Szkolenie: Pracownik biurowy z elementami sztucznej inteligencji – automatyzacja procesów, zarządzanie informacją i bezpieczne wykorzystanie AI

Warunki osiągnięcia celu edukacyjnego

Dla osiągnięcia pełnych korzyści edukacyjnych oraz przygotowania uczestnika do wykonywania zadań biurowych, administracyjnych i organizacyjnych z wykorzystaniem narzędzi sztucznej inteligencji wymagane są:

• podstawowa umiejętność obsługi komputera, klawiatury, przeglądarki internetowej i poczty elektronicznej,
• gotowość do pracy z dokumentami, informacjami, kalendarzem oraz narzędziami komunikacji cyfrowej,
• otwartość na poznawanie nowych narzędzi i wykonywanie praktycznych ćwiczeń,
• gotowość do stosowania zasad ochrony danych, bezpieczeństwa informacji i odpowiedzialnego korzystania z AI.

Szkolenie jest odpowiednie dla osób początkujących i nie wymaga znajomości programowania, informatyki ani wcześniejszego doświadczenia na stanowisku biurowym.

Usługa skierowana jest zarówno do osób planujących zmianę ścieżki zawodowej i rozpoczęcie pracy biurowej, jak i do obecnych pracowników administracyjnych, biurowych, sekretariatów, działów obsługi klienta, kadr, sprzedaży, marketingu i innych działów wspierających funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Rekomendacja techniczna

Dla zapewnienia odpowiedniego tempa pracy wskazana jest podstawowa umiejętność korzystania z komputera oraz poruszania się w środowisku internetowym. Sprzęt powinien posiadać aktualną przeglądarkę internetową umożliwiającą dostęp do narzędzi chmurowych, aplikacji biurowych i narzędzi sztucznej inteligencji wykorzystywanych podczas zajęć.Do udziału w usłudze nie jest wymagane instalowanie specjalistycznego oprogramowania ani posiadanie zaawansowanego sprzętu komputerowego.

Zakres tematyczny

DZIEŃ I

1. Wprowadzenie do sztucznej inteligencji w pracy biurowej

• podstawowe pojęcia związane ze sztuczną inteligencją i automatyzacją,
• rola AI w pracy biurowej, administracyjnej i organizacyjnej,
• przykłady zastosowania AI w przedsiębiorstwach i instytucjach,
• możliwości i ograniczenia narzędzi generatywnej sztucznej inteligencji,
• rozpoznawanie zadań, które mogą zostać usprawnione lub częściowo zautomatyzowane,
• zasady odpowiedzialnego korzystania z narzędzi AI.

2. Klasyfikacja i dobór narzędzi AI do zadań biurowych

• narzędzia AI do tworzenia, redagowania i podsumowywania treści,
• narzędzia wspierające zarządzanie dokumentami i informacją,
• narzędzia do ekstrakcji danych, rozpoznawania tekstu i pracy z plikami PDF,
• narzędzia do analizy i wizualizacji danych,
• wirtualni asystenci wspierający organizację pracy,
• porównywanie funkcjonalności, zakresu zastosowania i ograniczeń wybranych narzędzi,
• dobór właściwego rozwiązania do określonego zadania biurowego.

3. Przygotowanie, czyszczenie i walidacja danych

• znaczenie jakości danych dla poprawności wyników generowanych przez AI,
• identyfikowanie braków, duplikatów, błędnych formatów i niespójnych informacji,
• porządkowanie danych tekstowych i tabelarycznych,
• ujednolicanie nazw, dat, numerów i kategorii,
• usuwanie niepotrzebnych lub błędnych informacji,
• porównywanie danych z dokumentami źródłowymi,
• praktyczne ćwiczenie z czyszczenia i walidacji danych biurowych.

4. Ekstrakcja danych i rozpoznawanie tekstu w dokumentach

• zasady działania narzędzi OCR,
• pozyskiwanie tekstu ze skanów, zdjęć, formularzy i plików PDF,
• wyodrębnianie danych z faktur, zestawień, formularzy i dokumentów,
• przenoszenie pozyskanych informacji do tabel i uporządkowanych zestawień,
• identyfikowanie błędów rozpoznawania tekstu,
• korekta, porządkowanie i zatwierdzanie wyodrębnionych danych,
• ćwiczenie praktyczne z wykorzystaniem przykładowych dokumentów biurowych.

DZIEŃ II

5. Automatyzacja organizacji pracy, kalendarza i komunikacji

• wykorzystanie AI w planowaniu spotkań i zadań,
• tworzenie harmonogramów, agend i list działań,
• wspieranie zarządzania kalendarzem i terminami,
• przygotowywanie wiadomości, odpowiedzi i komunikatów,
• tworzenie podsumowań spotkań i notatek służbowych,
• projektowanie prostych procedur automatyzacji pracy biurowej,
• dokumentowanie sposobu wykorzystania narzędzia AI w procesie organizacyjnym,
• ćwiczenie z konfiguracji przykładowego procesu planowania i komunikacji.

6. Analiza i kontrola wyników generowanych przez AI

• przyczyny powstawania błędów i nieprawidłowości w odpowiedziach AI,
• rozpoznawanie halucynacji, niespójności i informacji niepotwierdzonych,
• porównywanie wyniku AI z dokumentem źródłowym lub danymi referencyjnymi,
• sprawdzanie kompletności, aktualności i zgodności informacji,
• zasada nadzoru człowieka nad wynikiem pracy narzędzia,
• tworzenie checklisty kontroli jakości,
• poprawianie instrukcji i ponowne generowanie wyniku,
• dokumentowanie przeprowadzonej weryfikacji.

7. Ochrona danych osobowych i bezpieczeństwo informacji

• podstawowe zasady RODO w kontekście korzystania z narzędzi AI,
• rozpoznawanie danych osobowych, danych szczególnych kategorii i informacji poufnych,
• zasada minimalizacji danych,
• ograniczanie zakresu informacji wprowadzanych do narzędzi AI,
• anonimizacja i pseudonimizacja danych w ćwiczeniach biurowych,
• zasady nadawania i ograniczania dostępu do informacji,
• różnice pomiędzy publicznymi narzędziami AI a rozwiązaniami przeznaczonymi dla organizacji,
• identyfikowanie sytuacji mogących wymagać oceny skutków dla ochrony danych – DPIA,
• przygotowanie uproszczonej analizy wpływu na prywatność lub elementów raportu PIA,
• określanie momentu, w którym należy skonsultować proces z administratorem danych lub inspektorem ochrony danych.

8. Etyczne wdrażanie AI i współpraca z zespołem

• zasady etycznego i niedyskryminującego korzystania ze sztucznej inteligencji,
• identyfikowanie potencjalnych uprzedzeń w wynikach generowanych przez AI,
• wpływ automatyzacji na pracowników i organizację pracy,
• angażowanie pracowników w proces wdrażania nowych narzędzi,
• zbieranie opinii i zgłaszanie problemów związanych z działaniem AI,
• współpraca pomiędzy działami podczas wdrażania rozwiązań cyfrowych,
• zgodność wykorzystania AI z wartościami i zasadami organizacji,
• przygotowywanie instrukcji i materiałów edukacyjnych dla pracowników,
• wspieranie zespołu w bezpiecznym i odpowiedzialnym korzystaniu z AI.

9. Warsztat praktyczny – projekt usprawnienia procesu biurowego

• wybór przykładowego procesu biurowego lub administracyjnego,
• identyfikacja czynności możliwych do usprawnienia z wykorzystaniem AI,
• dobór narzędzia odpowiedniego do zadania,
• przygotowanie danych i dokumentów do pracy,
• wykonanie ekstrakcji, analizy lub automatyzacji wybranej czynności,
• weryfikacja poprawności wygenerowanego wyniku,
• identyfikacja ryzyka dla danych osobowych i informacji poufnych,
• opracowanie procedury nadzoru człowieka,
• przygotowanie krótkiej instrukcji wdrożenia narzędzia w organizacji,
• przedstawienie sposobu komunikowania zmiany pracownikom.

Walidacja

Metody walidacji efektów uczenia się:

• test teoretyczny,
• analiza dowodów i deklaracji.

Walidacja zostanie przeprowadzona z zachowaniem rozdzielności funkcji szkoleniowej i walidacyjnej. Osoba prowadząca szkolenie nie będzie podejmowała decyzji o wyniku walidacji. Walidację przeprowadzi uprawniona osoba lub podmiot zewnętrzny.

Szkolenie przygotowuje do walidacji efektów uczenia się określonych dla kwalifikacji:

„Pracownik biurowy z elementami sztucznej inteligencji” – ICVC/PBI 20826.99..

Warunki organizacyjne:

• W trakcie niniejszego szkolenia uczestnik będzie miał przerwę kawową trwającą 30 min oraz przerwę obiadową trwającą 30min wliczającą się w czas trwania szkolenia.
• Łączny czas realizacji szkolenia wynosi 16 godzin, w tym 5 godzin zajęć teoretycznych, 8 godzin zajęć praktycznych, 1 godzina walidacji oraz 2 godziny przerwy.
• Uczestnik ma zapewnione stanowisko pracy w trakcie trwania szkolenia.
• Organizator szkolenia dostarcza sprzęt komputerowy w liczbie 1szt/os. oraz licencje niezbędne do przeprowadzenia szkolenia. Jeśli uczestnik preferuje - może zabrać swój sprzęt komputerowy z dostępem do przeglądarki internetowej, a organizator za jej pośrednictwem zapewni dostęp do licencji niezbędnych do przeprowadzenia szkolenia.
• Liczba stanowisk pracy podczas szkolenia uzależniona jest od ilości uczestników.
• Warunkiem uzyskania zaświadczenia jest uczestnictwo w co najmniej 80% zajęć usługi rozwojowej oraz pozytywnej walidacji (test teoretyczny, analiza dowodów i deklaracji).
• Walidacja przeprowadzona zostanie z zapewnieniem rozdzielności funkcji procesu szkoleniowego od procesu walidacji – walidacja realizowana przez podmiot zewnętrzny.
• Szkolenie jest zakończone egzaminem. Certyfikat uzyskania kwalifikacji wydawany jest osobom, które zdały egzamin weryfikujący.
• Walidacja zostanie przeprowadzona w formie: testu teoretycznego, analizy dowodów i deklaracji.
• Weryfikacja testu oraz ocena części praktycznej odbywa się bezpośrednio po zakończeniu walidacji. Uczestnik otrzymuje informację o wyniku walidacji tego samego dnia, maksymalnie w ciągu 60 minut od jej zakończenia.
• Certyfikat wydawany jest w terminie do 7 dni roboczych od dnia pozytywnego zaliczenia walidacji.

Uczestnikowi zostaną przekazane materiały dydaktyczne w postaci skryptu, notesu, długopisu, jak również materiały niezbędne do realizacji części praktycznej szkolenia.

Materiały zgodne ze Standardami dostępności 2021–2027 - zapewniają wysoki kontrast, czytelny układ, podpisane grafiki i prosty język.

Zwolnienie z VAT na podstawie § 3 ust. 1 pkt 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (tekst jednolity: Dz. U. z 2025 r. poz. 832)

Uczestnik, zapisując się na usługę, oświadcza, że odbywa się ona poza godzinami pracy lub w dni wolne od pracy.

Organizator zapewnia dostępność osobom ze szczególnymi potrzebami zgodnie z Ustawą z 19.07.2019 r. (Dz.U. 2022 poz.2240) oraz Standardami dostępności dla polityki spójności 2021–2027.

Walidacja realizowana jest przez niezależny podmiot zewnętrzny – zapewniona jest rozdzielność funkcji – walidację przeprowadza inna osoba niż prowadząca szkolenie.