Szkolenie-Kierownik apteki - rentowność, decyzje zakupowe, zarządzanie zespołem i komunikacja z pacjentem

Program szkolenia

Panel I. Rentowność apteki pod kontrolą – od danych do decyzji zarządczych

Czas: 45 min

Panel koncentruje się na wykorzystaniu podstawowych danych finansowych jako narzędzia wspierającego decyzje kierownika apteki.

Zakres:

• analiza relacji pomiędzy kosztami, przychodami i wynikiem apteki,
• identyfikowanie kosztów oraz obszarów generujących straty,
• rozpoznawanie działań obniżających rentowność placówki,
• budowanie świadomości kosztowej w codziennym zarządzaniu,
• podstawy interpretacji rachunku P&L i wykorzystania danych finansowych w podejmowaniu decyzji,
• ocena, które działania operacyjne mają największy wpływ na rentowność,
• rozróżnianie działań zwiększających obrót od działań faktycznie poprawiających wynik ekonomiczny.

Warsztat menedżerski:

Analiza przykładowej sytuacji finansowej apteki oraz wskazanie potencjalnych źródeł straty i obszarów wymagających interwencji kierownika.

Panel II. Inteligentne decyzje zakupowe – magazyn, płynność i marża

Czas: 90 min

Panel poświęcony jest jednemu z kluczowych obszarów wpływających na wynik ekonomiczny apteki – zarządzaniu zakupami i zapasem magazynowym.

Zakres:

• analiza magazynu jako narzędzia wspierającego decyzje zarządcze,
• kluczowe informacje, które powinien monitorować kierownik apteki,
• wpływ poziomu zapasów na płynność finansową,
• konsekwencje przeterminowań, nadmiernych stanów magazynowych i przetowarowania,
• identyfikowanie produktów generujących zamrożenie kapitału,
• działania wspierające utrzymanie „zdrowego magazynu”,
• wykorzystywanie dostępnych analiz systemowych do kontroli stanów magazynowych,
• omówienie wybranych analiz dostępnych w systemie Kamsoft, w zakresie możliwości trenera i używanej wersji systemu,
• analiza atrakcyjności ofert zakupowych,
• ocena tzw. „złotych strzałów” z perspektywy marży, rotacji i płynności,
• krótkoterminowa korzyść cenowa a długofalowa polityka zakupowa,
• znaczenie warunków kontraktowych we współpracy z dostawcami,
• dostępność leków jako element przewagi konkurencyjnej i jakości obsługi pacjenta.

Case study biznesowe:

Ocena przykładowej oferty zakupowej. Uczestnicy analizują wpływ decyzji na stan magazynowy, rotację zapasu i płynność finansową apteki.

Panel III. Strategiczna diagnoza własnej apteki – analiza SWOT w praktyce

Czas: 45 min

Panel pozwala uczestnikowi spojrzeć na własną aptekę z perspektywy strategicznej, a nie wyłącznie codziennych zadań operacyjnych.

Zakres:

• wykorzystanie analizy SWOT jako prostego narzędzia diagnostycznego,
• identyfikowanie mocnych stron placówki,
• rozpoznawanie słabych punktów ograniczających rozwój lub efektywność,
• analiza szans wynikających ze zmian rynkowych, lokalnych i społecznych,
• identyfikowanie zagrożeń dla funkcjonowania apteki,
• oddzielanie problemów wewnętrznych od czynników wynikających z otoczenia,
• przekładanie diagnozy SWOT na konkretne priorytety zarządcze,
• wybór obszarów o największym potencjale poprawy.

Warsztat strategiczny:

Każdy uczestnik przygotowuje analizę SWOT własnej apteki na dedykowanym szablonie, a następnie wybiera najważniejsze obszary wymagające działania.

Panel IV. Kierownik jako lider – zarządzanie zespołem, odpowiedzialnością i wynikiem

Czas: 90 min

Najbardziej menedżerska część szkolenia. Panel koncentruje się na przełożeniu roli kierownika z funkcji organizacyjnej na świadome zarządzanie zespołem i jego efektywnością.

Zakres:

• cechy i zachowania zespołu wspierające jakość obsługi oraz wyniki apteki,
• rola celów w zarządzaniu pracownikami,
• właściwe komunikowanie celów i oczekiwań,
• dobór stylu zarządzania do sytuacji oraz poziomu samodzielności pracownika,
• rola kierownika jako osoby organizującej pracę, wyznaczającej standardy i rozwijającej zespół,
• jasny podział odpowiedzialności, zadań i obowiązków,
• delegowanie zadań bez utraty kontroli nad ich realizacją,
• egzekwowanie ustaleń i rozliczanie wykonania,
• formułowanie zadań w sposób konkretny i możliwy do zweryfikowania,
• przydzielanie obowiązków z uwzględnieniem mocnych stron i talentów pracowników,
• różnice w stylach działania i komunikowania się członków zespołu,
• zarządzanie różnorodnością pokoleniową,
• współpraca i komunikacja pomiędzy Milenialsami a pokoleniem Z,
• reakcja kierownika na trudne sytuacje, opór i brak realizacji ustaleń.

Symulacja menedżerska:

Przygotowanie i sformułowanie komunikatu kierownika dotyczącego trudnej decyzji, wymagającego zadania lub sytuacji wymagającej wyegzekwowania odpowiedzialności.

Panel V. Pacjent w centrum nowoczesnej apteki – komunikacja i standard obsługi

Czas: 45 min

Panel rozwija umiejętność świadomego dostosowania komunikacji i organizacji obsługi do zróżnicowanych potrzeb współczesnych pacjentów.

Zakres:

• jasna, profesjonalna i zrozumiała komunikacja z pacjentem,
• znaczenie pierwszego kontaktu i sposobu prowadzenia rozmowy,
• zmiany społeczne wpływające na oczekiwania pacjentów,
• zmieniający się profil osoby korzystającej z usług apteki,
• rozpoznawanie potrzeb różnych grup pacjentów,
• pacjent geriatryczny – specyfika komunikacji i organizacji obsługi,
• dostosowanie języka i sposobu przekazywania informacji,
• identyfikowanie grup pacjentów istotnych z perspektywy danej lokalizacji,
• budowanie spójnego standardu obsługi.

Ćwiczenie praktyczne:

Opracowanie profilu głównych grup pacjentów własnej apteki oraz określenie sposobów dostosowania komunikacji i obsługi do ich potrzeb.

Panel VI. Profesjonalny wywiad i rekomendacja – od rozpoznania potrzeby do rozwiązania

Czas: 45 min

Panel koncentruje się na jakości rozmowy z pacjentem oraz logicznym procesie rozpoznawania jego potrzeb.

Zakres:

• znaczenie wywiadu w procesie obsługi pacjenta,
• zadawanie pytań pozwalających lepiej rozpoznać potrzeby,
• porządkowanie informacji uzyskanych podczas rozmowy,
• dobór rekomendacji do sytuacji przedstawionej przez pacjenta,
• uzasadnianie rekomendacji w sposób zrozumiały dla pacjenta,
• sprzedaż komplementarna jako element organizacji sprzedaży i kompleksowej obsługi,
• najczęstsze pytania i wątpliwości pacjentów,
• wyjaśnianie rekomendacji bez nadmiernie specjalistycznego języka,
• znaczenie spójności między potrzebą pacjenta a proponowanym rozwiązaniem.

Case study apteczne:

Analiza sytuacji pacjenta, wybór odpowiedniej rekomendacji oraz przedstawienie uzasadnienia decyzji.

Materiały szkoleniowe

Uczestnik powinien być związany zawodowo z apteką lub posiadać doświadczenie pozwalające odnieść zagadnienia do funkcjonowania placówki. Nie jest wymagana specjalistyczna wiedza z rachunkowości ani zaawansowana wiedza informatyczna