Wirtualna Asystentka od podstaw – organizacja pracy zdalnej i zielone kompetencje w środowisku cyfrowym

Informacje organizacyjne:

• Termin usługi: Podany termin ma charakter orientacyjny. Dokładny harmonogram zostanie ustalony z Uczestnikiem po dokonaniu zapisu.
• Czas trwania: Usługa obejmuje 25 godzin zegarowych (1h = 60 min).
• Metodologia: Szkolenie zdalne w czasie rzeczywistym (Zoom) z wykorzystaniem funkcji udostępniania ekranu.

Informacje organizacyjne

Usługa realizowana jest w formie zdalnej w czasie rzeczywistym z wykorzystaniem platformy komunikacyjnej umożliwiającej prowadzenie zajęć na żywo, udostępnianie ekranu oraz wykonywanie ćwiczeń praktycznych.

Szkolenie ma charakter praktyczny. Uczestnik wykonuje ćwiczenia i zadania związane z organizacją pracy Wirtualnej Asystentki, wykorzystaniem narzędzi cyfrowych, automatyzacją procesów oraz stosowaniem zasad efektywnego gospodarowania zasobami.

W ramach szkolenia szczególny nacisk położony jest na wykorzystanie rozwiązań cyfrowych ograniczających wykorzystanie papieru, zbędnych wydruków, powielania dokumentów oraz niepotrzebnych działań i przejazdów.

Moduł 1. Wirtualna Asystentka i organizacja pracy w środowisku cyfrowym

• zakres usług świadczonych przez Wirtualną Asystentkę,
• organizacja pracy zdalnej,
• planowanie zadań i ustalanie priorytetów,
• cyfrowe zarządzanie zadaniami,
• ograniczanie zbędnych czynności i wykorzystania zasobów,
• wykorzystanie dokumentów elektronicznych zamiast dokumentacji papierowej,
• organizacja pracy ograniczająca konieczność przemieszczania się,
• ćwiczenia z planowania realizacji zadań klienta.

Moduł 2. Cyfrowy obieg dokumentów i efektywne zarządzanie zasobami

• organizacja dokumentów i materiałów w środowisku cyfrowym,
• przechowywanie i udostępnianie dokumentów,
• tworzenie uporządkowanej struktury folderów,
• ograniczanie powielania dokumentów i tworzenia zbędnych kopii,
• zasady efektywnego zarządzania przestrzenią cyfrową,
• bezpieczeństwo dokumentów i dostępów,
• Trello i narzędzia wspierające cyfrową organizację pracy,
• ćwiczenia z organizacji cyfrowego obiegu dokumentów.

Moduł 3. Komunikacja z klientem, oferta i wycena usług

• analiza potrzeb klienta,
• wykorzystanie briefu,
• przygotowanie zakresu usług Wirtualnej Asystentki,
• komunikacja z klientem w środowisku zdalnym,
• modele rozliczeń: godzinowy, pakietowy i projektowy,
• przygotowanie wyceny,
• cyfrowe przygotowanie i przekazywanie ofert,
• ograniczanie wykorzystania papierowych materiałów w procesie ofertowania,
• przygotowanie oferty i cennika w formie elektronicznej,
• symulacja komunikacji z klientem.

Moduł 4. Organizacja współpracy z klientem i efektywna praca zdalna

• rozpoczęcie współpracy z klientem,
• onboarding klienta w środowisku cyfrowym,
• ustalanie zakresu obowiązków i terminów,
• organizacja komunikacji online,
• cyfrowe przekazywanie materiałów i informacji,
• ograniczanie zbędnych spotkań stacjonarnych i przejazdów,
• efektywne planowanie pracy zdalnej,
• sytuacje problemowe i zasady profesjonalnej komunikacji,
• stawianie granic w relacji zawodowej,
• ćwiczenia dotyczące organizacji współpracy z klientem.

Moduł 5. Automatyzacja procesów – WebToLearn i MailerLite

• zastosowanie narzędzi cyfrowych w realizacji zadań Wirtualnej Asystentki,
• organizacja materiałów w WebToLearn,
• cyfrowe udostępnianie treści i materiałów,
• listy odbiorców i segmentacja w MailerLite,
• automatyzacja powtarzalnych działań,
• identyfikowanie procesów możliwych do automatyzacji,
• ograniczanie powtarzalnych czynności i zużycia zasobów,
• dodawanie i organizowanie materiałów w WebToLearn,
• tworzenie list i segmentów w MailerLite,
• przygotowanie podstawowej automatyzacji.

Moduł 6. AI jako narzędzie efektywnej organizacji pracy

• zastosowanie ChatGPT i Google Gemini w pracy Wirtualnej Asystentki,
• wykorzystanie AI do organizacji zadań,
• przygotowywanie ofert, komunikatów i treści,
• tworzenie skutecznych promptów,
• wykorzystanie AI do ograniczania powtarzalnych czynności,
• efektywne wykorzystanie czasu i zasobów,
• weryfikacja treści wygenerowanych przez AI,
• bezpieczeństwo informacji przekazywanych do narzędzi AI,
• praktyczne przygotowanie materiałów z wykorzystaniem AI.

Moduł 7. Zielone kompetencje Wirtualnej Asystentki

• znaczenie efektywnego gospodarowania zasobami w pracy zdalnej,
• ograniczanie wykorzystania papieru i drukowania,
• ograniczanie zbędnego transportu dzięki pracy zdalnej,
• cyfrowy obieg dokumentów i materiałów,
• ograniczanie powielania dokumentów i niepotrzebnego przechowywania materiałów,
• ograniczanie zbędnych czynności poprzez automatyzację,
• świadomy wybór narzędzi cyfrowych adekwatnych do potrzeb,
• identyfikowanie możliwości usprawnienia procesu pod kątem efektywnego wykorzystania zasobów,
• przygotowanie modelowego procesu realizacji usługi Wirtualnej Asystentki z uwzględnieniem zasad efektywnego gospodarowania zasobami.

Walidacja polega na wykonaniu przez uczestnika praktycznego zadania na podstawie scenariusza pracy Wirtualnej Asystentki.

Uczestnik otrzymuje przykładowe zlecenie klienta i wykonuje zadania obejmujące organizację pracy, przygotowanie cyfrowego obiegu dokumentów, analizę potrzeb klienta, przygotowanie elementu oferty i wyceny oraz wykorzystanie wybranych narzędzi cyfrowych i AI.

W ramach zadania uczestnik:

1. organizuje przekazane zadania i ustala ich priorytety;
2. dobiera cyfrowe rozwiązanie do organizacji pracy;
3. przygotowuje strukturę cyfrowych dokumentów i materiałów;
4. wskazuje rozwiązanie ograniczające wykorzystanie papieru lub tworzenie zbędnych kopii;
5. analizuje potrzeby klienta i przygotowuje element oferty;
6. opracowuje podstawową wycenę usługi;
7. wskazuje proces możliwy do automatyzacji i dobiera odpowiednie narzędzie;
8. wykonuje wybrane działanie w WebToLearn lub MailerLite;
9. wykorzystuje narzędzie AI do przygotowania wskazanego materiału;
10. wskazuje rozwiązanie organizacyjne ograniczające zużycie zasobów podczas realizacji zlecenia.

Walidator obserwuje wykonanie zadania i ocenia osiągnięcie efektów uczenia się na podstawie określonych w karcie kryteriów weryfikacji.

Walidacja jest przeprowadzana przez osobę niezależną od osoby prowadzącej szkolenie.

1. Rozliczenie i podatek VAT:

• Cena 4 250,00 PLN to cena bazowa (netto)=brutto. Jest ona przeznaczona dla osób korzystających z dofinansowania ze środków publicznych na poziomie minimum 70%. Usługa jest wtedy zwolniona z VAT na podstawie § 3 ust. 1 pkt 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20.12.2013 r.
• Cena 5 227,50 PLN to cena brutto dla osób niekorzystających lub majacych dofiansowanie na poziomie poniżej z dofinansowania (zawiera 23% VAT doliczone do kwoty bazowej).

2. Dostępność usługi:

• Szkolenie realizowane zdalnie eliminuje bariery architektoniczne dla osób z niepełnosprawnością ruchową.
• Platforma Zoom wspiera czytniki ekranu dla osób z niepełnosprawnością wzroku, a materiały cyfrowe są przygotowane w sposób umożliwiający powiększanie druku i zachowanie kontrastu.
• Trener zapewnia możliwość korzystania z napisów generowanych w czasie rzeczywistym dla osób słabosłyszących.

3. Organizacja:

• Podany termin szkolenia ma charakter orientacyjny. Ostateczne daty i godziny spotkań są

Usługa rozwojowa nie jest świadczona przez podmiot pełniący funkcję Operatora lub Partnera Operatora w danym projekcie PSF ani w jakimkolwiek Regionalnym Programie lub FERS, ani przez podmiot powiązany z Operatorem lub Partnerem kapitałowo lub osobowo.

Usługa rozwojowa nie jest świadczona przez podmiot będący jednocześnie podmiotem korzystającym z usług rozwojowych o zbliżonej tematyce w ramach danego projektu.

Usługa rozwojowa nie obejmuje wzajemnego świadczenia usług w projekcie o zbliżonej tematyce przez Dostawców usług, którzy delegują na usługi siebie lub swoich pracowników i korzystają z dofinansowania, a następnie świadczą usługi w zakresie tej samej tematyki dla Przedsiębiorcy, który wcześniej występował w roli Dostawcy tych usług.

Cena usługi nie obejmuje kosztów niezwiązanych bezpośrednio z usługą rozwojową, w szczególności kosztów środków trwałych przekazywanych Przedsiębiorcom lub Pracownikom przedsiębiorcy, kosztów dojazdu oraz zakwaterowania.

1. Platforma informatyczna:

• Usługa realizowana jest za pośrednictwem platformy Zoom (lub zamiennie Google Meet), umożliwiającej transmisję audio-wideo w czasie rzeczywistym oraz udostępnianie ekranu.

2. Wymagania sprzętowe:

• Komputer stacjonarny lub laptop (nie zaleca się udziału za pomocą tabletu/telefonu ze względu na konieczność pracy w narzędziach takich jak MailerLite czy WebToLearn).
• Sprawna kamera internetowa oraz mikrofon (niezbędne do komunikacji i przeprowadzenia walidacji).
• Stabilne łącze internetowe o minimalnej przepustowości 5 Mbps (pobieranie i wysyłanie).

3. Oprogramowanie:

• Dowolna, aktualna przeglądarka internetowa (zalecana Google Chrome ze względu na najlepszą kompatybilność z narzędziami AI i platformami marketingowymi).
• Pakiet biurowy lub dostęp do darmowych narzędzi Google (Docs, Sheets).
• Opcjonalnie: zainstalowana aplikacja Zoom (dla większej stabilności połączenia).

4. Ważność linku do zajęć:

• Link do spotkania online oraz ewentualne dane do logowania zostaną przesłane uczestnikowi drogą mailową najpóźniej na 24 godziny przed rozpoczęciem pierwszego modułu. Link pozostaje aktywny przez cały czas trwania usługi.

5. Wsparcie techniczne:

• Wykonawca zapewnia wsparcie techniczne w zakresie połączenia z platformą. W razie problemów technicznych uczestnik może skontaktować się z trenerem telefonicznie lub mailowo przed rozpoczęciem zajęć.