Archiwizacja dokumentacji projektów unijnych. Regulacje prawne, rodzaje dokumentacji, zasady obiegu dokumentów, przechowywanie i archiwizacja.

Celem szkolenia jest przygotowanie uczestników do prawidłowego tworzenia, klasyfikowania, gromadzenia, przechowywania, udostępniania i archiwizowania dokumentacji powstającej w związku z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej. Szkolenie ma na celu uporządkowanie wiedzy dotyczącej obowiązujących przepisów prawa krajowego i europejskiego, zapisów umów o dofinansowanie oraz regulacji wewnętrznych, a także rozwinięcie praktycznych umiejętności związanych z obiegiem dokumentów, rejestracją spraw, kwalifikacją archiwalną i przygotowaniem dokumentacji do kontroli, audytu oraz przekazania do archiwum zakładowego lub składnicy akt.

Korzyści dla uczestników szkolenia

Uczestnicy szkolenia:

• uporządkują wiedzę o przepisach i obowiązkach dotyczących dokumentacji projektów unijnych;
• nauczą się prawidłowo klasyfikować dokumentację oraz określać okresy jej przechowywania;
• poznają zasady obiegu dokumentów, rejestracji spraw i prowadzenia dokumentacji papierowej oraz elektronicznej;
• zdobędą umiejętność porządkowania, opisywania i przekazywania dokumentacji do archiwum;
• będą potrafili przygotować kompletną dokumentację na potrzeby kontroli, audytu i ewaluacji.

Aktywna nauka w formule online:

Szkolenie realizowane jest zdalnie w czasie rzeczywistym, na platformie Zoom. Interaktywna sesja z prowadzącym, możliwość współdzielenia ekranu oraz ćwiczenia grupowe i indywidualne zapewniają wysoki poziom zaangażowania i komfort nauki z dowolnego miejsca.

Godziny realizacji szkolenia:

• Szkolenie obejmuje 8 godzin dydaktycznych
• Walidacja wliczona jest w czas trwania usługi.
• Przerwy nie są wliczone w czas trwania usługi.

Metody pracy

Zajęcia w ramach kursu realizowane są w formie interaktywnych wykładów z elementami prezentacji na żywo oraz współdzielenia ekranu. Uczestnicy biorą aktywny udział zarówno w pracy indywidualnej, jak i zespołowej, wykonując ćwiczenia praktyczne oparte na rzeczywistych przypadkach projektowych. Istotnym elementem procesu dydaktycznego jest uczestnictwo w dyskusjach oraz samodzielna analiza materiałów, co umożliwia skuteczne przyswojenie wiedzy i rozwój praktycznych umiejętności.

Dostosowanie kursu do potrzeb osób ze szczególnymi wymaganiami

• Pomoc techniczna: Uczestnicy, którzy napotykają trudności z korzystaniem z platformy szkoleniowej lub dostępem do materiałów, mogą liczyć na wsparcie techniczne.
• Interaktywne sesje pytań i odpowiedzi: Organizujemy spotkania Q&A, w trakcie których uczestnicy mogą zadawać pytania na żywo – również za pośrednictwem czatu tekstowego, co jest szczególnie przydatne dla osób mających trudności z komunikacją werbalną.
• Szkolenie na platformie ZOOM: Szkolenie odbywa się na platformie ZOOM, która spełnia międzynarodowe standardy dostępności, w tym wytyczne WCAG 2.1.
• Indywidualne tempo nauki: Program szkolenia uwzględnia elastyczny harmonogram, co pozwala dostosować tempo pracy do indywidualnych potrzeb uczestników.

Certyfikat ukończenia:

• Certyfikat ukończenia kursu​ - Zaświadczenie wydane na podstawie § 23 ust. 4 rozporządzenia Ministra Edukacji i Nauki z dnia 6 października 2023 r. w sprawie kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych (Dz. U. poz. 2175).

Weryfikacja efektów uczenia się:

Program przewiduje weryfikację efektów uczenia się poprzez test teoretyczny, który ocenia poziom zdobytej wiedzy i umiejętności.

Program szkolenia:

1. Regulacje prawne dotyczące postępowania z dokumentacją projektów unijnych (1 godz.)

• Regulacje prawa krajowego dotyczące dokumentacji, archiwizacji i prowadzenia spraw.
• Regulacje prawa europejskiego mające wpływ na tworzenie, przechowywanie i udostępnianie dokumentacji projektowej.
• Znaczenie zapisów umów o dofinansowanie dla obowiązków dokumentacyjnych beneficjenta.
• Obowiązki beneficjentów w zakresie kompletności, trwałości, dostępności i przejrzystości dokumentacji.
• Dokumentacja jako przedmiot kontroli, audytu i ewaluacji.

2. Rodzaje i typy dokumentacji, w tym dokumentacji projektów unijnych (1 godz.)

• Pojęcie dokumentu i dokumentacji.
• Dokumentacja papierowa, elektroniczna i hybrydowa.
• Rodzaje dokumentacji występującej w projektach unijnych.
• Dokumentacja merytoryczna, finansowa, księgowa, kadrowa, zamówieniowa, promocyjna, kontrolna i korespondencyjna.
• Najczęstsze problemy z kwalifikowaniem dokumentacji projektowej.

3. Wartość archiwalna dokumentacji projektów unijnych (1 godz.)

• Kwalifikacja archiwalna dokumentacji projektowej.
• Jednolity rzeczowy wykaz akt a dokumentacja projektów unijnych.
• Kategorie archiwalne i ich znaczenie praktyczne.
• Okresy przechowywania wynikające z umów o dofinansowanie, przepisów prawa oraz regulacji wewnętrznych.
• Zasady prawidłowego liczenia okresów przechowywania dokumentacji.
• Ryzyka związane z nieprawidłowym określaniem okresów przechowywania.

4. Zasady obsługi, obiegu dokumentów i rejestracji spraw w projektach unijnych (1 godz.)

• Obieg dokumentacji projektów unijnych w świetle instrukcji kancelaryjnej.
• Rejestracja spraw związanych z realizacją projektu.
• Odpowiedzialność komórek organizacyjnych za kompletność i prawidłowy obieg dokumentów.
• Współpraca komórek merytorycznych, finansowych, administracyjnych i archiwum.
• Gromadzenie dokumentacji w systemie tradycyjnym oraz w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją.
• System SL2014, system CST2021 i ich znaczenie dla postaci dokumentacji projektowej.

5. Przechowywanie dokumentacji projektów unijnych (1 godz.)

• Odpowiedzialność komórek organizacyjnych za stan dokumentacji.
• Opis dokumentacji projektowej.
• Zabezpieczanie dokumentacji przed utratą, uszkodzeniem i nieuprawnionym dostępem.
• Zasady przechowywania dokumentacji papierowej i elektronicznej.
• Zapewnienie dostępności dokumentacji na potrzeby kontroli, audytów i ewaluacji.
• Najczęstsze błędy w przechowywaniu dokumentacji projektowej.

6. Archiwizacja dokumentacji projektów unijnych (40 min.)

• Zakres tematyczny:
• Porządkowanie dokumentacji przed przekazaniem do archiwum.
• Kompletowanie dokumentacji w teczkach aktowych.
• Opisywanie teczek i dokumentacji.
• Ewidencjonowanie dokumentacji przekazywanej do archiwum.
• Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego lub składnicy akt.
• Przechowywanie dokumentacji w archiwum.
• Udostępnianie dokumentacji archiwalnej na potrzeby kontroli i audytu.

7. Walidacja efektów uczenia się (20 min.)

W ramach przygotowania do szkolenia uczestnicy otrzymają materiały dydaktyczne w formie elektronicznej. Zostaną one przesłane w postaci plików i dokumentów (np. PDF, prezentacje, arkusze informacyjne).

Celem udostępnienia materiałów jest:

• ułatwienie wstępnego zrozumienia omawianych zagadnień,
• zwiększenie efektywności udziału w szkoleniu,
• umożliwienie uczestnikom przygotowania ewentualnych pytań lub refleksji,
• zapewnienie dostępu do niezbędnych materiałów również po zakończeniu spotkania.

Materiały będą wysyłane na podane wcześniej adresy e-mail uczestników. Prosimy o upewnienie się, że wiadomości nie trafiają do folderu SPAM oraz o zapisanie plików na własnych urządzeniach przed szkoleniem.

Uczestnik powinien posiadać podstawową znajomość zasad funkcjonowania dokumentacji w organizacji lub mieć praktyczny kontakt z dokumentacją administracyjną, projektową, finansową, kadrową, księgową albo archiwalną.

Nie jest wymagane wcześniejsze doświadczenie w archiwizacji dokumentacji projektów unijnych.

Obowiązek uczestnictwa w co najmniej 80% zajęć. Obecność potwierdzana jest na podstawie raportu z logowań z Platformy Zoom.

Kluczowe elementy organizacyjne oraz etapy uczestnictwa w kursie:

• Test wstępny – szkolenie rozpocznie się od krótkiego testu diagnozującego poziom wiedzy uczestników, co umożliwi lepsze dostosowanie treści i tempa nauki.
• Prezentacje na żywo – trener prowadzi interaktywne sesje online, w trakcie których omawia kluczowe zagadnienia i odpowiada na pytania uczestników.
• Zadania praktyczne – uczestnicy realizują ćwiczenia związane z tematyką szkolenia; każde zadanie jest oceniane przez prowadzącego.
• Egzamin końcowy – po zakończeniu wszystkich modułów uczestnicy przystępują do testu końcowego weryfikującego poziom opanowania materiału.

Oferta dostępna również dla uczestników projektów:

• Kierunek – Rozwój WUP Toruń
• Usługi rozwojowe województwa śląskiego
• Małopolski pociąg do kariery – sezon 1
• Nowy start w Małopolsce z EURESem1

Szkolenie odbędzie się na platforma zoom.

Warunki techniczne szkolenia na platformie Zoom:

1. Sprzęt komputerowy:
   • Wymagany komputer z dostępem do internetu wraz z kamerą oraz kamerą.
2. Przeglądarka internetowa
   • Zalecane przeglądarki: Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari.
3. Stabilne połączenie internetowe:
4. Platforma Zoom:
   • Konieczne pobranie i zainstalowanie najnowszej wersji aplikacji Zoom przed szkoleniem.
   • Aktywne konto Zoom (możliwość utworzenia bezpłatnego konta).
5. Dźwięk i słuchawki:
   • Zalecane użycie słuchawek z mikrofonem dla lepszej jakości dźwięku.
   • Sprawdzenie działania dźwięku przed rozpoczęciem szkolenia.
6. Przygotowanie przed sesją:
   • Testowanie sprzętu i połączenia przed planowanym szkoleniem.
   • Zapewnienie cichego miejsca pracy dla minimalizacji zakłóceń.

Zapewnienie powyższych warunków technicznych umożliwi płynny przebieg szkolenia na platformie Zoom, zminimalizuje zakłócenia i zagwarantuje efektywną interakcję między prowadzącym a uczestnikiem.