Efektywna organizacja zespołu: planowanie i delegowanie zadań

Program

Cel usługi szkoleniowej:

Celem szkolenia jest rozwinięcie praktycznych umiejętności efektywnego organizowania pracy zespołu, w szczególności w zakresie planowania, ustalania priorytetów, podziału ról i odpowiedzialności, delegowania zadań oraz monitorowania ich realizacji. Uczestnicy nauczą się dobierać zadania do kompetencji i obciążenia członków zespołu oraz wykorzystywać narzędzia wspierające sprawną organizację pracy.

Szkolenie ma również na celu zwiększenie efektywności, odpowiedzialności i zaangażowania zespołu, usprawnienie komunikacji oraz przygotowanie uczestników do rozwiązywania problemów organizacyjnych i konfliktów wynikających m.in. z podziału zadań i obowiązków.

Grupa docelowa:

Szkolenie skierowane jest do menedżerów, kierowników, liderów i koordynatorów zespołów, którzy odpowiadają za organizację pracy zespołu, planowanie i przydzielanie zadań oraz monitorowanie ich realizacji. Jest odpowiednie także dla osób przygotowywanych do objęcia funkcji liderskich.

Warunki organizacyjne:

Usługa realizowana będzie w grupie liczącej od 8 do 10 uczestników. Zajęcia prowadzone są w formie warsztatowej z wykorzystaniem metod aktywizujących, takich jak ćwiczenia indywidualne i zespołowe, analiza przypadków (case study), dyskusje moderowane oraz symulacje. Część teoretyczna stanowi wprowadzenie i podsumowanie zagadnień realizowanych podczas ćwiczeń praktycznych.

1 godzina szkolenia = 60 minut

Łączny czas trwania usługi wynosi 8 godzin zegarowych (1 dzień = 8 godzin). Przerwy są wliczone do czasu trwania usługi.

W czasie usługi zostanie zrealizowane:

• 1 godzina zajęć teoretycznych,
• 5 godzin 45 minut zajęć praktycznych,
• 15 minut walidacji (wliczanej do procesu kształcenia),
• 1 godzina przerw.

Program szkolenia:

1. Podstawy organizacji pracy w zespole

• Czym jest efektywna organizacja zespołu? Wprowadzenie do pojęcia organizacji pracy w zespole i omówienie jej kluczowych aspektów, takich jak planowanie, monitorowanie i realizacja zadań.
• Role i odpowiedzialności w zespole: Jak definiować i przypisywać role oraz zadania członkom zespołu, aby zapewnić płynną współpracę.

1. Planowanie i zarządzanie zadaniami zespołu

• Tworzenie skutecznych planów pracy: Jak ustalać realistyczne cele i harmonogramy zadań dla całego zespołu oraz monitorować ich realizację.
• Zarządzanie priorytetami: Jak ustalać priorytety zadań zespołu, aby optymalnie wykorzystać zasoby i czas pracy.
• Narzędzia do planowania zespołowego: Praktyczne wykorzystanie narzędzi do zarządzania projektami, takich jak listy kontrolne, kanban, tablice zadań czy oprogramowanie do zarządzania zadaniami.

1. Delegowanie zadań

• Zasady skutecznego delegowania: Jak delegować zadania w sposób, który zwiększa zaangażowanie i efektywność zespołu.
• Dopasowanie zadań do kompetencji: Jak efektywnie rozdzielać obowiązki, biorąc pod uwagę umiejętności, doświadczenie oraz preferencje członków zespołu.
• Monitorowanie realizacji zadań: Jak skutecznie śledzić postępy zespołu, zapewniając jednocześnie odpowiedni poziom wsparcia i kontroli.

1. Motywowanie i angażowanie zespołu

• Komunikacja w procesie organizacji pracy: Jak jasno komunikować cele, zadania i oczekiwania, aby zapewnić efektywną współpracę i uniknąć nieporozumień.
• Motywacja w procesie delegowania: Jak poprzez odpowiednie rozdzielanie zadań i dawanie odpowiedzialności zwiększać motywację członków zespołu.
• Rozwijanie kompetencji w zespole: Jak delegowanie zadań może służyć rozwojowi zawodowemu członków zespołu poprzez powierzenie im zadań rozwijających ich umiejętności.

1. Rozwiązywanie problemów organizacyjnych w zespole

• Przyczyny problemów z delegowaniem: Jakie są najczęstsze błędy w procesie delegowania zadań i jak ich unikać.
• Techniki rozwiązywania problemów: Praktyczne narzędzia i metody rozwiązywania problemów w zarządzaniu zespołem, takie jak analiza przyczyn i podejmowanie wspólnych decyzji.
• Zarządzanie konfliktami wynikającymi z podziału zadań: Jak identyfikować i rozwiązywać konflikty powstałe w wyniku nierównego rozdzielenia obowiązków.

Moduł walidacji będzie przebiegać następująco:

W ostatnich 15 minutach usługi trener przekaże uczestnikom kody dostępu do kwestionariusza on-line. Kwestionariusz będzie składał się z testu teoretycznego z automatycznie generowanym wynikiem. Test będzie zawierał pytania zamknięte z jedną lub wieloma prawidłowymi odpowiedziami. Czas przeznaczony na rozwiązanie testu wynosi 15 minut.

Walidacja zostanie przeprowadzona na platformie Google Forms z wykorzystaniem telefonów komórkowych uczestników oraz dostępnego połączenia Wi-Fi lub Internetu mobilnego (LTE). Wyniki testu będą dostępne dla uczestników bezpośrednio po jego zakończeniu.

Rolą trenera jest wyłącznie przekazanie uczestnikom kodów dostępu do testu. Trener nie ingeruje w przebieg walidacji ani w ocenę wyników. Za przygotowanie procesu walidacji oraz ocenę i weryfikację osiągniętych efektów uczenia się odpowiada niezależna osoba prowadząca walidację.

Osoba prowadząca walidację nie będzie obecna w trakcie zajęć. Będzie włączona w przygotowanie procesu walidacji oraz na etapie oceny i weryfikacji efektów uczenia się uczestników.

Realizator zapewnia: skrypt szkoleniowy, teczki, notesy, długopisy. Materiały szkoleniowe w formie fizycznej (papierowy skrypt oraz zestaw ćwiczeń) zostaną przekazane osobom uczestniczącym w usłudze na początku realizacji zajęć. Materiały będą rozłożone na stołach w sali szkoleniowej przed rozpoczęciem szkolenia przez każdego z uczestników.

Walidacja metodą testu teoretycznego z wynikiem generowanym automatycznie zostanie przeprowadzona na platformie Google forms z wykorzystaniem telefonów komórkowych należących do osób uczestniczących. Wykorzystane zostanie publiczne łącze Wi-Fi lub LTE dostępne w telefonach. Wyniki będą dostępne dla osób uczestniczących natychmiast po zakończeniu wypełniania testu z wynikiem generowanym automatycznie.