Zarządzanie projektami w przedsiębiorstwie – standaryzacja procesów, odpowiedzialności i kontroli realizacji

Dzień 1 – Organizacja systemu zarządzania projektami w przedsiębiorstwie

1. Miejsce zarządzania projektami w systemie zarządzania przedsiębiorstwem

• projekt jako narzędzie realizacji celów biznesowych przedsiębiorstwa,
• różnice pomiędzy działalnością operacyjną, procesową i projektową,
• znaczenie zarządzania projektami dla efektywności organizacji,
• powiązanie projektów ze strategią, celami biznesowymi i priorytetami przedsiębiorstwa,
• najczęstsze problemy organizacyjne wpływające na realizację projektów,
• identyfikacja obszarów wymagających uporządkowania i standaryzacji.

2. Inicjowanie przedsięwzięć projektowych

• identyfikacja potrzeby uruchomienia projektu,
• definiowanie problemu biznesowego lub szansy rozwojowej,
• określanie uzasadnienia biznesowego projektu,
• identyfikacja oczekiwanych rezultatów,
• wstępne określanie zakresu, czasu, zasobów i ograniczeń projektu,
• rozpoznawanie kluczowych interesariuszy.

3. Selekcja i priorytetyzacja projektów

• kryteria oceny inicjatyw projektowych,
• ocena wartości projektu dla przedsiębiorstwa,
• zgodność projektu z celami organizacji,
• ocena możliwości realizacyjnych przedsiębiorstwa,
• zarządzanie liczbą jednocześnie prowadzonych projektów,
• podejmowanie decyzji o rozpoczęciu, odroczeniu lub odrzuceniu projektu.

4. Role zarządcze na etapie inicjowania projektu

• rola Sponsora projektu,
• odpowiedzialność Project Managera,
• odpowiedzialność kierownictwa przedsiębiorstwa,
• zakres uprawnień decyzyjnych,
• relacje pomiędzy Sponsorem, Project Managerem i zespołem.

5. Karta projektu jako narzędzie zarządcze

• cel biznesowy projektu,
• zakres projektu,
• rezultaty i kryteria sukcesu,
• kluczowe terminy,
• budżet i zasoby,
• interesariusze,
• podstawowe ryzyka i ograniczenia,
• określenie odpowiedzialności.

Część warsztatowa: opracowanie założeń i karty wybranego projektu.

Dzień 2 – Projektowanie i standaryzacja procesów projektowych

1. Procesowe podejście do zarządzania projektami

• projekt jako uporządkowany proces zarządczy,
• znaczenie jednolitych zasad prowadzenia projektów,
• korzyści i zagrożenia wynikające ze standaryzacji,
• dopasowanie poziomu formalizacji do wielkości i złożoności projektu,
• unikanie nadmiernej biurokracji projektowej.

2. Cykl życia projektu w przedsiębiorstwie

• inicjowanie,
• planowanie,
• realizacja,
• monitorowanie i kontrola,
• zamknięcie i podsumowanie projektu,
• odpowiedzialność na poszczególnych etapach cyklu życia.

3. Projektowanie etapów procesu projektowego

• określanie etapów właściwych dla specyfiki przedsiębiorstwa,
• definiowanie wejścia i wyjścia z poszczególnych faz,
• określanie rezultatów wymaganych na każdym etapie,
• przypisywanie odpowiedzialności za realizację poszczególnych faz,
• powiązanie etapów z dokumentacją projektową.

4. Punkty kontrolne i decyzje zarządcze

• znaczenie punktów kontrolnych w zarządzaniu projektem,
• określanie kryteriów oceny postępu,
• przygotowanie informacji niezbędnych do podjęcia decyzji,
• decyzja o kontynuacji projektu,
• decyzja o zmianie zakresu lub harmonogramu,
• wstrzymanie lub zakończenie projektu,
• eskalowanie problemów do właściwego poziomu zarządczego.

5. Standard procesu projektowego

• określenie obowiązkowych etapów projektu,
• ustalenie minimalnego zestawu dokumentacji,
• określenie odpowiedzialności za decyzje,
• zasady raportowania,
• zasady dokumentowania zmian,
• dostosowywanie standardu do różnych typów projektów.

Część warsztatowa: zaprojektowanie modelowego procesu zarządzania projektem wraz z etapami i punktami decyzyjnymi.

Dzień 3 – Zarządzanie odpowiedzialnością i organizacją pracy projektowej

1. Struktura organizacyjna projektu

• organizacja zespołu projektowego,
• zależności pomiędzy strukturą przedsiębiorstwa a strukturą projektu,
• współpraca zespołów projektowych z działami operacyjnymi,
• odpowiedzialność funkcjonalna i projektowa,
• przeciwdziałanie konfliktom kompetencyjnym.

2. Role i zakresy odpowiedzialności

• Sponsor projektu,
• Project Manager,
• właściciele obszarów biznesowych,
• członkowie zespołu projektowego,
• eksperci wewnętrzni i zewnętrzni,
• interesariusze,
• osoby podejmujące decyzje.

3. Projektowanie macierzy odpowiedzialności

• przypisywanie odpowiedzialności za realizację działań,
• określanie osób odpowiedzialnych za decyzje,
• identyfikacja osób konsultowanych i informowanych,
• ograniczanie nakładania się kompetencji,
• eliminowanie zadań bez jednoznacznie wskazanego właściciela.

4. Delegowanie odpowiedzialności w projektach

• delegowanie zadania a delegowanie odpowiedzialności,
• określanie oczekiwanego rezultatu,
• ustalanie poziomu samodzielności pracownika,
• wyznaczanie granic decyzyjności,
• kontrolowanie realizacji bez nadmiernej ingerencji,
• odpowiedzialność Project Managera za koordynację pracy zespołu.

5. Dekompozycja celów projektu na działania

• przekładanie celu biznesowego na cele szczegółowe,
• podział rezultatów na zadania,
• określanie pakietów prac,
• identyfikacja zależności pomiędzy zadaniami,
• przypisywanie właścicieli zadań,
• określanie kryteriów wykonania.

6. Organizacja współpracy i komunikacji projektowej

• przepływ informacji pomiędzy uczestnikami projektu,
• spotkania projektowe,
• zasady raportowania problemów,
• komunikacja pomiędzy projektem a kierownictwem przedsiębiorstwa,
• ograniczanie chaosu komunikacyjnego,
• ustalanie odpowiedzialności za przekazywanie informacji.

Część warsztatowa: opracowanie struktury zespołu, macierzy odpowiedzialności oraz podziału prac dla wybranego projektu.

Walidacja efektów uczenia się

• test teoretyczny przeprowadzony w formie elektronicznej,
• pytania zamknięte jednokrotnego lub wielokrotnego wyboru,
• wynik testu generowany automatycznie.

Uczestnicy szkolenia otrzymają komplet materiałów dydaktycznych w formie elektronicznej (PDF), obejmujący:

• prezentację z zajęć z najważniejszymi zagadnieniami teoretycznymi,
• zestaw ćwiczeń praktycznych i studiów przypadków,
• arkusz samooceny i karty pracy,
• test walidacyjny oraz klucz odpowiedzi (po zakończeniu walidacji),
• zestaw rekomendacji i źródeł do samodzielnej pracy po szkoleniu.

W przypadku dofinansowania (70 % i wyżej) - przysługuje zwolnienie z VAT: § 3 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień