Profesjonalna sekretarka/asystentka: efektywna organizacja pracy biurowej i komunikacja z uwzględnieniem cyfrowych i zielonych kompetencji

Interaktywna forma zdalna:

• Szkolenie odbywa się w formie zdalnej, w czasie rzeczywistym, za pomocą platformy Zoom. Umożliwia to uczestnictwo z dowolnego miejsca, oszczędzając czas i koszty związane z dojazdami. Interaktywne sesje wideo, współdzielenie ekranu i chat pozwalają na aktywny udział i bieżącą komunikację z prowadzącymi oraz innymi uczestnikami.

Godziny realizacji szkolenia:

• Każda godzina szkolenia obejmuje 45 minut.
• szkolenie obejmuje 40 godzin zajęć edukacyjnych tj. 30 godzin zegarowych.
• Walidacja wliczona jest w czas trwania usługi.

Przerwy:

• Przerwy nie są wliczone w czas trwania usługi.

Harmonogram szkolenia:

Szczegółowy harmonogram zajęć, uwzględniający podział na dni i godziny oraz przerwy, zostanie ustalony i uzupełniony na 6 dni przed rozpoczęciem szkolenia, zgodnie z regulaminem BUR. Będzie on dostosowany do preferencji czasowych uczestników.

Osoby zainteresowane udziałem w szkoleniu prosimy o kontakt w celu określenia preferowanych godzin szkolenia.

• Szkolenie może być realizowane zarówno raz jaki i kilka razy w tygodniu w trybie dziennym, umożliwiając intensywną naukę i skoncentrowane zajęcia lub popołudniowym, co pozwala uczestnikom z innymi obowiązkami dostęp do wartościowej edukacji.
• Dodatkowo, istnieje opcja organizacji zajęć w formie weekendowej, co sprawia, że szkolenie staje się bardziej elastyczne i dostosowane do różnych harmonogramów życia.
• w związku z powyższym nie wskazano szczegółowego harmonogramu - jesteśmy gotowi dostosować się do potrzeb całej grupy zapisanych osób, tworząc harmonogram, który uwzględni zróżnicowane preferencje czasowe uczestników.
• Harmonogram szkolenia może ulegać nieznacznemu przesunięciu czasowemu, zależnie od czasu potrzebnego na wykonanie poszczególnych ćwiczeń i zdolności przyswajania materiału przez uczestników, zgodnie z ich indywidualnym tempem nauki

Metody pracy:

• Zajęcia prowadzone są metodą ćwiczeniową, połączoną z rozmową na żywo oraz współdzieleniem ekranu. Warunkiem niezbędnym do osiągnięcia celu szkolenia jest samodzielne wykonanie wszystkich ćwiczeń zadanych przez trenera.

Dostępność kurs do potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami

• Wsparcie techniczne: Zapewniamy wsparcie techniczne dla uczestników, którzy mogą potrzebować pomocy w obsłudze platformy
• szkoleniowej lub dostępu do materiałów.
• Sesje Q&A: sesje pytań i odpowiedzi, gdzie uczestnicy mogą zadawać pytania w czasie rzeczywistym, również poprzez czat tekstowy,
• co jest pomocne dla osób, które mogą mieć trudności z komunikacją werbalną.
• platforma ZOOM, na której prowadzone jest szkolenie, jest zgodna z międzynarodowymi standardami dostępności,
• takimi jak WCAG 2.1.
• elastyczny harmonogram szkolenia, aby dostosować tempo nauki do indywidualnych możliwości uczestników.

Doświadczeni prowadzący:

• Zajęcia prowadzi ekspert z wieloletnim doświadczeniem, który przekazuje nie tylko wiedzę teoretyczną, ale także praktyczne wskazówki i najlepsze praktyki. Uczestnicy mają możliwość czerpania z ich wiedzy i doświadczeń.
• Informacje o osobach prowadzących szkolenie, w tym imiona, nazwiska, kwalifikacje oraz doświadczenie, zostaną podane na 6 dni przed rozpoczęciem szkolenia, zgodnie z wymogami regulaminu BUR. Trenera prowadzący usługę oraz osoba walidująca będzie posiadała doświadczenie zawodowe zdobyte nie wcześniej niż 5 lat lub kwalifikacje nabyte nie wcześniej niż 5 lat przed datą wprowadzenia szczegółowych danych dotyczących oferowanej usługi.

Certyfikat ukończenia:

• Certyfikat ukończenia kursu​ - Zaświadczenie wydane na podstawie § 23 ust. 4 rozporządzenia Ministra Edukacji i Nauki z dnia 6 października 2023 r. w sprawie kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych (Dz. U. poz. 2175).

Weryfikacja efektów uczenia się:

• Program obejmuje weryfikację efektów uczenia się poprzez test teoretyczny, który pozwala na ocenę zdobytej wiedzy i umiejętności. Taki system oceny gwarantuje, że uczestnicy faktycznie przyswoili potrzebne informacje i są gotowi do ich praktycznego zastosowania.
• Zostanie zapewniona inna osoba do przeprowadzenia walidacji niż do procesu kształcenia.

Program

1. Zarządzanie czasem i organizacja pracy:
   • Planowanie obowiązków.
   • Efektywne zarządzanie czasem.
   • Organizacja pracy administracyjno-biurowej.
   • Znajomość zasad BHP oraz ergonomii pracy na stanowisku sekretarka (oświetlenie, hałas, przerwy).
   • Korzystanie z cyfrowych planerów i aplikacji do zarządzania dokumentacją zamiast tradycyjnych, papierowych notatek, aby ograniczyć zużycie papieru
2. Umiejętności komunikacyjne:
   • Zasady efektywnej komunikacji.
   • Obsługa klienta i kultura pracy.
   • Komunikacja w różnych kontekstach.
   • Znajomość zasad savoir-vivre w biurze (powitanie gości, etyka w pracy).
   • Znajomość zasad prowadzenia biznesowych rozmów telefonicznych zgodnie z zasadami savoir-vivre (przyjmowanie połączeń, łączenie, zawieszanie).
   • Wykorzystanie narzędzi do wideokonferencji i komunikatorów internetowych w celu redukcji liczby podróży służbowych i spotkań stacjonarnych.
3. Organizacja spotkań, konferencji i wyjazdów służbowych:
   • Zarządzanie harmonogramem.
   • Przygotowanie dokumentów i materiałów.
   • Koordynacja logistyczna.
   • Wiedza na temat organizacji i prowadzenia zebrań wewnętrznych i spotkań zewnętrznych.
   • Organizacja spotkań online oraz korzystanie z dokumentów elektronicznych zamiast drukowanych materiałów konferencyjnych.
4. Umiejętności techniczne:
   • Obsługa oprogramowania biurowego (Microsoft Office).
   • Obsługa urządzeń biurowych i peryferyjnych.
   • Systemy zarządzania dokumentacją.
   • Wiedza na temat systemów kancelaryjnych i rzeczowego wykazu akt.
   • Wiedza na temat ochrony danych, archiwizowania i przechowywania dokumentacji.
   • Efektywne korzystanie z urządzeń wielofunkcyjnych poprzez ustawienia oszczędzania energii i papieru oraz preferowanie formatów cyfrowych zamiast wydruków.
5. Radzenie sobie z trudnymi sytuacjami:
   • Analiza przypadków trudnych sytuacji.
   • Skuteczne strategie rozwiązywania problemów.
   • Umiejętność przygotowania pism – znajomość rodzajów pism (protokół, sprawozdanie, pismo przewodnie, upoważnienie).
   • Umiejętność zarządzania trudnymi sytuacjami w komunikacji cyfrowej – moderowanie e-maili, komentarzy i treści w mediach społecznościowych firmy.
6. Zasady autoprezentacji i budowania pozytywnego wizerunku firmy:
   • Znajomość zasad autoprezentacji.
   • Budowanie pozytywnego wizerunku firmy w relacjach z klientami i partnerami.
   • Wykorzystanie narzędzi do tworzenia prezentacji multimedialnych i wideo jako elementów wizerunku firmy, ograniczając konieczność drukowania materiałów reklamowych
7. Predyspozycje Psychofizyczne:
   • Posiadanie predyspozycji psychofizycznych niezbędnych u sekretarki (cierpliwość, koncentracja, odporność na stres).
   • Świadomość wpływu ergonomii i ekologicznego projektowania biura na efektywność pracy i komfort psychofizyczny.
8. Znajomość zasad orientacji na klienta:
   • Odpowiadanie na potrzeby i oczekiwania klientów.
   • Umiejętność aktywnego słuchania i otwartość na potrzeby klienta.

Usługa adresowana również dla uczestników projektu:

- Kierunek - Rozwój

- Małopolski pociąg do kariery – sezon 1,

- Nowy start w Małopolsce z EURESem

Materiały szkoleniowe w formie nagrań z zajęć będą udostępnione uczestnikom na 5 dni po zakończeniu szkolenia.

Nagrania umożliwią powrót do przekazywanych informacji, które pojawiły się podczas realizacji usługi, co zapewni pełną dostępność szkolenia dla każdego zainteresowanego uczestnika, w tym osób ze szczególnymi potrzebami.

W celu otrzymania dostępu do materiałów, konieczne jest posiadanie aktywnego adresu poczty elektronicznej z domeną @gmail.com

Uczestnicy powinni posiadać podstawowe umiejętności związane z obsługą komputera i korzystaniem z programów biurowych.

Podczas szkolenia obowiązkowe jest korzystanie z kamery internetowej przez uczestników.

Podstawą do rozliczenia usługi jest wygenerowanie z systemu raportu, umożliwiającego identyfikację wszystkich uczestników oraz zastosowanego narzędzia.

Zawarto umowę WUP w Toruniu w ramach Projektu Kierunek - Rozwój

„Małopolski pociąg do kariery – sezon 1” i projektu „Nowy start w Małopolsce z EURESem” został obustronnie podpisany regulamin współpracy i rozliczenia usług z wykorzystaniem elektronicznym bonów szkoleniowych w ramach projektu.

Kompetencje związane z zieloną i cyfrową transformacją.

platforma zoom

Warunki techniczne szkolenia na platformie Zoom:

1. Sprzęt komputerowy:

   • Wymagany komputer PC lub Mac z dostępem do internetu.
   • Zalecana kamera internetowa oraz mikrofon dla udziału w sesjach wideo.

2. Przeglądarka internetowa:

   • Zalecane przeglądarki: Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari.
   • Wymagane zaktualizowane wersje przeglądarek dla optymalnej wydajności.

3. Stabilne połączenie internetowe:

   • Minimalna prędkość łącza: 2 Mbps dla udziału w sesjach wideo.
   • Zalecane połączenie kablowe dla stabilności.

4. Platforma Zoom:

   • Konieczne pobranie i zainstalowanie najnowszej wersji aplikacji Zoom przed szkoleniem.
   • Aktywne konto Zoom (możliwość utworzenia bezpłatnego konta).

5. System operacyjny:

   • Kompatybilność z systemem Windows lub macOS.

6. Oprogramowanie dodatkowe:

   • Zalecane zainstalowanie najnowszych wersji programów, takich jak przeglądarka, Java, Flash itp.

7. Dźwięk i słuchawki:

   • Zalecane użycie słuchawek z mikrofonem dla lepszej jakości dźwięku.
   • Sprawdzenie działania dźwięku przed rozpoczęciem szkolenia.

8. Przygotowanie przed sesją:

   • Testowanie sprzętu i połączenia przed planowanym szkoleniem.
   • Zapewnienie cichego miejsca pracy dla minimalizacji zakłóceń.

9. Wsparcie techniczne:

   • Zapewnienie kontaktu z pomocą techniczną w razie problemów podczas sesji.

10. Zaplanowane przerwy:

    • Uwzględnienie krótkich przerw w grafiku dla odpoczynku uczestników.

Zapewnienie powyższych warunków technicznych umożliwi płynny przebieg szkolenia na platformie Zoom, zminimalizuje zakłócenia i zagwarantuje efektywną interakcję między prowadzącym a uczestnikami.