Kompetencje z automatyzacji dla transformacji cyfrowej - Projektowanie i zarządzanie automatyzacją proce⁠sów zakupowych (procurement workflow automation) - szkolenie

WPROWADZENIE:

• czym jest automatyzacja procesów zakupowych i procurement workflow automation?
• kluczowe pojęcia i koncepcje związane z automatyzacją procesów zakupowych
• charakterystyka procesu zakupowego oraz jego głównych etapów: zgłoszenie zapotrzebowania, akceptacja, wybór dostawcy, zamówienie, realizacja i rozliczenie zakupu
• BPMN i SIPOC – charakterystyka, różnice i zastosowanie w modelowaniu procesów zakupowych
• rodzaje narzędzi do automatyzacji procesów zakupowych – charakterystyka i sposoby wykorzystania
• korzyści z automatyzacji procesów zakupowych dla organizacji i pracowników
• miejsce agenta AI w automatyzacji procesu zakupowego: różnice i współdziałanie workflow, automatyzacji regułowej oraz agenta wykorzystującego model językowy

MAPOWANIE I ANALIZA PROCESÓW ZAKUPOWYCH:

• identyfikacja i mapowanie procesów zakupowych występujących w przedsiębiorstwie
• identyfikacja uczestników i ról w procesie zakupowym
• mapowanie ścieżki od zgłoszenia zapotrzebowania do realizacji i rozliczenia zakupu
• klasyfikacja procesów zakupowych pod kątem możliwości i zasadności automatyzacji
• analiza obiegu zapotrzebowań, akceptacji, zamówień i dokumentów zakupowych
• ocena efektywności procesów zakupowych i identyfikacja obszarów wymagających usprawnień
• identyfikacja ograniczeń, opóźnień i powtarzalnych czynności w procesach zakupowych
• określanie mierników efektywności procesów zakupowych
• mapowanie strumienia wartości (VSM) dla wybranego procesu zakupowego: rozróżnianie czynności tworzących wartość, oczekiwania, przekazań i marnotrawstwa jako podstawa wyboru miejsca automatyzacji

ANALIZA DANYCH I OPTYMALIZACJA PROCESÓW ZAKUPOWYCH:

• etapy modelowania, analizy i optymalizacji danych dotyczących procesów zakupowych
• identyfikacja danych niezbędnych do oceny efektywności procesu zakupowego
• analiza czasu realizacji zapotrzebowań i zamówień
• weryfikacja opóźnień i niezgodności w realizacji procesów zakupowych
• wykorzystanie danych zakupowych do identyfikacji możliwości automatyzacji
• formułowanie propozycji usprawnień procesów zakupowych na podstawie danych
• ocena jakości, kompletności, aktualności i dopuszczalnego zakresu danych przeznaczonych do wykorzystania przez agenta AI

PROJEKTOWANIE I AUTOMATYZACJA WORKFLOW:

• projektowanie przepływów pracy na podstawie wyników analizy procesów zakupowych
• projektowanie workflow dla zgłaszania zapotrzebowania zakupowego, akceptacji zakupów, zamówień zakupowych, obiegu dokumentów zakupowych
• określanie zakresu automatyzacji i elementów procesu zakupowego podlegających automatyzacji
• projektowanie automatycznych powiadomień, akceptacji, przekazywania zadań i kontroli terminów
• określanie kolejności działań oraz zależności pomiędzy elementami workflow zakupowego
• dobór narzędzi automatyzacji do potrzeb procesu zakupowego
• porównanie rodzajów narzędzi workflow automation pod kątem zastosowania w zakupach
• konfiguracja narzędzi do automatyzacji procesów zakupowych
• budowa, testowanie i przygotowanie workflow zakupowego do wdrożenia
• wskazanie punktów workflow, w których agent AI może wspierać człowieka, oraz punktów wymagających decyzji, akceptacji lub eskalacji do człowieka

PROJEKTOWANIE I BUDOWA AGENTA AI DLA PROCESU ZAKUPOWEGO:

• wybór uzasadnionego przypadku użycia na podstawie mapy procesu, VSM, danych procesowych oraz kryteriów wartości biznesowej i wykonalności
• określenie celu, użytkownika, zakresu zadań, granic odpowiedzialności i oczekiwanego rezultatu działania agenta
• zaprojektowanie architektury rozwiązania: dane wejściowe, źródła wiedzy, instrukcje, reguły, narzędzia, wynik, przekazanie do workflow i nadzór człowieka
• formułowanie instrukcji systemowej i poleceń kontekstowych; określanie formatu odpowiedzi oraz kryteriów jakości
• przygotowanie przykładowych, niesensytywnych danych i materiałów referencyjnych do ćwiczenia
• praktyczna konfiguracja i budowa prostego prototypu agenta AI wspierającego wybrany proces zakupowy
• testowanie agenta z wykorzystaniem scenariuszy typowych, brzegowych i błędnych; rozpoznawanie halucynacji, niepełnych danych i nieuprawnionych działań
• projektowanie mechanizmów human-in-the-loop: zatwierdzanie, eskalacja, odmowa działania i rejestrowanie wyniku
• ocena przydatności agenta na podstawie mierników jakości, czasu, zgodności i udziału spraw wymagających korekty człowieka
• dokumentowanie założeń prototypu, ograniczeń, wyników testów i rekomendacji przed wdrożeniem

WDROŻENIE:

• określanie priorytetów automatyzacji procesów zakupowych
• planowanie harmonogramu i zasobów wdrożenia
• określanie odpowiedzialności uczestników procesu zakupowego
• szacowanie kosztów wdrożenia automatyzacji procesów zakupowych
• identyfikacja zagrożeń i ryzyk związanych z automatyzacją procesów zakupowych
• identyfikacja ryzyk związanych z błędnymi zamówieniami, nieprawidłową akceptacją lub brakiem kontroli nad procesem zakupowym
• określanie działań ograniczających zidentyfikowane ryzyka
• organizacja i koordynacja współpracy pomiędzy uczestnikami procesu zakupowego
• zasady komunikacji i współpracy podczas wdrażania automatyzacji zakupów
• przeprowadzenie ustrukturyzowanej analizy ryzyka dla workflow i agenta AI: identyfikacja ryzyka, ocena prawdopodobieństwa i skutku, właściciel ryzyka, zabezpieczenia oraz ryzyko rezydualne
• uwzględnienie ryzyk jakości danych, ujawnienia informacji, błędnej odpowiedzi, nadmiernej autonomii, braku rozliczalności i nieprawidłowej integracji z procesem
• określenie zasad dostępu, minimalizacji danych, testowania, monitorowania, wyłączenia rozwiązania i reagowania na incydenty

RAPORTOWANIE I ZARZĄDZANIE WDROŻENIEM:

• prezentowanie wyników wdrożenia automatyzacji procesów zakupowych
• raportowanie realizacji celów krótko- i długoterminowych
• dobór mierników do monitorowania efektów automatyzacji procesów zakupowych
• monitorowanie czasu realizacji zakupów, liczby akceptacji, opóźnień i innych wskaźników procesu
• interpretowanie wyników monitorowania i identyfikowanie odchyleń od założonych celów
• formułowanie rekomendacji dotyczących dalszego doskonalenia workflow zakupowego
• rola lidera w zespole projektowo-wdrożeniowym
• aktywne uczestnictwo w pracach zespołu wdrożeniowego
• koordynowanie działań związanych z wdrożeniem i utrzymaniem automatyzacji procesów zakupowych
• komunikowanie pracownikom korzyści wynikających z automatyzacji procesów zakupowych
• automatyzacja zakupów jako narzędzie zwiększania efektywności, kontroli i przejrzystości procesów zakupowych
• monitorowanie jakości działania agenta AI, błędów, eskalacji, korekt człowieka oraz wpływu rozwiązania na mierniki procesu zakupowego

WALIDACJA:

• test teoretyczny z wynikiem generowanym automatycznie
• wywiad swobodny
• obserwacja w warunkach symulowanych

Program dostosowany do regulaminu projektu KOMPETENCJE Z AUTOMATYZACJI DLA TRANSFORMACJI CYFROWEJ:

• makroregion 1 - województwo mazowieckie - Inwestycja w efektywność - program wsparcia rozwoju kompetencji z obszaru automatyzacji procesów dla kadr MŚP
• makroregion 2 - województwa: kujawsko-pomorskie, wielkopolskie, zachodniopomorskie - Kompetencje z automatyzacji dla transformacji cyfrowej MŚP
• makroregion 3 - województwa: opolskie, dolnośląskie, lubuskie - Nowoczesne kompetencje – automatyzacja w MŚP
• makroregion 4 - województwa: łódzkie, świętokrzyskie, śląskie - Oferta rozwoju kompetencji MŚP w obszarze automatyzacji procesów
• makroregion 5 - województwa: małopolskie, podkarpackie, lubelskie - Akademia Automatyzacji Przedsiębiorstw
• makroregion 6 - województwa: pomorskie, warmińsko-mazurskie, podlaskie - Nowoczesne MŚP

Warunki organizacyjne usługi szkoleniowej:

• minimalna liczba Uczestników: 4 osoby,
• maksymalna liczba Uczestników: 8 osób,
• forma zdalna w czasie rzeczywistym,
• sprzęt (komputer / laptop / smartfon) własny Uczestników.

Usługa szkoleniowa jest realizowana w trybie godzin zegarowych.

W trakcie każdego dnia szkoleniowego zaplanowano przerwy trwające łącznie 60 minut, które wliczają się w czas trwania usługi rozwojowej.

Uczestnik otrzyma materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej, tj. skrypt - zawierający podsumowanie treści prezentowanych podczas szkolenia: tematów i zagadnień omówionych w ramach warsztatu.

► wspieramy na każdym etapie pozyskiwania dofinasowania w ramach projektów oraz ich rozliczania;

► przygotujemy dokumenty aplikacyjne, zajmujemy się wszelkimi formalnościami i kontaktem z Operatorem;

► realizujemy warsztaty w małych grupach, dzięki czemu Trenerzy mogą poświęcić każdemu Uczestnikowi tyle czasu, ile potrzebuje, pracować z Uczestnikiem na przykładach z jego doświadczenia zawodowego;

► dbamy o to, aby warsztat był nie tylko szansą do ćwiczenia umiejętności, ale również okazją do integracji pracowników.

Współpracujemy z Fundacją Instytut Bezpieczeństwa Informacji, chronimy dane osobowe.

Cieszymy się wysokimi opiniami Klientów!

Nasz profil w Google → https://g.page/r/CXxV_ZsoNwg6EAE

Usługa szkoleniowa prowadzona w formie zdalnej w czasie rzeczywistym - kontakt w ramach telekonferencji z użyciem komunikatora Google Meet.

Minimalne wymagania techniczne:

• dostęp do sieci Internet (łącze sieciowe) o minimalnej szybkości pobierania / przesyłania:128 kb/s;
• sprzęt elektroniczny (komputer / laptop / smartfon / tablet) z kamerą i mikrofonem oraz z systemem operacyjnym (OS): macOS, Windows, LinuX OS, iOS, Android;
• przeglądarka internetowa: Google Chrome, Firefox, Safari, Internet Explorer, Microsoft Edge, Opera.

Usługa szkoleniowa będzie realizowana zgodnie ze standardem opisanym w "Specyfikacji usług rozwojowych zdalnych w czasie rzeczywistym", dostępnej pod adresem: https://bpws.pl/uslugi-zdalne/.