ZFŚS - Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w praktyce - usługa szkoleniowa

1. ZFŚS W 2026 R. – USTAWA, ODPIS I REGULAMIN

– obowiązujące przepisy ustawy o ZFŚS wraz z omówieniem zmian obowiązujących od 27 stycznia 2026 r.,

– którzy pracodawcy mają obowiązek tworzenia Funduszu, a którzy mogą utworzyć go dobrowolnie?

– kiedy można zrezygnować z ZFŚS oraz jak zgodnie z prawem zwiększać albo zmniejszać odpis?

– odpis na ZFŚS w 2026 r. – zasady obliczania i przykładowe wyliczenia,

– rachunek bankowy ZFŚS i terminy przekazywania równowartości odpisów – jakie obowiązki ma pracodawca?

– korekta Funduszu na koniec roku – kiedy i jak ją przeprowadzić?

– co dzieje się ze środkami niewykorzystanymi do końca roku i czy pracodawca może je „wyzerować”?

– regulamin ZFŚS – co powinien regulować i które zapisy najczęściej powodują problemy?

– jak ZUS podchodzi do świadczeń kafeteryjnych i jakie zapisy są ważne w Regulaminie w kontekście kafeterii?

– zmiana regulaminu – kiedy jest konieczna i jak prawidłowo ją przeprowadzić?

2. KTO DECYDUJE O ZFŚS, A KTO PONOSI ODPOWIEDZIALNOŚĆ?

– kto administruje Funduszem, a kto podejmuje decyzje o przyznaniu świadczeń?

– rola pracodawcy, zarządu, HR/kadr, komisji socjalnej i związków zawodowych,

– czy komisja socjalna jest „właścicielem” Funduszu i jakie kompetencje można jej powierzyć?

– co wymaga uzgodnienia i czego pracodawca nie może jednostronnie zmienić?

– nowe zasady reprezentacji pracowników od 27 stycznia 2026 r. – co najmniej dwóch przedstawicieli załogi, sposób ich wyboru i dokumentowanie wyboru,

– co z regulaminami i innymi uzgodnieniami dokonanymi przed 27 stycznia 2026 r. z jednym przedstawicielem pracowników?

– co zrobić, gdy zmienia się sposób finansowania albo rodzaj świadczenia?

3. OSOBY UPRAWNIONE – ETAT, URLOPY, EMERYCI, ZLECENIE I B2B

– pracownicy na urlopach macierzyńskich, rodzicielskich, wychowawczych i bezpłatnych,

– pracownicy długotrwale niezdolni do pracy i pobierający świadczenie rehabilitacyjne,

– emeryci i renciści – byli pracownicy: u którego pracodawcy są osobami uprawnionymi i co w przypadku podjęcia kolejnego zatrudnienia?

– członkowie rodzin – kogo można objąć uprawnieniami i jak opisać tę grupę w regulaminie?

– zatrudnienie na część etatu – czy wymiar etatu może wpływać na prawo do świadczenia lub jego wysokość?

– zatrudnienie w kilku spółkach albo na różnych podstawach – jakie dochody uwzględniać przy ocenie sytuacji socjalnej?

– zleceniobiorcy, osoby współpracujące w modelu B2B i inne osoby niebędące pracownikami – kogo można objąć prawem do korzystania z ZFŚS, jak zrobić to w regulaminie i jakie są konsekwencje?

4. KRYTERIUM SOCJALNE – JAK JE USTALIĆ I UDOKUMENTOWAĆ?

– zakres stosowania kryterium socjalnego – do jakich świadczeń należy je stosować?

– świadczenia indywidualne a świadczenia adresowane do ogółu uprawnionych – kiedy indywidualizacja według kryterium socjalnego jest konieczna, a kiedy charakter świadczenia uzasadnia inne podejście?

– czy prawidłowe zróżnicowanie jednego świadczenia pozwala finansować pozostałe świadczenia wszystkim po równo?

– sytuacja życiowa, rodzinna i materialna – co należy brać pod uwagę?

– czy ustawa narzuca jedną metodę badania sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej?

– czy pracodawca może samodzielnie zdefiniować w regulaminie dochód na potrzeby ZFŚS?

– dochód czy przychód, brutto czy netto i z jakiego okresu?

– dochód na członka gospodarstwa domowego – kogo uwzględniać?

– 800+, alimenty, najem, działalność gospodarcza, ryczałt i inne źródła – jak uregulować je w definicji dochodu?

– jak często należy badać sytuację socjalną – raz w roku czy przed każdym świadczeniem?

– co zrobić, gdy sytuacja rodzinna lub materialna pracownika zmieni się w ciągu roku?

– czy staż pracy, stanowisko albo wymiar etatu mogą zastąpić kryterium socjalne?

– grupy dochodowe – jak je tworzyć i jak różnicować poziom dofinansowania?

– czy symboliczne różnicowanie świadczeń – np. o 10, 20 lub 50 zł – rzeczywiście oznacza zastosowanie kryterium socjalnego?

– pracownik odmawia podania danych – jakie rozwiązanie można przewidzieć w regulaminie?

5. OŚWIADCZENIA O SYTUACJI SOCJALNEJ, RODO I DIGITALIZACJA ZFŚS

– oświadczenie o sytuacji socjalnej – forma a postać: czy oznaczają to samo?

– elektroniczne wnioski i oświadczenia – jak wykazać, kto, kiedy i jakiej treści dokument złożył?

– kalkulator dochodu/przychodu na członka rodziny – jakie dane powinien przetwarzać system, a jakie powinien widzieć pracodawca?

– minimalizacja danych a dostęp do informacji o sytuacji rodzinnej i materialnej,

– czy można żądać PIT, zaświadczeń oraz dokumentów dotyczących małżonka lub innych członków gospodarstwa domowego?

– weryfikacja danych – kiedy oświadczenie wystarcza, a kiedy można żądać dokumentów?

– coroczny przegląd danych osobowych – jak go przeprowadzić i udokumentować oraz które dane należy usunąć?

– upoważnienia do przetwarzania danych i poufność informacji w komisji socjalnej.

6. CO MOŻNA – A CZEGO NIE NALEŻY – FINANSOWAĆ Z ZFŚS?

– wypoczynek i „wczasy pod gruszą” – czy wymagane jest 14 kolejnych dni urlopu?

– wypoczynek dzieci, żłobek i przedszkole,

– zapomogi socjalne („zwykłe”) i zapomogi związane ze zdarzeniami losowymi – różnice w zasadach przyznawania i opodatkowaniu,

– integracja, wycieczki i imprezy – kiedy można finansować je z Funduszu i jak podchodzić do kryterium socjalnego?

– sport, rekreacja, kultura i rozrywka,

– masaże, zabiegi, relaks i inne – gdzie przebiega granica działalności sportowo-rekreacyjnej?

– hobby i rozwój zainteresowań – które wydatki mieszczą się w działalności socjalnej?

– świadczenia związane z pracą, szkolenia zawodowe, nagrody i prezenty – czy mogą być finansowane z ZFŚS?

– karty, punkty, bony i vouchery – jak prawidłowo finansować je z Funduszu?

– zakupy w sklepach jako „zapomoga” – kiedy taka konstrukcja może zostać zakwestionowana?

– pożyczki mieszkaniowe – cele mieszkaniowe, oprocentowanie, zabezpieczenie, spłata, rozwiązanie stosunku pracy, umorzenie pożyczki i skutki podatkowe.

7. KARTY, VOUCHERY, PUNKTY I SYSTEMY KAFETERYJNE

– kiedy pracownik otrzymuje świadczenie, a kiedy powstaje przychód podatkowy – przy przyznaniu punktów, zasileniu konta czy ich wykorzystaniu?

– czy możliwe jest rozliczanie świadczeń „z dołu” i jak wpływa to na rozliczenia podatkowe?

– czy pracodawca musi kontrolować sposób wykorzystania środków z ZFŚS, gdy dokonuje przelewu albo zasila platformę?

– przelew na konto pracownika a ograniczony katalog wydatków – kiedy brak kontroli celu wydatkowania może stać się problemem?

– paragony, raporty systemowe i historia transakcji – kiedy są potrzebne, a kiedy nie są konieczne?

– jak dokumentować spełnienie warunków zwolnienia podatkowego i wyłączenia z podstawy wymiaru składek?

– jak kontrolować wykorzystanie limitów zwolnień podatkowych, jeżeli świadczenia są realizowane na kilka sposobów?

– świadczenie abonamentowe lub ryczałtowe dostępne dla wszystkich – jak oceniać je z perspektywy kryterium socjalnego i przychodu podatkowego?

– kiedy zmiana zasad, katalogu wydatków lub wysokości dofinansowania wymaga zmiany regulaminu?

8. PIT I ZUS – KIEDY ŚWIADCZENIE JEST BEZ PODATKU I SKŁADEK?

– zwolnienia podatkowe – warunki zastosowania i aktualne limity,

– świadczenia pieniężne i rzeczowe, karty, bony oraz vouchery – najważniejsze różnice podatkowe,

– wypoczynek dzieci – zasady opodatkowania i zwolnienia,

– zapomogi – szczególne zwolnienia podatkowe,

– świadczenia dla emerytów i rencistów – źródło przychodu, zasady opodatkowania i dostępne zwolnienia,

– kiedy świadczenie finansowane z ZFŚS jest wyłączone z podstawy wymiaru składek?

– czy samo finansowanie ze środków ZFŚS wystarczy do zastosowania wyłączenia składkowego?

– jak monitorować limity podatkowe, gdy pracownik otrzymuje kilka rodzajów świadczeń?

– jak postępować, gdy po wypłacie świadczenia okaże się, że warunki zwolnienia nie zostały spełnione?

9. KONTROLA ZFŚS – CO MOŻE SPRAWDZAĆ PIP, ZUS I ORGAN PODATKOWY?

– PIP – gospodarowanie środkami Funduszu, regulamin i zgodność praktyki z ustawą o ZFŚS,

– ZUS – prawidłowość wyłączenia świadczeń z podstawy wymiaru składek,

– organ podatkowy – powstanie przychodu, warunki zwolnień i prawidłowość rozliczeń PIT,

– najnowsze i najbardziej kontrowersyjne stanowiska ZUS dotyczące kart, punktów i systemów kafeteryjnych,

– interpretacje podatkowe dotyczące przychodu oraz zwolnień podatkowych,

– co może być przedmiotem kontroli: regulamin, oświadczenia, wnioski, decyzje, umowy, przelewy, raporty i dokumentacja elektroniczna?

– jak wykazać prawidłowe zastosowanie kryterium socjalnego?

– jak dokumentować świadczenia realizowane elektronicznie?

– nieprawidłowe wydatkowanie środków – możliwe konsekwencje składkowe, podatkowe oraz wynikające z ustawy o ZFŚS.

10. CASE STUDY – PYTANIA, KTÓRE ROZSTRZYGNIEMY NA SZKOLENIU

– Pracodawca różnicuje dofinansowanie według stażu pracy zamiast sytuacji socjalnej – czy może tak zrobić?

– „Wczasy pod gruszą” są zróżnicowane dochodowo, ale vouchery dla dzieci mają jednakową wartość – czy prawidłowe zastosowanie kryterium do jednego świadczenia „ratuje” inne świadczenie wypłacane wszystkim po równo?

– Pracodawca chce na święta rozszerzyć możliwość wykorzystania środków o kategorię „Sklepy” – jakie wiąże się z tym ryzyko?

– Pracodawca finansuje benefit w modelu ryczałtowym, w jednakowej wysokości dla wszystkich – czy kryterium socjalne wyklucza taki model?

– Pracownik jest zatrudniony w kilku spółkach lub uzyskuje dochody z różnych źródeł – jak podejść do oceny jego sytuacji socjalnej?

– System przyznaje punkty dziś, ale pracownik wykorzystuje je dopiero za kilka miesięcy – kiedy pracownik otrzymuje świadczenie, kiedy powstaje przychód i kiedy je rozliczyć?

– Pracodawca przelewa pieniądze na konto pracownika i nie wie, na co zostały wydane – czy i kiedy powinien kontrolować sposób wykorzystania środków?

– Regulamin nie przewiduje nowego rodzaju świadczenia – czy można uruchomić je przed zmianą regulaminu?

Materiały przekazywane są uczestnikom w dniu szkolenia.

Uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe w formie elektronicznej.

Lista materiałów:

• Prezentacja (pdf),
• najnowsze interpretacje podatkowe,
• komplet edytowalnych wzorów dokumentów (regulaminy, oświadczenie, wniosek o świadczenia),

Ukończenie 18 roku życia.

Warunkiem ukończenia szkolenia oraz otrzymania zaświadczenia jest udział uczestnika w co najmniej 80% czasu trwania usługi rozwojowej, chyba że operator wymaga wyższej frekwencji oraz pozytywny wynik walidacji.

Jeśli szkolenie ma charakter usługi kształcenia zawodowego/przekwalifikowania zawodowego oraz że jest finansowane ze środków publicznych w co najmniej 70% zgodnie z treścią art. 43 ust. 1 pkt. 29c ustawy o podatku od towarów i usług Dz.U. 2025 poz. 775 lub w co najmniej 70% - zgodnie z treścią par. 3 ust. 1 pkt 14 w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 832) Usługa będzie zwolniona przedmiotowo z podatku vat.

Zawarto umowę z WUP w Toruniu w ramach Projektu Kierunek – Rozwój

Zawarto umowę z WUP w Krakowie w ramach Projektu „Małopolski Pociąg do Kariery - Sezon 1” i projektu „Nowy Start W Małopolsce z EURESem"

Zawarto umowę z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Szczecinie - „Zachodniopomorskie Bony Szkoleniowe”.

Usługa realizowane jest na platformie ClickMeeting w czasie rzeczywistym.

Udział możliwy z komputera, laptopa lub urządzenia mobilnego.

Wymagane jest posiadanie sprawnie działającego mikrofonu, głośnika oraz kamery.

Uczestnik otrzymuje link dostępu przed rozpoczęciem usługi.

Zalecana przeglądarka internetowa: Chrome, Firefox, Edge lub Safari.

Wymagania sprzętowe:

Procesor dwurdzeniowy 2GHz lub lepszy (zalecany czterordzeniowy);

2GB pamięci RAM (zalecane 4GB lub więcej);

System operacyjny taki jak Windows 8 (zalecany Windows 11), Mac OS wersja 10.13 (zalecana najnowsza wersja), Linux, Chrome OS.