Efektywna realizacja zamówień w branży reklamowej – współpraca sprzedaży, grafiki, techniki i produkcji - szkolenie stacjonarne

DZIEŃ 1 – Proces realizacji zamówienia i współpraca między działami

10:00–11:30 – Organizacja procesu realizacji zamówienia

• etapy realizacji zlecenia – od zapytania klienta do gotowego produktu,
• przebieg informacji na poszczególnych etapach,
• role i odpowiedzialność pracowników,
• zależności pomiędzy sprzedażą, projektowaniem, przygotowaniem technicznym i produkcją,
• rola kierownika i kadry zarządzającej,
• identyfikacja punktów krytycznych procesu.

11:30–11:45 – Przerwa

11:45–13:30 – Współpraca pomiędzy poszczególnymi stanowiskami

• znaczenie współpracy dla terminowości i jakości,
• wzajemne oczekiwania poszczególnych obszarów,
• odpowiedzialność za własny etap realizacji,
• wpływ pracy jednego stanowiska na kolejne etapy,
• identyfikowanie najczęstszych problemów we współpracy.

13:30–14:00 – Przerwa

14:00–15:45 – Przepływ informacji i odpowiedzialność w procesie

• zasady sprawnego przepływu informacji,
• odpowiedzialność za przekazywane dane,
• identyfikacja braków informacyjnych,
• zależności pomiędzy poszczególnymi etapami realizacji.

15:45–16:00 – Przerwa

16:00–18:00 – Warsztat: analiza procesu realizacji zamówienia

• mapowanie przebiegu przykładowego zamówienia,
• identyfikacja miejsc powstawania błędów i opóźnień,
• analiza przepływu informacji,
• określenie odpowiedzialności,
• wypracowanie propozycji usprawnień.

DZIEŃ 2 – Skuteczna komunikacja w realizacji zamówień

10:00–11:30 – Zasady skutecznej komunikacji międzydziałowej

• precyzyjne przekazywanie informacji,
• kompletność informacji,
• bariery komunikacyjne,
• potwierdzanie i weryfikowanie ustaleń,
• odpowiedzialność nadawcy i odbiorcy.

11:30–11:45 – Przerwa

11:45–13:30 – Komunikacja sprzedaż – grafika – technika – produkcja

• przekładanie oczekiwań klienta na informacje wykonawcze,
• przekazywanie specyfikacji,
• komunikowanie wymagań i ograniczeń technicznych,
• uzgadnianie zmian,
• zapobieganie błędom wynikającym z niepełnych informacji.

13:30–14:00 – Przerwa

14:00–15:45 – Komunikacja zmian i sytuacji problemowych

• informowanie o zmianach w zamówieniu,
• komunikowanie ryzyka niedotrzymania terminu,
• zgłaszanie problemów,
• dobór kanału i sposobu komunikacji,
• ustalanie dalszego sposobu postępowania.

15:45–16:00 – Przerwa

16:00–18:00 – Ćwiczenia komunikacyjne

• przekazywanie zlecenia pomiędzy stanowiskami,
• identyfikacja brakujących informacji,
• komunikowanie zmian,
• potwierdzanie ustaleń,
• analiza sytuacji zawodowych.

DZIEŃ 3 – Organizacja pracy, priorytety i reagowanie na problemy

10:00–11:30 – Planowanie i organizacja pracy

• planowanie zadań,
• ustalanie kolejności realizacji,
• zadania pilne i ważne,
• praca przy wielu równoległych zamówieniach.

11:30–11:45 – Przerwa

11:45–13:30 – Zarządzanie priorytetami i terminami

• zmiany priorytetów,
• planowanie terminów,
• współpraca przy planowaniu realizacji,
• reagowanie na spiętrzenie zadań,
• ograniczanie opóźnień.

13:30–14:00 – Przerwa

14:00–15:45 – Błędy i problemy w procesie realizacji

• źródła błędów,
• błędy komunikacyjne, organizacyjne i wykonawcze,
• analiza przyczyn problemów,
• wpływ błędów na czas, koszty i jakość,
• ograniczanie liczby poprawek.

15:45–16:00 – Przerwa

16:00–18:00 – Reagowanie na sytuacje nieplanowane – warsztat

• zmiany w zamówieniu,
• zlecenia pilne,
• opóźnienia i problemy techniczne,
• właściwa eskalacja problemów,
• współpraca pod presją czasu,
• opracowywanie działań naprawczych.

DZIEŃ 4 – Jakość, odpowiedzialność i rozwiązywanie konfliktów

10:00–11:30 – Jakość na poszczególnych etapach procesu

• jakość informacji wejściowej,
• jakość projektu i przygotowania technicznego,
• jakość wykonania,
• kontrola przed przekazaniem produktu dalej.

11:30–11:45 – Przerwa

11:45–13:30 – Odpowiedzialność za jakość

• odpowiedzialność na poszczególnych stanowiskach,
• zapobieganie przenoszeniu błędów na kolejne etapy,
• punkty kontrolne,
• reagowanie na wykryte nieprawidłowości.

13:30–14:00 – Przerwa

14:00–15:45 – Informacja zwrotna i trudne sytuacje

• konstruktywny feedback,
• komunikowanie błędów,
• oddzielanie faktów od ocen,
• przyjmowanie informacji zwrotnej,
• komunikacja w sytuacji napięcia.

15:45–16:00 – Przerwa

16:00–18:00 – Konflikty we współpracy międzydziałowej – ćwiczenia

• źródła konfliktów,
• asertywne przedstawianie stanowiska,
• przeciwdziałanie eskalacji,
• konflikt sprzedaż–produkcja,
• rozbieżności projekt–wykonanie,
• wspólne wypracowywanie rozwiązań.

DZIEŃ 5 – Doskonalenie procesu i standardy współpracy

10:00–11:30 – Identyfikacja obszarów wymagających usprawnienia

• czynności powodujące opóźnienia,
• zbędne poprawki i powtórne wykonywanie pracy,
• problemy w przepływie informacji,
• identyfikowanie wąskich gardeł.

11:30–11:45 – Przerwa

11:45–13:30 – Standaryzacja realizacji zamówień

• znaczenie standardów,
• zasady przekazywania zleceń,
• checklisty i punkty kontrolne,
• minimalny zakres informacji,
• standardy komunikowania zmian.

13:30–14:00 – Przerwa

14:00–15:30 – Rola zespołu i kadry zarządzającej w doskonaleniu procesów

• odpowiedzialność za własny etap procesu,
• współpraca pomiędzy stanowiskami,
• rola kierownika w koordynacji zadań,
• rola dyrektora w organizacji procesu,
• zgłaszanie problemów i propozycji usprawnień.

15:30–15:45 – Przerwa

15:45–17:30 – Warsztat podsumowujący

• analiza całego procesu realizacji zamówienia,
• identyfikacja obszarów wymagających poprawy,
• opracowanie propozycji usprawnień,
• wypracowanie zasad komunikacji i współpracy,
• określenie działań do wdrożenia w codziennej pracy.

17:30–18:00 – Walidacja efektów uczenia się

• test teoretyczny,
• weryfikacja osiągnięcia założonych efektów uczenia się,
• walidacja przeprowadzana przez osobę inną niż trener.

Warunki organizacyjne realizacji szkolenia

• Szkolenie będzie realizowane w formie teoretyczno-warsztatowej, łączącej przekazanie wiedzy z ćwiczeniami praktycznymi, analizą przypadków oraz pracą na przykładach sytuacji występujących w codziennej działalności przedsiębiorstwa.
• Zajęcia będą obejmowały pracę indywidualną i grupową, w szczególności analizę procesów, przepływu informacji, sytuacji problemowych oraz sposobów usprawniania współpracy pomiędzy poszczególnymi stanowiskami.
• Organizator zapewnia salę szkoleniową, sprzęt multimedialny oraz materiały niezbędne do realizacji zajęć.
• Szkolenie obejmuje 40 godzin zegarowych realizowanych w ciągu 5 dni po 8 godzin zegarowych.
• Każdy dzień szkoleniowy obejmuje 2 przerwy po 15 minut oraz 1 przerwę 30-minutową. Przerwy są wliczone w całkowity czas trwania usługi.
• Walidacja efektów uczenia się zostanie przeprowadzona w formie testu teoretycznego przez osobę inną niż trener prowadzący szkolenie.

• Każdy z uczestników otrzymuje dedykowane materiały szkoleniowe (komplet dokumentów szkoleniowych w wersji pdf);