Zamówienia publiczne na usługi i dostawy IT w praktyce – jak tworzyć OPZ, oceniać oferty i budować bezpieczne umowy w świetle aktualnego orzecznictwa KIO

Cel edukacyjny:

Kurs przygotowuje do samodzielnego planowania, przygotowania i prowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych w obszarze IT zgodnie z PZP i dyrektywami UE. Uczestnicy zdobędą umiejętność opracowywania funkcjonalnych opisów przedmiotu zamówienia, stosowania kryteriów oceny ofert, analizy kosztów cyklu życia (LCC), weryfikacji ofert i środków dowodowych oraz konstruowania zapisów umownych ograniczających ryzyka prawne, finansowe i technologiczne.

Szkolenie skierowane do:

Szkolenie skierowane jest do pracowników sektora publicznego odpowiedzialnych za przygotowanie, realizację i nadzór nad zamówieniami publicznymi w obszarze IT, w szczególności specjalistów ds. zamówień publicznych, informatyków, kierowników działów IT, członków komisji przetargowych, osób zarządzających projektami cyfryzacyjnymi, kadry kierowniczej jednostek publicznych oraz prawników i audytorów wspierających proces zakupowy. Szkolenie będzie szczególnie użyteczne dla osób uczestniczących w zakupach sprzętu komputerowego, oprogramowania, usług chmurowych i systemów informatycznych.

PROGRAM

DZIEŃ I: Przygotowanie postępowania, ramy regulacyjne i strategiczne aspekty zamówień IT

Moduł 1: Wprowadzenie do zamówień IT i zmiana paradygmatu

• [Ewolucja podejścia]: Przejście od tradycyjnego, ograniczającego konkurencyjność określania sztywnych parametrów konstrukcyjnych sprzętu (np. konkretnych modeli procesorów) do nowoczesnego specyfikowania właściwości użytkowych oraz funkcjonalnych z uwzględnieniem całego cyklu życia produktu (LCC).
• [Wymiar dodatkowy / Otoczenie]: Wpływ postępowań na sektor małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) poprzez realizację założeń motywu 78 dyrektywy 2014/24/UE oraz punktowanie projektów z uwzględniania w zakupach sprzętu komputerowego aspektów środowiskowych i społecznych, potwierdzanych normami ISO 14001, ISO 9001 oraz certyfikacją np. TCO, ale również ISO 14024 i ISO 14025.

Moduł 2: Ramy formalne i kierunki rozwoju zamówień publicznych w IT

• [Kierunek międzynarodowy / Polityka globalna]: Dostosowanie procedur do Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE, standaryzacja formularzy unijnych oraz możliwość zakupu oprogramowania w modelach chmurowych (SaaS) oraz zakupów centralnych (np. realizacja umów ramowych COAR na pakiety biurowe w chmurze).
• [Polityka krajowa / Krajowe podejście]: Realizacja obowiązków wynikających z krajowego reżimu prawnego, w tym terminowe sporządzanie i publikacja rocznego planu postępowań w Biuletynie Zamówień Publicznych (do 30 dni od przyjęcia budżetu) oraz stosowanie aktualnych progów unijnych dostosowanych do uwarunkowań jednostek rządowych i samorządowych.
• [Przygotowanie procesu]: Przeprowadzenie Analizy Potrzeb i Wymagań (APiW) zgodnie z art. 83 PZP przed wszczęciem postępowania klasycznego powyżej progów unijnych, obejmującej badanie możliwości zaspokojenia potrzeb zasobami własnymi oraz rozeznanie wariantów alternatywnych.

Moduł 3: Wpływ regulacji na rynek i powiązania proceduralne

• [Relacje i synergie pojęciowe]: Powiązanie wniosków z analizy APiW ze strukturą Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ) oraz wykorzystanie instytucji Wstępnych Konsultacji Rynkowych jako legalnego narzędzia dialogu z wykonawcami w celu optymalizacji OPZ.
• [Ryzyka, błędy i konsekwencje]: Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych z tytułu bezprawnego dzielenia zamówień, utrudniania uczciwej konkurencji przez sformułowanie wadliwego OPZ oraz ryzyko natychmiastowego odrzucenia ofert) z powodu błędów w przedmiotowych środkach dowodowych bez możliwości ich uzupełnienia.

Moduł 4: Warsztat: Funkcjonalny opis przedmiotu zamówienia i ochrona konkurencyjności

• [Podejście funkcjonalne / Metodyka pracy]: Zasady opisywania wymagań wydajnościowych sprzętu IT za pomocą obiektywnych testów aplikacyjnych i syntetycznych (np. benchmarki BAPCo SYSmark i PassMark G3D Mark) oraz precyzyjne definiowanie parametrów środowiskowych Zamawiającego (Active Directory, wolna powierzchnia szaf RACK, limity poboru energii).
• [Bezpieczeństwo / Ochrona konkurencyjności]: Metody unikania dyskryminującego zbiegu wymagań technicznych (np. jednoczesne określenie niestandardowej wagi laptopa, koloru, dokładnego rozmieszczenia portów USB z prawej strony obudowy), który bez obiektywnego uzasadnienia eliminuje konkurencję i narusza art. 99 ust. 4 PZP.
• [Ćwiczenie praktyczne]: Identyfikacja i korekta wad technologicznych w dokumentacji. Uczestnicy otrzymują autentyczny, celowo zniekształcony opis przedmiotu zamówienia na dostawę przełączników sieciowych oraz rozbudowę infrastruktury serwerowej. Zadanie polega na wskazaniu zapisów naruszających zasadę uczciwej konkurencji, właściwym sformułowaniu klauzul równoważności dla oprogramowania systemowego (np. Windows 11 Pro) oraz uzupełnieniu brakujących parametrów środowiskowych serwerowni, które chronią przed zakupem sprzętu niedającego się zintegrować z posiadaną domeną.

DZIEŃ II: Narzędzia wdrożeniowe, analiza kosztów, aspekty umowne i procedury sporne w projektach IT

Moduł 5: Narzędzia ekonomiczne i analityczne

• [Obalanie mitów / Założenia ekonomiczne]: Przełamywanie błędu polegającego na traktowaniu ceny zakupu jako jedynego wyznacznika opłacalności; wykazanie, że zbyt wygórowane i nieprzemyślane kryteria pozacenowe (np. bezpodstawnie skrócony czas naprawy) drastycznie zawyżają ceny ofertowe profesjonalnych wykonawców, którzy wkalkulowują ryzyko w cenę oferty.
• [Struktura analizy kosztów]: Metodyka szacowania całkowitych kosztów cyklu życia (LCC) systemów informatycznych, obejmująca precyzyjne rozbicie na zakup sprzętu (On-premises) lub subskrypcję chmurową (SaaS), licencje standardowe (BOX/OEM), wytworzenie oprogramowania dedykowanego, koszty wdrożenia, utrzymania oraz Dedykowanej Asysty Technicznej (DAT).
• [Efekty zewnętrzne i metody wyceny]: Mechanizmy weryfikacji wycen wykonawców poprzez procedurę badania rażąco niskiej ceny (art. 224 PZP) przy odchyleniu o 30% od wartości zamówienia powiększonej o VAT lub średniej arytmetycznej ofert, oraz zasady rozliczania zamówień udzielanych w częściach w reżimie tzw. zamówień bagatelnych (art. 30 ust. 4 PZP do progu 80 000 euro).

Moduł 6: Standardy, znaki i narzędzia dowodowe

• [Specyfika branżowa – Obszar A]: Infrastruktura sprzętowa (Laptopy, komputery stacjonarne, monitory). Weryfikacja zgodności z OPZ za pomocą przedmiotowych środków dowodowych: wymóg składania wraz z ofertą certyfikatów CE (bezpieczeństwo), ISO 9001 (system zarządzania jakością), ISO 14001 (zarządzanie środowiskowe) oraz wiodącego certyfikatu zrównoważonego rozwoju urządzeń elektronicznych TCO.
• [Specyfika branżowa – Obszar B]: Systemy operacyjne i środowisko domenowe. Narzędzia dowodzenia równoważności systemów operacyjnych; formułowanie wymogów dotyczących pełnej integracji z Microsoft Active Directory, obsługi bezpiecznego rozruchu UEFI, modułu TPM 2.0, zapewnienia wsparcia technicznego producenta na min. 5 lat oraz bezwzględny zakaz dostarczania licencji z rynku wtórnego (Refurbished).
• [Specyfika branżowa – Obszar C]: Oprogramowanie standardowe i dedykowane. Pułapki stosowania seryjnych kart katalogowych producentów sprzętu jako środków dowodowych w przypadku urządzeń modernizowanych (np. fabryczna rozbudowa RAM z 8 do 16 GB), oraz dopuszczalność stosowania oświadczeń własnych wykonawcy, oświadczeń producenta lub bezpośrednich wydruków ze stron benchmarkowych (PassMark/BAPCo).

Moduł 7: Procedury weryfikacyjne, spory i orzecznictwo

• [Granice swobody działania]: Konstruowanie obiektywnych, jednoznacznych i związanych z przedmiotem zamówienia kryteriów oceny ofert, z zachowaniem ustawowego zakazu oceniania właściwości podmiotowych, wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej wykonawcy w kryteriach oceny.
• [Premiowanie innowacji / Kryteria oceny]: Praktyczne stosowanie ograniczeń pozacenowych kryteriów oceny (cena max 60% w sektorze klasycznym, chyba że OPZ określa rygorystyczne wymagania jakościowe głównych elementów) oraz punktowanie parametrów funkcjonalnych przewyższających minimalne wymagania Zamawiającego.
• [Eliminacja subiektywizmu]: Analiza kluczowego orzecznictwa KIO w obszarze IT pod kątem wadliwego konstruowania kryteriów oceny oraz rygorystyczne zasady poprawiania omyłek pisarskich, rachunkowych i innych omyłek niepowodujących istotnych zmian.

Moduł 8: Zapisy wykonawcze i planowanie wdrożenia

• [Klauzule specyficzne / Obowiązki wykonawcy]: Sformułowanie precyzyjnych definicji gwarancji Next Business Day (NBD) w Projektowanych Postanowieniach Umowy (PPU), z jasnym podziałem na czas reakcji, czas naprawy błędu zwykłego/awarii systemowej (np. 2 dni), awarii zwykłej/wymiany części (np. 5 dni) oraz awarii krytycznej/wymiany urządzenia (np. 10 dni).
• [Mitygowanie ryzyk kontraktowych]: Prawne zabezpieczenie przed "vendor lock-in" (uzależnieniem od jednego dostawcy) poprzez precyzyjne rozdzielenie w umowie pól eksploatacji dla Oprogramowania Standardowego i Dedykowanego w prawie autorskim. Stosowanie instytucji Prawa Opcji oraz Dedykowanej Asysty Technicznej (DAT) jako elastycznej, wycenionej w ofercie puli godzinowej, eliminującej konieczność aneksowania umowy lub stosowania ryzykownych zamówień z wolnej ręki.
• [Ćwiczenie praktyczne]: Projektowanie klauzul umownych dla złożonego systemu IT. Uczestnicy pracują na szablonie umowy (PPU) dla zakupu zintegrowanego systemu informatycznego (sprzęt, licencje i moduł dedykowany). Zadanie polega na samodzielnym sformułowaniu klauzuli prawa opcji (określenie maksymalnego wolumenu, terminu 6 miesięcy i mechanizmu uruchomienia) oraz zaprojektowaniu procedury zlecania i odbioru godzin w ramach Dedykowanej Asysty Technicznej (DAT), co pozwala elastycznie rozwijać kod źródłowy systemu bez naruszania dyscypliny finansów publicznych.

[Podsumowanie i sesja odpowiedzi na pytania uczestników / Panel Q&A]

• Szkolenie ma charakter zdalny w czasie rzeczywistym 13h dydaktycznych,
• 1 godzina usługi = 45 minut dydaktycznych,
• Przerwy nie są wliczone w całkowity czas trwania usługi.

• Szkolenie on-line na żywo
• EduBox, czyli paczkę materiałów wysłaną pocztą
• 60 dni dostępu do nagrania szkolenia
• Aplikację mobilną z ustawą Pzp na Android i iOS
• Materiały z ustawą Pzp w formie książki
• Roczny dostęp do EduStrefy
• Certyfikat ukończenia szkolenia
• Nagrania z webinarów ApexNet
• Wzór regulaminu zamówień do 170 tys. zł

Warunkiem uczestnictwa jest zarejestrowanie się i założenie konta w Bazie Usług Rozwojowych oraz zapisanie się na szkolenie za pośrednictwem Bazy

Walidacja:

Test teoretyczny z wynikiem generowanym automatycznie przeprowadzany jest za pośrednictwem formularza google doc.. Uczestnik otrzymuje link z dostępem do testu. Do jego wypełnienia wymagane jest posiadanie własnego urządzenia mobilnego z dostępem do Internetu. Warunkiem zaliczenia testu jest uzyskanie co najmniej 70%

zaakceptowano Regulamin dla instytucji szkoleniowych.

dla osób korzystających z dofinansowania wymagana jest minimalna frekwencja na poziomie 80% zajęć potwierdzona raportami z logowań.

Koszt wydania certyfikatu/zaświadczenia – wliczony w cenę szkolenia.

Po zakończeniu usługi uczestnik otrzyma certyfikat.

Usługa jest zwolniona z podatku VAT w przypadku, kiedy przedsiębiorstwo zwolnione jest z podatku VAT lub dofinansowanie wynosi co najmniej 70%. W innej sytuacji do ceny netto doliczany jest podatek VAT w wysokości 23%.

Podstawa prawna stawki zwolnionej: Rozporządzenie Ministra finansów z 20 grudnia 2013 w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz waru

Szkolenie odbywa się na żywo w formie online na platformie ClickMeeting. Wymagania techniczne dla tej platformy:

1. Do platformy ClickMeeting potrzebna jest najaktualniejsza wersja jednej z przeglądarek: Google Chrome,
2. Mozilla Firefox, Safari, Edge (Chromium) lub Opera.
3. Możliwy jest również dostęp mobilny za pomocą przeglądarki Chrome lub Safari na telefonie lub
4. dedykowanej aplikacji mobilnej Clickmeeting (do pobrania ze sklepu Google Play lub App Store).
5. Minimalne wymagania techniczne to urządzenie z dostępem do internetu o przepustowości łącza 1,5 Mbps
6. dla transmisji dźwięku i obrazu, posiadające:

• procesor dwurdzeniowy 2GHz lub lepszy (zalecany czterordzeniowy);

• 2 GB pamięci RAM (zlecane 4GB lub więcej);

• system operacyjny taki jak Windows 8 (zalecany Windows 10), Mac OS wersja 10.13 (zalecana najnowsza wersja), Linux, Chrome OS;

• standardowe oprogramowanie obsługujące pliki pdf, doc, xls.

Otrzymują Państwo od nas link do pokoju szkoleniowego.

Podczas szkolenia mają Państwo możliwość kontaktu z Moderatorem i Trenerem szkolenia za pomocą czatu.