Projektowanie i zarządzanie automatyzacją procesów biznesowych (workflow automation).

Program szkolenia:

DZIEŃ 1

WYBÓR I PRZYGOTOWANIE PROCESU DO AUTOMATYZACJI.

Pre-test oraz rozpoznanie doświadczeń i potrzeb uczestników.

1. Co rozumiemy przez automatyzację procesów biznesowych.

• Proces, przepływ pracy i pojedyncza czynność. Co wykonuje system, a za co odpowiada człowiek.
• Automatyczne przekazywanie spraw, sprawdzanie danych, przypomnienia i rejestrowanie wyników. Przykłady z codziennej pracy organizacji.
• Różnica między cyfrowym formularzem, uporządkowaniem procesu a jego automatyzacją. Kiedy najpierw uprościć sposób pracy.

Ćwiczenie: narysowanie mapy prostego procesu „z życia”, rozpoznanie decyzji i wyjątków oraz wskazanie czynności możliwych do automatyzacji.

1. Wybór procesu i określenie celu.

• Ocena powtarzalności, liczby spraw, nakładu pracy, stabilności reguł, dostępności danych i częstotliwości wyjątków.
• SIPOC: dostawcy, wejścia, proces, wyjścia i odbiorcy. Określenie granic procesu i odpowiedzialności jego właściciela.
• Priorytety automatyzacji: oczekiwana korzyść, trudność realizacji i ryzyko. Ustalenie mierzalnego celu.

Ćwiczenie: wskazanie i klasyfikacja procesów firmowych według efektywności, korzyści i trudności automatyzacji; przygotowanie karty wybranego procesu.

1. Mapowanie i analiza obecnego procesu.

• Podstawy BPMN — notacji modelowania procesów biznesowych: zdarzenia, zadania, decyzje i role uczestników.
• Mapowanie procesu firmowego: rzeczywisty przebieg pracy, przepływ danych i dokumentów oraz przekazania między działami.
• Rozpoznawanie oczekiwania, poprawek, zbędnych akceptacji i wielokrotnego przepisywania danych. Czas pracy a czas realizacji sprawy.
• Etapy modelowania, analizy i optymalizacji danych: ustalenie zakresu i struktury, ocena kompletności i spójności, usuwanie duplikatów oraz ujednolicenie zapisów.

Ćwiczenie: opracowanie mapy procesu firmowego i analiza przykładowych danych o czasie obsługi, błędach i poprawkach; wskazanie usprawnień procesu i danych.

1. Projektowanie docelowego przepływu pracy.

• Uproszczenie procesu przed automatyzacją. Podział czynności między system a człowieka.
• Warunki uruchomienia, wymagane dane, reguły decyzji, akceptacje, terminy i informowanie o statusie.
• Wyjątki: niekompletne dane, odrzucenie, brak odpowiedzi i konieczność przekazania sprawy do indywidualnej oceny.

Ćwiczenie: przygotowanie mapy docelowej oraz tabeli reguł i wyjątków dla analizowanego procesu.

1. Ocena korzyści i kosztów automatyzacji.

• Dane do oceny: liczba spraw, czas obsługi, udział błędów i poprawek oraz koszty pracy.
• Koszty przygotowania, licencji, integracji, testów, szkolenia użytkowników i utrzymania rozwiązania.
• Uwolniony czas pracy a oszczędności finansowe. Założenia kalkulacji, niepewność wyników i mierniki efektów.

Ćwiczenie: opracowanie uproszczonego uzasadnienia biznesowego oraz decyzji, czy proces jest gotowy do pilotażu.

Rezultat dnia 1

Karta wybranego procesu, mapa obecnego i docelowego przebiegu pracy, tabela reguł i wyjątków oraz wstępna ocena korzyści i kosztów.

DZIEŃ 2

PROTOTYP, TESTOWANIE I ZARZĄDZANIE WDROŻENIEM.

1. Dobór sposobu i narzędzi automatyzacji.

• Narzędzia obiegu zadań i dokumentów, integracje systemów oraz robotyzacja powtarzalnych czynności wykonywanych w aplikacjach.
• Rozwiązania konfigurowane bez pisania kodu lub z jego ograniczonym użyciem. Możliwości i ograniczenia poszczególnych podejść.
• Kryteria wyboru: potrzeby procesu, istniejące systemy, dostęp do danych, uprawnienia, koszty i możliwość utrzymania.

Ćwiczenie: przygotowanie wymagań dla rozwiązania oraz uzasadnienie wyboru sposobu automatyzacji.

1. Budowa prostego prototypu przepływu pracy.

• Przełożenie modelu procesu na prosty przepływ w jednej wybranej platformie, w przygotowanym środowisku szkoleniowym.
• Uruchomienie przepływu, kontrola wymaganych danych, warunek decyzyjny, zadanie akceptacji, powiadomienie i zapis wyniku.
• Konfiguracja narzędzia i uruchomienie przepływu dla użytkownika testowego w środowisku szkoleniowym. Sprawdzenie zgodności z założeniami i przygotowanie do wdrożenia.

Ćwiczenie: konfiguracja i wdrożenie prostego przepływu w środowisku szkoleniowym, wykonanie próbnego przebiegu oraz samodzielna zmiana i sprawdzenie wybranej reguły.

1. Testowanie, bezpieczeństwo danych i obsługa błędów.

• Identyfikacja zagrożeń i ocena ryzyk: błędne dane, niewłaściwe reguły i uprawnienia, awaria integracji, brak właściciela oraz nieprzygotowanie użytkowników. Dobór zabezpieczeń.
• Scenariusze testowe: poprawna realizacja, brak danych, odrzucenie, brak odpowiedzi i błąd wykonania.
• Uprawnienia do odczytu i zmiany danych, historia działań, kontrola dostępu oraz zapobieganie podwójnej realizacji sprawy.
• Reakcja na błąd, informowanie osoby odpowiedzialnej, ręczne przejęcie sprawy i warunki wznowienia pracy.

Ćwiczenie: przygotowanie krótkiego rejestru ryzyk, przeprowadzenie testów prototypu oraz wskazanie zabezpieczeń i poprawek przed pilotażem.

1. Planowanie pilotażu i przygotowanie użytkowników.

• Zakres pierwszego wdrożenia, priorytety działań, zadania, odpowiedzialności, harmonogram, szacunkowe koszty i kryteria akceptacji.
• Organizowanie i koordynowanie współpracy między działami: właściciel procesu, użytkownicy i zespół IT. Rola lidera, podział zadań, dialog i uzgadnianie rozbieżnych potrzeb.
• Wyjaśnianie pracownikom, jak automatyzacja ułatwia pracę zespołu i może zwiększać konkurencyjność firmy przez krótszy czas obsługi, lepszą jakość i niższe koszty. Przygotowanie użytkowników i zbieranie uwag.

Ćwiczenie zespołowe z rotacją roli lidera: uzgodnienie planu pilotażu między działami, podział zadań, komunikat do pracowników oraz kryteria kontynuacji, poprawy lub zatrzymania wdrożenia.

1. Monitorowanie efektów i doskonalenie procesu.

• Porównanie wyników przed i po automatyzacji: czas realizacji, nakład pracy, błędy, terminowość i liczba spraw wymagających interwencji.
• Właściciel działającego rozwiązania, obsługa zgłoszeń, aktualizacja reguł i testowanie po zmianach.
• Raportowanie realizacji celów krótko- i długoterminowych: punkt wyjścia, wynik, odchylenie i dalsze działania. Ocena pilotażu oraz decyzja o dalszym wdrożeniu.

Ćwiczenie: przygotowanie mierników i krótkiego raportu z realizacji celów na podstawie danych ćwiczeniowych; prezentacja wyników i rekomendacji zespołu.

Podsumowanie i weryfikacja efektów.

Weryfikacja obejmuje mapę procesu, zadanie wyboru i klasyfikacji procesów do automatyzacji oraz test wiedzy. Uzupełniają ją ocena skonfigurowanego przepływu, analizy danych, rejestru ryzyk, planu wdrożenia i raportu wyników. Prowadzący obserwuje współpracę, dialog i pełnienie roli lidera. Post-test, omówienie prac i informacja zwrotna kończą szkolenie.

🌟 Korzyści po szkoleniu

Najważniejsze korzyści dla uczestników:

• Umiejętność identyfikacji procesów o największym potencjale automatyzacji – trafne wskazywanie obszarów generujących nadmierne koszty, opóźnienia, błędy i nieefektywne wykorzystanie zasobów.
• Rozwinięcie kompetencji w zakresie modelowania i optymalizacji procesów – praktyczne wykorzystanie SIPOC i BPMN do analizowania przepływu informacji, dokumentów, zadań i odpowiedzialności.
• Zdolność projektowania nowoczesnych przepływów pracy – tworzenie logicznych, uporządkowanych i efektywnych procesów z uwzględnieniem reguł biznesowych, decyzji, akceptacji i sytuacji wyjątkowych.
• Świadomy dobór technologii automatyzacyjnych – rozumienie zastosowania narzędzi workflow, rozwiązań low-code/no-code, integracji systemów oraz RPA w zależności od specyfiki przedsiębiorstwa.
• Praktyczne umiejętności tworzenia i testowania automatyzacji – poznanie zasad konfiguracji prototypów, weryfikacji ich działania oraz przygotowania rozwiązań do wdrożenia.
• Umiejętność oceny opłacalności projektów automatyzacyjnych – analizowanie kosztów, przewidywanych korzyści, nakładów pracy oraz ekonomicznego uzasadnienia wdrożenia.
• Skuteczne zarządzanie ryzykiem i bezpieczeństwem procesów – rozpoznawanie zagrożeń związanych z automatyzacją, jakością danych, uprawnieniami oraz stabilnością działania rozwiązań.
• Rozwój kompetencji w zakresie zarządzania projektami automatyzacyjnymi – planowanie pilotaży, organizowanie współpracy między działami i przygotowywanie organizacji do zmian.
• Umiejętność monitorowania i doskonalenia procesów – definiowanie KPI, interpretowanie wyników i identyfikowanie możliwości dalszej optymalizacji.

Korzyści dla organizacji obejmują zwiększenie produktywności, skrócenie czasu realizacji procesów, ograniczenie kosztów operacyjnych i liczby błędów, poprawę jakości przepływu informacji oraz zwiększenie przejrzystości odpowiedzialności. W dłuższej perspektywie zdobyte kompetencje wspierają standaryzację procesów, rozwój transformacji cyfrowej i budowanie przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa.

🧩 Metodyka szkolenia

Wykorzystywane metody obejmują:

• Wykład ekspercki z elementami dyskusji – prezentacja kluczowych koncepcji, metod i technologii automatyzacji wraz z omówieniem ich praktycznego zastosowania.
• Analizę przypadków biznesowych (Case Study) – identyfikowanie problemów i możliwości automatyzacji na przykładach procesów zakupowych, administracyjnych, jakościowych i operacyjnych.
• Warsztaty procesowe – mapowanie procesów AS-IS i TO-BE, identyfikacja strat i wąskich gardeł oraz projektowanie docelowych przepływów pracy.
• Ćwiczenia analityczno-projektowe – dobór procesów do automatyzacji, przygotowanie reguł biznesowych, analiza kosztów i korzyści oraz definiowanie mierników efektywności.
• Praktyczne warsztaty narzędziowe – konfiguracja i testowanie prostego rozwiązania Workflow Automation w środowisku szkoleniowym.
• Symulacje wdrożeniowe i pracę zespołową – rozwiązywanie problemów związanych z integracją, bezpieczeństwem danych, zarządzaniem ryzykiem i współpracą między działami.
• Dyskusje moderowane oraz wymianę doświadczeń.

Czas trwania szkolenia – 2 dni

Sudhara International zapewnia:

• Przeszkolenie (kwalifikowanego i doświadczonego trenera/auditora).
• Koszty logistyczne trenera.
• Profesjonalne materiały szkoleniowe wydrukowane w kolorze w postaci podręcznika.
• Dodatkowe ćwiczenia, długopisy, notatniki.
• Imienne zaświadczenia dla uczestniczących w szkoleniu w ramach skończonej usługi w BUR.
• Certyfikaty ukończenia szkolenia w języku polskim i angielskim + kopie dla działu HR + raport szkoleniowy:
  • Raport szkoleniowy dla działu HR zawierający dane z ankiet oceny szkolenia oraz przyrost wiedzy na podstawie wyliczeń pre i post testów oraz certyfikaty w języku polskim i angielskim w formie pdf do całościowego raportu.
  • Certyfikaty dla Uczestników szkolenia wydrukowane na fotograficznym papierze w języku polskim i angielskim (wysyłamy po zaksięgowaniu wpłaty za szkolenie).

WALIDACJA Umiejętności — analiza dowodów i deklaracji:

Walidator ocenia indywidualne prace uczestnika obejmujące mapę procesu, skonfigurowany przepływ pracy i wyniki testów, analizę kosztów i ryzyk, plan wdrożenia oraz raport KPI, zgodnie z ustalonymi kryteriami weryfikacji.

WALIDACJA Kompetencje społeczne — obserwacja w warunkach symulowanych:

Walidator obserwuje uczestnika podczas symulowanego spotkania zespołu dotyczącego wdrożenia automatyzacji. Ocenia komunikowanie korzyści, uwzględnianie potrzeb działów, uzgadnianie podziału odpowiedzialności oraz pełnienie roli lidera, zgodnie z ustalonymi kryteriami weryfikacji.

Sudhara International zapewnia:

• salę szkoleniową wraz z zapleczem multimedialnym (rzutnik, ekran);
• gastronomię: przerwy kawowe uzupełniane oraz obiad 2 daniowy.
• sprzęt komputerowy dla trenera z dostępem do internetu,
• oprogramowanie umożliwiające prezentowanie treści, realizację zadań, ćwiczeń i weryfikację umiejętności.

Sudhara nie zapewnia:

• noclegi w hotelu