Metoda potwierdzenia osiągnięcia efektu usługi

Efekt usługi zostanie potwierdzony poprzez przekazanie Pracodawcy dokumentu pt. „Raport usprawnień”, zawierającego opis przeprowadzonych działań doradczych, diagnozę sytuacji procesowej oraz konkretne rekomendacje dotyczące usprawnień organizacyjnych i operacyjnych w firmie.

Dokument zostanie przygotowany i dostarczony w formie papierowej i elektronicznej, a jego zawartość zostanie omówiona i zaakceptowana przez Pracodawcę w ramach końcowej sesji doradczej. Podpisanie protokołu odbioru usługi będzie formalnym potwierdzeniem osiągnięcia efektu.

Raport usprawnień będzie zawierał także zalecenia i wytyczne dotyczące dalszych kroków, jakie firma powinna podjąć po zakończeniu usługi doradczej, aby skutecznie wdrożyć zaproponowane rozwiązania.

Do metod samodzielnej weryfikacji efektów usługi przez Pracodawcę należą m.in.:

• analiza wskaźników efektywności (np. czas realizacji zadań, liczba błędów, koszty operacyjne),

• monitorowanie wdrożenia rekomendacji na podstawie harmonogramu działań zawartego w raporcie,

• zbieranie opinii pracowników dotyczących skuteczności wprowadzonych zmian,

• wewnętrzny lub zewnętrzny audyt wdrożenia po określonym czasie,

• analiza danych finansowych pozwalająca ocenić wpływ wdrożonych usprawnień na koszty i przychody.

Ramowy program usługi doradczej

Etap I – Wstępne spotkanie i diagnoza ogólna (z udziałem klienta)

Prezentacja celu i przebiegu usługi doradczej. Zebranie informacji o strukturze organizacyjnej i głównych procesach w firmie. Identyfikacja kluczowych obszarów do dalszej analizy.

Etap II – Analiza procesów zarządzania i obiegu informacji (z udziałem klienta)

Rozpoznanie formalnych i nieformalnych ścieżek decyzyjnych. Omówienie elementów zarządzania: planowania, organizowania, komunikacji, nadzoru.

Etap III – Opracowanie diagramów procesów i analiza ryzyk (samodzielna praca doradcy)

Modelowanie procesów w notacji BPMN lub równoważnej. Identyfikacja czynników wpływających na jakość realizacji działań. Wskazanie słabych stron i ryzyk.

Etap IV – Analiza procesów zakupowych i współpracy z dostawcami (z udziałem klienta)

Omówienie zasad zakupów, współpracy z podwykonawcami i oceny kosztów. Ocena możliwości integracji procesów.

Etap V – Opracowanie schematów zakupów i rekomendacji (samodzielna praca doradcy)

Tworzenie diagramów, analiza wejść, wyjść, zasobów i zasad. Zestawienie propozycji uproszczeń i automatyzacji.

Etap VI – Analiza procesu sprzedaży i obsługi klienta (z udziałem klienta)

Przegląd sposobu pozyskiwania klientów, ofertowania, komunikacji i obsługi po sprzedaży. Określenie barier i potencjału rozwojowego.

Etap VII – Modelowanie procesów sprzedaży (samodzielna praca doradcy)

Wizualizacja procesów, wskazanie punktów przeciążenia, analiza efektywności.

Etap VIII – Opracowanie Raportu usprawnień (samodzielna praca doradcy)

Zebranie wyników analizy i opracowanie dokumentu doradczego zawierającego konkretne rekomendacje, propozycje zmian i plan wdrożenia.

Etap IX – Prezentacja Raportu usprawnień i omówienie wdrożenia (z udziałem klienta)

Przedstawienie efektów doradztwa, wspólne omówienie zaleceń, ustalenie możliwego harmonogramu wdrożenia oraz sposobu monitorowania postępów.

Etapy wymagające samodzielnej pracy doradcy:

1. Tworzenie diagramów procesów zarządzania i obiegu informacji w notacji BNP. Analiza celów procesów i czynników wpływających na ich osiągnięcie. Analiza słabych stron i ryzyka procesów. Wnioski. (Etap 3, 5, 7)

Uzasadnienie:

• Specjalistyczna wiedza doradcy.Tworzenie diagramów procesów w notacji BNP (Business Process Notation) wymaga zaawansowanej znajomości technik modelowania procesów, która wykracza poza standardową wiedzę pracowników. Doradca musi samodzielnie przeanalizować zebrane dane i stworzyć precyzyjne diagramy.
• Precyzja i dokładność. Samodzielna praca doradcy zapewnia, że diagramy będą dokładne i odzwierciedlą rzeczywiste procesy zachodzące w firmie. Jest to istotne, aby identyfikacja słabych stron i ryzyka była rzetelna i kompleksowa.
• Obiektywizm analizy. Doradca, pracując samodzielnie, może przeprowadzić niezależną i obiektywną analizę, co jest kluczowe dla identyfikacji rzeczywistych problemów oraz zaproponowania skutecznych rozwiązań.

2. Przygotowanie Raportu usprawnień kompleksowo opisującego proponowane sposoby racjonalizacji i optymalizacji procesów biznesowych w firmie. (Etap 8)

Uzasadnienie:

• Kompleksowość opracowania. Przygotowanie raportu wymaga skoordynowania wyników analizy wszystkich procesów biznesowych i zaproponowania konkretnych usprawnień. To złożone zadanie, które wymaga zrozumienia całościowego obrazu organizacji oraz umiejętności zaprojektowania optymalizacji na poziomie strategicznym.
• Wiedza ekspercka. Doradca musi wykorzystać swoją specjalistyczną wiedzę i doświadczenie, aby zaproponować realistyczne i efektywne sposoby optymalizacji procesów. Wymaga to analizy wielu zmiennych i potencjalnych skutków wprowadzanych zmian.
• Dokładność i spójność. Samodzielna praca nad raportem pozwala doradcy na zapewnienie, że dokument będzie spójny, precyzyjny i uwzględni wszystkie istotne aspekty zidentyfikowane podczas wcześniejszych etapów doradztwa.

Uczestnik otrzymuje materiały (formularze ćwiczeń, testy, ankiety, zadania itp.) wykorzystywane podczas spotkań doradczych.

Cena za 1 godzinę doradztwa przypadającą na przedsiębiorstwo wynosi 180,00 zł netto (221,40 zł brutto).

W usłudze doradczej będzie uczestniczyć jedna osoba wydelegowana przez Zarząd firmy. W wybranych sesjach doradczych może dodatkowo brać udział inna osoba, odpowiedzialna za dany obszar działalności przedsiębiorstwa, którego dotyczy omawiany temat.