Automatyzacja obiegu informacji w firmie. Jak odzyskać nawet 96% czasu w procesie biurowym.

BUDOWANIE ZAANGAŻOWANEGO ZESPOŁU I MAPOWANIE PROCESÓ

MODUŁ 1: ZAANGAŻOWANY ZESPÓŁ

Warsztaty dla kierowników, liderów i kluczowych pracowników, koncentrujące się na metodach Lean, automatyzacji oraz efektywnym usprawnianiu pracy.

1. Wprowadzenie do filozofii Lean i ciągłego doskonalenia
   • Zasady Lean i ich zastosowanie w codziennej pracy
   • Dlaczego eliminacja strat jest kluczowa dla efektywności
2. Osiem głównych rodzajów strat w procesach i ich identyfikacja
   • Przykłady strat na realnych case studies
   • Narzędzia do analizy strat (np. Diagram Ishikawy, analiza 5xWhy)
3. Warsztat praktyczny: symulacja usprawnień
   • Przeprowadzenie symulacji procesu i wprowadzenie zmian
   • Ocena efektów usprawnień – analiza przed i po
4. Identyfikacja wyzwań w organizacji
   • Przegląd głównych barier ograniczających efektywność zespołu
   • Stworzenie listy priorytetowych obszarów do usprawnień
5. Przegląd dobrych praktyk z różnych branż
   • Inspirujące case studies automatyzacji i optymalizacji
   • Przykłady narzędzi i technologii wspierających efektywność

MODUŁ 2: MAPOWANIE PROCESÓW POD AUTOMATYZACJĘ I USPRAWNIENIA

Mapowanie procesów, identyfikacja strat i analiza oszczędności w celu optymalizacji działań.

1. Podstawy mapowania procesów
   • Czym jest mapa procesu i jak ją skutecznie tworzyć
   • Techniki mapowania: SIPOC, Mapowanie Strumienia Wartości (VSM)
2. Identyfikacja wąskich gardeł i marnotrawstw
   • Analiza przepływu pracy i wykrywanie obszarów problematycznych
   • Narzędzia do analizy efektywności procesu
3. Eliminacja zbędnych czynności i usprawnienie kluczowych obszarów
   • Jak redukować zbędne operacje i usprawniać procesy
   • Strategie na minimalizację marnotrawstwa i lepszą organizację pracy
4. Obliczanie efektów finansowych i czasowych
   • Jak mierzyć oszczędności wynikające z optymalizacji
   • Kalkulacja ROI i wpływu zmian na wyniki firmy
5. Plan działań dla zespołu – wdrożenie zmian
   • Stworzenie planu implementacji usprawnień
   • Definiowanie celów i mierników sukcesu

AUTOMATYZACJA I ZARZĄDZANIE WIZUALNE

MODUŁ 3: SZYBKIE AUTOMATYZACJE W PROCESIE BIUROWYM

Optymalizacja działań administracyjnych i automatyzacja rutynowych zadań.

1. Automatyzacja procesów – kluczowe korzyści
   • Jak usprawnić codzienną pracę biurową
   • Przykłady narzędzi do automatyzacji (np. Power Automate, RPA, VBA)
2. Efektywność raportowania – redukcja czasu o 88%
   • Automatyczne generowanie raportów i dokumentów
   • Przykłady narzędzi i praktycznych wdrożeń
3. Automatyzowanie powtarzalnych czynności
   • Jak zautomatyzować 300 godzin pracy rocznie?
   • ROI automatyzacji – zwrot w 3-6 miesięcy
4. Zwiększenie efektywności zespołu
   • Uwolnienie czasu na rozwój i usprawnienia
   • Jak lepiej wykorzystać potencjał pracowników
5. Redukcja kosztów o 10-30% w wybranych działach
   • Analiza i przykłady skutecznych oszczędności
   • Tworzenie planu optymalizacji kosztów

MODUŁ 4: ZARZĄDZANIE WIZUALNE DLA POPRAWY WYNIKÓW

Zastosowanie metod zarządzania wizualnego dla lepszej kontroli i komunikacji.

1. Nowy standard odpraw i spotkań wydziałowych
   • Struktura efektywnego spotkania
   • Jak wykorzystywać KPI i metodę PDCA
2. Tworzenie tablic i dashboardów do monitorowania wyników
   • Jakie wskaźniki warto monitorować?
   • Przykłady narzędzi: Power BI, Excel, Tableau
3. Poprawa komunikacji między działami
   • Strategie usprawnienia przepływu informacji
   • Skuteczne metody wymiany wiedzy w firmie
4. Zaangażowanie pracowników w proces zmian
   • Jak włączyć pracowników w dyskusję o wynikach
   • Tworzenie kultury ciągłego doskonalenia

PODSUMOWANIE I REKOMENDACJE

• Omówienie kluczowych wniosków i planu dalszych działań
• Rekomendacje dotyczące wdrożenia usprawnień w organizacji
• Sesja pytań i odpowiedzi

Walidacja

-------------

Informacje dodatkowe

• Po zrealizowanym szkoleniu uczestnik otrzyma certyfikat o ukończeniu usługi. Warunkiem uzyskania certyfikatu jest uczestnictwo w co najmniej 80% zajęć
• Usługa realizowana jest w godzinach dydaktycznych tj. za godzinę usługi szkoleniowej rozumie się 45 minut
• Fakt uczestnictwa w każdym dniu usługi rozwojowej musi zostać potwierdzony przez uczestnika własnoręcznym podpisem złożonym na udostępnionej przez organizatora liście obecności
• Walidacja wlicza się w czas trwania usługi
• Trener dostosowuje przerwy do potrzeb uczestników (max. 10 min.) i odpowiednio wydłuża zajęcia. Przerwy nie są wpisane w harmonogram szkolenia i nie stanowią kosztów kwalifikowalnych.
• Szkolenie zawiera 20h teorii i 30h praktyki

Warunki organizacyjne:

• Nowoczesny sprzęt audiowizualny,
• Ergonomiczne wyposażenie sali: Dostęp do stołów ustawionych w układzie sprzyjającym pracy zespołowej oraz wygodnych krzeseł zapewniających komfort podczas dłuższych sesji.
• W sali szkoleniowej będą dostępne długopisy, ołówki, notatniki oraz flipcharty. Flipcharty z zestawami markerów zostaną przeznaczone do wspólnej pracy grupowej, co ułatwi wizualizację pomysłów, tworzenie notatek w czasie rzeczywistym oraz angażowanie uczestników w praktyczne ćwiczenia.
• Materiały szkoleniowe zostaną dostarczone zarówno w wersji papierowej, jak i cyfrowej, a na sali będą dostępne przybory piśmiennicze oraz flipcharty do wspólnej pracy.

Skrypt Szkoleniowy w formie elektronicznej, którą otrzymają w dniu rozpoczęcia szkolenia.

Metody interaktywne i aktywizujące, jakimi będą prowadzone zajęcia na szkoleniach to narzędzia wspierające takie jak:

● Dyskusja panelowa

● Metoda symulacyjna

● Metoda projektów

● Rozmowa kierowana