Sztuczna Inteligencja w Administracji i Biurze: Praktyczna automatyzacja zadań, prompt engineering i optymalizacja procesów [Warsztat wdrożeniowy – 2 dni]

Efekty uczenia się

Osoba kończąca szkolenie:

• W zakresie WIEDZY:
  • Zna zasady działania generatywnych modeli językowych (LLM), ich architekturę oraz ograniczenia (w tym zjawisko halucynacji i metody weryfikacji faktów).
  • Zna zaawansowane techniki formułowania poleceń (struktury promptów: rola, kontekst, zadanie, ograniczenia, format wynikowy).
  • Rozumie zasady doboru właściwych modeli i narzędzi AI do konkretnych typów zadań biurowych (analiza tekstu, praca z liczbami, synteza, research).
• W zakresie UMIEJĘTNOŚCI:
  • Potrafi tworzyć precyzyjne prompty do redagowania, korekty stylistycznej, parafrazowania i skracania pism formalnych, ofert, procedur oraz korespondencji e-mail.
  • Wykorzystuje narzędzia AI do automatycznego streszczania wielostronicowych dokumentów (PDF, DOCX) oraz generowania uporządkowanych notatek i list zadań ze spotkań.
  • Sprawnie przetwarza i porządkuje dane tabelaryczne w arkuszach kalkulacyjnych z asystą AI (tworzenie formuł, kategoryzacja, oczyszczanie tekstu).
  • Samodzielnie konfiguruje spersonalizowanych asystentów biurowych (instrukcje stałe / Custom GPTs) do powtarzalnych procesów administracyjnych.
• W zakresie KOMPETENCJI SPOŁECZNYCH:
  • Krytycznie weryfikuje treści wygenerowane przez sztuczną inteligencję i bierze za nie pełną odpowiedzialność merytoryczną.
  • Aktywnie promuje kulturę usprawniania codziennych procedur biurowych i wykorzystania nowoczesnych narzędzi cyfrowych w zespole.

Walidacja teoretyczna: Test wiedzy jednokrotnego wyboru (pre-test na początku szkolenia oraz post-test po jego zakończeniu).

Walidacja praktyczna: Ocena wykonania zadania warsztatowego (zredagowanie pisma formalnego, wyekstrahowanie danych z dokumentu oraz skonfigurowanie szablonu asystenta biurowego według kryteriów efektywności).

Walidacja efektów uczenia się odbywa się dwuetapowo: poprzez weryfikację wiedzy teoretycznej oraz ocenę wykonania praktycznego zadania wdrożeniowego.

DZIEŃ 1: Fundamenty, Inżynieria Promptów i Praca z Tekstem (8 h)

• Moduł 1: Wprowadzenie do Generative AI w pracy biurowej (1,5 h)
  • Ekosystem narzędzi: porównanie ChatGPT, Microsoft Copilot, Claude i Gemini.
  • Przegląd możliwości: zadania idealne dla AI vs. zadania wymagające pełnej kontroli człowieka.
  • Jak myślą modele językowe: mechanizm przewidywania tokenów, halucynacje i zasady weryfikacji faktów.
• Moduł 2: Organizacja cyfrowego stanowiska pracy z AI (1,5 h)
  • Zarządzanie kontekstem rozmowy, wątkami roboczymi i projektami.
  • Dobór odpowiedniego modelu (dokładność, szybkość, okno kontekstowe).
  • Tworzenie własnej biblioteki zapytań podręcznych w codziennej pracy biurowej.
• Moduł 3: Inżynieria promptów biurowych (2,5 h)
  • Struktura skutecznego promptu biurowego (Context, Task, Instruction, Output).
  • Techniki sterowania stylem, długością i tonem wypowiedzi (język oficjalny, handlowy, techniczny).
  • Warsztat: szybka redakcja pism urzędowych, odpowiedzi na zapytania ofertowe, redagowanie komunikatów wewnętrznych.
• Moduł 4: Błyskawiczna synteza i edycja dokumentacji (2,5 h)
  • Kondensacja raportów, protokołów i pism wielostronicowych do kluczowych punktów decyzyjnych.
  • Przekształcanie surowych transkrypcji spotkań w profesjonalne notatki z podziałem na zadania i terminy.
  • Tłumaczenia korespondencji handlowej z zachowaniem branżowej terminologii.

DZIEŃ 2: Analiza Danych, Dokumenty Złożone i Dedykowani Asystenci (8 h)

• Moduł 5: Zaawansowana praca z plikami i dokumentacją (2 h)
  • Ekstrakcja kluczowych parametrów z ofert, specyfikacji przetargowych i umów w formacie PDF/Word.
  • Porównywanie wersji dokumentów, wykrywanie niespójności i braków formalnych.
  • Tworzenie ujednoliconych szablonów pism i formularzy na podstawie wytycznych.
• Moduł 6: AI jako asystent w arkuszach kalkulacyjnych i danych tabelarycznych (2,5 h)
  • Generowanie złożonych formuł i funkcji arkusza za pomocą zapytań w języku naturalnym.
  • Oczyszczanie, normalizacja i dzielenie surowych danych tekstowych do formatu tabeli.
  • Tworzenie zestawień, wyciąganie wniosków i przygotowywanie podsumowań liczbowych.
• Moduł 7: Budowa spersonalizowanych asystentów biurowych (2 h)
  • Konfiguracja instrukcji stałych (Custom Instructions) dopasowanych do specyfiki firmy.
  • Tworzenie dedykowanych botów zadaniowych (np. Asystent Korespondencji, Asystent Raportów, Generator Notatek).
  • Standaryzacja procedur biurowych – jak przekazać gotowego asystenta współpracownikom.
• Moduł 8: Warsztat wdrożeniowy i walidacja efektów uczenia się (1,5 h)
  • Samodzielna realizacja symulowanego zadania biurowego (rozwiązanie kompleksowego case study).
  • Przeprowadzenie testu wiedzy sprawdzającego opanowanie technik promptowania i narzędzi.
  • Podsumowanie warsztatu i wręczenie certyfikatów.

Główne atuty rynkowe usługi

1. Natychmiastowy zwrot z inwestycji (ROI): Uczestnik oszczędza od 1 do 2 godzin dziennie na zadaniach powtarzalnych natychmiast po powrocie ze szkolenia.
2. Gotowy podręcznik (Prompt Book): Zestaw ponad 50 przetestowanych, biurowych promptów gotowych do natychmiastowego wdrożenia.
3. Praktyczny wymiar Lean Office: Nacisk na likwidację czynności bezwartościowych (marnotrawstwa czasu) i automatyzację żmudnych operacji manualnych.

1. Platforma komunikacyjna i sposób dostępu

• Platforma: Google Meet (usługa wideo realizowana w czasie rzeczywistym z możliwością interakcji głosowej, tekstowej oraz współdzielenia ekranu).
• Dostęp do spotkania: Uczestnik nie musi posiadać płatnej licencji ani instalować dedykowanego oprogramowania na dysku. Dostęp odbywa się poprzez unikalny, bezpieczny link przesłany pocztą elektroniczną na adres e-mail wskazany w zgłoszeniu, nie później niż 24 godziny przed rozpoczęciem usługi.
• Ważność linku: Link do pokoju spotkań jest aktywny przez cały czas trwania szkolenia oraz podczas ewentualnych przerw technicznych.

2. Wymagania sprzętowe dla uczestnika

• Urządzenie: Komputer stacjonarny lub laptop (ze względu na warsztatowy charakter pracy z narzędziami AI i wieloma oknami przeglądarki udział na smartfonie lub tablecie jest niewystarczający).
• Ekran: Monitor o rozdzielczości minimum Full HD (1920 × 1080 px); rekomendowane jest stanowisko z dwoma monitorami (ułatwia jednoczesny podgląd prezentacji trenera i własną pracę w narzędziach AI).
• Audio: Sprawny mikrofon oraz głośniki (rekomendowany zestaw słuchawkowy z mikrofonem, który eliminuje echo i szumy tła).
• Wideo: Sprawna kamera internetowa (włączona kamera jest warunkiem weryfikacji obecności i zaangażowania uczestnika wymaganym przez Operatorów BUR).

3. Wymagania sieciowe (łącze internetowe)

• Przepustowość pobierania (Download): Minimum 10 Mb/s (rekomendowane 30 Mb/s lub więcej).
• Przepustowość wysyłania (Upload): Minimum 5 Mb/s (rekomendowane 10 Mb/s lub więcej).
• Stabilność połączenia: Rekomendowane połączenie kablowe (Ethernet) lub stabilna sieć Wi-Fi o wysokim zasięgu (pasmo 5 GHz).

4. Wymagania programowe i dostępowe

• Przeglądarka internetowa: Aktualna wersja przeglądarki opartej na silniku Chromium (Google Chrome, Microsoft Edge, Brave) lub Mozilla Firefox z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies.
• Konta w narzędziach AI: Posiadanie aktywnego, darmowego konta Google (niezbędne do logowania w Google Meet oraz narzędziach AI takich jak Google Gemini) oraz konta w wybranym serwisie LLM (np. darmowe konto OpenAI/ChatGPT).
• Uprawnienia systemowe: Uprawnienia do korzystania z mikrofonu, kamery oraz udostępniania ekranu w przeglądarce internetowej.

5. Wsparcie techniczne i test połączenia

• Test wstępny: Pokój szkoleniowy Google Meet jest otwierany na 15 minut przed oficjalnym rozpoczęciem zajęć w celu sprawdzenia poprawności audio, wideo oraz jakości łącza uczestników.
• Wsparcie bieżące: W trakcie trwania usługi uczestnicy mają zapewniony kontakt techniczny z organizatorem/moderatorem za pośrednictwem czatu spotkania, dedykowanego numeru telefonu lub adresu e-mail w razie problemów z łączem czy ponownym dołączeniem do sesji.