Cyfryzacja i automatyzacja pracy hotelu i restauracji z wykorzystaniem Hotres i AI

Dzień 1. Cyfrowe procesy hotelu i restauracji.

1. Dane i zadania w całym obiekcie – proces obsługi zapytań, rezerwacji, pobytów i wydarzeń, przepływ informacji między działami oraz identyfikacja czynności do automatyzacji.
2. Hotres jako źródło danych o noclegach – obsługa dostępności, cen i rezerwacji, zmiany i anulowania, kontrola danych kanałów OTA oraz przekazywanie informacji do restauracji i obsługi wydarzeń.
3. Cyfrowa karta zlecenia i przekazanie informacji – tworzenie rejestru zleceń w Arkuszach Google, aktualizacja danych, przypisywanie odpowiedzialności i kontrola statusów realizacji.
4. Automatyzacja wiadomości i kontroli zadań – konfiguracja wiadomości SMS i e-mail, tworzenie reguł automatyzacji, monitorowanie terminów oraz obsługa wyjątków.
5. Test procesu i obsługa zmian – weryfikacja zgodności rezerwacji, zleceń i komunikatów, aktualizacja ustaleń oraz identyfikacja błędów operacyjnych.

Dzień 2. AI w pracy hotelu i restauracji.

1. Bezpieczne wykorzystanie AI – zasady korzystania z asystentów AI, ochrona informacji, minimalizacja danych, uprawnienia, uwierzytelnianie i identyfikacja zagrożeń.
2. Baza wiedzy całego obiektu – porządkowanie informacji o usługach hotelowych, restauracyjnych i wydarzeniach oraz tworzenie bazy wiedzy i konfiguracja asystenta AI.
3. Odpowiedzi i oferty z pomocą AI – przygotowywanie odpowiedzi na zapytania klientów, tworzenie ofert noclegowych, gastronomicznych i wydarzeń oraz weryfikacja poprawności wygenerowanych treści.
4. Asystent do zadań i komunikacji wewnętrznej – przekształcanie ustaleń z klientami w cyfrowe karty zleceń, listy zadań i komunikaty przekazywane między działami.
5. Testowanie i kontrola działania asystenta – analiza scenariuszy testowych, wykrywanie błędów, aktualizacja instrukcji i bazy wiedzy oraz ocena skuteczności działania asystenta.

Dzień 3. Współpraca cyfrowa i kontrola procesów.

1. Wspólna praca w Google Workspace – organizacja dokumentów, zarządzanie dostępem do danych, udostępnianie plików, przekazywanie zadań i planowanie terminów.
2. Mierniki i poprawa działania procesu – analiza czasu odpowiedzi, opóźnień, błędów komunikacyjnych i skuteczności obsługi zapytań oraz obliczanie wskaźników w arkuszach.
3. Opinie Google o hotelu i restauracji – obsługa profili firmowych, przygotowywanie próśb o opinie, tworzenie odpowiedzi z pomocą AI i przekazywanie zgłoszonych problemów.
4. Ćwiczenie łączące pracę całego obiektu – kompleksowa obsługa zapytania, przygotowanie oferty, rezerwacja, cyfrowa karta wydarzenia, przekazywanie zadań, obsługa zmian i kontrola wyników procesu.
5. Test teoretyczny z wynikiem generowanym automatycznie – walidacja wiedzy dotyczącej bezpieczeństwa danych, uprawnień, zasad korzystania z AI i automatyzacji procesów.
6. Obserwacja w warunkach symulowanych – walidacja praktycznych umiejętności obsługi narzędzi cyfrowych, automatyzacji, asystenta AI, obiegu zleceń i współpracy między działami.

Organizacja walidacji

Walidacja odbywa się jednocześnie dla całej 7-osobowej grupy szkoleniowej w dniu 30.12.2026 r. w godzinach 14:45–17:00 i obejmuje dwie metody:

1. Test teoretyczny z wynikiem generowanym automatycznie (14:45–15:00). Każdy uczestnik samodzielnie rozwiązuje test online obejmujący 10 pytań zamkniętych. System automatycznie generuje indywidualny wynik na podstawie ustalonego klucza odpowiedzi.
2. Obserwacja w warunkach symulowanych (15:00–17:00). Uczestnicy równolegle i samodzielnie wykonują zintegrowane zadanie praktyczne na podstawie przygotowanego scenariusza obsługi klienta hotelu i restauracji. Zadanie obejmuje obsługę rezerwacji testowej w Hotres, aktualizację cyfrowej karty zlecenia, konfigurację automatyzacji, wykorzystanie i kontrolę asystenta AI, bezpieczne udostępnianie dokumentów, analizę mierników oraz obsługę opinii klienta.

Walidator ocenia indywidualnie wykonanie czynności i rezultaty pracy każdego uczestnika przy użyciu arkusza oceny zawierającego wszystkie przypisane kryteria weryfikacji. Walidację prowadzi osoba nieuczestnicząca w części szkoleniowej. Warunkiem pozytywnego wyniku jest uzyskanie co najmniej 8 poprawnych odpowiedzi w teście oraz spełnienie wszystkich kryteriów praktycznych.

Organizacja szkolenia

Szkolenie realizowane jest w formie stacjonarnej, w zamkniętej grupie 7 osób. Każdy uczestnik korzysta z indywidualnego stanowiska komputerowego z dostępem do Internetu, przygotowanego środowiska Hotres, Google Workspace oraz wybranego narzędzia AI.

Zajęcia prowadzone są metodami interaktywnymi i aktywizującymi, obejmującymi krótkie wprowadzenia teoretyczne, pokazy, ćwiczenia komputerowe, analizę przypadków, symulacje procesów operacyjnych oraz pracę indywidualną i zespołową.

Ćwiczenia realizowane są na danych testowych i zanonimizowanych. Zmiany wpływające na rzeczywistą sprzedaż i komunikację z klientami wymagają zatwierdzenia przez uprawnioną osobę.

Podział godzin:

Teoria: 4 godziny zegarowe.

Praktyka: 14 godzin 45 minut zegarowych.

Walidacja: 2 godziny 15 minut zegarowych.

Przerwy: 3 godziny zegarowe.

Łącznie: 24 godziny zegarowe.

Szkolenie odbywa się w dniach 28–30.12.2026 r., codziennie w godzinach 09:00–17:00. Każdego dnia przewidziano 60-minutową przerwę obiadową w godzinach 13:00–14:00, wliczoną w czas usługi.

Uczestnik szkolenia otrzymuje materiały szkoleniowe w formie elektronicznej: instrukcje ćwiczeń, przykładowe scenariusze obsługi rezerwacji i zleceń, szablony kart zleceń i arkuszy, przykładowe polecenia do narzędzi AI oraz materiały do samodzielnego utrwalania umiejętności. Ćwiczenia realizowane są na danych testowych i zanonimizowanych.

Usługa rozwojowa nie jest realizowana przez Operatora ani Partnera Operatora w projekcie PSF, Regionalnym Programie lub FERS ani przez podmiot powiązany z nimi kapitałowo lub osobowo. Nie świadczy jej również podmiot będący jednocześnie odbiorcą usług o zbliżonej tematyce w tym samym projekcie. Usługa nie obejmuje też wzajemnego świadczenia podobnych usług między Dostawcami korzystającymi z dofinansowania. Cena nie obejmuje kosztów niezwiązanych bezpośrednio z usługą, w szczególności środków trwałych, dojazdu i zakwaterowania.

Uczestnikiem może być osoba pełnoletnia należąca do kadry zarządzającej lub personelu hotelu i restauracji Vistula, uczestnicząca w obsłudze rezerwacji, gości, zleceń, wydarzeń lub przekazywaniu zadań między działami. Wymagana jest podstawowa umiejętność obsługi komputera, poczty elektronicznej i przeglądarki internetowej. Nie jest wymagana wcześniejsza znajomość AI ani zaawansowanych automatyzacji. Uczestnik korzysta z indywidualnego stanowiska komputerowego i dostępów do przygotowanych środowisk testowych, bierze udział w ćwiczeniach oraz przystępuje do walidacji. W przypadku finansowania ze środków publicznych obowiązują zasady frekwencji i kwalifikowalności określone przez właściwego Operatora.

Uczestnik otrzymuje zaświadczenie o ukończeniu szkolenia po spełnieniu warunków usługi, w tym wymaganej frekwencji i uzyskaniu pozytywnego wyniku walidacji. W przypadku dofinansowania wymogi frekwencji określa właściwy Operator. Szkolenie obejmuje 24 godziny zegarowe, w tym 18 godzin 45 minut zajęć, 2 godziny 15 minut walidacji i 3 godziny przerw. Każdego dnia przewidziano przerwę obiadową 13:00–14:00, wliczoną w czas usługi.

Usługa może korzystać ze zwolnienia z VAT, jeżeli stanowi kształcenie zawodowe lub przekwalifikowanie zawodowe i spełnione są pozostałe warunki prawne. Przy finansowaniu w całości ze środków publicznych podstawą zwolnienia może być art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy o VAT, a przy finansowaniu w co najmniej 70% ze środków publicznych – § 3 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia Ministra Finansów z 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień.