Tradycyjny i elektroniczny obieg dokumentów, instrukcja kancelaryjna, archiwizacja, system EZD - szkolenie dla administracji

1.    Wprowadzenie do problematyki
•    Źródła wiedzy na temat metodologii archiwalnej. Przydatne odnośniki. Na co zwracać uwagę korzystając z literatury
•    Zapoznanie z podstawową terminologią związaną z archiwistyką
•    Różnice praktyczne pomiędzy prowadzeniem archiwum zakładowego i składnicy akt
•    Współpraca z nadzorem archiwalnym – rola odpowiedniego archiwum państwowego w pracy archiwum zakładowego
•    Określanie kategorii archiwalnej dokumentacji i jej przynależności do klasy. Różnice pomiędzy aktami kategorii A, B, BE i BC

2.    Obieg dokumentacji w jednostce organizacyjnej. Miejsce i rola archiwum zakładowego w jednostce
•    Podstawowe systemy kancelaryjne – ich zalety i wady
•    Schemat obiegu dokumentacji w zakładzie pracy – rola archiwum zakładowego
•    Omówienie normatywów kancelaryjno-archiwalnych: instrukcji kancelaryjnej, instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego / składnicy akt i jednolitego rzeczowego wykazu akt. Analiza budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt
•    Procedura wdrażania i modyfikacji normatywów kancelaryjno-archiwalnych
•    Podział kompetencji pracowników: co należy do zadań archiwisty zakładowego, a co do obowiązków pracowników komórek merytorycznych
•    System tradycyjny, system elektronicznego zarządzania dokumentacją, system tradycyjny wspomagany elektronicznie – omówienie głównych różnic
•    Teczki spraw i teczki akt nie stanowiących akt spraw: tworzenie podteczek, dokumentowanie przebiegu sprawy i nadawanie znaku sprawy
•    Przygotowanie teczki do przekazania do archiwum zakładowego: porządkowanie jednostki aktowej, nadanie znaku teczki, wypisane okładek archiwalnych

3.    Najważniejsze akty prawa polskiego regulujące postępowanie z dokumentacją
 
4.    Profesjonalne archiwum zakładowe
•    Zasób archiwum zakładowego
•    Lokal archiwum zakładowego: magazyn archiwalny i biuro archiwisty. Niezbędne wymogi techniczne: temperatura, wilgotność, bezpieczeństwo
•    Wyposażenie archiwum zakładowego – zalety i wady poszczególnych rozwiązań
•    Techniczne i organizacyjne zabezpieczenie zasobu archiwum zakładowego
•    Rozmieszczenie akt w archiwum zakładowym – wymogi oraz wady i zalety poszczególnych rozwiązań
•    Bezpieczny archiwista – omówienie niezbędnych środków ochrony indywidualnej pracownika magazynu archiwalnego oraz najczęściej popełnianych błędów

5.    Najważniejsze procedury postępowania w archiwum zakładowym
•    Przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych: formularze, przygotowanie akt do przekazania, współpraca z pracownikiem komórki merytorycznej
•    Brakowanie akt: typowanie akt do brakowania. Współpraca z: pracownikami komórki merytorycznej, odpowiednim archiwum państwowym oraz firmą zewnętrzną brakującą dokumentacje. Konieczność zadbania o bezpieczeństwo danych osobowych w procesie brakowania akt – zabezpieczenia techniczne i organizacyjne
•    Udostępnianie i wypożyczanie akt zgromadzonych w zasobie archiwum zakładowego: kiedy i na jakich zasadach, stosowane formularze, metody zabezpieczania danych osobowych zawartych w dokumentacji: anominizacja, pseudonimizacja, umowy wyłączające dalsze przetwarzanie danych osobowych
•    Postępowanie w przypadku uszkodzenia/zniszczenia/zaginięcia wypożyczonych akt: obowiązki archiwisty a ochrona danych osobowych
•    Procedura skontrum: kiedy należy ją przeprowadzić, zadanie komisji skontrowej
•    Procedura wycofywania dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego: kiedy ją podejmujemy, stosowane formularze, kwestia aktualizowania ewidencji
•    Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego: procedura, standardy przygotowania akt, stosowane formularze, potencjalne błędy
•    Sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego: najważniejsze elementy, stosowane formularze, obowiązki archiwisty zakładowego
•    Postępowanie w przypadku reorganizacji lub ustania działalności aktotwórcy.

6.    Elektroniczne zarządzanie dokumentacją za pomocą systemów typu EZD
•    Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w postaci elektronicznej
•    Pismo, dokument elektroniczny, rodzaje podpisów elektronicznych
•    Akta sprawy w EZD, metryka sprawy w EZD

7.    Zadania organizacji w zakresie przygotowania jednostki do wdrożenia systemu typu EZD. Wymogi techniczne i organizacyjne dla systemów typu EZD
•    Wymagania techniczne: komputery - specyfikacja techniczna, laptopy czy komputery stacjonarne, łącze internetowe, skanery, serwerownia a może chmura wirtualna, sprzęt peryferyjny
•    Wymagania organizacyjne: przygotowanie nowych przepisów, opracowanie procedur obiegów dokumentacji, powołanie zespołu ds. wdrożenia EZD, zarządzanie zmianą w jednostce

8.    Etapy wdrożenia systemu EZD. Rola koordynatora czynności kancelaryjnych, nowe zadania archiwisty
•    Rekomendowane etapy wdrożenia systemu, jak długo mają trwać
•    Powołanie zespołu ds. wdrożenia systemu EZD
•    Zadania koordynatora czynności kancelaryjnych, jego rola w jednostce
•    Działania dostosowawcze tj. instalowanie i zarządzanie wersją testową, szkolenia pracowników
•    Na co zwrócić uwagę ogłaszając przetarg (SIWZ) lub wybierając bezpośrednio dostawcę usług

9.    Praca w systemie typu EZD. Rejestracja pism, spraw, korespondencji wychodzącej w platformie ePUAP oraz platformie eDoręczenia. Warsztaty prowadzone w oparciu o systemy EZD PUW oraz EZD RP
•    Rejestrowanie korespondencji wpływającej – dokumentacja papierowa oraz dokumentacja elektroniczna (ePUAP, e-maile)
•    Uzupełnienie metadanych przesyłek wpływających
•    Tworzenie odwzorowań cyfrowych – obsługa aplikacji skanującej QuickScan
•    Obsługa składów chronologicznych
•    Obsługa korespondencji wychodzącej
•    Tworzenie zestawień korespondencji wychodzącej
•    Dodawanie kontaktów do bazy kontaktów
•    Zakładanie spraw i gromadzenie dokumentacji akt spraw
•    Zarządzanie sprawami – zmiany tytułu, terminu realizacji, dodawanie notatek, przerejestrowywanie spraw
•    Tworzenie i edycja dokumentów w sprawie
•    Przekazywanie dokumentów do akceptacji lub podpisu przełożonego
•    Udostępnianie dokumentów do wiadomości lub w trybie zadania do realizacji – edycja lub wkład własny
•    Zapraszanie do współdzielenia sprawy
•    Obsługa wysyłek korespondencji (listowna, ePUAP, e-mail)
•    Obsługa wyszukiwarki
•    Obsługa spisu spraw
•    Obsługa spisu pism niestanowiących akt sprawy
•    Rozdzielanie korespondencji
•    Akceptacja i podpisywanie pism

10.    Archiwizacja spraw elektronicznych, ich brakowanie oraz przekazywanie do Archiwum Państwowego. Archiwizacja składów chronologicznych
 
11.    Pytania uczestników, dyskusje, podsumowanie szkolenia

Prezentacja w wersji elektronicznej.

Szkolenie odbywa sie na platformie ZOOM. Niezbędnymi wymagami sprzętowymi jest komputer z dostępem do internetu. Minimalna prędkość łącz sieciowego to 512 KB/sek. Nie jest konieczna instalacja na komputerze specjalnego oprogtamowania - wystarczy aktualna wersja przegląrki Google Chrome bądź Mozilla Firefox. Linki do połączenia na szkolenie są ważne jedynie w czasie jego trwania.

Pozostałe wymagania:
Procesor dwurdzeniowy 2GHz lub lepszy (zalecany czterordzeniowy); 2GB pamięci RAM (zalecane 4GB lub więcej); System operacyjny taki jak Windows 8 (zalecany Windows 10), Mac OS wersja 10.13 (zalecana najnowsza wersja), Linux, Chrome OS. Łącze internetowe o minimalnej przepustowości do zapewnienia transmisji dźwięku 512Kb/s, zalecane  min. 2 Mb/s oraz min. 1 Mb/s do zapewnienia transmisji łącznie dźwięku i wizji, zalecane min. 2,5 Mb/s.