Pracownik administracyjno-biurowy z uwzględnieniem cyfrowych i zielonych kwalifikacji

Szczegółowy plan zajęć, uwzględniający podział na dni i godziny oraz przerwy, zostanie opracowany i udostępniony na 6 dni przed rozpoczęciem szkolenia, zgodnie z regulaminem BUR. Będzie on dostosowany do preferencji czasowych uczestników.

Aby jak najlepiej dostosować godziny szkolenia do potrzeb grupy, zachęcamy zainteresowane osoby do kontaktu w celu określenia preferowanych terminów zajęć.

• Szkolenie może być realizowane zarówno jednorazowo w tygodniu, jak i kilka razy, w zależności od wybranego trybu. Zajęcia dzienne zapewniają intensywną naukę i pełne skupienie, natomiast popołudniowe pozwalają na elastyczne łączenia szkolenia z innymi obowiązkami.
• Dla większej wygody uczestników dostępna jest również opcja zajęć weekendowych, co umożliwia jeszcze lepsze dopasowanie harmonogramu do różnych stylów życia.
• Ze względu na otwartość na potrzeby grupy, harmonogram nie został jeszcze ustalony- dopasujemy go tak, aby jak najlepiej odpowiadał uczestnikom i ich różnym preferencjom czasowym.
• Należy również pamiętać, że plan zajęć może ulec drobnym modyfikacjom w zależności od tempa pracy grupy, czasu potrzebnego na wykonanie ćwiczeń oraz indywidualnego przyswajania materiału przez uczestników.

MODUŁ I

Przepływ informacji w zarządzaniu biurem. Zasady efektywnej komunikacji

1. Instrukcja kancelaryjna.
2. Systemy kancelaryjne.
3. Obieg korespondencji.
4. Korespondencja w sprawach osobowych.
5. Korespondencja w sprawach handlowych, administracyjnych, finansowych.
6. Komunikacja werbalna
7. Komunikacja niewerbalna
8. Bariery w komunikacji
9. Konflikty w biurze i ich rozwiązywanie.
10. Zasady savoir - vivre 'u w biurze.

MODUŁ II

Archiwizacja dokumentacji

1. Podstawowe pojęcia i definicje
2. Rodzaje dokumentów i ich klasyfikacja
3. Cykl życia dokumentu
4. Obieg dokumentów
5. Prawo i normy dotyczące archiwizacji
6. Zasady i metody archiwizacji
7. Archiwa i ich rodzaje
8. Przechowywanie dokumentów
9. Elektroniczne systemy archiwizacji
10. Brakowanie dokumentacji
11. Digitalizacja dokumentów
12. Bezpieczeństwo i dostęp do archiwum

MODUŁ III

Organizacja czasu i miejsca pracy

1. Charakterystyka pracy biurowej
2. Organizacja stanowiska pracy
3. Zasady ergonomii pracy przy komputerze
4. Organizacja czasu pracy
5. Rodzaje i formy czasu pracy
6. Dokumentowanie czasu pracy
7. Zarządzanie dokumentacją i informacją
8. Komunikacja w miejscu pracy
9. Organizacja pracy indywidualnej i zespołowej
10. Zarządzanie stresem i higiena pracy
11. Nowoczesne technologie w pracy biurowej

MODUŁ IV

Organizacja narad i spotkań

1. Pojęcie i cel narad oraz spotkań służbowych
2. Rodzaje narad i spotkań
3. Etapy organizacji narady/spotkania
4. Rola organizatora spotkania
5. Prowadzenie narady/spotkania
6. Komunikacja podczas narad
7. Zasady savoir-vivre’u w trakcie narad i spotkań
8. Notowanie i protokołowanie spotkań
9. Ocena skuteczności narad i spotkań

MODUŁ V

Kontakty z partnerami i klientami firmy

1. Umowa konsumencka i jej skutki.
2. Podstawy prawne reklamacji.
3. Rodzaje odpowiedzialności materialnej.
4. Podpisanie odpowiedzialności materialnej.
5. Uzyskanie zaświadczenia o niekaralności.

MODUŁ VI

Podstawy komunikacji w organizacji oraz komunikacja z klientem

1. Umiejętność przekazywania informacji na temat działalności firmy:
2. Podstawowe zasady prowadzenia rozmów telefonicznych,
3. Podstawowe zasady prowadzenia rozmów bezpośrednich.
4. Definicja komunikacji.
5. Rodzaje komunikacji ze względu na różne kryteria podziału:
6. Komunikacja werbalna:
7. Aktywne słuchanie,
8. Poziomy komunikacji.
9. Komunikacja niewerbalna.
10. Rodzaje barier komunikacyjnych.
11. Sposoby pokonywania barier.
12. Zasady konstruktywnego porozumiewania się.
13. Umiejętność organizowania czasu i miejsca pracy.

MODUŁ VII

Kreowanie wizerunku, zasady drees-code

1. Znaczenie wizerunku w pracy biurowej
2. Czym jest profesjonalny wizerunek?
3. Wpływ wyglądu na relacje z klientem, współpracownikami i przełożonym
4. Pierwsze wrażenie w środowisku zawodowym
5. Dress code w biurze
6. Rodzaje dress code’u w środowisku biurowym:
   1. Business formal
   2. Business casual
   3. Casual Friday – kiedy można mniej formalnie?
7. Zasady ubioru w zależności od typu instytucji (urząd, kancelaria, biuro prywatne)

MODUŁ VIII

Współpraca w grupie i z przełożonymi

1. Rola pracownika biurowego w zespole
2. Zakres obowiązków i odpowiedzialność
3. Znaczenie współpracy w strukturze organizacyjnej
4. Równowaga między samodzielnością a pracą zespołową
5. Efektywna współpraca w zespole
6. Cechy dobrego współpracownika
7. Budowanie zaufania i pozytywnych relacji
8. Radzenie sobie z trudnymi osobami w zespole
9. Rola przełożonego – jak z nim współpracować?
10. Hierarchia w firmie – jak ją rozumieć?
11. Oczekiwania przełożonych wobec pracownika biurowego
12. Umiejętność przyjmowania poleceń i konstruktywnej krytyki
13. Rozwiązywanie konfliktów
14. Źródła konfliktów w zespole
15. Techniki rozwiązywania sporów
16. Mediacje i kompromis
17. Kultura organizacyjna i etyka zawodowa
18. Normy i wartości w miejscu pracy
19. Kodeks etyczny pracownika biurowego
20. Współodpowiedzialność za atmosferę w pracy

MODUŁ VIII

1. Obsługa urządzeń biurowych

• Biurowe środki techniczne :
• Instrumentalizacja zarządzania.
• Rodzaje biurowych środków technicznych.
• Charakterystyka urządzeń łączności, liczących, małej i średniej mechanizacji.
• Sposoby wykorzystania biurowych środków technicznych:
• kserokopiarki,
• faksu,
• telefonu, telefonu z automatyczną sekretarką,
• telefonu komórkowego,
• dyktafonu,
• bindownicy,
• skanera,
• drukarki,
• laptopu,
• termozgrzewarki.

MODUŁ IX

Podstawy obsługi komputera

1. MS Word – edytor tekstu
2. Podstawowe reguły edycji i formatowania tekstu w ms Word
3. Tworzenie nowych dokumentów, wyszukiwanie i otwieranie istniejących
4. Wprowadzanie, edycja i formatowanie przykładowych pism urzędowych
5. Zastosowanie automatycznego wypunktowania, numerowania i list wielopoziomowych
6. Nagłówki i stopki dokumentu
7. Wstawianie i edycja obiektów graficznych w tekście
8. Współpraca MS Word z MS Excel – wstawianie wykresów
9. Wstawianie, edycja tabel
10. Wykorzystanie auto kształtów, galerii clip-art. oraz edytora napisów ozdobnych do ozdabiania, wyróżniania i ilustrowania treści dokumentu.
11. Automatyczne spisy treści, ilustracje i skorowidze
12. Wykorzystanie wbudowanych szablonów dokumentów (faksy, kalendarze, protokoły
13. MS Excel – arkusz kalkulacyjny w podstawowych zastosowaniach biznesowych
14. Podstawowe zasady pracy w arkuszu kalkulacyjny
15. Składowe skoroszytu – modyfikacja i dostosowywanie.
16. Adresowanie komórek
17. Podstawowe sposoby formatowania danych arkusza
18. Tworzenie i modyfikacja formuł arytmetycznych
19. Wykorzystanie podstawowych funkcji wbudowanych
20. Tworzenie wykresów
21. Sortowanie, filtrowanie i sumy pośrednie.
22. Wykorzystanie wbudowanych szablonów arkuszy w codziennej pracy (FV, harmonogramy, zestawienia godzin itd.),
23. Internet
24. Zasady przeglądania Internetu .
25. Zabezpieczenia i bezpieczeństwo w sieci
26. Przeglądarka internetowa – ułatwienia korzystania
27. Zasady korzystania z zakładek przeglądarki internetowej.
28. Przeszukiwanie Internetu i segregowanie jego treści.
29. Zagadnienia związane z prawem autorskim i ochroną danych.
30. Przeglądanie i korzystanie z zasobów Internetu (e-urząd, e-sklep, bank itp.)
31. Wypełnianie formularzy on-line
32. Wysyłanie aplikacji przez Internet
33. Zasady i obsługa poczty elektronicznej.
34. Organizacja i zarządzanie pocztą elektroniczną.

Moduł X

Zielone kompetencje i dobrostan psychiczny w pracy praktyka

1. Znaczenie dobrostanu psychicznego w pracy z klientem.
2. Źródła stresu w pracy w biurze.
3. Rozpoznawanie objawów przeciążenia i wypalenia zawodowego.
4. Techniki radzenia sobie ze stresem.
5. Zarządzanie emocjami podczas prowadzenia trudnych rozmów.
6. Budowanie odporności psychicznej.
7. Organizacja pracy sprzyjająca zachowaniu równowagi między życiem zawodowym i prywatnym.
8. Asertywność oraz wyznaczanie granic w kontaktach z klientami.
9. Korzystanie z dostępnych form wsparcia psychologicznego i organizacyjnego.
10. Zasady zrównoważonego rozwoju w działalności przedsiębiorstw i instytucji.
11. Cyfryzacja procesów obsługi klienta jako element ochrony środowiska.
12. Ograniczanie zużycia papieru poprzez wykorzystanie elektronicznego obiegu dokumentów, podpisu elektronicznego oraz archiwizacji cyfrowej.
13. Racjonalne gospodarowanie materiałami biurowymi (papier, tonery, materiały eksploatacyjne).
14. Efektywne wykorzystanie energii elektrycznej w miejscu pracy.
15. Segregacja odpadów biurowych oraz zasady recyklingu sprzętu elektronicznego.
16. Wpływ codziennych działań pracownika na ograniczenie emisji CO₂.

Uczestnicy kursu otrzymują materiały piśmiennicze (teczkę, zeszyt, długopis) oraz kopie materiałów omawianych na kursie.

W szkoleniu mogą uczestniczyć osoby, które:

- ukończyły co najmniej szkołę podstawową lub gimnazjum

- ukończyły 18 rok życia.