Zadania i odpowiedzialność komórek merytorycznych w zamówieniach publicznych – nowości, aktualne orzecznictwo, kontrola

I. Planowanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego

1. Cykl zakupowy - etapy
2. Plan postępowań o udzielenie zamówienia:
   • Jakie są warunki planowania postępowań (kiedy możemy mówić o postępowaniu planowanym, a kiedy o nie planowanym)?
   • Co wpisuje się do planu postępowań?
   • Termin i sposób publikacji planu postępowań - jak i kiedy?
   • Plan postępowań, a plan finansowy (budżet jednostki) - relacja
   • Aktualizacja planu postępowań - kiedy jest konieczna i na czym polega?
   • Planowanie postępowań w ramach projektów UE
   • Planowanie postępowań dotyczących zamówień niepodlegających Pzp

II. Analiza potrzeb i wymagań

1. Po co sporządza się analizę potrzeb i wymagań?
2. Kto sporządza analizę potrzeb i jaka jest w tym rola pracownika komórki merytorycznej?
3. Wymagany zakres analizy potrzeb z uwzględnieniem nowelizacji z dnia 25 lipca 2025 r.
4. Jaki jest związek analizy potrzeb i wymagań z zasadą efektywności ekonomicznej?

III. Szacowanie wartości zamówień publicznych

1. Co to znaczy ustalić wartość zamówienia z należytą starannością?
2. Jakie błędy dotyczące szacowania wartości zamówienia stanowią naruszenie dyscypliny finansów publicznych?
3. Prawidłowa segregacja i agregacja zamówień publicznych:

• Kryterium podobieństwa stosowane przy agregowaniu zamówień na dostawy - na czym polega?
• Definicja robót budowlanych, a szacowanie wartości zamówienia - zasady szacowania zamówień na wykonanie nowego obiektu budowlanego oraz polegających na wykonaniu robót budowlanych na istniejących obiektach budowlanych
• Podział zamówienia na części podczas kontroli - trzeba, czy nie trzeba dzielić w celu wsparcia MŚP?
• Jak napisać uzasadnienie niedokonania podziału zamówienia na części?
• Czy sumować wartość zamówienia nieplanowanego z zamówieniem udzielanym z częściach, z których każda część stanowi przedmiot odrębnego postępowania oszacowanego wcześniej?
• Jak szacować wartość zamówień, które pojawiają się po wszczęciu postępowania i są zamówieniami nieplanowanymi?

1. Moment ustalenia wartości zamówienia:

• w zamówieniach na dostawy i usługi
• w zamówieniach na roboty budowlane
• w przypadku zamówień udzielanych w częściach

IV. Przygotowanie specyfikacji warunków zamówienia - elementy kluczowe dla pracownika komórki merytorycznej

1. Opis przedmiotu zamówienia:

• Różnica pomiędzy opisem, a określeniem przedmiotu zamówienia
• Zasady opisywania przedmiotu zamówienia
• Znak towarowy, patent i pochodzenie, jako cechy zamówienia - kiedy i jak stosować?
• Jak sporządzić kryteria oceny równoważności?
• oparte o listę wymagań
• oparte o efekt funkcjonalny
• Zmiany w Pzp wynikające z ustawy z dnia 9 lipca 2025 r. o zmianie ustawy Pzp dotyczące udziału wykonawców z państw trzecich w związku z wyrokami TSUE w sprawie C-652/22 „Kolin”oraz w sprawie C-266/22 „Qingdao”?
• Czy wykonawcy z państw trzecich niebędących stronami umów międzynarodowych mogą złożyć ofertę w PL?
• Czy możliwe jest poleganie na zasobach podmiotów z państw trzecich niebędących stronami umów międzynarodowych?
• Czy podmiot z państwa trzeciego może być podwykonawcą zamówień publicznych?
• Czy Zamawiający może zakazać oferowania produktów pochodzących z państw trzecich niebędących stronami umów międzynarodowych?

2) Kryteria oceny ofert

• Jednoznaczność i zrozumiałość kryteriów oceny ofert
• Dlaczego zamawiający musi umieć uzasadnić wagi kryteriów oceny ofert?
• Jak ustalać wagi kryteriów?
• Dlaczego nie warto przyjmować kryteriów oceny ofert na siłę - mit o zakazie stosowania najniżej ceny jako jedynego kryterium oceny ofert

3) Warunki udziału w postępowaniu

• Zakres ustalania warunków udziału w postępowaniu
• Obowiązek opisywania warunków udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej z wykorzystaniem odpowiednich poziomów zdolności określonych na podstawie przepisów nowej ustawy z dnia 25 lipca 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych
• Cechy prawidłowego warunku, czyli jak prawidłowo konstruować warunki udziału w postępowaniu:
• przejrzysty
• proporcjonalny - na czym polega test proporcjonalności?
• umożliwiający ocenę zdolności wykonawcy do należytego wykonania umowy

4) Sposób obliczenia ceny oferty: w jaki sposób ukształtować zapisy SWZ, aby uniknąć wątpliwości interpretacyjnych na etapie badania ofert?

V. Zaangażowanie pracownika komórki merytorycznej na etapie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

1. Wyjaśnianie i zmiany treści SWZ:

• Czy Zamawiający musi odpowiadać na pytania dotyczące intencji wprowadzenia zapisów do SWZ?
• Zmiany SWZ prowadzące do zmiany treści ogłoszenia o zamówienia - kiedy i na jakich zasadach jest dozwolone zamieszczenie zmiany SWZ przed publikacją ogłoszenia o zmianie ogłoszenia?
• Kiedy należy przedłużyć termin składania ofert

2) Badanie i ocena ofert

• Wyjaśnianie treści oferty - kiedy wezwanie do tej czynności jest uprawnieniem, a kiedy obowiązkiem i jakie są najczęściej popełniane błędy zamawiających związane z otrzymaną odpowiedzią?
• Badanie ofert pod kątem spełniania wymagań SWZ, niejednoznaczności w ofertach, konieczności dokonywania poprawek w ofertach
• Oczywiste omyłki pisarskie
• Omyłki rachunkowe
• Inne omyłki
• Wyjaśnienia rażąco niskiej ceny

– czy tylko cena całkowita oferty może podlegać badaniu czy również jej istotne części składowe

• ile razy wzywać wykonawcę do wyjaśnień?
• Jak prawidłowo wzywać do złożenia wyjaśnień w sprawie rażąco niskiej ceny - jakie elementy należy uwzględnić w wezwaniu?

IV. Zaangażowanie pracownika komórki merytorycznej po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego

1. Ogłoszenie o wykonaniu zamówienia:

• Kto sporządza ogłoszenie o wykonaniu umowy?
• Gdzie i w jakim terminie należy opublikować ogłoszenie o wykonaniu umowy?
• Co musi zawierać ogłoszenie o wykonaniu umowy?

1. Raport z realizacji umowy:

• Kiedy zamawiający jest zobowiązany sporządzić raport z realizacji umowy?
• Wymagana zawartość raportu z realizacji umowy
• Czy raport z realizacji umowy stanowi załącznik do protokołu postępowania?
• Kto powinien sporządzić raport z realizacji zamówienia po stronie Zamawiającego?

3.Zmiany umów w sprawie zamówień publicznych

• Zmiany na podstawie klauzul przeglądowych
• Zmiany konieczne i nieprzewidywane
• Zmiany niskowartościowe
• Klauzule waloryzacyjne

• Szkolenie będzie realizowane w wymiarze 12-godzinnym, gdzie 1 godzina odpowiada godzinie dydaktycznej (45min.)
• Przerwy są wliczone w całkowity czas trwania usługi.
• Warunki organizacyjne: Zajęcia będą odbywały się w jednej grupie bez podziału na podgrupy, firma szkoleniowa zapewnia materiały szkoleniowe niezbędne do realizacji usługi.

• Szkolenie on-line na żywo
• EduBox, czyli paczkę materiałów wysłaną pocztą
• 60 dni dostępu do nagrania ze szkolenia
• Aplikację mobilną z ustawą Pzp na Android i iOS
• Materiały z ustawą Pzp w formie książki
• Roczny dostęp do EduStrefy
• certyfikat
• Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia
• Dyplom na zakończenie szkolenia
• Spotkania z ekspertami po godzinach
• Nagrania z webinarów ApexNet
• Paczkę wzorów dokumentów
  • Wzór SWZ w wariancie bez negocjacji i z negocjacjami
  • Aneks do SWZ wg trybu podstawowego
  • Kwalifikowanie wykonawców
  • Analiza potrzeb i wymagań
  • Regulamin do 130 000 zł
  • Postępowanie wg trybu podstawowego
  • Przykładowe klauzule do umów
  • Lista obowiązkowych terminów dla zamawiających
  • i więcej!

Warunkiem uczestnictwa jest zarejestrowanie się i założenie konta w Bazie Usług Rozwojowych oraz zapisanie się na szkolenie za pośrednictwem Bazy.

zaakceptowano Regulamin dla instytucji szkoleniowych.

Koszt wydania certyfikatu/zaświadczenia – wliczony w cenę szkolenia.

Po zakończeniu usługi uczestnik otrzyma certyfikat.

Usługa jest zwolniona z podatku VAT w przypadku, kiedy przedsiębiorstwo zwolnione jest z podatku VAT lub dofinansowanie wynosi co najmniej 70%. W innej sytuacji do ceny netto doliczany jest podatek VAT w wysokości 23%.

Podstawa prawna stawki zwolnionej: Rozporządzenie Ministra finansów z 20 grudnia 2013 w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (Dz. U. z 2020r.poz.1983 z 10.11.2020) § 3 pkt 1 ust. 14

Szkolenie odbywa się na żywo w formie online na platformie ClickMeeting. Wymagania techniczne dla tej platformy:

1. Do platformy ClickMeeting potrzebna jest najaktualniejsza wersja jednej z przeglądarek: Google Chrome,
2. Mozilla Firefox, Safari, Edge (Chromium) lub Opera.
3. Możliwy jest również dostęp mobilny za pomocą przeglądarki Chrome lub Safari na telefonie lub
4. dedykowanej aplikacji mobilnej Clickmeeting (do pobrania ze sklepu Google Play lub App Store).
5. Minimalne wymagania techniczne to urządzenie z dostępem do internetu o przepustowości łącza 1,5 Mbps
6. dla transmisji dźwięku i obrazu, posiadające:

• procesor dwurdzeniowy 2GHz lub lepszy (zalecany czterordzeniowy);

• 2 GB pamięci RAM (zlecane 4GB lub więcej);

• system operacyjny taki jak Windows 8 (zalecany Windows 10), Mac OS wersja 10.13 (zalecana najnowsza wersja), Linux, Chrome OS;

• standardowe oprogramowanie obsługujące pliki pdf, doc, xls.

Otrzymują Państwo od nas link do pokoju szkoleniowego.

Podczas szkolenia mają Państwo możliwość kontaktu z Moderatorem i Trenerem szkolenia za pomocą czatu.