Skuteczna komunikacja cyfrowa: e-mail, komunikatory, spotkania online i bezpieczne udostępnianie plików

Dzień 1 – Jasna komunikacja cyfrowa i skuteczny e-mail

Blok 1.1. Jak komunikować się online, żeby być zrozumianym

• najczęstsze problemy w komunikacji cyfrowej,
• wiadomość bez celu, zbyt długi komunikat, brak konkretnej prośby,
• dobór kanału: e-mail, telefon, komunikator, spotkanie online,
• różnice między komunikacją prywatną, zawodową i urzędową,
• zasada: cel, odbiorca, treść, termin, oczekiwane działanie.

Blok 1.2. Dobry e-mail w praktyce

• temat wiadomości,
• powitanie i zakończenie,
• krótkie akapity i punktowanie informacji,
• jasna prośba, decyzja lub informacja,
• podpis, dane kontaktowe i załączniki,
• poprawianie przykładowej niejasnej wiadomości e-mail.

Blok 1.3. Załączniki, linki, DW, UDW i odpowiedzi

• kiedy wysłać załącznik, a kiedy link do pliku,
• jak nazwać plik przed wysłaniem,
• wersja robocza i finalna dokumentu,
• DW, UDW, „odpowiedz” i „odpowiedz wszystkim”,
• ryzyko przypadkowego ujawnienia danych lub korespondencji,
• checklista wiadomości przed wysłaniem.

Dzień 2 – Komunikatory, grupy i bezpieczeństwo wiadomości

Blok 2.1. Komunikatory w pracy i życiu codziennym

• SMS, Messenger, WhatsApp, Teams lub podobne narzędzia,
• rozmowa indywidualna i grupowa,
• szybka wiadomość a ważne ustalenie,
• zasady pisania krótkich i zrozumiałych komunikatów,
• potwierdzanie ustaleń i terminów,
• omówienie przykładowych wiadomości, które mogą prowadzić do nieporozumień.

Blok 2.2. Jak uporządkować komunikację w grupie

• cel grupy i zasady jej działania,
• kto powinien być w grupie,
• jak nie mieszać kilku spraw w jednym wątku,
• przypinanie ważnych informacji,
• podsumowywanie ustaleń,
• przygotowanie prostych zasad komunikacji grupowej.

Blok 2.3. Podejrzane wiadomości, linki i podszywanie się

• fałszywe wiadomości od banku, kuriera, urzędu lub znajomego,
• prośby o kod, przelew, dane lub kliknięcie w link,
• jak sprawdzić nadawcę i link,
• co zrobić po kliknięciu w podejrzany link,
• blokowanie i zgłaszanie podejrzanych kontaktów,
• wspólna analiza przykładowej podejrzanej wiadomości.

Dzień 3 – Spotkania online i omawianie efektów pracy

Blok 3.1. Przygotowanie i udział w spotkaniu online

• sprawdzenie linku do spotkania,
• kamera, mikrofon, głośniki i nazwa użytkownika,
• przygotowanie dokumentów i materiałów,
• zasady punktualności i obecności,
• korzystanie z czatu, reakcji i zgłaszania głosu,
• symulacja krótkiego spotkania online.

Blok 3.2. Udostępnianie ekranu i materiałów

• udostępnianie całego ekranu lub wybranego okna,
• ryzyko pokazania prywatnych danych,
• przesyłanie linków i dokumentów podczas spotkania,
• zamykanie niepotrzebnych kart i aplikacji,
• przygotowanie krótkiej prezentacji lub dokumentu do omówienia,
• ćwiczenie bezpiecznego udostępniania ekranu.

Blok 3.3. Ustalenia po spotkaniu i dalsza współpraca

• krótkie podsumowanie spotkania,
• lista zadań, terminów i osób odpowiedzialnych,
• przesłanie materiałów po spotkaniu,
• kiedy spotkanie można zastąpić wiadomością,
• ograniczanie chaosu i zmęczenia spotkaniami,
• przygotowanie i omówienie prostego podsumowania po spotkaniu.

Dzień 4 – Pliki, chmura, dokumenty współdzielone i netykieta

Blok 4.1. Bezpieczne przekazywanie plików i linków

• załącznik a link do pliku,
• pliki duże i małe,
• PDF jako wersja finalna,
• foldery prywatne i współdzielone,
• dostęp dla konkretnej osoby i dostęp przez link,
• uprawnienia: podgląd, komentarz, edycja.

Blok 4.2. Wspólna praca nad dokumentem

• dokument współdzielony,
• komentarze i sugestie zmian,
• historia wersji,
• oznaczanie osób,
• unikanie wielu kopii tego samego dokumentu,
• wspólne poprawianie dokumentu i omawianie zmian.

Blok 4.3. Walidacja

Godzina szkolenia trwa 60 minut. Przerwy i walidacja są wliczane do czasu trwania usługi szkoleniowej i jej kosztów.

Usługa realizowana jest on-line w czasie rzeczywistym.

Zajęcia prowadzone w ramach szkolenia będą realizowane metodami interaktywnymi i aktywizującymi. Metody stosowane podczas szkolenia: wykład, praktyczne przykłady, ćwiczenia, analiza, testy sprawdzające wiedzę.

Uczestnik powinien posiadać podstawową umiejętność obsługi komputera lub smartfona, korzystania z internetu oraz odbierania i wysyłania wiadomości.

Usługa nie obejmuje kosztów niezwiązanych bezpośrednio z usługą rozwojową, w szczególności kosztów środków trwałych przekazywanych przedsiębiorcom lub ich pracownikom, z wyłączeniem kosztów związanych z pokryciem specyficznych potrzeb osób z niepełnosprawnościami, które mogą zostać sfinansowane w ramach projektu w ramach mechanizmu racjonalnych usprawnień, o którym mowa w Wytycznych dotyczących realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027.

Usługa nie wynika z obowiązku przeprowadzenia szkoleń na zajmowanym stanowisku pracy wynikających z odrębnych przepisów prawa (np. wstępne i okresowe szkolenia z zakresu BHP, szkolenia okresowe potwierdzające kwalifikacje na zajmowanym stanowisku pracy); nie dotyczy umiejętności lub kompetencji podstawowych tj. (z ang. basic skills: literacy, numeracy, ICT skills); nie jest tożsama z usługą, która została wcześniej sfinansowana w ramach dofinansowania z innych źródeł.

Usługa nie jest świadczona przez podmiot będący jednocześnie podmiotem korzystającym z usług rozwojowych o zbliżonej tematyce w ramach danego projektu.

Liczba uczestników umożliwia wszystkim interaktywną swobodę udziału we wszystkich przewidzianych elementach zajęć (ćwiczenia, chat, testy, ankiety, współdzielenie ekranu itp.).

Walidacja

Walidacja odbywa się po zakończeniu szkolenia. Trener prowadzący szkolenie przygotowuje walidację, określa metody oceny i narzędzia, wyjaśnia procedurę walidacji, uruchamia testy oraz zbiera przygotowane prace. Ocenę testu końcowego i prac prowadzi osoba walidująca.

Test teoretyczny

Metoda służy do sprawdzenia wiedzy i rozumienia kluczowych pojęć, zasad i procesów dotyczących komunikacji cyfrowej, doboru kanałów kontaktu, korespondencji e-mail, komunikatorów, spotkań online, udostępniania plików, netykiety, bezpieczeństwa wiadomości oraz ochrony reputacji cyfrowej.

Dla zweryfikowania wzrostu poziomu wiedzy przeprowadzany jest test na początku szkolenia i po szkoleniu. Test jest przygotowany w formie zdalnej online, w warunkach kontrolowanych, z określonym czasem i dostępem. Uczestnicy otrzymują link do formularza online.

Narzędzia: formularz testu, zestaw kluczy odpowiedzi i oceny, rejestr wyników.

Próg zaliczenia: 70% prawidłowych odpowiedzi.

Analiza dowodów i deklaracji – zadanie praktyczne

Metoda polega na zbadaniu wytworów danej osoby pod kątem tego, w jakim stopniu mogą one świadczyć o osiągnięciu przez uczestnika wybranych efektów uczenia się.

Uczestnik przedkłada w formie pisemnej własne wypełnione zadanie praktyczne, np. przygotowaną wiadomość e-mail, poprawiony komunikat, plan spotkania online, checklistę bezpiecznego udostępniania plików albo osobisty kodeks komunikacji cyfrowej. Zadanie powinno zawierać także opis sposobu udostępnienia materiału innym osobom, zebrania komentarzy lub omówienia efektu pracy z wykorzystaniem prostego narzędzia cyfrowego.

Dokumenty walidacyjne: raport z analizy dowodów, formularz oceny, decyzja końcowa.

Wynik końcowy walidacji

Wynik końcowy stanowi połączenie wyniku testu oraz oceny dokumentów. Na tej podstawie osoba walidująca podejmuje decyzję o pozytywnym potwierdzeniu efektów uczenia się.

W razie niezaliczenia jednej z metod kandydat może zostać skierowany do poprawki testu lub uzupełnienia dokumentów.

Dokumentacją potwierdzającą udział i wynik walidacji jest certyfikat.

W trakcie szkolenia uczestnicy otrzymają dostęp do materiałów szkoleniowych - prezentacja w formacie .pdf oraz dostęp do materiałów multimedialnych.

Warunkiem uzyskania zaświadczenia o ukończeniu szkolenia jest obecność na min. 80% czasu trwania szkolenia i uzyskanie pozytywnego wyniku walidacji z testu (70% prawidłowych odpowiedzi) oraz walidacji w postaci analizy dowodów i deklaracji.

Przyjęte metody walidacji w pełni pozwalają na sprawdzenie uzyskania przez uczestnika oczekiwanych kompetencji w obszarze wiedza, umiejętności i kompetencje społeczne.

Osiągnięcie efektów uczenia się zostanie zweryfikowane w wymienionych formach walidacji i potwierdzone przez osobę wskazaną do walidacji w niniejszej karcie.

Firma szkoleniowa nie jest podmiotem pełniącym funkcję Beneficjenta lub partnera w którymkolwiek Regionalnym Programie lub FERS.

Firma nie jest podmiotem pełniącym funkcję Beneficjenta lub partnera w danym projekcie albo przez podmiot powiązanym z Beneficjentem lub partnerem kapitałowo lub osobowo.

1) Platforma (rodzaj komunikatora): WEBEX (http://webex.com.video-conferencing), platforma obsługiwana jest przez dedykowaną aplikację lub przeglądarkę. Każdy uczestnik przed rozpoczęciem usługi otrzyma pomoc techniczną w zakresie obsługi platformy Webex.

2) Minimalne wymagania dotyczące parametrów łącza sieciowego: 20/20 Mbit – zalecane do płynnej transmisji;

3) Minimalne wymagania sprzętowe: urządzenie (komputer, tablet, smartphone itp.) z dostępem do internetu oraz kamerą i głośnikiem, aktualnym oprogramowaniem, co najmniej 2 GB pamięci RAM.

4) Niezbędne oprogramowanie umożliwiające Uczestnikom dostęp do prezentowanych treści i materiałów: czytnik plików w formacie .pdf oraz .doc(x);

5) Okres ważności linku umożliwiającego uczestnictwo w spotkaniu on-line: ważny przez okres trwania szkolenia. Link do szkolenia zostanie wysłany użytkownik na wskazane adresy e-mail.

Podstawą do rozliczenia usługi jest przedstawienie wygenerowanego z systemu raportu, umożliwiającego weryfikację wszystkich uczestników oraz zastosowanego narzędzia.