KRAJOWY SYSTEM E-FAKTUR. ZASADY DZIAŁANIA. LOGOWANIE NA ŻYWO DO KSEF (Nadawanie uprawnień, tworzenie jednostek zależnych, wystawienie faktury KSEF).

1. Krajowy Systemu E-Faktur i struktury FA(3) – podstawy prawne i techniczne.

2. Terminy wejścia w życie obowiązkowego KSEF

1 lutego 2026 r. dla „dużych” przedsiębiorców

1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców,

1 stycznia 2027 r. - przedsiębiorcy wykluczeni cyfrowo,

wdrożenie KSEF przez podatników zarejestrowanych jako zwolnieni z VAT

 wdrożenie KSEF przez podatników niezarejestrowanych jako zwolnieni z VAT

(np. wspólnoty mieszkaniowe, stowarzyszenia, fundacje itp.).

czy od dnia 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy muszą odbierać faktury z KSEF?

3. Przepisy przejściowe – do końca 2026 r.

wymóg podania numeru KSEF w płatnościach za e-faktury,

możliwości wystawiana faktur przy pomocy kasy fiskalnej (z pominięciem KSEF),

kary za nieprzestrzeganie obowiązków KSEF

4.Schemat postępowania celem wdrożenia KSEF

Przygotowanie procesów wewnętrznych oraz szkolenia pracowników,

utworzenie schematu uprawnień w KSEF

upoważnienie (uwierzytelnienie) do pracy w KSEF oraz nadzór na korzystaniem z systemu,

elektroniczny obieg dokumentów – czy jest niezbędny dla potrzeb KSEF.

5. Dopuszczenie wystawiania faktur konsumenckich w KSEF – wady i zalety. Sposób doręczenia konsumentowi faktury wystawionej w KSEF

6. Wdrożenie KSEF a zasady powstania obowiązku podatkowego, terminy wystawiania faktur,

podstawa opodatkowania, elementy obowiązkowe faktury – w jakim zakresie KSEF wpływa na

powyższe elementy?

7. KSEF – data wystawienia, data nadania numeru KSEF, data „wytworzenia” – wystawianie

faktur z datą „przyszłą” i „antydatowanie” czy są dopuszczalne?

8. Dokumenty objęte systemem KSEF

standardowa faktura dla innego polskiego podatnika (w tym faktura zaliczkowa),

faktura dla konsumenta – opcjonalnie,

faktura VAT RR – opcjonalnie,

refaktura

faktura dla kontrahenta zagranicznego,

załączniki do faktur w KSEF,

duplikaty faktury – w ograniczonym zakresie,

faktury wystawiane przez inkasenta.

9. Dokumenty nieobjęte systemem KSEF

dokumenty wewnętrzne,

noty księgowe,

faktury proforma.

10. Elementy faktury ustrukturyzowanej

obowiązkowe elementy faktury ustrukturyzowanej,

elementy opcjonalne faktury ustrukturyzowanej,

elementy fakultatywne faktury ustrukturyzowanej,

numer KSEF i jego budowa, znaczenie i sposób generowania,

identyfikator zbiorczy (IZ) – generowanie i stosowanie.

wizualizacja faktury ustrukturyzowanej – kiedy obowiązkowo zawiera kody QR?

11. Korzystanie z KSEF

powołanie i odwołanie administratora - ZAW-FA lub pieczęć elektroniczna

pierwsza autoryzacja w systemie KSEF (kwalifikowana pieczęć elektroniczna,

kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany)

MCU – Moduł Certyfikatów i Uprawnień – nowe narzędzie do nadawania uprawnień od dnia 1 listopada 2025 r. 0 co z dotychczasowymi uprawnieniami?

sposób nadawania i odbieranie uprawnień do poszczególnych funkcji w KSEF (delegowanie uprawnień),

tworzenie jednostek zależnych w KSEF i administratorów jednostek – w JST i grupie VAT.

12. Wdrożenie na stałe trybu „offline24” możliwego do stosowania przez wszystkich podatników.

Istota systemu dla sprzedawcy i nabywcy,

data wystawienia faktury w trybie offline – inna niż data z numeru KSEF!

data otrzymania faktury w trybie offline,

sposób wyboru stosowania trybu offline.

13. KSEF a faktury wystawiane przez i na rzecz: jednostki samorządu terytorialnego (JST) i Grupy VAT.

dodatkowe pola obowiązkowe, opcjonalne i fakultatywne w części Podmiot 2 i 3 w tym JST, GV oraz Pracownik,

kod ID WEW – jak wykorzystać u scentralizowanego podatnika? ID WEW czy NIP?

14. Załącznik do faktury ustrukturyzowanej – zastosowanie, tryb wdrożenia i stosowania (głównie w branży media, telekomunikacja itp.). Do czego nie służy załącznik?

Co można umieść w załączniku do faktury KSEF,

Elementy niedopuszczalne w załączniku do faktury KSEF,

Tryb uzyskania zgody na wystawienie faktury z załącznikiem KSEF,

Protokoły, kosztorysy, materiały reklamowe, gwarancje itp. jako załącznik do faktury KSEF.

15. KOD QR dostępny od dnia 1 listopada 2025 r. dla zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści – kiedy będzie miał zastosowanie?

16. Wystawianie faktur w KSEF a obowiązek podatkowy

proces wystawiania faktur w KSEF i ich autoryzacji,

data wystawienia faktury w KSEF – w trybie standardowym oraz offline24,

termin wystawienia faktury w świetle ustawy o VAT a KSEF?

weryfikacja prawidłowości faktury przez KSEF,

komunikat zwrotny z KSEF (UPO lub odrzucenie faktury),

obowiązek podatkowy dla mediów a data wystawienia faktury.

zbiorcza wysyłka faktur do KSEF.

17. Odliczanie VAT.

otrzymanie faktury ustrukturyzowanej w KSEF (data otrzymania faktury w KSEF),

otrzymanie faktury ustrukturyzowanej poza KSEF w formie papierowej lub elektronicznej lub trybie offline24 – czy daje prawo do odliczenia VAT?

użycie faktury ustrukturyzowanej poza KSEF – obowiązek oznaczania kodem QR – kiedy i na jakich zasadach?

obliczanie terminu płatności dla faktury otrzymanych w KSEF?

18. Rozliczanie faktur korygujących, noty korygujące w KSEF.

anulowanie faktury KSEF – czy jest możliwe,

faktury korygujące w KSEF/noty korygujące?

KSEF a korekty in minus oraz in plus podatku należnego - moment korekty podatku,

KSEF a korekty in minus oraz in plus podatku naliczonego –moment korekty podatku.

19. KSEF i obowiązek podania w komunikacie przelewu numeru KSEF.

Autorskie materiały szkoleniowe przygotowane przez wykładowców w formie pdf, teksty ustaw i rozporządzeń przesłane na adres emailowy uczestnika, link do webinaru. Możliwość czatu z wykładowcą - zachęcamy!

Niezbędnym warunkiem uczestnictwa w szkoleniach dofinansowanych z funduszy europejskich jest przede wszystkim spełnienie warunków przedstawionych przez danego Operatora, który jest dysponentem funduszy i do którego Państwo składają dokumenty o dofinansowanie do usługi rozwojowej, tj.szkolenia, założenie konta indywidualnego/ firmowego w Bazie Usług Rozwojowych oraz zapis na wybrane szkolenie Univers za pośrednictwem Bazy.

Szkolenie online realizujemy za pomocą platformy internetowej, do której uczestnicy będą się logować w dniu warsztatów.

Po zalogowaniu do platformy, każdy z Państwa będzie miał dostęp do prezentacji online prowadzonej na żywo przez Trenera. Uczestnik będzie mógł również komunikować się głosowo z Wykładowcą w trakcie zajęć.

Materiał szkoleniowy zostanie udostępniany Uczestnikom szkolenia mailowo na dzień przed datą szkolenia.