Nowoczesne narzędzia cyfrowe w pracy administracyjno-biurowej – praktyczny kurs automatyzacji, chmury i AI - cyfrowe i zielone kompetencje - (kurs nadający kwalifikacje)

Interaktywna forma zdalna:

• Szkolenie odbywa się w formie zdalnej, w czasie rzeczywistym, za pomocą platformy Zoom. Umożliwia to uczestnictwo z dowolnego miejsca, oszczędzając czas i koszty związane z dojazdami. Interaktywne sesje wideo, współdzielenie ekranu i chat pozwalają na aktywny udział i bieżącą komunikację z prowadzącymi oraz innymi uczestnikami.

Godziny realizacji szkolenia:

• Każda godzina szkolenia obejmuje 45 minut.
• szkolenie obejmuje 40 godzin zajęć edukacyjnych tj. 30 godzin zegarowych.
• walidacja wliczana jest w czas trwania usługi - 15 minut
• przesłanie testu sprawdzającego poziom wiedzy nie wlicza się do godzin usługi.

Przerwy:

• Przerwy nie są wliczone w czas trwania usługi.

Harmonogram szkolenia:

Szczegółowy harmonogram zajęć, uwzględniający podział na dni i godziny oraz przerwy, zostanie uzupełniony na 6 dni przed rozpoczęciem szkolenia, zgodnie z regulaminem BUR, po uwzględnieniu preferencji czasowych uczestników.

• Szkolenie może być realizowane zarówno raz jaki i kilka razy w tygodniu w trybie dziennym, umożliwiając intensywną naukę i skoncentrowane zajęcia lub popołudniowym, co pozwala uczestnikom z innymi obowiązkami dostęp do wartościowej edukacji.
• Dodatkowo, istnieje opcja organizacji zajęć w formie weekendowej, co sprawia, że szkolenie staje się bardziej elastyczne i dostosowane do różnych harmonogramów życia. 
• w związku z powyższym nie wskazano szczegółowego harmonogramu  - jesteśmy gotowi dostosować się do potrzeb całej grupy zapisanych osób, tworząc harmonogram, który uwzględni zróżnicowane preferencje czasowe uczestników.
• Harmonogram szkolenia może ulegać nieznacznemu przesunięciu czasowemu, zależnie od czasu potrzebnego na wykonanie poszczególnych ćwiczeń i zdolności przyswajania materiału przez uczestników, zgodnie z ich indywidualnym tempem nauki

Metody pracy:

• Zajęcia prowadzone są metodą ćwiczeniową, połączoną z rozmową na żywo oraz współdzieleniem ekranu. Warunkiem niezbędnym do osiągnięcia celu szkolenia jest samodzielne wykonanie wszystkich ćwiczeń zadanych przez trenera. 

Dostępność kurs do potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami

• Wsparcie techniczne: Zapewniamy wsparcie techniczne dla uczestników, którzy mogą potrzebować pomocy w obsłudze platformy
• szkoleniowej lub dostępu do materiałów.
• Sesje Q&A: sesje pytań i odpowiedzi, gdzie uczestnicy mogą zadawać pytania w czasie rzeczywistym, również poprzez czat tekstowy,
• co jest pomocne dla osób, które mogą mieć trudności z komunikacją werbalną.
• platforma ZOOM, na której prowadzone jest szkolenie, jest zgodna z międzynarodowymi standardami dostępności,
• takimi jak WCAG 2.1.
• elastyczny harmonogram szkolenia, aby dostosować tempo nauki do indywidualnych możliwości uczestników.

Doświadczeni prowadzący:

• Zajęcia prowadzi ekspert z wieloletnim doświadczeniem, który przekazuje nie tylko wiedzę teoretyczną, ale także praktyczne wskazówki i najlepsze praktyki. Uczestnicy mają możliwość czerpania z ich wiedzy i doświadczeń.
• Informacje o osobach prowadzących szkolenie, w tym imiona, nazwiska, kwalifikacje oraz doświadczenie, zostaną podane na 6 dni przed rozpoczęciem szkolenia, zgodnie z wymogami regulaminu BUR. Trenera prowadzący usługę będzie posiadała doświadczenie zawodowe zdobyte nie wcześniej niż 5 lat lub kwalifikacje nabyte nie wcześniej niż 5 lat przed datą wprowadzenia szczegółowych danych dotyczących oferowanej usługi.

Certyfikat ukończenia:

• Zaświadczenie wydane na podstawie § 23 ust. 4 rozporządzenia Ministra Edukacji i Nauki z dnia 6 października 2023 r. w sprawie kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych (Dz. U. poz. 2175).

Program kursu

Moduł 1: Praca biurowa w erze cyfrowej

Wprowadzenie do cyfrowych narzędzi wspierających pracę administracyjną

• omówienie roli narzędzi cyfrowych w pracy biurowej,
• przegląd najczęściej wykorzystywanych rozwiązań (pakiety biurowe, chmura, komunikatory),
• wskazanie obszarów możliwej automatyzacji pracy administracyjnej.

Organizacja dokumentów i plików w chmurze (OneDrive, Google Drive)

• tworzenie i porządkowanie struktury folderów,
• nadawanie uprawnień dostępu do plików i katalogów,
• współdzielenie dokumentów z innymi użytkownikami,
• wersjonowanie plików i przywracanie wcześniejszych wersji,
• archiwizacja dokumentów.

Zarządzanie czasem i zadaniami w narzędziach online (Outlook, Kalendarz Google)

• konfiguracja kalendarza i ustawień powiadomień,
• planowanie spotkań i wydarzeń,
• tworzenie przypomnień i list zadań,
• organizacja pracy własnej i zespołowej.

 Moduł 2: Microsoft – praktyczne zastosowanie

Tworzenie i edycja dokumentów

• przygotowanie dokumentów tekstowych z wykorzystaniem stylów i nagłówków,
• stosowanie szablonów dokumentów,
• automatyczne formatowanie treści,
• przygotowanie dokumentów do dalszego obiegu (np. PDF).

Efektywne wykorzystanie Excel do analizy danych i tworzenia raportów

• wprowadzanie i porządkowanie danych,
• stosowanie funkcji (np. JEŻELI, WYSZUKAJ.X, SUMA.WARUNKÓW),
• filtrowanie i sortowanie danych,
• tworzenie tabel przestawnych,
• wizualizacja danych (wykresy).

Automatyzacja powtarzalnych zadań w arkuszach kalkulacyjnych

• przygotowanie szablonów arkuszy,
• stosowanie walidacji danych,
• tworzenie powtarzalnych raportów i zestawień,
• usprawnianie pracy poprzez eliminację ręcznego wprowadzania danych.

 Moduł 3: Elektroniczny obieg dokumentów i komunikacja online

Obsługa programów do zarządzania dokumentami i podpisu elektronicznego

• omówienie zasad elektronicznego obiegu dokumentów,
• przygotowanie dokumentów do podpisu elektronicznego,
• zastosowanie podpisu elektronicznego w praktyce,
• archiwizacja dokumentów elektronicznych.

Efektywna komunikacja w firmie – MS Teams, Zoom, e-mail i kalendarz online

• organizacja spotkań online,
• współdzielenie plików i ekranu,
• komunikacja synchroniczna i asynchroniczna,
• wykorzystanie kalendarza do zarządzania komunikacją.

Prowadzenie korespondencji elektronicznej – zasady i automatyzacja odpowiedzi

• zasady tworzenia profesjonalnych wiadomości e-mail,
• stosowanie szablonów wiadomości,
• tworzenie automatycznych odpowiedzi i reguł poczty,
• organizacja skrzynki odbiorczej.

 Moduł 4: AI w pracy administracyjnej – jak ułatwić sobie życie.

Jak korzystać z ChatGPT i Copilot do tworzenia dokumentów, raportów i e-maili

• wprowadzenie do narzędzi AI,
• zasady formułowania poleceń (promptów),
• generowanie treści na potrzeby pracy biurowej.

Automatyczne podsumowania spotkań i generowanie treści

• tworzenie podsumowań spotkań,
• opracowywanie notatek służbowych,
• generowanie treści dokumentów i raportów.

Usprawnianie codziennych obowiązków dzięki inteligentnym narzędziom

• wykorzystanie AI do skrócenia czasu pracy,
• automatyzacja powtarzalnych czynności,
• weryfikacja poprawności wygenerowanych treści,
• zasady bezpiecznego korzystania z narzędzi AI.

 Moduł 5: Cyfrowa administracja kadrowa

Wprowadzenie do systemów kadrowo-płacowych (przegląd funkcji)

• omówienie funkcjonalności systemów kadrowych,
• zakres zastosowań w pracy administracyjnej.

Digitalizacja dokumentacji pracowniczej zgodnie z RODO

• organizacja dokumentów pracowniczych w formie cyfrowej,
• zasady przechowywania i archiwizacji dokumentów,
• ochrona danych osobowych.

Elektroniczne rozliczenia – jak przygotować dane do systemów ZUS, PPK, e-deklaracji

• przygotowanie danych do systemów,
• porządkowanie dokumentacji,
• kontrola poprawności danych.

 Moduł 6: Bezpieczeństwo danych i cyberhigiena w pracy biurowej

Podstawowe zasady ochrony danych osobowych (RODO)

• omówienie zasad przetwarzania danych osobowych,
• obowiązki w pracy administracyjnej.

Cyberbezpieczeństwo w biurze – jak unikać zagrożeń

• identyfikacja zagrożeń (np. phishing, złośliwe oprogramowanie),
• rozpoznawanie niebezpiecznych wiadomości i załączników.

Praktyczne wskazówki dotyczące bezpiecznego korzystania z narzędzi online

• stosowanie silnych haseł i zabezpieczeń,
• bezpieczne przechowywanie i udostępnianie danych,
• dobre praktyki pracy w środowisku cyfrowym.

Moduł 7:Zielone kompetencje

Praktyki „paperless office” (praca bez druku)

• ograniczanie wykorzystania dokumentów papierowych,
• wdrażanie cyfrowych procesów dokumentacyjnych.

Optymalizację cyfrowych formatów pod kątem dostępności i ekologii (PDF, e-maile)

• przygotowanie dokumentów w formatach cyfrowych,
• optymalizacja wielkości plików,
• poprawa dostępności dokumentów.

Użycie narzędzi do podpisu elektronicznego jako przykład ograniczenia zużycia zasobów

• zastosowanie podpisu elektronicznego w obiegu dokumentów,
• ograniczenie konieczności drukowania i skanowania dokumentów.

uczestnicy otrzymają materiały dydaktyczne w formie elektronicznej. Zostaną one przesłane w postaci plików i dokumentów (np. PDF, prezentacje, arkusze informacyjne, linków, inne)

ewentualnie materiały szkoleniowe w formie nagrań z zajęć będą udostępnione uczestnikom na 5 dni po zakończeniu szkolenia.

Nagrania umożliwią powrót do przekazywanych informacji, które pojawiły się podczas realizacji usługi, co zapewni pełną dostępność szkolenia dla każdego zainteresowanego uczestnika, w tym osób ze szczególnymi potrzebami.

W celu otrzymania dostępu do materiałów, konieczne jest posiadanie aktywnego adresu poczty elektronicznej z domeną @gmail.com

Uczestnicy powinni posiadać podstawowe umiejętności związane z obsługą komputera i korzystaniem z programów biurowych.

Podczas szkolenia obowiązkowe jest korzystanie z kamery internetowej przez uczestników - w uzasadnionych przypadkach możliwe ustalenie alternatywy.

Obowiązek uczestnictwa w co najmniej 80% zajęć – czas zalogowania w platformie Zoom.

Podstawą do rozliczenia usługi jest wygenerowanie z systemu raportu, umożliwiającego identyfikację wszystkich uczestników oraz zastosowanego narzędzia.

Zawarto umowę WUP w Toruniu w ramach Projektu Kierunek - Rozwój

Regulamin współpracy i rozliczenia usług z wykorzystaniem elektronicznym bonów szkoleniowych w ramach projektu „Małopolski pociąg do kariery – sezon 1” i projektu „Nowy start w Małopolsce z EURESem” został obustronnie podpisany.

Ośrodek Szkolenia Dokształcania i Doskonalenia Kadr Kursor Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością świadczy usługi zwolnione z podatku od towarów i usług na podstawie Art. 43., ust. 1. Ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r.

Warunki techniczne szkolenia na platformie Zoom:

1. Sprzęt komputerowy:
   • Wymagany komputer z dostępem do internetu wraz z kamerą oraz kamerą.
2. Przeglądarka internetowa
   • Zalecane przeglądarki: Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari.
3. Stabilne połączenie internetowe:
4. Platforma Zoom:
   • Konieczne pobranie i zainstalowanie najnowszej wersji aplikacji Zoom przed szkoleniem.
   • Aktywne konto Zoom (możliwość utworzenia bezpłatnego konta).
5. Dźwięk i słuchawki:
   • Zalecane użycie słuchawek z mikrofonem dla lepszej jakości dźwięku.
   • Sprawdzenie działania dźwięku przed rozpoczęciem szkolenia.
6. Przygotowanie przed sesją:
   • Testowanie sprzętu i połączenia przed planowanym szkoleniem.
   • Zapewnienie cichego miejsca pracy dla minimalizacji zakłóceń.
7. Zaplanowane przerwy:
   • Uwzględnienie krótkich przerw w grafiku dla odpoczynku uczestnika

Zapewnienie powyższych warunków technicznych umożliwi płynny przebieg szkolenia na platformie Zoom, zminimalizuje zakłócenia i zagwarantuje efektywną interakcję między prowadzącym a uczestnikiem