Cyfrowe zarządzanie projektami i zadaniami w firmie – ClickUp, Asana, Trello

Godziny realizacji szkolenia

• Szkolenie obejmuje 24 godziny dydaktyczne, tj. 18 godzin zegarowych.
• Walidacja wliczona jest w czas trwania zajęć.
• Przerwy nie są wliczone w czas trwania zajęć.

Metody pracy

• Wykład interaktywny, prezentacja multimedialna, demonstracja działania narzędzi ClickUp, Asana i Trello, ćwiczenia praktyczne, analiza przypadków, praca indywidualna, dyskusja moderowana oraz warsztaty praktyczne.

Zaświadczenie ukończenia

• Zaświadczenie o ukończeniu kursu wydane przez Ośrodek Szkolenia, Dokształcania i Doskonalenia Kadr KURSOR Sp. z o.o. na podstawie § 23 ust. 4 rozporządzenia Ministra Edukacji i Nauki z dnia 6 października 2023 r. w sprawie kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych (Dz. U. poz. 2175), jeżeli kurs jest realizowany w formie objętej tym przepisem.

Program szkolenia

24 godz. dydaktyczne (8 godz. teorii, 15,34 godz. praktyki, 0,66 godz. walidacji)

Moduł 1. Wprowadzenie do cyfrowego zarządzania projektami i zadaniami

• czym jest cyfrowe zarządzanie projektami i zadaniami,
• podstawowe pojęcia związane z zarządzaniem projektami,
• etapy planowania i realizacji projektu,
• podstawowe metody organizacji pracy, w tym Agile i Kanban,
• możliwości i korzyści wynikające z cyfryzacji procesów firmowych,
• przegląd popularnych narzędzi do zarządzania projektami,
• porównanie funkcjonalności ClickUp, Asana i Trello,
• przykłady zastosowania narzędzi w przedsiębiorstwach.

Moduł 2. Trello – podstawy organizacji zadań i projektów

• omówienie interfejsu i funkcjonalności Trello,
• tworzenie i konfigurowanie tablic projektowych,
• organizowanie list i kart zadań,
• tworzenie opisów i list kontrolnych,
• przypisywanie zadań członkom zespołu,
• ustalanie terminów i priorytetów,
• stosowanie etykiet i oznaczeń,
• dodawanie komentarzy i załączników,
• monitorowanie postępów realizacji zadań,
• wykorzystanie szablonów tablic projektowych.

Ćwiczenia praktyczne:

• utworzenie tablicy do zarządzania projektem firmowym,
• przygotowanie list i kart zadań,
• przypisanie terminów i odpowiedzialności,
• aktualizacja statusów realizowanych zadań.

Moduł 3. Asana – planowanie i koordynacja projektów

• omówienie środowiska pracy Asana,
• tworzenie i konfigurowanie projektów,
• organizowanie zadań i podzadań,
• ustalanie terminów realizacji,
• przypisywanie odpowiedzialności,
• określanie zależności pomiędzy zadaniami,
• wykorzystanie dostępnych widoków projektowych,
• zarządzanie priorytetami,
• komunikacja i współpraca zespołowa,
• monitorowanie realizacji projektów,
• wykorzystanie szablonów projektowych.

Ćwiczenia praktyczne:

• utworzenie projektu w Asanie,
• przygotowanie struktury zadań i podzadań,
• opracowanie harmonogramu projektu,
• analiza postępów realizacji zadań.

Moduł 4. ClickUp – kompleksowe zarządzanie projektami i zadaniami

• omówienie interfejsu i funkcjonalności ClickUp,
• tworzenie przestrzeni roboczych,
• organizowanie folderów i list projektowych,
• tworzenie zadań i podzadań,
• definiowanie statusów realizacji zadań,
• ustalanie priorytetów i terminów,
• przypisywanie użytkowników do zadań,
• wykorzystanie widoków List, Board i Calendar,
• zarządzanie dokumentacją projektową,
• monitorowanie czasu pracy,
• śledzenie postępów realizacji projektów,
• wykorzystanie szablonów projektowych.

Ćwiczenia praktyczne:

• utworzenie przestrzeni roboczej ClickUp,
• przygotowanie struktury projektu firmowego,
• skonfigurowanie zadań, statusów i priorytetów,
• przypisanie odpowiedzialności i terminów,
• monitorowanie postępów realizacji projektu.

Moduł 5. Planowanie pracy, zarządzanie zadaniami i priorytetami

• określanie celów i rezultatów projektu,
• podział projektu na etapy i zadania,
• tworzenie harmonogramów realizacji,
• ustalanie priorytetów,
• identyfikowanie zależności pomiędzy zadaniami,
• szacowanie czasu realizacji poszczególnych działań,
• planowanie obciążenia pracowników,
• organizowanie pracy indywidualnej i zespołowej,
• monitorowanie terminowości realizacji,
• identyfikowanie opóźnień i problemów organizacyjnych.

Ćwiczenia praktyczne:

• opracowanie planu realizacji projektu,
• określenie priorytetów i terminów,
• przygotowanie podziału obowiązków,
• stworzenie harmonogramu przykładowego projektu.

Moduł 6. Automatyzacja procesów i optymalizacja pracy

• czym jest automatyzacja zarządzania zadaniami,
• identyfikowanie powtarzalnych czynności,
• automatyczne powiadomienia i przypomnienia,
• wykorzystanie reguł automatyzacji,
• tworzenie zadań cyklicznych,
• stosowanie gotowych szablonów,
• usprawnianie przepływu informacji,
• możliwości integracji narzędzi projektowych,
• ograniczanie ręcznego wykonywania powtarzalnych działań,
• dobór automatyzacji do potrzeb przedsiębiorstwa.

Ćwiczenia praktyczne:

• identyfikacja procesu możliwego do automatyzacji,
• przygotowanie schematu automatyzacji,
• skonfigurowanie dostępnej funkcji automatyzacji,
• opracowanie szablonu powtarzalnego procesu firmowego.

Moduł 7. Monitorowanie projektów, raportowanie i współpraca zespołowa

• kontrolowanie postępów realizacji projektów,
• monitorowanie terminów i statusów zadań,
• wykorzystanie dostępnych raportów i zestawień,
• identyfikowanie zadań wymagających interwencji,
• komunikacja w przestrzeniach projektowych,
• komentowanie i aktualizowanie zadań,
• udostępnianie informacji członkom zespołu,
• zarządzanie odpowiedzialnością za zadania,
• ocena efektywności organizacji pracy,
• doskonalenie procesów projektowych.

Ćwiczenia praktyczne:

• analiza realizacji przykładowego projektu,
• przygotowanie zestawienia postępów,
• identyfikacja opóźnień,
• zaplanowanie działań korygujących.

Moduł 8. Bezpieczeństwo danych i zielone kompetencje cyfrowe

• zasady bezpiecznego korzystania z narzędzi chmurowych,
• ochrona danych osobowych i informacji firmowych,
• zarządzanie dostępem do projektów i dokumentacji,
• nadawanie uprawnień użytkownikom,
• bezpieczeństwo kont i haseł,
• zasady bezpiecznego udostępniania informacji,
• minimalizacja dokumentacji papierowej,
• ograniczanie zbędnego przechowywania danych,
• efektywne wykorzystywanie zasobów cyfrowych,
• dobre praktyki odpowiedzialnego korzystania z technologii.

Moduł 9. Wdrażanie narzędzi cyfrowych w przedsiębiorstwie

• analiza potrzeb organizacyjnych przedsiębiorstwa,
• identyfikowanie procesów wymagających usprawnienia,
• dobór narzędzia do wielkości i specyfiki zespołu,
• porównanie zastosowań ClickUp, Asana i Trello,
• planowanie wdrożenia wybranego rozwiązania,
• przygotowanie zasad korzystania z narzędzia,
• organizacja przepływu informacji i dokumentacji,
• określanie ról i odpowiedzialności,
• identyfikowanie trudności wdrożeniowych,
• ocena korzyści wynikających z cyfrowego zarządzania projektami.

Ćwiczenia praktyczne:

• wybór narzędzia do potrzeb przykładowego przedsiębiorstwa,
• opracowanie planu wdrożenia,
• przygotowanie zasad organizacji pracy projektowej,
• określenie sposobów monitorowania efektów wdrożenia.

Moduł 10. Warsztaty praktyczne i walidacja

• przygotowanie przykładowego projektu firmowego,
• opracowanie struktury zadań i podzadań,
• określenie terminów i priorytetów,
• przypisanie odpowiedzialności za realizację zadań,
• wykorzystanie narzędzia ClickUp, Asana lub Trello,
• monitorowanie postępów realizacji projektu,
• analiza możliwości optymalizacji procesu,
• podsumowanie zasad efektywnego zarządzania projektami,
• walidacja efektów uczenia się.

Ćwiczenia praktyczne:

• samodzielne opracowanie projektu w wybranym narzędziu,
• przygotowanie harmonogramu i podziału zadań,
• analiza przykładowych problemów projektowych,
• zaproponowanie usprawnień organizacyjnych.

Walidacja efektów uczenia się:

Walidacja zostanie przeprowadzona w formie elektronicznego testu teoretycznego jednokrotnego wyboru z wynikiem generowanym automatycznie. Test będzie obejmował zagadnienia dotyczące planowania i organizacji projektów, funkcjonalności ClickUp, Asana i Trello, zarządzania zadaniami, monitorowania postępów, automatyzacji procesów oraz bezpieczeństwa informacji.

• • Wynik walidacji zostanie wygenerowany automatycznie po zakończeniu testu, bez udziału prowadzącego w ocenianiu odpowiedzi.

W ramach przygotowania do szkolenia uczestnicy otrzymają materiały dydaktyczne w formie elektronicznej. Zostaną one przesłane w postaci plików i dokumentów (np. PDF, prezentacje, arkusze informacyjne).

Materiały będą wysyłane na podane wcześniej adresy e-mail uczestników. Prosimy o upewnienie się, że wiadomości nie trafiają do folderu SPAM oraz o zapisanie plików na własnych urządzeniach.

1. Umiejętność obsługi komputera w stopniu dobrym.
2. Uczestnik zobowiązany jest do korzystania z komputera wyposażonego w sprawną kamerę internetową, mikrofon oraz głośniki, umożliwiające aktywny udział w szkoleniu i swobodną komunikację z trenerem oraz pozostałymi uczestnikami.
3. Uczestnik zobowiązany jest do korzystania z włączonej kamery internetowej przez cały czas trwania zajęć, z wyłączeniem przerw. Kamera powinna być ustawiona w sposób zapewniający stałą i wyraźną widoczność twarzy uczestnika.
4. Obowiązek uczestnictwa w co najmniej 80% zajęć. Obecność potwierdzana jest na podstawie raportu z logowań z Platformy Zoom.

Kluczowe elementy organizacyjne oraz etapy uczestnictwa w kursie:

• Prezentacje na żywo – trener prowadzi interaktywne sesje online, w trakcie których omawia kluczowe zagadnienia i odpowiada na pytania uczestników.
• Zadania praktyczne – uczestnicy realizują ćwiczenia związane z tematyką szkolenia; każde zadanie jest oceniane przez prowadzącego.
• Egzamin końcowy – po zakończeniu wszystkich modułów uczestnicy przystępują do testu końcowego weryfikującego poziom opanowania materiału.

Podstawa zwolnienia z vat: art 43 ust.1 pkt 26 lit.a ustawy o VAT

Warunki techniczne szkolenia na platformie Zoom:

1. Sprzęt komputerowy:
   • Wymagany komputer z dostępem do internetu wraz z kamerą.
2. Przeglądarka internetowa
   • Zalecane przeglądarki: Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari.
3. Stabilne połączenie internetowe o minimalnej prędkości 5 Mb/s (pobieranie i wysyłanie)
4. Platforma Zoom:
   • Konieczne pobranie i zainstalowanie najnowszej wersji aplikacji Zoom przed szkoleniem.
   • Aktywne konto Zoom (możliwość utworzenia bezpłatnego konta).
5. Dźwięk i słuchawki:
   • Zalecane użycie słuchawek z mikrofonem dla lepszej jakości dźwięku.
   • Sprawdzenie działania dźwięku przed rozpoczęciem szkolenia.
6. Przygotowanie przed sesją:
   • Testowanie sprzętu i połączenia przed planowanym szkoleniem.
   • Zapewnienie cichego miejsca pracy dla minimalizacji zakłóceń.

Zapewnienie powyższych warunków technicznych umożliwi płynny przebieg szkolenia na platformie Zoom, zminimalizuje zakłócenia i zagwarantuje efektywną interakcję między prowadzącym a uczestnikiem.

Uczestnikom zapewnione jest wsparcie techniczne i organizacyjne przez cały okres realizacji szkolenia. Problemy techniczne można zgłaszać mailowo: szkolenia.lublin@kursor.edu.pl lub telefonicznie: 531191181. Wsparcie obejmuje w szczególności pomoc w logowaniu i obsłudze platformy, dostępie do materiałów oraz rozwiązywaniu problemów technicznych. Instrukcja korzystania z platformy przekazywana jest uczestnikom przed rozpoczęciem szkolenia.