Kurs profesjonalnej obsługi sekretariatu i administracji biurowej - 25 godzin, usługa zdalna w czasie rzeczywistym

Ramowy program szkolenia „Obsługa sekretariatu” (25 godzin dydaktycznych)

Moduł 1: Wprowadzenie do pracy sekretariatu (3 godz.)

• Rola i zadania sekretariatu w organizacji
• Podstawowe zasady organizacji pracy biurowej
• Etos pracy i profesjonalizm w sekretariacie

Moduł 2: Zarządzanie dokumentacją i korespondencją (5 godz.)

• Rodzaje dokumentów i zasady ich klasyfikacji
• Elektroniczne i papierowe systemy archiwizacji
• Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej
• Zasady obiegu dokumentów w firmie

Moduł 3: Obsługa narzędzi biurowych i oprogramowania (5 godz.)

• Podstawowe funkcje pakietu MS Office (Word, Excel, Outlook)
• Zarządzanie kalendarzem i organizacja spotkań
• Wykorzystanie narzędzi elektronicznych do pracy zespołowej

Moduł 4: Organizacja spotkań i wydarzeń (4 godz.)

• Przygotowanie i koordynacja spotkań służbowych
• Zarządzanie zaproszeniami i rezerwacjami
• Protokołowanie i dokumentowanie ustaleń

Moduł 5: Komunikacja w sekretariacie (4 godz.)

• Zasady profesjonalnej komunikacji z klientami i współpracownikami
• Techniki telefonicznej i mailowej obsługi interesantów
• Rozwiązywanie konfliktów i trudnych sytuacji

Moduł 6: Przepisy dotyczące ochrony danych i poufności (2 godz.)

• Podstawy RODO i ochrona danych osobowych
• Zasady zachowania poufności informacji w pracy sekretariatu

Moduł 7: Podsumowanie i ewaluacja szkolenia (2 godz.)

• Powtórzenie kluczowych zagadnień
• Test wiedzy i praktyczne zadania sprawdzające
• Omówienie wyników i udzielenie informacji zwrotnej

Uczestnicy otrzymają komplet materiałów szkoleniowych obejmujących:

• skrypty i podręczniki dotyczące obsługi sekretariatu i prac biurowych,
• wzory dokumentów i formularzy używanych w sekretariacie,
• prezentacje multimedialne wspierające proces nauki,
• ćwiczenia praktyczne i studia przypadków,
• dostęp do platformy e-learningowej,
• dodatkowe materiały w formacie PDF do samodzielnej nauki po szkoleniu.

• Ukończone wykształcenie minimum średnie,
• Podstawowa znajomość obsługi komputera i urządzeń biurowych,
• Zaangażowanie i gotowość do aktywnego udziału w zajęciach,
• Dobra znajomość języka polskiego w mowie i piśmie,
• W przypadku zajęć online — dostęp do komputera z dostępem do internetu.

Szkolenie ma charakter praktyczny – duży nacisk kładziony jest na ćwiczenia, symulacje sytuacji zawodowych oraz rozwiązywanie rzeczywistych problemów pojawiających się w pracy sekretariatu.

Uczestnicy otrzymają imienne zaświadczenie ukończenia szkolenia oraz materiały szkoleniowe w wersji drukowanej lub elektronicznej.

W przypadku osób z niepełnosprawnościami możliwe jest zapewnienie odpowiednich warunków udziału – po wcześniejszym uzgodnieniu z organizatorem.

Szkolenie realizowane będzie w formie zdalnej z wykorzystaniem platformy Microsoft Teams. Uczestnicy powinni zapewnić sobie odpowiednie warunki techniczne:

1. Sprzęt:

• Komputer stacjonarny lub laptop z kamerą i mikrofonem (opcjonalnie: tablet lub smartfon),
• Zalecane: słuchawki z mikrofonem dla lepszej jakości dźwięku (nie jest to warunek konieczny)

2. Oprogramowanie:

• Zainstalowana aplikacja Microsoft Teams (lub dostęp przez przeglądarkę internetową – zalecana najnowsza wersja Google Chrome lub Microsoft Edge),
• Konto Microsoft nie jest wymagane — uczestnik otrzyma link do dołączenia do spotkania.

3. Połączenie internetowe:

• Stabilne łącze internetowe o minimalnej prędkości:
  • Pobieranie (download): 10 Mbps,
  • Wysyłanie (upload): 2 Mbps,
• Zalecane: połączenie kablowe lub stabilna sieć Wi-Fi.

4. Środowisko pracy:

• Ciche i spokojne miejsce umożliwiające pełne uczestnictwo w zajęciach,
• Możliwość włączenia kamery i aktywnego udziału w dyskusjach i ćwiczeniach.