„Szkolenie: Cyfrowe zarządzanie procesami pracy i zasobami w przedsiębiorstwie – analiza, optymalizacja, ślad środowiskowy i ograniczanie kosztów. Szkolenie zakończone egzaminem nadającym kwalifikacje."

Dzień 1 – Teoria i Praktyka: 08:00 – 18:00 | 10 godzin zegarowych

08:00 – 10:00 (Teoria) Wprowadzenie do cyfrowego i zasobowego zarządzania procesami pracy

• Ewolucja procesów pracy: od tradycyjnego zarządzania do środowiskowo-cyfrowych modeli organizacji.
• Rola danych w pracy operacyjnej: dlaczego każda osoba w firmie generuje i przetwarza dane, nawet jeśli „nie pracuje przy komputerze”.
• Cyfrowy obieg informacji: gdzie powstają błędy, przerwy w przepływie informacji, dezorganizacja i zbędne koszty.
• Podstawy zarządzania zasobami w firmie: energia, czas, materiały, urządzenia, informacje, kompetencje pracowników.
• Rodzaje strat w procesach: straty wynikające z nieefektywnego obiegu dokumentów, straty wynikające z nieczytelnych danych, straty wynikające z braku aktualnych informacji, straty materiałowe i jakościowe wynikające z braku nadzoru nad procesem.
• Wprowadzenie do pojęcia „środowiskowego kosztu procesu” — jak każda mikroczynność pracownika przekłada się na ślad środowiskowy (bez wchodzenia w GOZ jak w szkoleniu nr 1).
• Rola pracownika w cyfrowym systemie firmy — każdy element pracy staje się elementem procesu.

10:00 – 12:00 (Praktyka) Mapowanie procesów pracy i identyfikacja punktów krytycznych

• Tworzenie uproszczonej mapy procesu (na przykładach uniwersalnych: obsługa zgłoszenia, przyjęcie zadania, realizacja usługi, przepływ dokumentów, kontrola urządzenia).
• Identyfikacja punktów generujących koszty, błędy lub opóźnienia.
• Analiza „pierwszego kontaktu z procesem”: co pracownik otrzymuje, co ma wykonać, jakie są bariery.
• Wyszukiwanie „sygnałów ostrzegawczych”: brak danych, niekompletne formularze, niejasne instrukcje, przestoje, dowolność w interpretacji działań.
• Ćwiczenie: „5 błędów procesu”, czyli rozpoznawanie najczęściej występujących nieefektywności związanych z komunikacją, danymi i zasobami.

12:30 – 14:00 (Teoria + praktyka) Cyfryzacja czynności pracownika – narzędzia, dane, przepływ informacji

• Gromadzenie danych na stanowisku pracy — nawet wtedy, gdy pracownik nie korzysta z systemu informatycznego.
• Cyfrowe narzędzia, które pracownik powinien znać na poziomie podstawowym (w każdej branży): formularze elektroniczne, checklisty, rejestry zadań, aplikacje zgłoszeniowe, podstawowe dashboardy operacyjne.
• Symulacje w grupach: poprawne wypełnienie formularza zgłoszenia nieefektywności, wykrycie błędnych, niekompletnych lub niespójnych danych, szybkie zgłoszenie problemu w formie cyfrowej.
• Jak dobra dokumentacja zmniejsza koszty i zwiększa bezpieczeństwo.

14:00 – 16:00 (Praktyka) Środowiskowa analiza procesu – praca z kartami danych i mikrodanymi

• Analiza „małych wskaźników” — co pracownik może monitorować samodzielnie: zużycie materiałów, czas realizacji czynności, odstępstwa od standardów pracy, zbędne działania, nieefektywne użycie sprzętu.
• Ćwiczenie praktyczne: wypełnianie „karty obserwacji procesu” dla wybranego przykładu.
• Identyfikacja elementów zwiększających ślad środowiskowy procesu.
• Opracowanie szybkich propozycji działań usprawniających.

16:30 – 18:00 (Praktyka) Cyfrowe monitorowanie procesu i praca z narzędziami demonstracyjnymi

• Praca na stanowiskach komputerowych/tabletach: analiza prostego dashboardu (wersja demonstracyjna), wyszukiwanie „anomalii” w procesie, łączenie danych z różnych kart formularzy, formułowanie zgłoszenia usprawniającego.
• Mini-studium przypadku: uczestnicy pracują w grupach nad uproszczonym procesem (transport, biuro, produkcja, serwis) i wskazują: 5 nieefektywności, 3 działania naprawcze, 2 cyfrowe narzędzia, które mogłyby poprawić przepływ pracy.

Dzień 2– Teoria i Praktyka z walidacją umiejętności: 08:00 – 18:00 | 10 godzin zegarowych

08:00 – 10:00 (Teoria + analiza danych) Interpretacja danych operacyjnych i środowiskowych w prostych narzędziach cyfrowych

• Odczytywanie podstawowych danych operacyjnych pojawiających się w pracy (czas, liczba zgłoszeń, ilość zużytych materiałów, liczba błędów, powtórzeń czynności).
• Różnica między danymi surowymi, zinterpretowanymi i wdrożeniowymi — co pracownik powinien rozumieć na swoim poziomie.
• Proste zależności:jak opóźnienia przekładają się na koszty, jak błędne dane tworzą efekt domina, jak małe błędy wprowadzają duże straty w zasobach.
• Podstawowe zasady analizy danych środowiskowych: obserwacja trendów, identyfikacja odchyleń, rozpoznawanie anomalii w pracy urządzeń lub przepływie informacji.
• Jak pracownik może wykorzystać dane w codziennej praktyce bez specjalistycznej wiedzy technicznej.

10:00 – 12:00 (Praktyka – „warsztat danych”) Praca z arkuszami danych i prostymi dashboardami demonstracyjnymi

• Odczytywanie kluczowych informacji z tabel, formularzy i checklist.
• Rozpoznawanie błędów danych (puste pola, niepełne zapisy, niezgodności, duplikaty).
• Wyszukiwanie „wąskich gardeł” na podstawie danych z przykładowych procesów (transport, biuro, serwis, produkcja).
• Ćwiczenie: „Najważniejsze 3 dane w moim stanowisku” — uczestnicy określają, które informacje w ich pracy maja wpływ na koszty i jakość.
• Analiza mini dashboardu: czas, ilości, odchylenia, alerty.
• Wskazanie miejsc, gdzie można ograniczyć zbędne działania lub nadmierne zużycie zasobów.

12:30 – 14:30 (Praktyka)Projektowanie usprawnień procesów – od danych do działania

• Metoda „1 zmiana = 1 efekt”: jak drobne usprawnienie wpływa na cały proces.
• Wybór obszaru problemowego na podstawie danych z dnia poprzedniego.
• Mini-projekt w grupach: identyfikacja 1 problemu, określenie jego przyczyn, wskazanie zasobów, które są tracone, propozycja prostego działania usprawniającego (technicznego, organizacyjnego lub cyfrowego).
• Prezentacja pomysłów z krótką argumentacją.
• Rola pracownika w zgłaszaniu, wdrażaniu i monitorowaniu usprawnień.

14:30 – 16:00 (Praktyka) Symulacja środowiskowo-cyfrowa: monitorowanie procesu z wykorzystaniem danych. Uczestnicy pracują na przykładach procesów (transport, biuro, serwis, magazyn, produkcja – neutralne branżowo).

• Praca z tabelami i dashboardem: wychwytywanie niepokojących wartości, wskazywanie potencjalnych przyczyn, nazywanie strat: czasowych, informacyjnych, materiałowych, energetycznych, określanie wpływu na środowisko (np. większe zużycie energii, paliwa, papieru).
• Wspólne wypracowanie „mapy zmian”: co uczestnik może robić inaczej od jutra, które działania można wdrożyć natychmiast, które wymagają udziału przełożonego.
• Podsumowanie wyników pracy: 3 usprawnienia osobiste, 2 usprawnienia zespołowe, 1 usprawnienie procesowe dla całej firmy.

16:30 – 18:00 (Praktyka) WALIDACJA: Test teoretyczny + obserwacja w warunkach rzeczywistych + wywiad swobodny

1. Test teoretyczny (pisemny / formularz) – 30 minut.

Zakres obejmuje :interpretację danych, rodzaje strat, sygnały nieefektywności, podstawy pracy z formularzami cyfrowymi oraz zależności między organizacją pracy a zużyciem zasobów.

Test ma formę: pytań zamkniętych, krótkich pytań opisowych, zestawu sprawdzającego rozumienie pojęć.

2. Obserwacja w warunkach rzeczywistych – 30 minut.

Uczestnik otrzymuje:

• przykładowy fragment procesu (przepływ danych, obsługa zgłoszenia, mini-dashboard, checklistę),
• zestaw danych z błędami i nieefektywnościami.

Podczas obserwacji weryfikowane są umiejętności:

• identyfikacja odchyleń i nieprawidłowości,
• wskazanie miejsc generujących straty (czasowe, informacyjne, materiałowe, energetyczne),
• poprawne odczytanie danych i wyciągnięcie prostych wniosków,
• zaproponowanie jednego usprawnienia możliwego do wdrożenia przez pracownika na jego stanowisku,
• poprawne uzupełnienie krótkiego formularza cyfrowego (lub papierowego) dotyczącego wyniku analizy.

Komisja weryfikuje sposób pracy, poprawność i samodzielność.

3. Wywiad swobodny – 30 minut

Forma: krótka rozmowa indywidualna z walidatorem, mająca na celu weryfikację kompetencji społecznych i refleksyjnych.

W wywiadzie oceniane jest:

• umiejętność świadomego opisu własnego działania,
• rozumienie wpływu swojej pracy na proces, koszty i środowisko,
• motywacja do stosowania zasad zasobooszczędnej pracy,
• umiejętność wskazania przykładów z własnej praktyki lub zrealizowanych ćwiczeń,
• gotowość do komunikowania nieefektywności i propozycji usprawnień w sposób konstruktywny.

Wywiad nie wymaga wiedzy technicznej — sprawdza refleksję pracownika i jego rozumienie roli w procesie.

Warunki organizacyjne:

Forma szkolenia: Szkolenie realizowane jest w grupach do 16 osób, co umożliwia indywidualne wsparcie trenera, pracę warsztatową oraz analizę przykładów odnoszących się do różnych stanowisk i działów. Uczestnikiem szkolenia może być każdy pracownik przedsiębiorstwa, niezależnie od roli, charakteru wykonywanej pracy, doświadczenia czy wykształcenia. Program został zaplanowany tak, aby był zrozumiały i praktyczny zarówno dla pracowników administracyjnych, operacyjnych i technicznych, jak również dla kadry nadzorującej i koordynującej.

Wyposażenie stanowiska dydaktycznego: Każdy uczestnik ma do dyspozycji stanowisko szkoleniowe, obejmujące:

• komputer lub laptop z dostępem do Internetu,
• dostęp do demonstracyjnych narzędzi cyfrowych wspierających analizę procesów i monitorowanie danych,
• zestaw materiałów roboczych (formularze obserwacji, karty pracy, arkusze do analizy odchyleń, karty zgłoszeń nieefektywności),
• przykładowe zbiory danych operacyjnych i środowiskowych,
• drukowane i cyfrowe materiały szkoleniowe,
• narzędzia do ćwiczeń analitycznych, takich jak uproszczone schematy procesów czy przykładowe „mapy przebiegów czynności”.

Poziom trudności ćwiczeń praktycznych jest dobierany do poziomu doświadczenia uczestników, tak aby umożliwić pełne przełożenie wiedzy na praktykę w ich codziennych obowiązkach zawodowych.

Środowisko nauki i zasady ekologiczne: Szkolenie realizowane jest zgodnie z założeniami zrównoważonego rozwoju oraz gospodarki o obiegu zamkniętym (GOZ). Materiały i narzędzia wykorzystywane podczas zajęć:

• ograniczają użycie materiałów jednorazowych,
• wykorzystują cyfrowe formularze i dokumenty zamiast drukowanych,
• wspierają racjonalne gospodarowanie energią i zasobami,
• umożliwiają minimalizację odpadów szkoleniowych,
• promują zasobooszczędne i świadome środowiskowo standardy pracy.

Uczestnicy ćwiczą projektowanie organizacji pracy w sposób sprzyjający ograniczaniu nieefektywności oraz właściwemu wykorzystaniu zasobów — zarówno w procesach administracyjnych, jak i operacyjnych.

Czas trwania i przerwy: Szkolenie trwa 20 godzin zegarowych, realizowanych w formule dwudniowej — po 10 godzin dziennie. W trakcie zajęć przewidziane są obowiązkowe przerwy:

• 12:00–12:30,
• 16:00–16:30.

Przerwy są częścią całkowitego czasu szkolenia i sprzyjają regeneracji oraz zachowaniu komfortu pracy.

Walidacja efektów uczenia się: Szkolenie kończy się walidacją efektów uczenia się, obejmującą:

• część teoretyczną – test wiedzy,
• część praktyczną – obserwację wykonania zadań w warunkach zbliżonych do rzeczywistych,
• wywiad swobodny – ocenę kompetencji społecznych.

Walidacja jest przeprowadzana z zachowaniem rozdzielności procesów szkoleniowych i oceniających, zgodnie ze standardami jakości usług rozwojowych.

Po pozytywnym wyniku walidacji uczestnik otrzymuje certyfikat potwierdzający uzyskanie kwalifikacji z zakresu:

„Analiza procesów pracy i cyfrowe monitorowanie zgłoszeń nieefektywności w przedsiębiorstwie”

Uczestnik szkolenia otrzymuje:

Skrypty szkoleniowe z pełnym zakresem wiedzy teoretycznej i praktycznej, obejmujące pełen zakres wiedzy teoretycznej i praktycznej dotyczącej analizy procesów pracy, identyfikacji nieefektywności, organizacji stanowiska, zarządzania obiegiem informacji oraz wykorzystywania narzędzi cyfrowych do monitorowania zadań. Skrypty zawierają: przykładowe schematy przebiegu czynności, modele analizy odchyleń, wzorce poprawnego wypełniania dokumentacji, instrukcje krok po kroku dotyczące pracy z elektronicznymi formularzami, zestaw typowych błędów procesowych wraz z omówieniem.

Notatnik i długopis do sporządzania własnych notatek podczas zajęć. Uczestnicy mogą zapisywać najważniejsze informacje, pytania oraz wskazówki od trenera, co sprzyja uporządkowaniu wiedzy, refleksji nad własnym miejscem pracy oraz późniejszemu utrwalaniu materiału.

Materiały i narzędzia potrzebne do realizacji ćwiczeń praktycznych, W tym: karty obserwacji przebiegu pracy, formularze zgłoszeń nieefektywności, arkusze do analizy odchyleń, przykładowe zestawy danych operacyjnych (czas, liczba operacji, przepływ informacji), wzorcowe „mapy” przebiegów prostych procesów, modele kart standaryzacyjnych i procedur. Materiały odzwierciedlają realne dokumenty stosowane w przedsiębiorstwach, co pozwala ćwiczyć w warunkach maksymalnie zbliżonych do rzeczywistych.

Dostęp do prezentacji multimedialnych i materiałów cyfrowych obejmujących: wizualizacje procesów pracy, przykłady prawidłowego i nieprawidłowego obiegu informacji, demonstracje cyfrowych formularzy i arkuszy, interaktywne zadania do analizy błędów, krótkie moduły utrwalające na temat organizacji pracy, ergonomii danych i dokumentowania problemów. Materiały cyfrowe są dostępne również po szkoleniu.

Dostęp do stanowisk komputerowych lub tabletów wykorzystywanych podczas części praktycznej z zestawem narzędzi demonstracyjnych, pozwalającym na samodzielne ćwiczenie: analizy danych operacyjnych, wprowadzania zgłoszeń nieefektywności, pracy z elektronicznymi checklistami, projektowania uproszczonych map przebiegu pracy, oceny odchyleń względem standardów.

Bibliografię i dodatkowe źródła zawierające aktualne materiały dotyczące organizacji pracy, komunikacji operacyjnej, ergonomii informacji oraz cyfrowego zarządzania zadaniami. Bibliografia obejmuje m.in.: poradniki dotyczące standaryzacji pracy i redukcji błędów w procesach, publikacje dotyczące analizy przebiegu pracy (work analysis, task flow), przewodniki dotyczące raportowania odchyleń i zarządzania informacją, źródła cyfrowe poświęcone pracy z formularzami elektronicznymi, checklistami i prostymi narzędziami do monitorowania czynności, materiały dotyczące kultury organizacyjnej wspierającej zgłaszanie problemów i transparentność danych, wybrane platformy edukacyjne poświęcone podstawom wizualizacji pracy, analizie danych operacyjnych i dokumentowaniu procesów.

Bibliografia jest unikalna, niepowtarzalna i spójna z tematyką analizy procesów, dokumentowania odchyleń oraz wykorzystania narzędzi cyfrowych w zarządzaniu pracą.

Szkolenie jest dostępne dla wszystkich pracowników przedsiębiorstw sektora MŚP, niezależnie od zajmowanego stanowiska, działu, zakresu obowiązków, doświadczenia zawodowego czy poziomu wykształcenia. Program został opracowany tak, aby osoby wykonujące różne zadania — administracyjne, operacyjne, techniczne, logistyczne czy koordynacyjne — mogły korzystać z treści w sposób praktyczny w swojej codziennej pracy.

Szkolenie nie wymaga wcześniejszego przygotowania w zakresie środowiskowym, procesowym ani cyfrowym. Materiał przedstawiany jest w sposób przystępny i ukierunkowany na praktyczne zastosowanie na każdym stanowisku w przedsiębiorstwie.

Warunkiem uczestnictwa jest otrzymanie dofinansowania na poziomie co najmniej 70% ze środków publicznych. W takim przypadku, zgodnie z § 3 ust.1 pkt.14 Rozporządzenia Ministra Finansów z 20 grudnia 2013 r.(Dz.U. z 2023 r., poz.955), usługa może być zwolniona z VAT.

Usługa rozwojowa realizowana w formie usługi stacjonarnej, zostanie zrealizowana zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa i zaleceniami Ministerstwa Zdrowia i Głównego Inspektoratu Sanitarnego.