Organizacja eventów i konferencji: profesjonalne podejście do planowania i realizacji - szkolenie

Szkolenie jest skierowane do osób zarządzających organizacją oraz koordynujących różnorodne wydarzenia w obiektach hotelowych, konferencyjnych i gastronomicznych. Szkolenie odbywa się w ramach jednej grupy szkoleniowej, a ewentualne mniejsze podgrupy są tworzone na potrzeby ćwiczeń praktycznych podczas zajęć.

Warunki organizacyjne dla zajęć stacjonarnych:

Sala konferencyjna z klimatyzacją oraz WiFi, wyposażona w telewizor/projektor do udostępnienia prezentacji multimedialnej przez osobę prowadzącą.

Materiały papiernicze oraz piśmiennicze dla uczestników szkolenia.

Warunki organizacyjne dla zajęć zdalnych w czasie rzeczywistym:

Szkolenie odbywa się za pośrednictwem platformy Google Meet.

Trener prowadzący szkolenie oraz każdy z uczestników musi posiadać własny komputer lub urządzenie mobilne z dostępem do sieci internetowej oraz mikrofon, głośniki i kamerkę.

Podział godzinowy szkolenia:

Harmonogram szkolenia jest zaplanowany w godzinach zegarowych (60 minut). Wszystkie przerwy w toku szkolenia trwają 15 minut. Zostały one uwzględnione w harmonogramie i nie wliczają się w czas szkolenia.

Całkowity czas szkolenia wynosi 30 godzin, które realizowane są w formie mieszanej - usługa stacjonarna, połączona ze zdalną w czasie rzeczywistym.

Zajęcia stacjonarne stanowią 22 godziny zegarowe:

Dzień 1 szkolenia: 09.12.2025 r. - 8h zegarowych

Dzień 2 szkolenia: 10.12.2025 r. - 8h zegarowych

Dzień 3 szkolenia: 11.12.2025 r. - 6h zegarowych

Zajęcia zdalne w czasie rzeczywistym stanowi 8 godzin zegarowych:

Dzień 4 szkolenia: 15.12.2025 r. - 8h zegarowych

Zajęcia teoretyczne i praktyczne:

W każdym dniu usługi odbywają się zarówno zajęcia teoretyczne, jak i praktyczne z zakresu tematycznego zawartego w karcie. Zajęcie teoretyczne stanowią 15h szkolenia, a zajęcia praktyczne 14h. Ostania godzina usługi przeznaczona została na walidację efektów szkolenia.

Walidacja efektów szkolenia trwa 1 godzinę zegarową. Jest ona przeprowadzona w formie testu teoretycznego z automatycznie generowanym wynikiem. Test jest udostępniony uczestnikom za pomocą linku lub kodu QR. Proces walidacji jest rozdzielony od procesu kształcenia i szkolenia.

Dzień 1: Wprowadzenie do organizacji eventów i konferencji

• Rola eventów i konferencji w strategii biznesowej
• Rodzaje eventów i konferencji – dobór odpowiedniego formatu
• Kluczowe etapy organizacji wydarzenia – planowanie i przygotowanie
• Określenie celów i grupy docelowej wydarzenia
• Budowanie harmonogramu i zarządzanie czasem
• Wybór lokalizacji, logistyka i współpraca z dostawcami

Dzień 2: Marketing eventów i konferencji

• Strategie promocji wydarzeń – kanały komunikacji
• Tworzenie efektywnej oferty marketingowej dla wydarzeń
• Personalizacja komunikacji i dostosowanie oferty do potrzeb uczestników
• Social media i e-marketing w promocji eventów
• Przygotowanie materiałów promujących wydarzenie – branding i reklama
• Analiza efektywności działań marketingowych

Dzień 3: Zarządzanie logistyką i obsługą wydarzeń

• Organizacja przestrzeni eventowej – aranżacja sal, strefy networkingowe
• Koordynacja zespołów – podział zadań i odpowiedzialności
• Obsługa gości i uczestników wydarzenia – jak zapewnić doskonałą obsługę
• Zarządzanie technologią podczas eventów – audiowizualne wsparcie i narzędzia
• Organizacja gastronomii na wydarzeniach – catering, menu, obsługa
• Sytuacje kryzysowe i reagowanie na problemy podczas wydarzenia

Dzień 4: Analiza i podsumowanie wydarzenia, optymalizacja procesów

• Monitorowanie i ocena jakości obsługi podczas wydarzenia
• Zbieranie feedbacku od uczestników – narzędzia i techniki
• Ocena efektywności wydarzenia w kontekście celów biznesowych
• Optymalizacja procesów organizacyjnych na podstawie doświadczeń
• Budowanie długofalowych relacji z uczestnikami i partnerami
• Podsumowanie szkolenia, omówienie najważniejszych wniosków i rekomendacji

Walidacja

W ramach usługi każdemu z uczestników zostaną udostępnione niezbędne materiały, które wspierają realizację celów szkolenia.

Materiały obejmują:

• materiały papiernicze i piśmiennicze,
• prezentację multimedialną,
• skrypt szkolenia wraz z case studies.

Podstawa zwolnienia z VAT: Usługi zwolnione z podatku VAT na podstawie par. 3 ust 1 pkt 14 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. (tekst jednolity Dz.U. 2018 z dnia 10.04.2018 poz 701 z późn. zmianami).

Harmonogram jest zaplanowany w godzinach zegarowych, przerwy są uwzględnione i nie wliczają się w czas trwania szkolenia.

Harmonogram może ulec zmianie.

Walidacja efektów szkolenia odbędzie się w formie testu z automatycznie generowanym wynikiem, przy zachowaniu odrębności procesu szkolenia od procesu walidacji.

1. Komputer lub urządzenie mobilne – w przypadku urządzenia mobilnego można pobrać odpowiednią aplikację „Google Meet” ze sklepu Google Play lub AppStore.

2. Szerokopasmowe połączenie z internetem.

3. Wymagania sprzętowe - procesor dwurdzeniowy 2GHz lub lepszy (zalecany czterordzeniowy), 2GB pamięci RAM (zalecane 4GB lub więcej).

4. Mikrofon zewnętrzny lub mikrofon wbudowany w urządzeniu oraz głośniki zewnętrzne lub wbudowane w urządzeniu.

5. Google Meet działa w aktualnej wersji oraz dwóch wcześniejszych głównych wersjach tych systemów operacyjnych:

• Apple macOS,
• Microsoft Windows,
• Chrome OS,
• Ubuntu i inne dystrybucje Linuksa oparte na Debianie.