AKADEMIA ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI ONLINE

MODUŁ 1: WIRTUALNY ZESPÓŁ PROJEKTOWY

DZIEŃ 1:

CZĘŚĆ 1a: Kluczowe czynniki efektywności pracy rozproszonej online 9:00 – 11:00

Rola Project Managera i zespołu rozproszonego w osiąganiu sukcesu projektu. Role w projekcie vs role w strukturze – jak to się ma do siebie i jak to efektywnie zgrać komunikacyjnie?

Przerwa: 11:00 – 11:15

CZĘŚĆ 1b: Kluczowe czynniki efektywności pracy rozproszonej online 11:15-13:30

Cykl życia projektu a praca online – jakie są kluczowe czynniki warunkujące osiąganie efektywności przez zespół projektowy online na każdym etapie cyklu?

Charakterystyka działania projektu online a potrzeby informacyjne zespołu i otoczenia projektu. Mapowanie interesariuszy w projekcie rozproszonym – narzędzia.

Lunch: 13:30 – 14:00

CZĘŚĆ 2: Precyzowanie oczekiwań w projekcie online 14:00 – 15:30

Karta projektu jako kluczowy dokument precyzujący oczekiwania, zakres oraz kryteria sukcesu. Przykłady.

Przerwa: 15:30 – 15:45

CZĘŚĆ 3: Rozproszony zespół projektowy dowożący rezultaty 15:45 – 17:00

Budowanie sprawnego zespołu projektowego online osiągającego rezultaty w zadanym czasie i budżecie. Definiowanie zakresu prac w projekcie online – przydatne narzędzia.

DZIEŃ 2

CZĘŚĆ 4: Skuteczne delegowanie pracy i odpowiedzialności zapewniające współpracę zespołu projektowego. 9:00 – 11:00

Przegląd modeli delegowania zadań, celów i odpowiedzialności. Ćwiczenia praktyczne.

Przerwa: 11:00 – 11:15

CZĘŚĆ 5: Wyznaczanie priorytetów w środowisku online 11:15 – 13:30

Kategoryzacja zadań i wyznaczanie priorytetów w środowisku projektowym online. Realizacja i raportowanie statusu projektu. Jak zorganizować monitorowanie oraz raportowanie przebiegu projektu?

Lunch 13:30 – 14:00

CZĘŚĆ 5a: Zarządzanie niepewnością w projektach – jak nie dać się zaskoczyć? 14:00 – 15:30

Zarządzanie ryzykiem projektu online zamiast zarządzania pożarami – praktyczne i pragmatyczne podejście do sterowania niepewnością. Identyfikacja, analiza, mitygacja. Narzędzia.

Przerwa: 15:30 – 15:45

CZĘŚĆ 5b: Zarządzanie niepewnością w projektach – jak nie dać się zaskoczyć? 15:45 – 17:00 

Ryzyka specyficzne dla zespołów rozproszonych. Przykłady – ćwiczenia.

MODUŁ 2: KOMUNIKACJA I WSPÓŁPRACA W PROJEKCE REALIZOWANYM ONLINE

DZIEŃ 1

CZĘŚĆ 1: Komunikacja w projektach online: 9:00 – 11:00

Kluczowa rola komunikacji w sukcesie projektu realizowanego online.

Otoczenie projektu jako odbiorca informacji - Jak dobrze rozpoznać i opisać otoczenie projektu? Jak zarządzić relacjami z kluczowymi interesariuszami, by nas wspierali? 

Zespół projektowy online jako odbiorca i źródło informacji.

Przerwa: 11:00 – 11:15

CZĘŚĆ 2: Plan komunikacji i macierz RACI w projektach online: 11:15-13:30

Czytelna odpowiedzialność członków zespołu za komunikację w projekcie realizowanym online – macierz RACI i plan komunikacji.

Lunch 13:30 – 14:00

CZĘŚĆ 3:  Rola komunikacji w zebezpieczanie rezultatu końcowego projektu online 14:00 – 15:30

Regularny feedback jako narzędzia zabezpieczania sukcesu końcowego w komunikacji projektowej online.

Negocjowanie stanowiska w duchu win-win w sytuacji różnic opinii/oczekiwań w zespole projektowym online oraz we współpracy z interesariuszami w duchu win-win.

Przerwa: 15:30 – 15:45

CZĘŚĆ 4: Jak budować motywację zespołu projektowego online – narzędzia na bazie Management 3.0 15:45 – 17:00

Znaczenie i siła autonomii w motywacji zespołu projektowego online. w jaki sposób motywować zespoły projektowe online, by budować ich zaufanie oraz odpowiedzialność? Narzędzia na bazie Management 3.0.

DZIEŃ 2

CZĘŚĆ 5: Efektywna współpraca w projekcie online – jak pozyskiwać innych w organizacji do realizacji zadań wspierających projekt: 9:00 – 11:00

Współpraca z otoczeniem projektowym w organizacji rozproszonej - jak bez formalnych narzędzi władzy pozyskiwać ludzi z organizacji do współpracy, angażować do działania i egzekwować zadania.

Przerwa: 11:00 – 11:15

CZĘŚĆ 6: Klient w centrum uwagi – jak partnersko współpracować z klientem w projekcie online: 11:15-13:30

Współpraca z klientem – co?, komu? kiedy? Potrzeby informacyjne/ statusowe/ decyzyjne klienta w środowisku online. Dobre praktyki zawiązywania zespołu projektowego po stronie klienta i prowadzenia partnerskiej współpracy.

Lunch 13:30 – 14:00

CZĘŚĆ 7: Rytuały i ich znaczenie w codziennej pracy zespołu projektowego online : 14:00 – 15:30

Jak rytuały mogą zmienić oblicze pracy zespołowej i wpływać jednocześnie na efektywność pracy online?

Przerwa: 15:30 – 15:45

CZĘŚĆ 8: Rytuały i ich znaczenie w codziennej pracy zespołu projektowego online : 15:45 -17:00

Benchmarki i dobre praktyki wykorzystania dostępnych narzędzi online. Ćwiczenia praktyczne.

MODUŁ 3: PROWADZENIE SPOTKAŃ ONLINE – DYNAMICZNIE I EFEKTYWNIE

CZĘŚĆ 1: Funkcje spotkań w zespole rozproszonym. Planowanie spotkań 9:00 – 11:00

Różne rodzaje spotkań projektowych online i ich funkcja – z których potrzebujemy korzystać częściej/mniej dla zapewnienia efektywności? (planowanie projektu, statusy, przeglądy, retrospektywy, spotkania problemowe).

Planowanie spotkania online – co zapewnia efektywność spotkania? Dobre praktyki i check lista.

Rodzaje spotkań i ich cele – zaprojektowanie agendy spotkania z wizją końca/rezultatów „na wyjściu” ze spotkania.

Klucz doboru uczestników spotkania online i przygotowanie zaproszenia (treść, forma).

Przerwa: 11:00-11:15

CZĘŚĆ 2: Prowadzenie spotkania online: 11:15 – 13:30

Agenda, czas trwania i częstotliwość spotkania on line – co to zmienia?

„Nieważne, co zostało powiedziane – ważne, co zostało zrozumiane”. Model komunikacji interpersonalnej w warunkach pracy online. Filtry i szumy komunikacyjne.

Narzędzia digitalne ułatwiające komunikację on line.

Lunch 13:30 – 14:00

CZĘŚĆ 3a: Role prowadzącego spotkania online: 14:00 – 15:30

Informowanie i angażowanie,

Facylitowanie dyskusji

Budowanie przyjaznego klimatu spotkania,

Przerwa: 15:30 – 15:45

CZĘŚĆ 3b: Role prowadzącego spotkania online 15:45 – 16:45

Motywowanie do podejmowania decyzji,

Kontrola czasu.

• Rozwiązywanie trudnych sytuacji: trudne zachowania uczestników.

Przeprowadzenie walidacji 16:45 - 17:00

Przerwy są wliczone w czas usługi rozwojowej.

Usługa jest realizowana w godzinach zegarowych.

Godziny praktyczne: 30 godziny teoretyczne: 10 - Łącznie 40 godzin.

Uczestnicy otrzymają materiały szkoleniowe.

Akademia będzie realizowana w trybie stacjonarnym. Uczestnicy mogą przynieść ze sobą własne komputery, które będą pomocne przy ćwiczeniach grupowych i indywidualnych.

Wymagania:

Opcjonalnie Uczestnicy mogą przynieść komputer z dostępem do Internetu i kamerą oraz systemem audio.

Szkolenie jest zwolnione z VAT, jeśli jest finansowane w co najmniej 70% ze środków publicznych.