Nowoczesne biuro rachunkowe – zarządzanie, cyfryzacja i przygotowanie do KSeF z SaldeoSMART i Insert. Jak skutecznie wdrożyć systemy SaldeoSMART i Insert oraz przygotować biuro do cyfrowej obsługi KSeF.

Dzień 1 – Fundamenty cyfryzacji i zarządzania zmianą

Moduł 1: Wprowadzenie do cyfryzacji biura rachunkowego

Ten moduł prezentuje aktualne trendy cyfryzacyjne w branży rachunkowej i pokazuje, jakie wyzwania i szanse niesie wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów (EOD). Uczestnicy poznają także podstawowe zagadnienia związane z bezpieczeństwem danych i ryzykiem cyfryzacji, m.in. backup, szyfrowanie, dostępowość systemów i zgodność z RODO.

Moduł 2: Krajowy System e-Faktur (KSeF) – założenia i obowiązki

Moduł przedstawia fundamenty działania KSeF, obowiązki ustawowe wynikające z przepisów oraz aktualny harmonogram wdrożenia. Uczestnicy zapoznają się z wymaganiami technicznymi i zakresem danych wymaganych w strukturze e-Faktury oraz najczęstszymi błędami w integracji z systemem MF.

Moduł 3: Zarządzanie zmianą w zespole księgowym

W tym bloku omawiamy podejście do zarządzania zmianą – od etapu diagnozy, przez przygotowanie zespołu, aż po wdrożenie i stabilizację. Uczestnicy nauczą się identyfikować opór w zespole i u klientów oraz poznają techniki jego przełamywania. Szczególną uwagę poświęcamy komunikacji wewnętrznej, delegowaniu ról i ustalaniu odpowiedzialności.

Dzień 2 – Praca z SaldeoSMART w praktyce

Moduł 4: SaldeoSMART – konfiguracja i podstawowe funkcje

Uczestnicy logują się do systemu i poznają strukturę interfejsu. Moduł obejmuje tworzenie użytkowników, profile, obieg dokumentów, dostęp do e-teczek oraz import danych. Uczestnicy uczą się dodawania dokumentów, nadawania im kategorii i obiegu wewnętrznego – od wprowadzenia po akceptację.

Moduł 5: Automatyzacja księgowania i dekretacji

Omówienie możliwości wykorzystania robotów synchronizujących dane, ich konfiguracji i ustawień. Praca na przykładach z dekretacją dokumentów i ich eksportem do Insert. Analiza raportów, śledzenia przepływu danych i reagowania na błędy synchronizacji.

Moduł 6: Warsztaty praktyczne – case study z SaldeoSMART

Zajęcia warsztatowe oparte na symulacjach obiegu dokumentów dla różnych typów klientów. Praca z błędami, korektami, anulacjami. Uczestnicy tworzą checklisty użytkowników systemu – również dla klientów biura – z podziałem na role, uprawnienia i wymagania szkoleniowe.

Dzień 3 – Klienci, konfiguracja i integracja z KSeF

Moduł 7: Konfiguracja i użytkowanie w kontekście KSeF

Konfiguracja Insert z podziałem na klientów prowadzących uproszczoną i pełną księgowość. Uczestnicy poznają różnice w parametryzacji, księgowaniu równoległym, przetwarzaniu JPK, integracji z SaldeoSMART i wymaganiami MF. Część praktyczna obejmuje import danych z Saldeo i tworzenie księgowań.

Moduł 8: Moduły i funkcjonalności dla klienta biura

Omówienie usług wspierających dla klientów: panel klienta, e-teczki, paczki przelewów, bankowość elektroniczna. Wysyłanie i odbieranie e-Faktur, komunikaty błędów z KSeF, odrzuty i duplikaty – interpretacja i postępowanie. Przegląd opcji automatyzacji i obsługi online klienta biura rachunkowego.

Moduł 9: Warsztaty praktyczne – pełen cykl księgowania

Uczestnicy tworzą procesy księgowania na rzeczywistych bazach biura rachunkowego (na przykładach). Przechodzą pełen cykl: import dokumentów, dekretacja, wysyłka do KSeF i sprawdzenie poprawności zapisów. Analiza błędów i optymalizacja konfiguracji.

Dzień 4 – Prawo, praktyka i plan wdrożenia

Moduł 10: Ustawa o KSeF – interpretacja i obowiązki podmiotów

Analiza przepisów ustawy o KSeF i jej wpływu na działalność biura rachunkowego. Odpowiedzialność podatnika, biura i klienta. Sankcje za niewykonanie obowiązku, wyjątki ustawowe i wyjaśnienia MF. Moduł oparty na aktualnych interpretacjach i komunikatach Ministerstwa Finansów.

Moduł 11: Plan wdrożenia zmian – warsztat strategiczny

Praca indywidualna i grupowa nad planem wdrożeniowym: etapy, terminy, ryzyka, odpowiedzialności. Uczestnicy wypełniają checklistę wdrożeniową i oceniają swoją gotowość organizacyjną i techniczną do pracy w nowym modelu cyfrowym.

Moduł 12: Konsultacje końcowe i sesja Q&A z trenerem

Swobodna sesja konsultacyjna – pytania techniczne, organizacyjne, procesowe. Omówienie indywidualnych przypadków, propozycje rozwiązań. Podsumowanie całości szkolenia, wnioski, ewaluacja końcowa i rozdanie certyfikatów.

Uczestnicy szkolenia otrzymają zestaw materiałów wspierających wdrożenie KSeF i cyfryzację biura rachunkowego:

• Prezentacja omawiająca ustawę o KSeF – obowiązki, wyjątki, sankcje, interpretacje
• Checklista do wykorzystania podczas spotkań szkoleniowych z klientami biura
• Scenariusze rozmów z klientami opornymi wobec zmian – jak reagować na wątpliwości, jak prezentować korzyści
• Skrócone instrukcje obsługi systemów SaldeoSMART i Insert (w wersji drukowanej lub elektronicznej)
• Certyfikat ukończenia szkolenia