Efektywne prowadzenie spotkań

PROGRAM

1.Przygotowanie do zebrania

• Spotkania wewnętrzne i zewnętrzne — podobieństwa i różnice w podejściu
• Identyfikacja grupy odbiorców — uczestników zebrania
• Formułowanie celów zebrania
• Tworzenie porządku obrad
• Dobór pomocy audiowizualnych
• Ustawienie sali podczas zebrania

2.Zarządzanie przebiegiem zebrania

• Zasady skutecznego  realizowania poszczególnych punktów porządku obrad — zarządzanie czasem
• Podział ról podczas zebrania
• Podtrzymywanie  zainteresowania odbiorców
• Sesja pytań i odpowiedzi

3.Efektywne komunikowanie  a skuteczność zebrań

• Cechy skutecznej prezentacji
• Tworzenie wizerunku statycznego — wygląd zewnętrzny
• Tworzenie wizerunku dynamicznego — sposób poruszania się, mimika, gestykulacja, mowa ciała, kontakt wzrokowy, panowanie nad przestrzenią
• Emisja głosu, dykcja, walka z tremą

4.Podsumowanie zebrania

• Tworzenie protokołów przebiegu zebrań
• Uwspólnianie
• Wiązanie
• Tworzenie zestawień rezultatów zebrań wraz z listą działań do podjęcia

5.Zebrania w ujęciu psychologicznym

• Typologia uczestników zebrań
• Rola zachowań grupowych
• Zastosowanie elementów wywierania wpływu
• Budowanie efektu pierwszego wrażenia
• Zachęcanie uczestników do aktywności, motywowanie
• Zarządzanie konfliktem

6.Kluczowe zasady prowadzenia zebrań

• Cechy skutecznego zebrania
• Najczęściej popełniane błędy
• Rola zachowania kontroli nad krzywą uwagi uczestników spotkania
• Dlaczego niektóre zebrania się nie udają?
• Świadome budowanie wizerunku podczas zebrań

7.Laboratorium prowadzenia zebrań

• Warsztaty budowania celów zebrań
• Tworzenie porządków dziennych zebrań
• Prowadzenie zebrań w konkretnych ujęciach tematycznych (case’y z wykorzystaniem urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk)
• Ocena pracy wykonanej przez uczestników szkolenia

8.Dodatkowo w programie

Trening własnych sytuacji z zakresu prowadzenia zebrań i narad.

Czas trwania:

Szkolenie trwa 6 godzin dydaktycznych (tj. 45 minut). Podana ilość godzin szkolenia nie zawiera czasu przerw.

Walidacja:

W trakcie szkolenia przeprowadzana będzie walidacja w formie wywiadu swobodnego oraz obserwacji w warunkach symulowanych. 

Osoba walidująca, waliduje usługę w formie zdalnej, po jej zakończeniu, w oparciu o checklistę od trenera prowadzącego usługę, a następnie potwierdza osiągnięcie efektów kształcenia swoim podpisem na zaświadczeniu o zakończeniu udziału w usłudze rozwojowej.

W harmonogramie szkolenia, został wskazany przybliżony czas przeprowadzenia walidacji usługi rozwojowej.

Informacje techniczne:

W trakcie szkolenia online korzystamy z platformy Zoom. Każdy uczestnik otrzymuje przed szkoleniem link do platformy internetowej (na wskazany adres mailowy), na której znajdować się będzie transmisja online. Uczestnictwo w streamingu nie wymaga żadnych, specjalnych oprogramowań: wystarczy, że komputer jest podłączony do Internetu (należy korzystać z przeglądarek: Google Chrome, Mozilla Firefox lub Safari). Uczestnicy oglądają i słuchają na żywo tego, co dzieje się w sali szkoleniowej oraz śledzą treści wyświetlane na komputerze prowadzącego. Dodatkowo, wszyscy mogą zadawać pytania za pośrednictwem chatu online. W przypadku mniejszych szkoleń uczestnicy mogą przez mikrofon komunikować się z trenerem i innymi uczestnikami kursu. Link do szkolenia online generowany jest przed szkoleniem i ważny jest przez cały czas trwania szkolenia (uczestnik może połączyć się w dowolnym momencie).

Podczas szkoleń online wykorzystujemy następujące funkcjonalności:

1) Praca w grupach (breakout rooms)

- trener może podzielić uczestników automatycznie lub manualnie

- trener ustala czas trwania pracy w grupach

- pojawia się krótki komunikat na ekranie uczestnika, który informuje, że gospodarz zaprasza do podpokoju

- prowadzący może wysłać wiadomość do wszystkich pokoi jednocześnie, np. z opisem zadania do wykonania.

2) Narzędzia dostępne podczas sesji w breakout rooms:

- tablica, możliwość pisania mają wszyscy uczestnicy, efekt pracy można zapisać i pokazać w pokoju szkoleniowym, wszystkim uczestnikom szkolenia

- pokazywanie ekranu, każdy uczestnik może udostępnić swój ekran

- czat

- użytkownik pracujący w pokoju, może w dowolnym momencie zaprosić prowadzącego do pokoju grupowego.

Każdy z uczestników otrzyma komplet materiałów szkoleniowych w formie skryptu. 

Harmonogram godzinowy szkolenia każdorazowo dostosowywany jest do grupy szkoleniowej.

Godziny realizacji poszczególnych modułów szkolenia mogą ulec zmianie. 

Warunki techniczne niezbędne do udziału w usłudze:

Do realizacji szkoleń online korzystamy z platformy Zoom. Każdy uczestnik otrzymuje przed szkoleniem link do platformy internetowej (na wskazany adres mailowy), na której znajdować się będzie transmisja online. Uczestnictwo w streamingu nie wymaga żadnych, specjalnych oprogramowań: wystarczy, że komputer jest podłączony do Internetu (należy korzystać z przeglądarek: Google Chrome, Mozilla Firefox lub Safari). Uczestnicy oglądają i słuchają na żywo tego, co dzieje się w sali szkoleniowej oraz śledzą treści wyświetlane na komputerze prowadzącego. Dodatkowo, wszyscy mogą zadawać pytania za pośrednictwem chatu online. W przypadku mniejszych szkoleń uczestnicy mogą przez mikrofon komunikować się z trenerem i innymi uczestnikami kursu. Link do szkolenia online generowany jest przed szkoleniem i ważny jest przez cały czas trwania szkolenia (uczestnik może połączyć się w dowolnym momencie).

Minimalne wymagania sprzętowe, jakie musi spełniać komputer Uczestnika lub inne urządzenie do zdalnej komunikacji: Dwurdzeniowy procesor Intel Core i5 2,5 GHz i wyższy.

Minimalne wymagania dotyczące parametrów łącza sieciowego, jakim musi dysponować Uczestnik: pobieranie: 10 Mb/s, wysyłanie: 5 Mb/s.

Niezbędne oprogramowanie umożliwiające Uczestnikom dostęp do prezentowanych treści i materiałów: Nie trzeba pobierać oprogramowania. Aby wziąć udział w szkoleniu online potrzebny jest komputer, laptop, telefon lub tablet ze stabilnym internetem i bez blokad firmowych.

Podczas szkoleń online wykorzystujemy następujące funkcjonalności:

1) Praca w grupach (breakout rooms)

- trener może podzielić uczestników automatycznie lub manualnie

- trener ustala czas trwania pracy w grupach

- pojawia się krótki komunikat na ekranie uczestnika, który informuje, że gospodarz zaprasza do podpokoju

- prowadzący może wysłać wiadomość do wszystkich pokoi jednocześnie, np. z opisem zadania do wykonania.

2) Narzędzia dostępne podczas sesji w breakout rooms:

- tablica, możliwość pisania mają wszyscy uczestnicy, efekt pracy można zapisać i pokazać w pokoju szkoleniowym, wszystkim uczestnikom szkolenia

- pokazywanie ekranu, każdy uczestnik może udostępnić swój ekran

- czat

- użytkownik pracujący w pokoju, może w dowolnym momencie zaprosić prowadzącego do pokoju grupowego.