Sekretarka – asystentka / pracownik biurowy

Interaktywna forma zdalna:

• Szkolenie odbywa się w formie zdalnej, w czasie rzeczywistym, za pomocą platformy Zoom. Umożliwia to uczestnictwo z dowolnego miejsca, oszczędzając czas i koszty związane z dojazdami. Interaktywne sesje wideo, współdzielenie ekranu i chat pozwalają na aktywny udział i bieżącą komunikację z prowadzącymi oraz innymi uczestnikami.

Godziny realizacji szkolenia:

• Każda godzina szkolenia obejmuje 45 minut.
• szkolenie obejmuje 40 godzin zajęć edukacynych tj. 30 godzin zegarowych.

Przerwy:

• Przerwy nie są wliczone w czas trwania usługi.

Harmonogram szkolenia:

• Szkolenie może być realizowane zarówno raz jaki i kilka razy w tygodniu w trybie dziennym, umożliwiając intensywną naukę i skoncentrowane zajęcia lub popołudniowym, co pozwala uczestnikom z innymi obowiązkami dostęp do wartościowej edukacji.
• Dodatkowo, istnieje opcja organizacji zajęć w formie weekendowej, co sprawia, że szkolenie staje się bardziej elastyczne i dostosowane do różnych harmonogramów życia.  
• w związku z powyższym nie wskazano szczegółowego harmonogramu  - jesteśmy gotowi dostosować się do potrzeb całej grupy zapisanych osób, tworząc harmonogram, który uwzględni zróżnicowane preferencje czasowe uczestników.
• Harmonogram szkolenia może ulegać nieznacznemu przesunięciu czasowemu, zależnie od czasu potrzebnego na wykonanie poszczególnych ćwiczeń i zdolności przyswajania materiału przez uczestników, zgodnie z ich indywidualnym tempem nauki

Metody pracy:

• Zajęcia prowadzone są metodą ćwiczeniową, połączoną z rozmową na żywo oraz współdzieleniem ekranu. Warunkiem niezbędnym do osiągnięcia celu szkolenia jest samodzielne wykonanie wszystkich ćwiczeń zadanych przez trenera. 

Dostępność kurs do potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami

• Wsparcie techniczne: Zapewniamy wsparcie techniczne dla uczestników, którzy mogą potrzebować pomocy w obsłudze platformy
• szkoleniowej lub dostępu do materiałów.
• Sesje Q&A: sesje pytań i odpowiedzi, gdzie uczestnicy mogą zadawać pytania w czasie rzeczywistym, również poprzez czat tekstowy,
• co jest pomocne dla osób, które mogą mieć trudności z komunikacją werbalną.
• platforma ZOOM, na której prowadzone jest szkolenie, jest zgodna z międzynarodowymi standardami dostępności,
• takimi jak WCAG 2.1.
• elastyczny harmonogram szkolenia, aby dostosować tempo nauki do indywidualnych możliwości uczestników.

Doświadczeni prowadzący:

• Zajęcia prowadzi ekspert z wieloletnim doświadczeniem, który przekazuje nie tylko wiedzę teoretyczną, ale także praktyczne wskazówki i najlepsze praktyki. Uczestnicy mają możliwość czerpania z ich wiedzy i doświadczeń.

Certyfikat ukończenia:

• Certyfikat ukończenia kursu​ - Zaświadczenie wydane na podstawie § 23 ust. 4 rozporządzenia Ministra Edukacji i Nauki z dnia 6 października 2023 r. w sprawie kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych (Dz. U. poz. 2175).

Weryfikacja efektów uczenia się:

• Program obejmuje weryfikację efektów uczenia się poprzez test teoretyczny, który pozwala na ocenę zdobytej wiedzy i umiejętności. Taki system oceny gwarantuje, że uczestnicy faktycznie przyswoili potrzebne informacje i są gotowi do ich praktycznego zastosowania.

Program

1. Zarządzanie Czasem i Organizacja Pracy:

   • Planowanie obowiązków.
   • Efektywne zarządzanie czasem.
   • Organizacja pracy administracyjno-biurowej.
   • Znajomość zasad BHP oraz ergonomii pracy na stanowisku sekretarka (oświetlenie, hałas, przerwy).

2. Umiejętności Komunikacyjne:

   • Zasady efektywnej komunikacji.
   • Obsługa klienta i kultura pracy.
   • Komunikacja w różnych kontekstach.
   • Znajomość zasad savoir-vivre w biurze (powitanie gości, etyka w pracy).
   • Znajomość zasad prowadzenia biznesowych rozmów telefonicznych zgodnie z zasadami savoir-vivre (przyjmowanie połączeń, łączenie, zawieszanie).

3. Organizacja Spotkań, Konferencji i Wyjazdów Służbowych:

   • Zarządzanie harmonogramem.
   • Przygotowanie dokumentów i materiałów.
   • Koordynacja logistyczna.
   • Wiedza na temat organizacji i prowadzenia zebrań wewnętrznych i spotkań zewnętrznych.

4. Umiejętności Techniczne:

   • Obsługa oprogramowania biurowego (Microsoft Office).
   • Obsługa urządzeń biurowych i peryferyjnych.
   • Systemy zarządzania dokumentacją.
   • Wiedza na temat systemów kancelaryjnych i rzeczowego wykazu akt.
   • Wiedza na temat ochrony danych, archiwizowania i przechowywania dokumentacji.

5. Radzenie Sobie z Trudnymi Sytuacjami:

   • Analiza przypadków trudnych sytuacji.
   • Skuteczne strategie rozwiązywania problemów.
   • Umiejętność przygotowania pism – znajomość rodzajów pism (protokół, sprawozdanie, pismo przewodnie, upoważnienie).

6. Zasady Autoprezentacji i Budowania Pozytywnego Wizerunku Firmy:

   • Znajomość zasad autoprezentacji.
   • Budowanie pozytywnego wizerunku firmy w relacjach z klientami i partnerami.

7. Predyspozycje Psychofizyczne:

   • Posiadanie predyspozycji psychofizycznych niezbędnych u sekretarki (cierpliwość, koncentracja, odporność na stres).

8. Znajomość zasad orientacji na klienta:

   • Odpowiadanie na potrzeby i oczekiwania klientów.
   • Umiejętność aktywnego słuchania i otwartość na potrzeby klienta.

Usługa adresowana również dla uczestników projektu:
- Kierunek - Rozwój
- Małopolski pociąg do kariery – sezon 1,
- Nowy start w Małopolsce z EURESem

Materiały szkoleniowe w formie nagrań z zajęć będą udostępnione  uczestnikom na 30 dni po zakończeniu szkolenia.

Nagrania umożliwią powrót do przekazywanych informacji, które pojawiły się podczas realizacji usługi, co zapewni pełną dostępność szkolenia dla każdego zainteresowanego uczestnika, w tym osób ze szczególnymi potrzebami.

W celu otrzymania dostępu do materiałów, konieczne jest posiadanie aktywnego adresu poczty elektronicznej z domeną @gmail.com

Uczestnicy powinni posiadać podstawowe umiejętności związane z obsługą komputera i korzystaniem z programów biurowych.

Podczas szkolenia obowiązkowe jest korzystanie z kamery internetowej przez uczestników.

Podstawą do rozliczenia usługi jest wygenerowanie z systemu raportu, umożliwiającego identyfikację wszystkich uczestników oraz zastosowanego narzędzia.

Zawarto umowę WUP w Toruniu w ramach Projektu Kierunek - Rozwój
„Małopolski pociąg do kariery – sezon 1” i projektu „Nowy start w Małopolsce z EURESem” został obustronnie podpisany regulamin współpracy i rozliczenia usług z wykorzystaniem elektronicznym bonów szkoleniowych w ramach projektu.

platforma zoom

Warunki techniczne szkolenia na platformie Zoom:

1. Sprzęt komputerowy:

   • Wymagany komputer PC lub Mac z dostępem do internetu.
   • Zalecana kamera internetowa oraz mikrofon dla udziału w sesjach wideo.

2. Przeglądarka internetowa:

   • Zalecane przeglądarki: Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari.
   • Wymagane zaktualizowane wersje przeglądarek dla optymalnej wydajności.

3. Stabilne połączenie internetowe:

   • Minimalna prędkość łącza: 2 Mbps dla udziału w sesjach wideo.
   • Zalecane połączenie kablowe dla stabilności.

4. Platforma Zoom:

   • Konieczne pobranie i zainstalowanie najnowszej wersji aplikacji Zoom przed szkoleniem.
   • Aktywne konto Zoom (możliwość utworzenia bezpłatnego konta).

5. System operacyjny:

   • Kompatybilność z systemem Windows lub macOS.

6. Oprogramowanie dodatkowe:

   • Zalecane zainstalowanie najnowszych wersji programów, takich jak przeglądarka, Java, Flash itp.

7. Dźwięk i słuchawki:

   • Zalecane użycie słuchawek z mikrofonem dla lepszej jakości dźwięku.
   • Sprawdzenie działania dźwięku przed rozpoczęciem szkolenia.

8. Przygotowanie przed sesją:

   • Testowanie sprzętu i połączenia przed planowanym szkoleniem.
   • Zapewnienie cichego miejsca pracy dla minimalizacji zakłóceń.

9. Wsparcie techniczne:

   • Zapewnienie kontaktu z pomocą techniczną w razie problemów podczas sesji.

10. Zaplanowane przerwy:

    • Uwzględnienie krótkich przerw w grafiku dla odpoczynku uczestników.

Zapewnienie powyższych warunków technicznych umożliwi płynny przebieg szkolenia na platformie Zoom, zminimalizuje zakłócenia i zagwarantuje efektywną interakcję między prowadzącym a uczestnikami.