Wspomaganie i obsługa procesów księgowych: Praktyczna obsługa systemu KSeF z elementami kompetencji cyfrowych - szkolenie

Szkolenie kierowane jest dla wszystkich osób, które w ramach swoich obowiązków zawodowych będą korzystały z systemu KSeF., W szczególności dla pracowników księgowości, biur rachunkowych, doradców podatkowych, właścicieli firm, kadry zarządzającej finansami. Z uwagi na charakter i zakres szkolenia nie jest wymagana wcześniejsza wiedza i umiejętności w zakresie przedmiotu szkolenia.

Szkolenie będzie realizowane w wyodrębnionej sali szkoleniowej, wyposażoną w tablicę suchościeralną lub tablicę flipchart z papierem oraz ekran, na którym, za pośrednictwem rzutnika, będą wyświetlane najważniejsze treści szkolenia i pokazywane zagadnienia. Każdy z uczestników będzie miał zapewnione miejsce, przy którym będzie mógł wykonywać ćwiczenia lub notować prezentowane na w czasie szkolenia treści. Szkolenie będzie realizowane w jednej grupie.

Warunkiem zrealizowania zakładanych celów edukacyjnych, w tym nabycia cyfrowych kompetencji, jest aktywny udział uczestników we wszystkich zadaniach i ćwiczeniach zespołowych, aktywne słuchanie i analiza przypadków omawianych podczas zajęć w celu zrozumienia i trwałego przyswojenia treści oraz nabycia zakładanej wiedzy, umiejętności i kompetencji, w tym kompetencji społecznych.

Zajęcia w dużej części będą realizowane metodami aktywnymi, rozumianymi jako metody umożliwiające uczenie się w oparciu o doświadczenie i pozwalające uczestnikom na ćwiczenie umiejętności i kompetencji ale z uwzględnieniem ważnej przy tego typu szkoleniach teorii. Część teoretyczna szkolenia to 50% całego szkolenia, część praktyczna 50%.

Szkolenie będzie realizowane według poniższego programu:

BLOK 1 – Wprowadzenie do KSeF i transformacja cyfrowa w finansach

1.1. Czym jest KSeF i dlaczego powstał

• • Założenia i cele Krajowego Systemu e-Faktur.
  • Obowiązki podatników i harmonogram wdrożenia.
  • Różnice między fakturą ustrukturyzowaną a tradycyjną.

1.2. Rola kompetencji cyfrowych i ekologicznych w pracy księgowego

• • Jak KSeF zmienia procesy księgowe i dokumentacyjne.
  • Terminologia IT, którą warto znać (API, token, integracja systemów).
  • Dlaczego KSeF to narzędzie ekologiczne – redukcja papieru, optymalizacja danych, mniejszy ślad procesowy.
  • Cyfrowa ergonomia pracy – jak pracować "mądrzej, nie więcej".

BLOK 2 – Praca w KSeF: praktyczne wprowadzenie

2.1. Uzyskiwanie dostępu do KSeF

• • Autoryzacja: podpis kwalifikowany, profil zaufany, pieczęć elektroniczna.
  • Nadawanie i odbieranie uprawnień pracownikom.
  • Najczęstsze błędy podczas logowania.

2.2. Interfejs KSeF – przegląd funkcjonalny

• • Dashboard i moduły systemu.
  • Przeglądanie faktur, filtrowanie, pobieranie danych.
  • Powiązanie dokumentów z procesami księgowymi.

Ćwiczenia praktyczne: logowanie do środowiska demo, analiza przykładowej faktury ustrukturyzowanej.

BLOK 3 – Wystawianie i odbieranie faktur w KSeF

3.1. Tworzenie faktury ustrukturyzowanej krok po kroku

• • Wypełnianie pól struktury FA(2).
  • Walidacja danych – komunikaty błędów i jak je odczytywać.
  • Nadawanie NIP, JPK i danych kontrahenta.

3.2. Odbieranie faktur od kontrahentów

• • Statusy faktur i ich znaczenie.
  • Wyszukiwanie, filtrowanie i pobieranie dokumentów.
  • Kiedy faktura jest uznana za doręczoną?

Ćwiczenia praktyczne: wystawienie faktury w systemie szkoleniowym, analiza statusów, wyszukiwanie faktur.

BLOK 4 – Integracja KSeF z systemami księgowymi i obieg dokumentów

4.1. KSeF w praktyce biur rachunkowych i działów księgowych

• • Łączenie systemów finansowych (ERP, FK) z KSeF.
  • API – co księgowy musi wiedzieć, żeby skutecznie współpracować z działem IT lub dostawcą oprogramowania.
  • Automatyzacja procesów: import danych, dekretacja, workflow.

4.2. Ekologiczne i bezpieczne zarządzanie danymi

• • Minimalizacja zbędnych wydruków i archiwizacja w chmurze.
  • Odpowiedzialna praca na danych finansowych – poufność, dostępność, integralność.
  • Jak unikać cyfrowego chaosu (zasady eco-digital work: etykietowanie plików, organizacja repozytoriów).

BLOK 5 – Najczęstsze problemy i case studies

5.1. Błędy i wyzwania w praktyce KSeF

• • błędne uprawnienia,
  • brak synchronizacji z systemem księgowym,
  • błędy walidacji,
  • powtarzające się faktury,
  • obsługa anulowania i korekt.

5.2. Case studies z praktyki księgowych

• • obsługa zwrotów, korekt, duplikatów, refaktur.
  • procesy standardowe vs. nietypowe.
  • przygotowanie firmy do pełnego przejścia na KSeF.

Ćwiczenia grupowe: analiza problemów i planowanie ich rozwiązania.

BLOK 6 – Podsumowanie, dobre praktyki i ekologiczne korzyści KSeF

• • Checklista księgowego przed pełnym wdrożeniem KSeF.
  • Dobre praktyki cyfrowe (digital hygiene) – jak pracować efektywnie i ekologicznie.
  • Jak KSeF wspiera zrównoważony rozwój: redukcja papieru, oszczędność czasu, mniejsza liczba błędów.
  • Plan działań po szkoleniu (mini-roadmapa wdrożeniowa).

Walidacja:

Warunkiem nabycia kompetencji jest uczestnictwo w co najmniej 80% zajęć oraz przejście przez proces walidacji. W ramach realizacji usługi edukacyjnej zostały wprowadzone rozwiązania gwarantujące wyraźne oddzielenie procesu kształcenia i szkolenia od procesu walidacji. Oznacza to, że osoba prowadząca szkolenie nie bierze udziału w ocenie ani weryfikacji efektów uczenia się uczestników.

Instytucja stosuje procedury zapewniające bezstronność, w tym rozdział ról szkoleniowych i walidacyjnych oraz mechanizmy zapobiegania konfliktowi interesów. Uczestnikom przysługuje możliwość złożenia odwołania od wyniku walidacji zgodnie z obowiązującymi procedurami.

W czasie walidacji osoba prowadząca szkolenie rozdaje test pisemny złożony z pytań zamkniętych z gotową kafeterią odpowiedzi (jedno- lub wielokrotnego wyboru). Prowadzący nie ingeruje w wypełnienie testu przez uczestników. Nie ingeruje również w przygotowanie dowodów i deklaracji przez uczestników, przesyłanych do walidatora, które zbierane są w czasie szkolenia, aby zachować absolutną bezstronność.

Dowody i deklaracje oraz karty wyników testów są przesyłane do wskazanego walidatora, który dokonuje ich oceny i na tej podstawie oraz na podstawie wyniku testu dokonuje oceny nabycia kompetencji przez uczestnika.

Na szkolenie składa się 9 godzin lekcyjnych. 1 godzina lekcyjna szkolenia to 45 minut. W ramach podanych godzin szkolenia ujęty jest czas walidacji. Przerwy nie zostały wliczone w czas szkolenia, ale są ujęte w harmonogramie jako dodatkowy czas, poza 9 godzinami lekcyjnymi szkolenia. Łączny czas przerw to 60 minut.

Podział godzin szkolenia: Liczba godzin teoretycznych szkolenia: 4 godzin lekcyjnych; Liczba godzin praktycznych szkolenia: 4 godziny lekcyjne i 20 minut; walidacja (wypełnienie testu oraz samodzielne przygotowanie dowodów i deklaracji do analizy przez walidatora): 25 minut.

W ciągu jednego dnia szkolenia daje to łącznie 9x45 minut= 405 minut (szkolenie + walidacja) + 60 minut przerw, czyli 465 minut, od 8:00 - 15:45.

Zapewnienie dostępności: Zapewniamy równy dostęp do usługi dla wszystkich uczestników. Na prośbę uczestnika uzgadniamy równoważne formy materiałów i walidacji efektów (np. zastosowanie większej czcionki, wydłużenie czasu ekspozycji informacji lub wykorzystanie innych form przedstawienia danych, które umożliwiają lepsze ich zrozumienie i dostępność) bez obniżania kryteriów i progów zaliczenia. 

Notes, długopis, e-podręcznik

Przy dofinansowaniu w wysokości co najmniej 70% szkolenie może zostać zwolnione z podatku VAT (na podstawie §3 ust.1 pkt 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20.12.2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (Dz.U. z 2015 r., poz.736)). W przypadku braku otrzymania dofinansowania w zakładanej wysokości, cena zostanie powiększona o podatek VAT 23%.