Funkcjonowanie KSEF (Krajowego Systemu e-Faktur) w praktyce - nowa codzienność e-fakturowania - forma zdalna

Wprowadzenie do KSeF

Cel wprowadzenia systemu i korzyści i ryzyka dla podatników.

Harmonogram - ważne daty:

1 stycznia 2026 r. – uruchomienie modułu zgłoszeń faktur z załącznikiem,

1 lutego 2026 r. – obowiązek odbierania FV w KSeF,

1 kwietnia 2026 r. – obowiązek wystawiania FV w KSeF przez większość podatników,

1 sierpnia 2026 r. – obowiązek wpisywania numerów KSeF do JPK,

1 stycznia 2027 r. – możliwość nakładania kar na podatników, brak możliwości wystawiania FV z kas rejestrujących, obowiązek podawania numeru KSeF przy płatnościach.

Zakres obowiązkowego KSeFJakie są terminy od kiedy trzeba rozpocząć wystawianie faktur w KSeF? Kto ma obowiązek wystawiania FV w KSeF od 1 lutego 2026 r., 1 kwietnia 2026 r., 1 stycznia 2027 r.?

Jakie są grupy wyłączenia z KSeF:

ze względu na status stron (np. podmioty nie mające w Polsce siedziby),

ze względu na rodzaj transakcji (np. procedura OSS nieunijna),

wskazane w rozporządzeniu MF (np. przejazdy autostradą, bilety kolejowe),

wynikające z przepisów przejściowych (np. faktury z kas fiskalnych i paragony z NIP do 450 zł).

Czy brak obowiązku wystawiania faktur w KSeF oznacza, że nie muszę ich również odbierać w KSeF?

Faktura ustrukturyzowanaJakie dokumenty trafią do KSeF, a jakie pozostaną poza systemem.

Czym się różni faktura ustrukturyzowana od faktury papierowej i elektronicznej.

Struktura FA(3) – obowiązkowe elementy.

Rodzaje faktur ustrukturyzowanych: sprzedażowe, korygujące, zaliczkowe, rozliczające.

Wyjątki dla przekazywania FV w KSeF: faktury konsumenckie, zagraniczne, z kas rejestrujących.

Jak sprawdzić prawidłowość konwersji i mapowania danych faktury ze schemą FA(3).

Obsługa KSeF – pierwsze krokiJak uzyskać specjalne upoważnienie, aby wystawiać faktury w KSeF - pierwsze logowanie.

W jaki sposób nadać dostęp do KSeF w ramach swoich uprawnień lub nadać dalsze uprawnienia.

Jak upoważnić biuro rachunkowe/pracownika do dostępu i/lub wystawiania faktur w KSeF w naszym imieniu - nadawanie uprawnień w Aplikacji Podatnika / składanie ZAW-FA.

Jak nadać uprawnienia w KSeF osobie fizycznej nie mającej numeru NIP ani PESEL (np. zagranicznemu członkowi zarządu).

Integracja KSeF z systemem finansowo-księgowymJak połączyć swój system finansowo-księgowy z Aplikacją Podatnika i KSeF.

Od kiedy i jak podatnicy mogą występować o Tokeny i certyfikaty KSeF.

Czy się różni TOKEN od certyfikatu KSeF – co do daty ważności i uprawnień.

Dlaczego uzyskanie certyfikatu KSeF jest niezbędne dla korzystania z trybu offline.

Wystawianie faktur w KSeF – w różnych trybachCzym się różni tryb online, od trybu offline.

Czym się różni wysyłka interaktywna od wsadowej oraz dlaczego warto mieć w programie finansowo-księgowym zarówno jedną jak i drugą.

Moment wystawiania i odbierania faktur w trybach online i offline, tj.

czy datą wystawienia FV w trybie offline jest data wskazana przez Podatnika czy moment wysyłki do KSeF,

czy datą odbioru FV w trybie offline jest moment odebrania FV w KSeF czy wcześniejsze odebranie jest poza KSeF.

czym się różni data wystawienia (pole P1) od daty i czasu wytworzenia FV.

Czym różnią się poszczególne tryby offline, tj.

tryb offline24,

tryb offline – niedostępność KSeF,

tryb awaryjny,

awaria całkowita.

Kto nie będzie mógł od razu skorzystać z trybu offline.

Czy można przekazywać faktury wystawione w trybie offline poza KSeF kontrahentom krajowym.

Jak KSeF wpłynie na przeliczanie walut obcych na fakturach.

Interpretacje indywidualne oraz stanowisko MFCzy można odliczyć VAT z FV wystawionej wbrew obowiązkowi poza KSeF

Czy można wystawić korektę w KSeF na same pola fakultatywne np. termin płatności

Czy można wystawić FV w języku obcym i przesłać ją w języku obcym do KSeF

Czy można inne błędy, niż błędny NIP, naprawić korektą „do zera” i wystawieniem nowej prawidłowej FV np. błędny kurs,

Czy trzeba dosyłać do KSeF noty księgowe,

Czy przy wypłacie odszkodowania należy podawać numer KSeF w tytule przelewu,

Czy wizualizacja może zawierać szerszy zakres danych, niż trafił do KSeF,

Czy można przekazywać kontrahentom dotychczasowe wizualizacje uzupełnione o kod QR czy jednak należy wizualizować FV bezpośrednio spod systemu KSeF

Czy datą wystawienia FV jest data wskazana przez podatnika w polu P_1 czy jednak jest to data wytworzenia pliku xml,

Czy można przedstawiać kontrahentom inne dokumenty informacyjne zawierające te same dane co wizualizacja FV.

Numer KSeFNumer KSeF – czym jest do czego będzie potrzebny.

Kiedy numer KSeF nie będzie zawierał numeru NIP sprzedawcy.

Od kiedy trzeba podawać numery KSeF w plikach JPK – czy w zakresie sprzedaży czy również w zakresie zakupu.

Kiedy ma obowiązywać płatności z numerem KSeF/zbiorczym identyfikatorem pomiędzy podatnikami VAT.

Jak ma wygląda płatność ze wskazywaniem numeru KSeF za pojedynczą fakturę, a jak za kilka faktur w mechanizmie podzielonej płatności. Czemu służy zbiorczy identyfikator płatności.

Czy faktury opłacone bez podania numer KSeF/zbiorczego identyfikatora będą kosztem uzyskania przychodów?

Faktury korygująceJakie dodatkowe elementy będzie musiała zawierać faktura korygująca.

Na czym polega oznaczanie TypKorekty i jej skutki dla ewidencji JPK_VAT tj. w dacie ujęcia faktury pierwotnej, w dacie wystawienia faktury korygującej oraz w innej dacie.

Kiedy wystawca będzie zobowiązany do korekty in minus podatku należnego, a kiedy nabywca będzie zobowiązany do korekty in minus podatku naliczonego.

Czemu nie będziemy mogli wystawić faktury korygującej (ani w trybie online, ani w trybie offline), gdy towar zaraz będzie zwrócony, a pierwotnej FV nie został jeszcze nadany numer KSeF.

Faktury rozliczająceJakie dodatkowe elementy muszą zawierać faktury zaliczkowe i rozliczające.

Czy można w KSeF wystawić „zerową” fakturę rozliczającą.

Faktury konsumenckieCzym się będą różnić faktury dla konsumenta wystawione w trybie online, offline oaz poza KSeF.

Jakie dane konsument potrzebuje, aby uzyskać dostęp anonimowy do faktury w KSeF.

Czy trzeba będzie konsumentowi wystawiać duplikaty faktur.

Faktury JSTJak wskazać nabywcę, a jak odbiorę, na fakturze ustrukturyzowanej.

Kiedy trzeba podawać SUB-NIP (IDWew).

Czym jest SUB-NIP (IDWew), jak wygląda, kto może go uzyskać i kiedy i gdzie trzeba go podawać.

Jak nadać uprawnienia pracownikom do wglądu do faktur dla nabywcy oraz dla odbiorcy.

Faktury zagraniczneKiedy można, a kiedy trzeba, udostępniać faktury wystawione w KSeF poza KSeF oraz jak to zrobić.

Faktury pracowniczeJak zidentyfikować faktury zakupowe dokonane przez własnych pracowników.

Czy faktury za zakupy pracownicze trafią tylko do KSeF czy jednak pracownik otrzyma wizualizację FV poza KSeF.

Pozostałe fakturyCzy faktury VAT RR będą obowiązkowo trafiać do KSeF.

Kody QRKiedy trzeba opatrywać faktury kodem QR.

Kiedy będzie jeden, a kiedy dwa kody QR, na fakturze.

Jakie informacje zawierają kody QR.

Czy kod QR wystarczy, aby uzyskać pełne dane o fakturze (w trybie anonimowym).

Jak przekazać kod QR, gdy przekazujemy fakturę w formacie XML.

Czy się będzie różnić kod QR w przypadku udostępniania faktur ustrukturyzowanych kontrahentowi zagranicznemu od kontrahentowi krajowemu w okresie awarii.

Samoidentyfikacja podatników zwolnionych z VATDlaczego podatnicy zwolnieni z VAT mają dokonać „samoidentyfikacji” na potrzeby KSeF.

Czy faktury wystawione poza KSeF oraz bez numer NIP będą wydatkiem stanowiącym koszt uzyskania przychodu.

Faktury z załącznikiemKto może dołączać załączniki do faktur w KSeF.

Jakie dane można uwzględnić w załącznikach do faktur.

Jakie dokumenty trzeba będzie przekazywać poza KSeF.

Od kiedy można składać zgłoszenia prze e-US o udostępnienie modułu dot. załączników w KSeF.

Kary KSeFZa jakie uchybienia grożą sankcje i od kiedy będą stosowane.

Dodatkowe rozporządzenia, które zostaną zmienione przez KSeF, tj.w sprawie korzystania z KSeF,

w sprawie wyłączeń z KSeF,

w sprawie wystawiania faktur,

w sprawie JPK (m.in. konieczność podawania numer KSeF),

w sprawie PKPiR oraz JPK_CIT (m.in. konieczność podawania numer KSeF).

Weryfikacja i tworzenie procedur wewnętrznych i zewnętrznych w zakresie KSeFAnaliza procesów fakturowania w organizacji

Tworzenie procedur wewnętrznych KSeF

Tworzenie procedur zewnętrznych (współpraca z kontrahentami)

Weryfikacja i sprawdzanie poprawności procedur

Bieżące dostosowywanie procedur do zmian prawnych, technicznych oraz organizacyjnych, w tym szkolenie pracowników i monitorowanie ryzyk.

Pozostałe kwestieKiedy dobrowolny KSeF 1.0 zostanie zamknięty? Co z fakturami wystawionymi w okresie dowolności?

Kiedy trzeba przechowywać faktury wystawione w KSeF poza KSeF-em i jak długo?

Jakie funkcje ma aplikacja mobilna KSeF?

Godziny szkolenia są godzinami zegarowymi, godzina = 60 minut.

Uczestnik zgłaszając się na nasze szkolenia poprzez bazę usług rozwojowych, akceptuje regulamin PCDK Group Sp. z o.o. dostępny na stronie https://www.pcdk.pl/o-nas/regulamin-szkolen

Najpóźniej na 4 dni przed rozpoczęciem szkolenia, na podany adres e-mail zostaną przesłane informacje dotyczące szkolenia. W przypadku potwierdzenia szkolenia, zostaną wysłane wszelkie informacje organizacyjne.

W przypadku nie otrzymania jakichkolwiek informacji do 4 dni przed zajęciami, prosimy o kontakt telefoniczny, numer telefonu: 690 017 860 lub 22 299 23 23.

Na 4 dni przed rozpoczęciem szkolenia, na podany adres e-mail zostaną przesłane informacje dotyczące szkolenia. W przypadku potwierdzenia szkolenia, zostaną wysłane wszelkie informacje organizacyjne. Rezygnacja z udziału w szkoleniu powinna nastąpić w formie e-mail’a najpóźniej na 10 dni przed szkoleniem na adres szkolenia@pcdk.pl. Rezygnacja w późniejszym terminie wiąże się z koniecznością pokrycia 100% kosztów. Nieobecność na szkoleniu nie zwalnia z dokonania opłaty. W przypadku szkoleń wyjazdowych rezygnacji nie jest możliwa. W przypadku firm zwolnionych z VAT niezbędne jest wypełnienie i przesłanie faksem lub pocztą elektroniczną oświadczenia o zwolnieniu z VAT.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (ogólne rozporządzenie o ochronie danych - RODO), informuję, że administratorem danych jest Centrum Doskonalenia Kompetencji Progressio sp. z o.o., ul. ul. Rakowicka 10B/4, 31-511 Kraków.

Informujemy możliwości rejestrowaniu/ nagrywaniu usługi na potrzeby usługodawcy i korzystającego z usługi jak również na potrzeby monitoringu, kontroli oraz w celu utrwalania efektów kształcenia.

Aby uzyskać zaświadczenie, należy uczestniczyć w co najmniej 80% zajęć oraz zaliczyć je, zdobywając pozytywny wynik punktów z testu wiedzy.

Link do testu online jest udostępniany po zakończeniu zajęć. Wynik testu jest generowanym automatycznie.

Po uzyskaniu wyniku pozytywnego uczestnik otrzyma zaświadczenie o ukończeniu kursu.

Cena bez VAT dla opłacających szkolenie, w co najmniej 70% ze środków publicznych.

!! Wszelkie informacje dodatkowe dotyczące zrealizowanego szkolenia dostępne są na naszej stronie internetowej www.pcdk.pl w zakładce szkolenia !!

"Zawarto umowę z WUP w Toruniu w ramach Projektu Kierunek – Rozwój"

Zawarto umowę z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Szczecinie na świadczenie usług rozwojowych z wykorzystaniem elektronicznych bonów szkoleniowych w ramach projektu Zachodniopomorski

Jeśli chodzi o przepustowość, zalecamy pobieranie 1 Mbitów i wysyłanie 0,5 Mbitów. Użytkownicy mogą sprawdzić swoją rzeczywistą przepustowość za pomocą speedtest.net.

Jeśli chodzi o sprzęt, zalecamy dwurdzeniowy procesor z co najmniej 2 GB pamięci. Zalecamy dowolny system operacyjny, który obsługuje najnowsze wersje Google Chrome i Mozilla FireFox.

Jeśli chodzi o przeglądarkę, zalecamy uruchamianie FireFox, Chrome lub najnowszej wersji Edge (opartej na Chromium).

Dlaczego? Przeglądarki te zapewniają doskonałą obsługę komunikacji internetowej w czasie rzeczywistym (WebRTC). W systemie Mac OS X najnowsza przeglądarka Safari również będzie działać, ale FireFox i Chrome zapewnią lepszy dźwięk w warunkach niższej przepustowości.

Krótko mówiąc, jeśli użytkownik ma jakiekolwiek problemy (takie jak zniekształcony dźwięk lub okresowe rozłączanie), zalecamy wypróbowanie FireFox lub Chrome. Jeśli problemy będą się powtarzać, prawdopodobnie jest to problem z siecią. BigBlueButton wyśle im powiadomienia, aby pomóc w rozwiązywaniu problemów.

W przypadku portów TCP klienci muszą być w stanie połączyć się z serwerem na porcie 80/443 (HTTP/HTTPS).

W przypadku portów UDP klienci muszą być w stanie połączyć się na porcie w zakresie 16384-32767 w celu uzyskania dźwięku opartego na WebRTC. (to są te porty które trzeba odblokować jak komuś nie działa dźwięk)