RODO w kadrach i płacach w praktyce

.

.

RODO – zasady ogólne a prawo pracy

• Jakie są zależności pomiędzy RODO a przepisami Kodeksu pracy?
• Gdzie należy przechowywać upoważnienia do przetwarzania danych osobowych?
• Czy należy prowadzić rejestr upoważnień do przetwarzania danych?
• Czy w dziale kadr i płac muszą być inne upoważnienia do przetwarzania danych niż nadane ogółowi pracowników?
• Jakie upoważnienie do przetwarzania danych powinni mieć rekruterzy oraz kadra zarządzająca?
• Z jakimi ryzykami w korporacjach wiąże się posiadanie przełożonego poza granicami RP?
• Czy można używać imiennych maili byłych pracowników?

RODO a rekrutacja

• Kiedy w rekrutacji potrzebna jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych?
• Czy można żądać więcej niż jednej danej kontaktowej w kwestionariuszu dla kandydata?
• Czy mail prywatny podany jako dana kontaktowa może być wykorzystywany w zatrudnieniu?
• Jak długo i gdzie należy przechowywać CV?
• Czy w umowie o pracę na okres próbny może być podany adres zamieszkania pracownika?
• Jakie dane osobowe z procesu rekrutacji należy udostępnić osobie występującej z wnioskiem o kopie jej danych osobowych?

Dokumentacja pracownicza a RODO

• W jaki sposób usuwać ksero dowodów osobistych z akt osobowych?
• Jak aktualizować w aktach dane pracownika, np. nazwisko, adres zamieszkania?
• Czy można kreślić na kwestionariuszach osobowych?
• Czy można w aktach mieć ksero książeczki wojskowej, gdy do stażu pracy zalicza się służbę wojskową?
• Jakie dodatkowe dokumenty mogą być przechowywane w aktach osobowych pracowników – cudzoziemców?
• Na jakie adresy można wysyłać pracownikom PIT-y, czy świadectwa pracy?

Zmiany w prawie pracy w 2023 r. a RODO

• Jak długo powinny być przechowywane wyniki kontroli trzeźwości?
• Czy osoby dokonujące kontroli trzeźwości powinny mieć odrębne upoważnienia z RODO?
• Jakie obowiązki należy spełnić, aby zewnętrzne agencje ochrony mogły kontrolować trzeźwość pracowników?
• Czy można kontrolować pracowników tymczasowych i czy wymaga to zawarcia stosownych umów z agencjami pracy tymczasowej?
• Jakie dokumenty należy przygotować aby kontrolować osoby zatrudnione na umowach cywilnoprawnych i B2B?
• Czy można żądać udokumentowania okoliczności uzasadniających zwolnienie z tytułu siły wyższej lub urlop opiekuńczy?
• Czy można żądać orzeczeń o niepełnosprawności członków rodziny w przypadku złożenia wniosku o pracę zdalną uprzywilejowaną?

RODO a czas pracy i urlopy wypoczynkowe

• Czy rejestrując czas pracy możliwe jest wykorzystywanie danych biometrycznych?
• Czy na listach obecności mogą być wpisywane przyczyny nieobecności?
• Kiedy jako załączniki do wniosków pracowników mogą być dołączone akty stanu cywilnego?
• Czy wolne przechowywać zaświadczenia ze stacji krwiodawstwa w dokumentacji pracowniczej?

RODO a wynagrodzenia

• Czy komornicy mogą żądać od pracodawców dokumentów potwierdzających zasadność podwyższenia kwot wolnych od potrąceń zgodnie z przepisami tarczy antykryzysowej?
• Czy osoby obsługujące benefity muszą mieć specjalne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych?
• Jaka jest podstawa prawna przekazania danych osobowych pracownika instytucji finansowej prowadzącej PPK?
• Czy związek zawodowy może prosić o listę pracowników, z których wynagrodzenia są potrącane składki związkowe?

RODO a BHP

• Czy w skierowaniach na badania wstępne można wpisywać adres zamieszkania?
• Czy na tablicach informacyjnych można wywieszać listy pracowników, którym kończą się badania okresowe?
• Czy może na hali produkcyjnej wisieć lista pracowników ze specjalnymi uprawnieniami, np. na wózek widłowy, energetycznymi itp.?

ZFŚS a RODO

• Jakie dane mogą być przedmiotem oświadczeń składanych w związku z wystąpieniem o świadczenia socjalne?
• Na jakich zasadach przetwarza się dane osobowe członków rodziny pracownika?
• Kiedy można żądać do wglądu PIT-ów małżonka?
• Jakie dodatkowe obowiązki pojawiają się w przypadku prowadzenia wspólnej działalności socjalnej?
• Czy członkowie komisji socjalnej powinni mieć specjalne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych?
• Na czym polega coroczny przegląd dokumentacji ZFŚS?
• Jak długo przechowywać dokumenty związane z ZFŚS?

Praca zdalna a RODO

• Jakie elementy powinna zawierać procedura ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej?
• Jakie elementy z obszaru ochrony danych ująć w regulaminach pracy zdalnej?
• Kiedy tworzyć polityki BOYD i czy mogą być one załącznikami do procedur ochrony danych?
• Jakie są nowe zasady kontroli pracowników wykonujących pracę zdalną z punktu widzenia RODO?
• Czy konieczne są szkolenia z RODO w przypadku stosowania pracy zdalnej na dużą skalę?
• O jakich zasadach korzystania ze sprzętu komputerowego należy pamiętać?

Retencja danych, czyli jak długo można przechowywać różne dane w kadrach i płacach?

• Jak długo przechowuje się dokumenty z procesów rekrutacyjnych?
• Jak długo przechowuje się akta osobowe?
• Jak długo przechowuje się dokumentację płacową?
• Jak długo przechowuje się dokumentację czasu pracy i urlopową?
• Jak długo przechowuje się dokumentację ubezpieczeniową?
• Jak długo przechowuje się dokumentację zasiłkową, e-ZLA i dotyczącą PPK?
• Jak długo przechowuje się dokumentację podatkową?
• Jak długo przechowuje się dokumentację związaną z bhp?
• Jak długo przechowuje się dokumentację umów zleceń?
• Czy anonimizacja danych osobowych w systemie kadrowym jest równoznaczna z ich usunięciem?

Szkolenie jest realizowane w godzinach zegarowych. Przerwy trwają 15 minut i są wliczane w czas szkolenia.

Walidacja zostanie przeprowadzona w formie testu na platformie cyfrowej.

Poniżej przykładowy rozkład szkolenia z zaznaczeniem, iż rozkład może ulec zmianie w zależności od aktywności uczestników. (Uczestnicy szkolenia są zachęcani do zadawania pytań ale również do rozwiązywania zadań jeżeli takie się pojawią podczas szkolenia)

9.00- 10.30 Wykład

10.30 - 10.45 Przerwa

10.45- 12.15 Wykład

12.15 - 12.30 Przerwa

12.30-14.00 Wykład

14.00- 15.00 Walidacja (test)

Każdy uczestnik szkolenia otrzyma prezentacje.

Prezentacja będzie udostępniona na czacie podczas szkolenia do pobrania.

Warunki uczestnictwa w szkoleniu:

• wykształcenie średnie
• wiedza z zakresu przepisów RODO
• doświadczenie zawodowe

Koszt szkolenia może zostać zwolniony z podatku VAT na podstawie złożonego oświadczenia

Szkolenie prowadzone w formie zdalnej odbędzie się na platformie Clickmeeting.

Uczestnik kursu może korzystać z komputera, laptopa, tabletu lub smartfon wyposażony w głośnik lub możliwość podłączenia słuchawek.

Zalecamy, aby urządzenie które będzie używane do odtworzenia szkolenia było wyposażone w mikrofon lub kamerę - choć nie jest to konieczne.

Około tydzień przed szkoleniem uczestnicy otrzymują link do platformy szkoleniowej. (Nie trzeba instalować platformy szkoleniowej, należy tylko w klikać się w otrzymany link)

Wymagania sprzętowe:

Minimalne wymagania techniczne, jakie powinno spełniać urządzenie (np. komputer, laptop, tablet) lub inne urządzenie do zdalnej komunikacji(specyfikacja techniczna):

2 GHz procesor dual-core lub lepszy (preferowany 4-rdzeniowy).

2 GB pamięci RAM

System operacyjny: Windows 8 (rekomendowany Windows 10), ChromeO lub inne.

Oficjalne wersje Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Edge, Opera.

Uczestnik musi zadbać o stały dostęp do Internetu (połączenie kablowe lub Wi-Fi)

Zaleca się, aby na szkolenie zalogować się 5 minut przed rozpoczęciem szkolenia. (aby mieć czas na rozwiązanie problemy z połączniem, jeżeli takie wystąpią).

Szkolenie nie jest nagrywane.

Podstawą do rozliczenia usługi jest co najmniej 80% obecność na szkoleniu. Podstawą do rozliczenia usługi jest wygenerowanie z systemu raportu, umożliwiającego identyfikację uczestnictwa.