Efektywna komunikacja, obsługa klienta i współpraca zespołowa w realizacji zamówień hafciarskich – szkolenie

Dzień 1 — 6:00–14:00

8 godzin zegarowych, w tym 75 minut przerw

6:00–7:30 Wprowadzenie do efektywnej komunikacji w branży hafciarskiej:

cele szkolenia, specyfika komunikacji z klientem zamawiającym haft, rola jasnego przekazywania informacji, najczęstsze źródła nieporozumień przy realizacji zamówień.

7:30–7:45 Przerwa

7:45–9:30 Rozpoznawanie potrzeb klienta i ustalanie szczegółów zamówienia:

aktywne słuchanie, zadawanie pytań doprecyzowujących, ustalanie rodzaju haftu, wzoru, kolorystyki, materiału, terminu realizacji, ilości oraz oczekiwanego efektu końcowego.

9:30–10:00 Przerwa

10:00–11:45 Profesjonalna obsługa klienta w procesie przyjmowania i realizacji zamówienia:

informowanie o możliwościach i ograniczeniach technicznych, komunikowanie kosztów i terminów, potwierdzanie ustaleń, budowanie zaufania oraz reagowanie na zmianę oczekiwań klienta.

11:45–12:15 Przerwa

12:15–14:00 Współpraca zespołowa przy realizacji zamówień hafciarskich:

przekazywanie informacji między obsługą klienta, projektowaniem, produkcją i logistyką; podział odpowiedzialności; zapobieganie błędom; komunikacja w sytuacjach presji czasu i dużej liczby zamówień.

Dzień 2 — 8:00–10:15

2 godziny zegarowe i 15 minut, w tym 30 minut walidacji, w tym 15 min przerw

8:00–8:45 Komunikacja w sytuacjach trudnych i reklamacyjnych:

przyjmowanie uwag klienta, reagowanie na niezadowolenie, wyjaśnianie opóźnień lub błędów, formułowanie komunikatów profesjonalnych i spokojnych.

8:45 - 9:00 - przerwa

9:00–9:45 Ćwiczenia praktyczne i analiza przypadków z realizacji zamówień hafciarskich:

symulacje rozmów z klientem, ustalanie specyfikacji zamówienia, przekazywanie informacji zespołowi, rozwiązywanie problemów komunikacyjnych.

9:45–10:15 Walidacja – debata swobodna

1) Godziny: Szkolenie odbywa się w godzinach zegarowych, czyli 1 godzina szkolenia równa się 60 minut; łącznie 10 godzin i 15 minut.

2) Przerwy: Przerwy są wliczane w czas trwania szkolenia zgodnie z nowym standardem w Bazie Usług Rozwojowych.

3) Metoda prowadzenia: Prowadzone w ramach szkolenia zajęcia realizowane są metodami interaktywnymi i aktywizującymi, rozumianymi jako metody umożliwiające uczenie się w oparciu o doświadczenie i pozwalające uczestnikom na ćwiczenie umiejętności.

4) Forma: Usługa odbywa się zdalnie w czasie rzeczywistym.

5) Grupa docelowa: 

1. Pracownicy firm hafciarskich odpowiedzialni za kontakt z klientem.
2. Osoby przyjmujące i koordynujące zamówienia hafciarskie.
3. Pracownicy działu obsługi klienta w przedsiębiorstwach produkcyjno-usługowych.
4. Pracownicy realizujący zamówienia indywidualne i biznesowe, w tym zamówienia personalizowane.
5. Osoby odpowiedzialne za ustalanie szczegółów technicznych haftu z klientem.
6. Pracownicy współpracujący z działem produkcji, projektowania, sprzedaży i logistyki.
7. Koordynatorzy zespołów realizujących zamówienia hafciarskie.
8. Pracownicy małych i średnich firm zajmujących się haftem komputerowym, znakowaniem odzieży lub personalizacją tekstyliów.
9. Osoby rozpoczynające pracę w branży hafciarskiej, które chcą rozwinąć kompetencje komunikacyjne i organizacyjne.
10. Właściciele lub współwłaściciele pracowni hafciarskich, którzy samodzielnie obsługują klientów i nadzorują realizację zleceń.

6) Warunki organizacyjne: Szkolenie odbędzie się w formie zdalnej w czasie rzeczywistym na platformie komunikacyjnej Google Meet. Szkolenie przewidziane jest od dwóch do dwudziestu osób.

7) Warunki wydania zaświadczenia: Uczestnik otrzyma zaświadczenie, gdy spełni dwa wymogi jednocześnie: osiągnie frekwencję wynoszącą co najmniej 80% łącznego wymiaru godzin szkolenia (nie wlicza się czasu przerw) na podstawie raportu wygenerowanego z systemu Google Meet identyfikującego wszystkich uczestników oraz uzyska wynik co najmniej 80% poprawnych odpowiedzi testu (walidacji).

8) Cel edukacyjny: Usługa „Efektywna komunikacja, obsługa klienta i współpraca zespołowa w realizacji zamówień hafciarskich” przygotowuje do skutecznego komunikowania się z klientem i zespołem na każdym etapie realizacji zamówień hafciarskich poprzez rozwijanie umiejętności aktywnego słuchania, precyzyjnego ustalania potrzeb klienta, udzielania jasnych informacji, rozwiązywania sytuacji trudnych oraz organizowania współpracy zespołowej w procesie przyjmowania, planowania i realizacji zleceń.

9) Walidacja: Walidacja efektów uczenia się prowadzona jest w łącznym wymiarze 30 minut i realizowana jest wyłącznie w formie debaty swobodnej. Debata swobodna stanowi jedyną metodę walidacji zastosowaną w usłudze i służy sprawdzeniu, czy uczestnik osiągnął zakładane efekty uczenia się określone w Karcie Usługi.

Debata swobodna ma charakter podsumowujący i praktyczny. Jej celem jest weryfikacja sposobu rozumienia przez uczestnika zagadnień objętych szkoleniem oraz sprawdzenie, czy uczestnik potrafi odnieść zdobytą wiedzę do sytuacji zawodowych. W toku debaty uczestnik omawia przykładowe sytuacje związane z tematyką szkolenia, wskazuje możliwe sposoby postępowania, uzasadnia wybór działań oraz przedstawia, w jaki sposób nabyte kompetencje mogą zostać wykorzystane w codziennej pracy.

Debata obejmuje zagadnienia odnoszące się do efektów uczenia się i kryteriów ich weryfikacji wskazanych w Karcie Usługi. Osoba prowadząca walidację może zadawać pytania problemowe, sytuacyjne i pogłębiające, dotyczące między innymi rozpoznawania omawianych zjawisk, doboru właściwych działań, interpretacji przykładowych sytuacji zawodowych oraz uzasadnienia rekomendowanego sposobu postępowania.

Ocena osiągnięcia efektów uczenia się dokonywana jest na podstawie wypowiedzi uczestnika w trakcie debaty swobodnej, z uwzględnieniem kryteriów weryfikacji przypisanych do poszczególnych efektów uczenia się. Za pozytywny wynik walidacji uznaje się sytuację, w której uczestnik wykaże, że rozumie kluczowe zagadnienia objęte szkoleniem, potrafi zastosować je do praktycznych przykładów oraz prawidłowo uzasadnia proponowane działania w odniesieniu do sytuacji zawodowych.

Walidacja prowadzona jest w sposób niezależny od procesu szkoleniowego. Debata swobodna realizowana jest jako odrębny etap usługi, po zakończeniu części szkoleniowej. Jej celem nie jest dalsze prowadzenie zajęć ani uzupełnianie treści szkoleniowych, lecz sprawdzenie osiągnięcia efektów uczenia się przez uczestnika. Wynik walidacji zostaje odnotowany w dokumentacji usługi zgodnie z przyjętymi zasadami dokumentowania przebiegu i rezultatów walidacji.

10) Szkolenie stanowi kształcenie zawodowe w rozumieniu art. 44 rozporządzenia 282/2011 (tj. służy uaktualnieniu wiedzy do celów zawodowych), a na gruncie prawa krajowego korzysta ze zwolnienia z VAT: z art. 43 ust. 1 pkt 29 ustawy o VAT – gdy finansowanie wynosi co najmniej 70% ze środków publicznych na podstawie § 3 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 832).

Komplet materiałów zostanie wysłany w wiadomości e-mail przed rozpoczęciem szkolenia do każdego z Uczestników. Będzie to skrypt wraz z prezentacją (w formacie PDF).

Ukończony 18 rok życia.

1. Platforma komunikacyjna – Google Meet.

2. Wymagania sprzętowe:

• komputer z aktualnym systemem (Windows 10 lub nowszy / macOS 12 lub nowszy / aktualna dystrybucja Linux),
• aktualną przeglądarkę (Chrome/Edge/Firefox/Safari – co najmniej dwie ostatnie wersje),
• stabilne łącze internetowe o przepustowości min. 10 Mb/s (pobieranie) i 2 Mb/s (wysyłanie),
• sprawną kamerę komputerową i mikrofon,
• sprawne słuchawki/ głośniki.

1. Okres ważności linku: od godziny zegarowej przed godziną rozpoczęcia szkolenia w dniu pierwszym do godziny zegarowej po zakończeniu szkolenia w dniu ostatnim.