Rejestratorka medyczna: cyfrowa obsługa pacjenta, automatyzacja rejestracji i zielona dokumentacja – kurs z kwalifikacją niewłączoną do ZSK

Interaktywna forma zdalna:

• Szkolenie odbywa się w formie zdalnej, w czasie rzeczywistym, za pomocą platformy Zoom. Umożliwia to uczestnictwo z dowolnego miejsca, oszczędzając czas i koszty związane z dojazdami. Interaktywne sesje wideo, współdzielenie ekranu i chat pozwalają na aktywny udział i bieżącą komunikację z prowadzącymi oraz innymi uczestnikami.

Harmonogram szkolenia:

• Istnieje możliwość zmiany harmonogramu z dostosowaniem do preferencji i możliwości czasowych uczestników - Osoby zainteresowane udziałem w szkoleniu prosimy o kontakt w celu określenia preferowanych godzin szkolenia.

Metody pracy:

• Zajęcia prowadzone są metodą ćwiczeniową, połączoną z rozmową na żywo oraz współdzieleniem ekranu. Warunkiem niezbędnym do osiągnięcia celu szkolenia jest samodzielne wykonanie wszystkich ćwiczeń zadanych przez trenera.

Dostępność kurs do potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami

• Wsparcie techniczne: Zapewniamy wsparcie techniczne dla uczestników, którzy mogą potrzebować pomocy w obsłudze platformy
• szkoleniowej lub dostępu do materiałów.
• Sesje Q&A: sesje pytań i odpowiedzi, gdzie uczestnicy mogą zadawać pytania w czasie rzeczywistym, również poprzez czat tekstowy,
• co jest pomocne dla osób, które mogą mieć trudności z komunikacją werbalną.
• platforma ZOOM, na której prowadzone jest szkolenie, jest zgodna z międzynarodowymi standardami dostępności,
• takimi jak WCAG 2.1.
• elastyczny harmonogram szkolenia, aby dostosować tempo nauki do indywidualnych możliwości uczestników.

Nazwa kwalifikacji niewłączonej do ZSK:

• Uczestnik po zakończeniu kursu uzyska kwalifikację niewłączoną do ZSK: „Organizacja pracy rejestracji medycznej z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych, automatyzacji procesów administracyjnych, ochrony danych i zielonego obiegu dokumentacji.”
• Dostawca Usług jest podmiotem systemu oświaty - Ośrodek Szkolenia Dokształcania i Doskonalenia Kadr „KURSOR” sp. z o.o. prowadzi niepubliczną placówkę kształcenia ustawicznego wpisaną do ewidencji szkół i placówek niepublicznych Miasta Lublin.
• Kwalifikacja jest nadawana w systemie oświaty przez niepubliczną placówkę kształcenia ustawicznego. Usługa jest realizowana jako kurs, o którym mowa w art. 117 ust. 1a ustawy Prawo oświatowe, tj. kurs inny niż wymienione w pkt 1–3, umożliwiający uzyskiwanie i uzupełnianie wiedzy, umiejętności i kwalifikacji zawodowych lub zmianę kwalifikacji zawodowych.
• Podstawą wydania dokumentu końcowego jest rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki z dnia 6 października 2023 r. w sprawie kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych.

Weryfikacja efektów uczenia się:

• Walidacja efektów uczenia się realizowana jest w formie testu teoretycznego z wynikiem generowanym automatycznie. Test jest dostępny online i składa się z pytań zamkniętych jednokrotnego wyboru. Wynik testu generowany jest automatycznie przez system na podstawie wcześniej przygotowanego klucza odpowiedzi, bez udziału osoby prowadzącej szkolenie w ocenie odpowiedzi uczestnika.
• Test został przygotowany przez osobę posiadającą przygotowanie merytoryczne
• Trener prowadzący zajęcia przekaże uczestnikom link do testu oraz poinformuje o zasadach technicznych jego wypełnienia. Trener nie ingeruje w proces wypełniania testu, nie podpowiada odpowiedzi, nie modyfikuje odpowiedzi uczestników i nie dokonuje oceny wyników testu. Wynik jest generowany automatycznie przez system.
• Warunkiem uzyskania pozytywnego wyniku walidacji jest osiągnięcie minimum 70% poprawnych odpowiedzi. Pozytywny wynik walidacji jest warunkiem wydania dokumentu potwierdzającego uzyskanie kwalifikacji niewłączonej do ZSK.

Certyfikat / zaświadczenie ukończenia kursu:

• Po pozytywnym zakończeniu walidacji uczestnik otrzymuje zaświadczenie o ukończeniu kursu wydane na podstawie § 23 ust. 4 rozporządzenia Ministra Edukacji i Nauki z dnia 6 października 2023 r. w sprawie kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych.
• Dokument potwierdza uzyskanie kwalifikacji niewłączonej do ZSK pn. „Organizacja pracy rejestracji medycznej z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych, automatyzacji procesów administracyjnych, ochrony danych i zielonego obiegu dokumentacji.”

Powiązanie usługi z RSI/PRT, zieloną i cyfrową gospodarką

Usługa została zaprojektowana jako szkolenie rozwijające kompetencje przydatne w cyfrowej i zielonej transformacji placówek medycznych. Program nie ma charakteru wyłącznie informacyjnego - uczestnicy pracują na konkretnych narzędziach i rozwiązaniach technologicznych, które wspierają automatyzację, cyfryzację, bezpieczeństwo informacji, ochronę prywatności danych oraz ograniczanie zużycia zasobów.

Usługa wpisuje się w obszary technologiczne związane z:

• technologiami medycznymi i organizacją procesów w ochronie zdrowia,
• technologiami informacyjnymi i komunikacyjnymi,
• technologiami bezpieczeństwa informacji,
• technologiami ochrony prywatności danych,
• automatyzacją procesów administracyjnych,
• wykorzystaniem sztucznej inteligencji w tworzeniu bezpiecznych szablonów komunikacji,
• ochroną środowiska poprzez cyfrowy obieg dokumentów i ograniczanie zużycia papieru, energii i materiałów eksploatacyjnych.

W trakcie szkolenia uczestnicy pracują na danych fikcyjnych i uczą się korzystania z narzędzi możliwych do zastosowania w administracji medycznej, bez przetwarzania rzeczywistych danych pacjentów.

Program usługi

Program został opracowany jako praktyczne przygotowanie do pracy w rejestracji medycznej. Uczestnicy pracują na danych fikcyjnych, analizują scenariusze z recepcji, przygotowują wzory komunikatów, projektują proste formularze online, uczą się organizowania terminarza wizyt, bezpiecznego obiegu dokumentacji oraz rozwiązań ograniczających zużycie papieru, energii i materiałów biurowych.

Zielone i cyfrowe kompetencje są wplecione w każdy moduł. Uczestnik nie tylko poznaje zasady obsługi pacjenta, ale także uczy się, jak wykorzystywać technologie cyfrowe, automatyzację, narzędzia AI, e-formularze i elektroniczny obieg dokumentów w sposób bezpieczny, odpowiedzialny i zgodny z zasadami zrównoważonego rozwoju.

Moduł 1. Rejestratorka medyczna w nowoczesnej placówce ochrony zdrowia

• Rola rejestratorki medycznej, zakres odpowiedzialności, organizacja recepcji, obieg informacji między pacjentem, rejestracją i personelem medycznym. Omówienie pierwszego kontaktu z pacjentem, standardów obsługi, zasad dyskrecji i znaczenia prawidłowej komunikacji w placówce.

Moduł 2. E-rejestracja i organizacja terminarza wizyt

• Planowanie harmonogramu wizyt, obsługa zmian terminów, potwierdzanie obecności, odwoływanie wizyt, ograniczanie pustych terminów oraz reagowanie na opóźnienia. Praca na przykładowym cyfrowym terminarzu i arkuszu statusu wizyt. Uczestnicy uczą się stosowania e-rejestracji, przypomnień SMS/e-mail, formularzy online oraz rozwiązań ograniczających liczbę telefonów, papierowych notatek i powielanych informacji.

Moduł 3. Dokumentacja medyczna i cyfrowy obieg dokumentów

• Rodzaje dokumentów pojawiających się w pracy rejestracji, zasady kompletowania, porządkowania, przechowywania i udostępniania dokumentacji. Omówienie elektronicznej dokumentacji medycznej, e-skierowań, e-recept, elektronicznych formularzy i cyfrowej archiwizacji. Uczestnicy uczą się tworzenia struktury folderów, nazywania plików, ograniczania zbędnych kopii dokumentów i wdrażania zasad paperless office.

Moduł 4. Ochrona danych, prywatność pacjenta i cyberbezpieczeństwo

• Bezpieczna komunikacja z pacjentem, zasada minimalizacji danych, weryfikacja odbiorcy wiadomości, hasła, uprawnienia, blokowanie ekranu, praca z danymi szczególnej kategorii, reagowanie na pomyłki i incydenty. Uczestnicy analizują sytuacje, w których należy odmówić udzielenia informacji, poprosić o upoważnienie lub przekazać sprawę właściwej osobie.

Moduł 5. Automatyzacja prostych procesów administracyjnych

• Tworzenie formularzy online, szablonów wiadomości, list kontrolnych i prostych przypomnień. Uczestnicy uczą się, które procesy można zautomatyzować bez naruszania zasad ochrony danych. Omawiane jest odpowiedzialne wykorzystanie narzędzi AI do tworzenia neutralnych komunikatów, procedur i checklist bez wprowadzania danych pacjentów.

Moduł 6. Profesjonalna komunikacja z pacjentem i personelem medycznym

• Komunikacja bezpośrednia, telefoniczna i mailowa. Reagowanie na trudne emocje, skargi, opóźnienia, brak wolnych terminów, niekompletne dokumenty i nieporozumienia. Uczestnicy ćwiczą komunikaty deeskalacyjne, uprzejme odmowy, przekazywanie informacji w sposób krótki i bezpieczny oraz współpracę z personelem medycznym.

Moduł 7. Zielona recepcja medyczna

• Zasady 6R: rethink, refuse, reduce, reuse, repair, recycle, oraz ich zastosowanie w recepcji medycznej. Ograniczanie wydruków, cyfrowy obieg dokumentów, racjonalne korzystanie z energii, zmniejszanie liczby kopii dokumentów, segregacja odpadów biurowych, ograniczanie zużycia tonerów i materiałów jednorazowych. Uczestnicy analizują przykładową recepcję i wskazują działania zmniejszające zużycie zasobów bez pogorszenia jakości obsługi pacjenta.

Moduł 8. Jakość obsługi, wizerunek placówki i zadania przekrojowe

• Standard pierwszego kontaktu, czytelność komunikatów, estetyka dokumentów i wiadomości, terminowość, dokładność danych, kultura osobista i odpowiedzialność za jakość obsługi. Uczestnicy łączą wiedzę z poprzednich modułów w zadaniach przekrojowych: obsługa pacjenta, dokumentacja, bezpieczeństwo danych, narzędzia cyfrowe, zielony obieg dokumentów i komunikacja z zespołem.

Moduł 9. Przygotowanie do walidacji

• Podsumowanie efektów uczenia się, omówienie sposobu walidacji, analiza przykładowych pytań sytuacyjnych, przypomnienie najważniejszych zasad dotyczących dokumentacji, ochrony danych, e-rejestracji, automatyzacji, zielonej recepcji i komunikacji z pacjentem.

Moduł 10. Walidacja efektów uczenia się

uczestnicy otrzymają materiały dydaktyczne w formie elektronicznej. Zostaną one przesłane w postaci plików i dokumentów (np. PDF, prezentacje, arkusze informacyjne, linków, inne)

ewentualnie materiały szkoleniowe w formie nagrań z zajęć będą udostępnione uczestnikom na 5 dni po zakończeniu szkolenia.

Nagrania umożliwią powrót do przekazywanych informacji, które pojawiły się podczas realizacji usługi, co zapewni pełną dostępność szkolenia dla każdego zainteresowanego uczestnika, w tym osób ze szczególnymi potrzebami.

W celu otrzymania dostępu do materiałów, konieczne jest posiadanie aktywnego adresu poczty elektronicznej z domeną @gmail.com

Podczas szkolenia obowiązkowe jest korzystanie z kamery internetowej przez uczestników - w uzasadnionych przypadkach możliwe ustalenie alternatywy.

Uczestnik powinien posiadać podstawową umiejętność obsługi komputera, internetu i poczty elektronicznej. Do udziału w szkoleniu wymagany jest komputer lub laptop z dostępem do internetu, kamerą, mikrofonem oraz możliwością korzystania z platformy Zoom.

Warunkiem ukończenia usługi jest udział w co najmniej 80% czasu trwania usługi, aktywny udział w ćwiczeniach oraz przystąpienie do walidacji końcowej.

Podstawą do rozliczenia usługi jest wygenerowanie z systemu raportu, umożliwiającego identyfikację wszystkich uczestników oraz zastosowanego narzędzia.

Zawarto umowę WUP w Toruniu w ramach Projektu Kierunek - Rozwój

„Małopolski pociąg do kariery – sezon 1” i projektu „Nowy start w Małopolsce z EURESem” został obustronnie podpisany regulamin współpracy i rozliczenia usług z wykorzystaniem elektronicznym bonów szkoleniowych w ramach projektu

Warunki techniczne szkolenia na platformie Zoom:

1. Sprzęt komputerowy:
   • Wymagany komputer z dostępem do internetu wraz z kamerą oraz kamerą.
2. Przeglądarka internetowa
   • Zalecane przeglądarki: Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari.
3. Stabilne połączenie internetowe:
4. Platforma Zoom:
   • Konieczne pobranie i zainstalowanie najnowszej wersji aplikacji Zoom przed szkoleniem.
   • Aktywne konto Zoom (możliwość utworzenia bezpłatnego konta).
5. Dźwięk i słuchawki:
   • Zalecane użycie słuchawek z mikrofonem dla lepszej jakości dźwięku.
   • Sprawdzenie działania dźwięku przed rozpoczęciem szkolenia.
6. Przygotowanie przed sesją:
   • Testowanie sprzętu i połączenia przed planowanym szkoleniem.
   • Zapewnienie cichego miejsca pracy dla minimalizacji zakłóceń.
7. Zaplanowane przerwy:
   • Uwzględnienie krótkich przerw w grafiku dla odpoczynku uczestnika

Zapewnienie powyższych warunków technicznych umożliwi płynny przebieg szkolenia na platformie Zoom, zminimalizuje zakłócenia i zagwarantuje efektywną interakcję między prowadzącym a uczestnikiem