Myślenie procesowe w organizacji

1. Podstawy myślenia procesowego – definicja procesu (ciąg powiązanych działań przekształcających określone wejścia w pożądane wyjścia); organizacja jako system procesów zamiast tradycyjnych silosów funkcjonalnych; kluczowe założenia podejścia procesowego: integracja działań między działami, orientacja na wartość dla klienta, ciągłe doskonalenie i spojrzenie systemowe na firmę.
2. Identyfikacja procesów w organizacji – rozpoznawanie głównych procesów biznesowych w firmie (np. realizacja zamówienia klienta od zapytania do dostawy, proces reklamacyjny, proces rozwoju produktu); techniki wyodrębniania procesów i ich granic (od jakiego momentu się zaczyna i gdzie kończy dany proces); przypisanie właścicieli procesów i określenie ich odpowiedzialności za wyniki.
3. Mapowanie i dokumentowanie procesów – tworzenie map procesów (np. diagramów przepływu pracy, map strumienia wartości) w celu wizualizacji kolejnych kroków i decyzji; opisywanie procesów w formie procedur lub instrukcji (standaryzacja sposobu wykonywania zadań na każdym etapie); narzędzia ułatwiające mapowanie i analizę (oprogramowanie do modelowania procesów, arkusze SIPOC określające dostawców, wejścia, proces, wyjścia, odbiorców).
4. Role i odpowiedzialności w zarządzaniu procesami – rola właściciela procesu (osoby odpowiedzialnej za monitorowanie i doskonalenie całości procesu, koordynacja działań między działami); określenie uczestników procesu i ich zadań (kto wykonuje poszczególne kroki, kto dostarcza informacje, kto odbiera wyniki); znaczenie jasno zdefiniowanych ról dla unikania luk i dublowania pracy w procesie.
5. Pomiar i ocena efektywności procesów – ustalenie kluczowych wskaźników procesów (KPI) odzwierciedlających ich wydajność i jakość, np. czas cyklu, liczba błędów, koszty procesu; metody zbierania danych o przebiegu procesu (raporty z systemów, pomiary manualne, karty kontrolne); analiza wyników pod kątem odchyleń od założeń i identyfikacja wąskich gardeł czy przyczyn problemów (np. analiza Pareto najczęstszych błędów).
6. Cykl ciągłego doskonalenia (PDCA) – omówienie cyklu Deminga: Planuj – Wykonaj – Sprawdzaj – Działaj jako narzędzia stałej poprawy procesów; zastosowanie PDCA w praktyce (planowanie usprawnienia, pilotaż zmian, analiza wyników, standaryzacja udoskonalonego procesu)[3]; narzędzia diagnozy problemów w procesie (diagram Ishikawy do poszukiwania przyczyn źródłowych, metoda 5 Why do drążenia problemu) i generowania rozwiązań (burza mózgów, technika benchmarkingu dobrych praktyk).
7. Lean management i eliminacja marnotrawstwa – wprowadzenie do zasad Lean w kontekście myślenia procesowego (skupienie się na tym, co dodaje wartości, eliminacja czynności zbędnych); siedem typów marnotrawstwa w procesach (nadprodukcja, zapasy, oczekiwanie, zbędny transport, nadmierna obróbka, wady, niewykorzystany potencjał ludzi) – jak je rozpoznawać w swoim środowisku pracy; metody usprawniania przepływu pracy (np. one-piece flow – przepływ jednej sztuki, techniki balansowania obciążenia, wprowadzanie 5S w miejscu pracy biurowej lub produkcyjnej).
8. Standaryzacja i jakość w podejściu procesowym – tworzenie i utrzymywanie standardów pracy dla kluczowych procesów (procedury, listy kontrolne) w celu zapewnienia powtarzalności i jakości; monitorowanie zgodności przebiegu procesu ze standardem (np. audyty wewnętrzne, wskaźniki jakości) oraz reakcja na odchylenia; ciągłe doskonalenie standardów – aktualizacja dokumentacji procesowej po wprowadzeniu usprawnień, aby utrwalić lepsze metody pracy (zapobieganie powrotowi do starych nawyków).
9. Współpraca międzydziałowa w ujęciu procesowym – uświadomienie uczestnikom, jak procesy przenikają różne działy i funkcje w firmie (np. proces realizacji zamówienia łączy sprzedaż, logistykę, magazyn, księgowość); znaczenie komunikacji i koordynacji między działami dla sprawnego przebiegu procesu (przekazywanie informacji bez opóźnień, wspólne rozwiązywanie problemów na styku działów); przeglądy międzydziałowe procesu (spotkania wszystkich zaangażowanych stron procesu w celu omówienia wyników i trudności, budowanie wspólnej odpowiedzialności za proces).
10. Wdrażanie myślenia procesowego w organizacji – sposoby propagowania kultury procesowej w firmie (szkolenia wewnętrzne dla pracowników z różnych szczebli, komunikacja sukcesów osiągniętych dzięki ulepszeniom procesów); rola kadry menedżerskiej w utrzymaniu podejścia procesowego (przykład z góry, uwzględnianie perspektywy procesów przy podejmowaniu decyzji, nagradzanie zespołów za inicjatywy usprawniające); plan działań po szkoleniu: każdy uczestnik identyfikuje jeden proces w swoim obszarze do usprawnienia i opracowuje wstępny plan zastosowania zdobytej wiedzy (tzw. action plan do wdrożenia w pracy).

Każdy uczestnik naszego szkolenia otrzyma autorskie materiały szkoleniowe w formie online (PDF).

Nasze szkolenie odbędzie się w formie online za pośrednictwem platformy Clickmeeting.