Cyfrowa obsługa klienta i automatyzacja recepcji w usługach zdrowia i urody – AI, e-dokumentacja i zielona transformacja pracy. Szkolenie z kwalifikacją

Dla osiągnięcia celu edukacyjnego, jakim jest przygotowanie uczestnika do wykonywania zadań w obszarze cyfrowej obsługi recepcji, program został dostosowany do celu usługi i przygotowuje uczestnika do wykorzystywania narzędzi cyfrowych i AI w organizacji zapisów, zarządzaniu kalendarzem, komunikacji z klientem, prowadzeniu i przetwarzaniu e-dokumentacji, ekstrakcji i walidacji danych oraz automatyzacji pracy recepcji. Szkolenie koncentruje się na cyfrowej obsłudze recepcji realizowanej na przykładzie sektora zdrowia i urody. Rdzeń usługi stanowią kompetencje cyfrowe i kompetencje związane z wykorzystywaniem AI, natomiast umiejętności komunikacyjne, organizacyjne i związane z obsługą klienta stanowią część uzupełniającą programu. Program obejmuje cyfrową organizację pracy, zastosowanie narzędzi AI, automatyzację procesów recepcyjnych, przetwarzanie danych i dokumentów, ochronę danych osobowych, model paperless oraz zasady zrównoważonego gospodarowania zasobami. Usługa prowadzi do uzyskania kwalifikacji „Pracownik biurowy z elementami sztucznej inteligencji”.

Zakres tematyczny

Moduł I: Uzupełniające standardy obsługi klienta i organizacji pracy recepcji

• standardy profesjonalnej obsługi klienta i pacjenta,
• etykieta biznesowa, komunikacja interpersonalna, dress code i budowanie pierwszego wrażenia,
• organizacja stanowiska pracy zgodnie z zasadami ergonomii, higieny i efektywnego gospodarowania zasobami,
• podstawy cyfrowej organizacji pracy recepcji.

Moduł II: Cyfrowa recepcja, przetwarzanie danych i dokumentów oraz automatyzacja procesów

• • cyfrowa dokumentacja i zasady archiwizacji danych;
  • narzędzia do ekstrakcji danych i rozpoznawania tekstu;
  • skanowanie i przetwarzanie dokumentów z wykorzystaniem OCR;
  • wyodrębnianie danych z dokumentów;
  • przygotowanie i czyszczenie danych przed ich wprowadzeniem do narzędzi AI;
  • etapy czyszczenia i walidacji danych oraz ich znaczenie dla jakości modeli AI;
  • identyfikowanie potencjalnych błędów w zbiorach danych i metody ich eliminacji;
  • walidacja poprawności i kompletności danych;
  • przepisy dotyczące ochrony danych osobowych i wymogi RODO w kontekście wdrażania narzędzi AI;
  • ocena wpływu na prywatność i przygotowanie raportu PIA;
  • wdrażanie środków bezpieczeństwa i systemu ograniczeń dostępu do danych osobowych;
  • przechowywanie dokumentacji w systemach cyfrowych i chmurowych;
  • automatyzacja procesów rejestracyjnych – formularze, przypomnienia i synchronizacja kalendarza;
  • wykorzystanie AI do zarządzania zapisami, kalendarzem i powiadomieniami;
  • profesjonalna komunikacja telefoniczna, zapisy na wizyty i obsługa klienta z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych.

Moduł III: Wykorzystanie narzędzi cyfrowych i AI w komunikacji oraz obsłudze klienta

• techniki komunikacji z klientem i pacjentem,
• prowadzenie rozmów w sytuacjach trudnych i obsługa reklamacji,
• wykorzystanie narzędzi AI do organizacji pracy recepcji, planowania zadań oraz przygotowywania wiadomości i odpowiedzi na pytania klientów,
• formułowanie poleceń dla AI w zadaniach związanych z obsługą recepcji,
• sprawdzanie poprawności i adekwatności treści przygotowanych przez AI,
• współpraca z zespołem i wsparcie wdrażania nowych rozwiązań cyfrowych.

Moduł IV: Zielona transformacja i model paperless w usługach zdrowia i urody

• zasady zrównoważonego rozwoju i gospodarki o obiegu zamkniętym w pracy recepcji,
• ograniczanie zużycia papieru i wdrażanie modelu paperless,
• segregacja odpadów oraz racjonalne gospodarowanie energią i materiałami biurowymi,
• promowanie praktyk proekologicznych i efektywności zasobów w zespole.

Moduł V: Organizacja pracy recepcji i współpraca z zespołem

• planowanie grafiku i organizacja zapisów klientów,
• koordynacja przepływu informacji w zespole,
• optymalizacja procesów recepcyjnych i wykorzystania czasu pracy,
• rozwiązywanie problemów organizacyjnych i zgłaszanie usprawnień procesów,
• wspieranie zespołu w korzystaniu z narzędzi AI i automatyzacji pracy recepcji.

Łącznie: teoria: 3 godz. 15 min, praktyka: 3 godz. walidacja: 45 min przerwy: 1 godz.

Walidacja efektów uczenia się

• test teoretyczny,
• analiza dowodów i deklaracji.

Kwalifikacja „Pracownik biurowy z elementami sztucznej inteligencji” realizowana jest w ramach szkolenia z cyfrowej obsługi recepcji, na przykładzie zadań występujących w sektorze zdrowia, beauty, wellness i SPA. Główny zakres usługi obejmuje rozwój kompetencji cyfrowych i wykorzystanie narzędzi AI w pracy administracyjno-biurowej, w szczególności podczas zarządzania zapisami i kalendarzem, przetwarzania dokumentów i danych, automatyzacji czynności recepcyjnych oraz ochrony danych osobowych. Zagadnienia związane z komunikacją, organizacją pracy i obsługą klienta stanowią uzupełnienie kompetencji cyfrowych rozwijanych w ramach usługi. Ćwiczenia, przykłady i zadania praktyczne odnoszą się do sytuacji występujących w pracy recepcji.

warunki organizacyjne:

• Usługa realizowana jest w grupie, maksymalnie do 6 uczestników, co umożliwia bieżący kontakt z trenerem, wsparcie, aktywny udział każdego uczestnika i skuteczne przeprowadzenie ćwiczeń praktycznych.
• Każdy uczestnik ma zapewnione stanowisko do pracy, dostęp do materiałów szkoleniowych, narzędzi biurowych i narzędzi cyfrowych niezbędnych do realizacji ćwiczeń.
• Organizacja szkolenia uwzględnia warunki lokalowe odpowiednie do prowadzenia zajęć teoretycznych i praktycznych, dostęp do internetu, przestrzeń do symulacji rozmów i ćwiczeń.
• Podczas zajęć wykorzystywane są przykładowe formularze, kalendarze, dokumenty elektroniczne, scenariusze komunikacji z klientem oraz zadania związane z organizacją pracy recepcji.
• Zajęcia prowadzone są z wykorzystaniem prezentacji, omówienia przykładów, ćwiczeń indywidualnych, symulacji sytuacji zawodowych, analizy przypadków oraz praktycznej pracy z narzędziami cyfrowymi i AI.
• Zajęcia mają charakter intensywny i są realizowane z wykorzystaniem przygotowanych wcześniej środowisk ćwiczeniowych, wzorów dokumentów, formularzy, przykładowych zbiorów danych oraz scenariuszy odpowiadających zadaniom wykonywanym w pracy recepcji. Uczestnicy wykonują ćwiczenia dotyczące wykorzystania AI, OCR, czyszczenia i walidacji danych, ochrony danych osobowych, raportu PIA, organizacji zapisów oraz cyfrowej komunikacji z klientem. Zastosowanie gotowych środowisk i materiałów umożliwia skoncentrowanie zajęć na praktycznym wykonaniu zadań objętych efektami uczenia się, bez konieczności instalowania i konfigurowania narzędzi od podstaw.

Sposób organizacji walidacji

Walidacja efektów uczenia się realizowana jest przez niezależny podmiot zewnętrzny – ICVC Certyfikacja Sp. z o.o. – z zachowaniem zasady rozdzielności pomiędzy procesem szkolenia a procesem walidacji.

Walidacja prowadzona jest z wykorzystaniem dwóch metod:

• testu teoretycznego,
• analizy dowodów i deklaracji.

Test teoretyczny służy weryfikacji efektów uczenia się z zakresu wiedzy, w szczególności dotyczących narzędzi cyfrowych i AI, automatyzacji procesów recepcyjnych, cyfrowej organizacji pracy, modelu paperless, zasad czyszczenia i walidacji danych oraz ochrony danych osobowych i wymogów RODO związanych z wdrażaniem narzędzi AI.

Analiza dowodów i deklaracji służy weryfikacji umiejętności i kompetencji społecznych. Obejmuje ocenę rezultatów zadań dotyczących wykorzystania AI w komunikacji z klientem, organizacji zapisów i kalendarza, prowadzenia e-dokumentacji, ekstrakcji danych i rozpoznawania tekstu z wykorzystaniem OCR, przeprowadzenia oceny wpływu na prywatność, przygotowania raportu PIA, wdrażania środków bezpieczeństwa i ograniczeń dostępu do danych osobowych, automatyzacji czynności recepcyjnych oraz wspierania zespołu we wdrażaniu rozwiązań cyfrowych. Dowody są gromadzone indywidualnie dla każdego uczestnika przez cały okres realizacji szkolenia.

Dowody potwierdzające osiągnięcie efektów uczenia się są wytwarzane przez uczestników indywidualnie podczas ćwiczeń praktycznych i gromadzone przez cały czas realizacji zajęć. Walidacja końcowa obejmuje test teoretyczny oraz analizę przygotowanych przez uczestnika rezultatów zadań. Czas 45 minut przeznaczony jest na przeprowadzenie testu oraz ocenę zgromadzonych wcześniej dowodów, a nie na ponowne wykonywanie wszystkich zadań praktycznych.

Proces walidacji odbywa się pod nadzorem osoby wyznaczonej przez ICVC Certyfikacja Sp. z o.o. Osoba nadzorująca odpowiada za prawidłowy przebieg walidacji, kontrolę samodzielności udzielania odpowiedzi i wykonywania zadań oraz zgodność oceny z przyjętymi kryteriami weryfikacji.

Warunkiem zaliczenia walidacji jest uzyskanie minimum 75% punktów z każdej metody osobno, tj. z testu teoretycznego oraz analizy dowodów i deklaracji.

Informacja o certyfikacji

Usługa prowadzi do uzyskania kwalifikacji: Pracownik biurowy z elementami sztucznej inteligencji (Numer: ICVC/PBI 20826.99).

Walidację prowadzi ICVC Certyfikacja Sp. z o.o., natomiast certyfikat wydawany jest przez Talent Odyssey Ltd. jako podmiot certyfikujący.

Warunkiem uzyskania certyfikatu jest uzyskanie minimum 75 % punktów z każdej metody walidacji.

Certyfikat wydawany jest w terminie maksymalnie do 7 dni roboczych od dnia zakończenia walidacji zakończonej wynikiem pozytywnym. Termin realizacji usługi uwzględnia również czas oczekiwania na wynik walidacji i certyfikacji.

Weryfikacja postępów w trakcie usługi

Postępy uczestników są monitorowane na bieżąco poprzez obserwację wykonywanych ćwiczeń, analizę przygotowywanych zadań oraz udzielanie informacji zwrotnej. Prowadząca ocenia poprawność wykonywanych działań, wskazuje obszary wymagające doskonalenia oraz przekazuje wskazówki umożliwiające osiągnięcie zakładanych efektów uczenia się.

W trakcie zajęć uczestnicy wykonują zadania związane z organizacją zapisów i kalendarza, przygotowywaniem komunikatów przy użyciu AI, prowadzeniem e-dokumentacji, automatyzacją czynności recepcyjnych oraz rozwiązywaniem przykładowych sytuacji zawodowych. Rezultaty ćwiczeń są na bieżąco omawiane i korygowane.

Skrypty szkoleniowe w formie elektronicznej, artykuły piśmiennicze i notatniki.

Podstawą zwolnienia z VAT jest: § 3 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z podatku VAT, jeśli usługa kształcenia zawodowego jest finansowana ze środków publicznych w co najmniej 70%.