Usługa doradcza w zakresie audytu procesów i efektywności operacyjnej przedsiębiorstwa

Efektem doradztwa będzie stworzenie Raportu usprawnień, który będzie kompleksowo opisywał proponowane sposoby racjonalizacji i optymalizacji procesów biznesowych w firmie. Raport ten będzie wynikiem dogłębnej analizy istniejących procedur oraz identyfikacji obszarów wymagających ulepszeń. W skład raportu wchodzą konkretne rekomendacje dotyczące zmian w strukturze organizacyjnej, wprowadzenia nowych technologii, usprawnienia komunikacji oraz automatyzacji rutynowych zadań z ewentualnym wykorzystaniem AI. Każda proponowana modyfikacja będzie dokładnie opisana, wraz z oszacowaniem potencjalnych korzyści, takich jak redukcja kosztów operacyjnych, zwiększenie wydajności czy lepsza obsługa klienta. Raport usprawnień będzie stanowił podstawę do dalszych działań, pozwalając firmie skutecznie wdrożyć zaproponowane zmiany i osiągnąć cele związane z poprawą efektywności operacyjnej oraz zwiększeniem konkurencyjności na rynku.

Przekazanie klientowi zaakceptowanej przez niego wersji Raportu usprawnień będzie potwierdzeniem osiągnięcia efektu usługi doradczej. Raport usprawnień będzie dostarczony w wersji papierowej. 

Wdrożenie zawartych w Raporcie zaleceń powinno dać konkretne, pozytywne efekty, które firma może ocenić z wykorzystaniem poniższych metod:

1. Monitorowanie wdrożenia rekomendacji: Firmy mogą regularnie monitorować postęp w wdrażaniu rekomendacji zawartych w Raporcie usprawnień. Mogą to robić poprzez regularne raportowanie postępów, spotkania monitorujące oraz regularne oceny stanu wdrożenia.
2. Analiza wskaźników efektywności: Firmy mogą śledzić różne wskaźniki efektywności operacyjnej, takie jak czas realizacji zadań, koszty operacyjne, wskaźniki jakości obsługi klienta itp. Porównując te wskaźniki przed i po wdrożeniu rekomendacji, można ocenić rzeczywiste korzyści i osiągnięte postępy.
3. Feedback od pracowników: Istotne jest również pozyskanie opinii pracowników na temat wprowadzonych zmian. Regularne zbieranie feedbacku od zespołów operacyjnych na temat skuteczności wprowadzonych zmian może dostarczyć cennych informacji na temat efektów doradztwa.
4. Audyt po wdrożeniu: Po upływie określonego czasu od wdrożenia zmian, można przeprowadzić audyt, aby ocenić stopień realizacji rekomendacji zawartych w Raporcie usprawnień oraz ich wpływ na działalność firmy. Audyt ten może być przeprowadzony wewnętrznie przez zespół ds. jakości lub zewnętrznie przez niezależnego audytora.
5. Analiza danych finansowych: Ponadto, firmy mogą analizować dane finansowe, aby ocenić rzeczywiste oszczędności lub zyski wynikające z wprowadzonych zmian. Porównanie kosztów operacyjnych i przychodów przed i po wdrożeniu rekomendacji może dostarczyć konkretnej informacji na temat zwrotu z inwestycji w doradztwo.

Usługa z samodzielną pracą doradcy

Część doradztwa biznesowego musi polegać na samodzielnej pracy doradcy bez bezpośredniego udziału uczestnika projektu, aby zapewnić dokładność, obiektywizm i efektywność realizowanych analiz i opracowań. Dzięki temu doradca może dostarczyć wartościowe i dobrze przemyślane rekomendacje, które przyczynią się do skutecznej optymalizacji procesów biznesowych w firmie.

1. Analiza wstępna i zrozumienie procesów

• Cel: Zrozumienie aktualnych procesów, struktury organizacyjnej oraz kluczowych obszarów funkcjonujących w firmie.
• Działania:
  • Spotkania z kluczowymi pracownikami (zarząd, menedżerowie, liderzy procesów).
  • Przegląd dostępnej dokumentacji procesów i procedur.
  • Przeprowadzenie wywiadów z pracownikami oraz obserwacja codziennej pracy.
• Wynik: Zidentyfikowanie kluczowych obszarów do dalszej analizy i usprawnień.

2. Ocena efektywności procesów

• Cel: Przeprowadzenie szczegółowej analizy aktualnej efektywności procesów w przedsiębiorstwie.
• Działania:
  • Mierzenie czasów realizacji procesów (lead time), efektywności pracy i wydajności.
  • Weryfikacja przepływów materiałowych i informacji wewnątrz organizacji.
  • Przeprowadzenie analizy jakości procesów (kontrola jakości, zarządzanie jakością).
• Wynik: Wskazanie procesów wymagających optymalizacji, redukcji kosztów oraz poprawy wydajności.

3. Identyfikacja problemów i barier w procesach

• Cel: Zidentyfikowanie głównych problemów, które ograniczają efektywność działań organizacji.
• Działania:
  • Wykorzystanie narzędzi diagnostycznych (np. analiza SWOT, diagramy Ishikawy, 5 Why).
  • Rozpoznanie wąskich gardeł w procesach produkcyjnych, logistycznych, sprzedażowych i komunikacyjnych.
  • Ocena struktur organizacyjnych, przepływu informacji oraz współpracy między działami.
• Wynik: Lista problemów oraz barier do przezwyciężenia, które ograniczają wydajność przedsiębiorstwa.

4. Propozycje usprawnień i optymalizacji

• Cel: Przedstawienie konkretnych działań usprawniających, które mogą poprawić efektywność procesów w firmie.
• Działania:
  • Propozycja działań optymalizacyjnych w zakresie procesów produkcyjnych, logistycznych, sprzedażowych oraz komunikacyjnych.
  • Wskazanie narzędzi Lean Management, Six Sigma i innych metodologii stosowanych do usprawnienia procesów.
  • Rekomendacje w zakresie automatyzacji, digitalizacji oraz zmiany struktury organizacyjnej.
• Wynik: Raport z rekomendacjami optymalizacji i propozycją wdrożenia narzędzi usprawniających.

5. Analiza kosztów i ROI (stopa zwrotu z inwestycji)

• Cel: Określenie kosztów wdrożenia zaproponowanych usprawnień oraz oszacowanie opłacalności inwestycji.
• Działania:
  • Kalkulacja kosztów wdrożenia zaproponowanych rozwiązań optymalizacyjnych.
  • Oszacowanie potencjalnych oszczędności oraz poprawy efektywności po wdrożeniu.
  • Wyliczenie stopy zwrotu z inwestycji (ROI) dla poszczególnych rekomendacji.
• Wynik: Wskazanie opłacalności poszczególnych usprawnień oraz prognoza zwrotu z inwestycji w długoterminowym okresie.

6. Raport końcowy i rekomendacje

• Cel: Przygotowanie szczegółowego raportu z wynikami audytu oraz propozycjami działań.
• Działania:
  • Sporządzenie pełnego raportu zawierającego diagnozę aktualnego stanu procesów, wskazanie problemów i barier, rekomendacje optymalizacyjne oraz analizę ROI.
  • Prezentacja raportu przed zarządem i menedżerami firmy, omawianie wyników audytu oraz szczegółowe omówienie kolejnych kroków.
• Wynik: Przedstawienie pełnego raportu z audytu, który stanowić będzie podstawę do wdrożenia działań optymalizacyjnych.

7. Wdrożenie działań optymalizacyjnych

• Cel: Pomoc w implementacji zaproponowanych usprawnień i monitorowanie postępów.
• Działania:
  • Doradztwo w zakresie wdrażania rekomendowanych rozwiązań.
  • Szkolenie pracowników z nowych procesów i narzędzi.
  • Monitorowanie efektów wdrożenia oraz dostosowanie działań w razie potrzeby.
• Wynik: Pomoc w skutecznym wdrożeniu usprawnień oraz wsparcie w pierwszych fazach implementacji.

8. Monitoring i ewaluacja efektów

• Cel: Ocena efektów wdrożonych zmian i monitorowanie długoterminowych rezultatów.
• Działania:
  • Okresowe spotkania w celu monitorowania postępów i wyników wdrożonych usprawnień.
  • Analiza wyników po określonym czasie, ocena efektywności wprowadzonych rozwiązań.
  • Przygotowanie raportu ewaluacyjnego i sugerowanie dalszych działań na podstawie wyników.
• Wynik: Raport z ewaluacji efektów oraz wskazówki na dalszy rozwój i doskonalenie procesów.

Podsumowanie programu:

Program audytu jest kompleksowym procesem oceny i optymalizacji, którego celem jest nie tylko analiza obecnych procesów, ale także dostarczenie konkretnych rekomendacji i wsparcia w ich wdrożeniu. Każdy etap programu prowadzi do osiągnięcia efektywności operacyjnej, zrównoważonego rozwoju oraz poprawy konkurencyjności firmy.

Uczestnik otrzymuje materiały (formularze ćwiczeń, testy, ankiety, zadania itp.) wykorzystywane podczas spotkań doradczych.

Usługa doradcza objęta jest podatkiem VAT, stawka 23 % niezależnie od % dofinansowania

Kontakt w sprawie pozyskania dofinansowania  patrycja@forbiz.com.pl