Usługa doradcza w zakresie audytu i optymalizacji procesów biznesowych w przedsiębiorstwie

Efektem doradztwa będzie stworzenie Raportu usprawnień, który będzie kompleksowo opisywał proponowane sposoby racjonalizacji i optymalizacji procesów biznesowych w firmie. Raport ten będzie wynikiem dogłębnej analizy istniejących procedur oraz identyfikacji obszarów wymagających ulepszeń. W skład raportu wchodzą konkretne rekomendacje dotyczące zmian w strukturze organizacyjnej, wprowadzenia nowych technologii, usprawnienia komunikacji oraz automatyzacji rutynowych zadań z ewentualnym wykorzystaniem AI. Każda proponowana modyfikacja będzie dokładnie opisana, wraz z oszacowaniem potencjalnych korzyści, takich jak redukcja kosztów operacyjnych, zwiększenie wydajności czy lepsza obsługa klienta. Raport usprawnień będzie stanowił podstawę do dalszych działań, pozwalając firmie skutecznie wdrożyć zaproponowane zmiany i osiągnąć cele związane z poprawą efektywności operacyjnej oraz zwiększeniem konkurencyjności na rynku.

Przekazanie klientowi zaakceptowanej przez niego wersji Raportu usprawnień będzie potwierdzeniem osiągnięcia efektu usługi doradczej. Raport usprawnień będzie dostarczony w wersji papierowej. 

Wdrożenie zawartych w Raporcie zaleceń powinno dać konkretne, pozytywne efekty, które firma może ocenić z wykorzystaniem poniższych metod:

1. Monitorowanie wdrożenia rekomendacji: Firmy mogą regularnie monitorować postęp w wdrażaniu rekomendacji zawartych w Raporcie usprawnień. Mogą to robić poprzez regularne raportowanie postępów, spotkania monitorujące oraz regularne oceny stanu wdrożenia.

2. Analiza wskaźników efektywności: Firmy mogą śledzić różne wskaźniki efektywności operacyjnej, takie jak czas realizacji zadań, koszty operacyjne, wskaźniki jakości obsługi klienta itp. Porównując te wskaźniki przed i po wdrożeniu rekomendacji, można ocenić rzeczywiste korzyści i osiągnięte postępy.

3. Feedback od pracowników: Istotne jest również pozyskanie opinii pracowników na temat wprowadzonych zmian. Regularne zbieranie feedbacku od zespołów operacyjnych na temat skuteczności wprowadzonych zmian może dostarczyć cennych informacji na temat efektów doradztwa.

4. Audyt po wdrożeniu: Po upływie określonego czasu od wdrożenia zmian, można przeprowadzić audyt, aby ocenić stopień realizacji rekomendacji zawartych w Raporcie usprawnień oraz ich wpływ na działalność firmy. Audyt ten może być przeprowadzony wewnętrznie przez zespół ds. jakości lub zewnętrznie przez niezależnego audytora.

5. Analiza danych finansowych: Ponadto, firmy mogą analizować dane finansowe, aby ocenić rzeczywiste oszczędności lub zyski wynikające z wprowadzonych zmian. Porównanie kosztów operacyjnych i przychodów przed i po wdrożeniu rekomendacji może dostarczyć konkretnej informacji na temat zwrotu z inwestycji w doradztwo.

Program usługi doradczej został podporządkowany celowi jakim jest optymalizacja procesów biznesowych w firmie Klienta. Głównym celem usługi rozwojowej jest poprawa efektywności działania oraz zwiększenie konkurencyjności poprzez identyfikację i usprawnienie kluczowych procesów. Poniższy program składa się z serii etapów, które mają za zadanie szczegółowe zrozumienie istniejących procesów, analizę ich efektywności oraz zaproponowanie konkretnych działań optymalizacyjnych. Poprzez współpracę z Klientem oraz na bazie wiedzy i doświadczenia doradcy, osiągnięty zostanie konkretny efekt w postaci Raportu usprawnień, którego wdrożenie powinien przyczynić się do długoterminowego sukcesu przedsiębiorstwa.

1. Prezentacja i akceptacja celu i przebiegu realizowanej usługi doradczej. Pozyskanie wiedzy dotyczącej procesów jakie zachodzą w firmie i osób w nie zaangażowanych. Wstępna inwentaryzacja procesów. Analiza pod kątem wykorzystania narzędzi AI.
2. Przegląd procesów związanych z zarządzaniem firmą i obiegiem informacji. Formalna i nieformalna struktura organizacyjna. Ośrodki i ścieżki decyzyjne. Elementy: planowanie, organizowanie, przewodzenie oraz kontrolowanie.
3. Tworzenie diagramów procesów zarządzania i obiegu informacji w notacji BNP. Analiza celów procesów i czynników wpływających na ich osiągnięcie. Analiza słabych stron i ryzyka procesów. Wnioski. (Praca własna doradcy)
4. Przegląd procesów zakupowych i współpracy z dostawcami, analiza według schematu wejście, wyjście, proces, zasoby, reguły. Analiza pod kątem możliwości integracji i/lub migracji części procesów. Badanie potencjału automatyzacji procesów z wykorzystaniem narzędzi AI.
5. Tworzenie diagramów procesów zarządzania i obiegu informacji w notacji BNP. Analiza celów procesów i czynników wpływających na ich osiągnięcie. Analiza słabych stron i ryzyka procesów. Wnioski. (Praca własna doradcy)
6. Przegląd procesów sprzedaży i obsługi klienta, analiza według schematu wejście, wyjście, proces, zasoby, reguły. Analiza pod kątem możliwości integracji i/lub migracji części procesów. Badanie potencjału automatyzacji procesów z wykorzystaniem narzędzi AI.
7. Tworzenie diagramów procesów zarządzania i obiegu informacji w notacji BNP. Analiza celów procesów i czynników wpływających na ich osiągnięcie. Analiza słabych stron i ryzyka procesów. Wnioski. (Praca własna doradcy)
8. Przygotowanie Raportu usprawnień kompleksowo opisującego proponowane sposoby racjonalizacji i optymalizacji procesów biznesowych w firmie. (Praca własna doradcy
9. Prezentacja i omówienie przygotowanego Raportu usprawnień. Ustalenie harmonogramu dalszych działań i sposobów weryfikacji efektów wdrożenia proponowanych zmian.

Usługa z samodzielną pracą doradcy

Część doradztwa biznesowego musi polegać na samodzielnej pracy doradcy bez bezpośredniego udziału uczestnika projektu, aby zapewnić dokładność, obiektywizm i efektywność realizowanych analiz i opracowań. Dzięki temu doradca może dostarczyć wartościowe i dobrze przemyślane rekomendacje, które przyczynią się do skutecznej optymalizacji procesów biznesowych w firmie.

Etapy wymagające samodzielnej pracy doradcy:

1. Tworzenie diagramów procesów zarządzania i obiegu informacji w notacji BNP. Analiza celów procesów i czynników wpływających na ich osiągnięcie. Analiza słabych stron i ryzyka procesów. Wnioski. (Etap 3, 5, 7)

Uzasadnienie:

• Specjalistyczna wiedza doradcy.Tworzenie diagramów procesów w notacji BNP (Business Process Notation) wymaga zaawansowanej znajomości technik modelowania procesów, która wykracza poza standardową wiedzę pracowników. Doradca musi samodzielnie przeanalizować zebrane dane i stworzyć precyzyjne diagramy.
• Precyzja i dokładność. Samodzielna praca doradcy zapewnia, że diagramy będą dokładne i odzwierciedlą rzeczywiste procesy zachodzące w firmie. Jest to istotne, aby identyfikacja słabych stron i ryzyka była rzetelna i kompleksowa.
• Obiektywizm analizy. Doradca, pracując samodzielnie, może przeprowadzić niezależną i obiektywną analizę, co jest kluczowe dla identyfikacji rzeczywistych problemów oraz zaproponowania skutecznych rozwiązań.

2. Przygotowanie Raportu usprawnień kompleksowo opisującego proponowane sposoby racjonalizacji i optymalizacji procesów biznesowych w firmie. (Etap 8)

Uzasadnienie:

• Kompleksowość opracowania: Przygotowanie raportu wymaga skoordynowania wyników analizy wszystkich procesów biznesowych i zaproponowania konkretnych usprawnień. To złożone zadanie, które wymaga zrozumienia całościowego obrazu organizacji oraz umiejętności zaprojektowania optymalizacji na poziomie strategicznym.
• Wiedza ekspercka: Doradca musi wykorzystać swoją specjalistyczną wiedzę i doświadczenie, aby zaproponować realistyczne i efektywne sposoby optymalizacji procesów. Wymaga to analizy wielu zmiennych i potencjalnych skutków wprowadzanych zmian.
• Dokładność i spójność: Samodzielna praca nad raportem pozwala doradcy na zapewnienie, że dokument będzie spójny, precyzyjny i uwzględni wszystkie istotne aspekty zidentyfikowane podczas wcześniejszych etapów doradztwa.

Uczestnik otrzymuje materiały (formularze ćwiczeń, testy, ankiety, zadania itp.) wykorzystywane podczas spotkań doradczych.

Cena za 1 godzinę doradztwa przypadającą na przedsiębiorstwo wynosi 180,00 zł netto (221,40 brutto).