Szkolenie kompleksowe Microsoft Project

Uczestnik po zakończeniu szkolenia będzie przygotowany do tworzenia harmonogramów, zarządzania zadaniami i zasobami, analizowania ścieżki krytycznej, planowania i kontrolowania budżetu, oceny postępu realizacji projektu oraz przygotowywania raportów i zestawień wspierających zarządzanie projektami.

Sposób udokumentowania obecności na usłudze rozwojowej realizowanej zdalnie w czasie rzeczywistym:

• SZKOLENIE: poprzez monitorowanie czasu zalogowania do platformy i wygenerowanie z systemu raportu na temat obecności
• WALIDACJA: sporządzenie protokołu z WALIDACJI

Usługa realizowana jest:

1. w oparciu o metody aktywizujące uczestników tj. ćwiczenia, analiza przypadku, rozmowa na żywo, chat.
2. w formie praktycznych ćwiczeń projektowych, umożliwia rozmowę na żywo z uczestnikami oraz współdzielenie ekranu w przypadku pomocy uczestnikom w wykonaniu określonych zadań.

Szkolenie trwa 4 dni.

ZAKRES TEMATYCZNY

WPROWADZENIE

USTAWIENIA WSTĘPNE – ZAŁOŻENIA PROJEKTU

BUDOWANIE SIECI CZYNNOŚCI i HARMONOGRAMU GANTTA

ŚCIEŻKA KRYTYCZNA PROJEKTU

ZASOBY PROJEKTU

PRACA ZASOBÓW

METODY HARMONOGRAMOWANIA – ZADANIA ZALEŻNE I NIEZALEŻNE OD ZASOBÓW

KONFLIKTY WYKORZYSTANIA ZASOBÓW – NADMIERNA ALOKACJA

BUDŻET PROJEKTU

• Tworzenie budżetu projektu

• Planowanie kosztów stałych i zmiennych

REALIZACJA – Śledzenie i analiza postępu prac w projekcie

PLAN BAZOWY PROJEKTU

• Zapisanie planu bazowego projektu

• Korekty harmonogramu przed realizacją

• Obserwacja odchyleń od planu – odchylenia harmonogramu w datach rozpoczęcia i zakończenia zadań, zadania z poślizgiem

WPROWADZANIE DANYCH RZECZYWISTYCH

• Zadania wykonane zgodnie z planem i zadanie niezrealizowane – przesunięcie zadań na najwcześniejsze możliwe terminy realizacji

• Wprowadzanie rzeczywistych dat rozpoczęcia i zakończenia zadań

• Wpływ zmian w bieżącej realizacji na zadania planowane w przyszłości

• Procent realizacji zadania

• Godziny rzeczywiście wykonanej prac, nowe oszacowania pracy pozostałej

• Raportowanie stanu zaawansowania prac

• Rzeczywiste koszty realizacji

• Terminy ostateczne i ich znaczenie

REALIZACJA BUDŻETU

• Koszty rzeczywiście poniesione i pozostałe do poniesienia

• Zadania i zasoby, które przekroczyły budżet

RAPORTOWANIE PROJEKTU

• Czytanie informacji o zadaniach, zasobach, kosztach, kalendarzach – korzystanie z widoków, filtrów, grupowania i sortowania

• Przygotowywanie raportów na podstawie bieżących widoków i tabel

• Dostosowanie raportów do potrzeb – stosowanie filtrów, sortowania i grupowania

• Korzystanie z raportów wbudowanych

• Zmiana formatowania wykresów

• Raportowanie danych do Excela

ZARZĄDZANIE OBIEKTAMI PLIKU

• Kopiowanie zmienionych wykresów, tabel, raportów, kalendarzy, map między plikami projektów.

• Odzyskiwanie standardowych definicji poszczególnych elementów z szablonu

ROZSZERZONE ZARZĄDZANIE ZASOBAMI

Przypisywanie zasobów do zadań

• Definiowanie różnych grup zasobów i metod ich wpływu na wartości zadań

• Harmonogramowanie zależne i nie zależne od zasobów

• Dzielenie pracy miedzy zasoby wymienne

• Skracanie i wydłużania zadania na podstawie zwiększania i zmniejszania ilości pracowników

• Zmniejszanie obciążenia zasobów poprzez dodawanie kolejnych pracowników

• Obserwacja obciążenia zasobów zadaniami – wykresy i widoki obciążenia zasobów

• Rozwiązywanie konfliktów związanych z nadmiernym obciążeniem zasobów pracą

• Analiza kosztów zasobów

• Kalendarze pracy dla zasobu i zadania oraz ich wzajemne powiązania

• Rozpoznanie i rozwiązywanie konfliktów zasobów – sposoby rozwiązania i ich skutki dla projektu

• Rzeczowy i finansowy zakres prac w projekcie – zasoby rzeczowe i kosztowe

• Przykłady rozwiązań biznesowych – planowanie i rozliczanie podwykonawcy, modelowanie wydajności w projektach produkcyjnych – zmiana ilości planowanych na kolejne dni wynikająca ze zmniejszonej wydajności przeszłej, wydłużanie zadań spowodowane zmniejszeniem ilości produkowanych elementów

MONITOROWANIE PRZEBIEGU PROJEKTU

• Wprowadzanie informacji o zdarzeniach rzeczywistych do projektu

• Realizacja zadań zgodnie z planem

• Przesuwanie zadań opóźnionych

• Wyznaczanie nowych terminów realizacji

• Analiza stanu projektu na dzień aktualizacji

• Obserwacja odchyleń między planem a rzeczywistą realizacją

• Korygowanie wpływu odchyleń na przyszłość projektu

• Zapamiętywanie przejściowych stanów projektu w celu analizy etapowej

• Prezentacja planów przejściowych w postaci graficzn4ej i tabelarycznej

• Zapamiętywanie nowych wartości bazowych

• Terminy ostateczne jako wsparcie metody łańcucha krytycznego

• Wprowadzanie kosztów rzeczywistych – obserwacja realizacji założeń budżetowych, wprowadzanie kosztów rzeczywistych wydatków niezależnie od stopnia zaawansowania i przebiegu projektu – wyłączanie automatycznego naliczania kosztów rzeczywistych przez program, kalkulacje pomocnicze w Microsoft Excel

BUDŻETOWANIE PROJEKTU, OCENA I RUCHY KOREKCYJNE

• Jak powstaje budżet projektu – koszty pracy zasobów, materiały, koszty kontraktów i inne składniki kosztowe projektu, zasoby kosztowe

• Planowanie kosztów w czasie

• Rezerwa budżetowa na obsługę ryzyk i odchyleń

• Ocena projektu metodą EARNED VALUE

• Ocena czasu i budżetu

• Prognoza terminu zakończenia i sumarycznego budżetu na podstawie obecnej realizacji (stanu projektu) – czy stan zaawansowania projektu odpowiada planom, jest spóźniony czy przebiega z wyprzedzeniem

• Analiza kosztowa – czy koszty ponoszone są zgodnie z tempem realizacji prac, wolniej, czy szybciej, jaka będzie prognozowana wartość całkowita przy zachowaniu obecnego tempa ponoszenia kosztów

• Jakie działania mogą pozwolić na utrzymanie budżetu w dopuszczalnych granicach odchylenia od planu

• Jakie działania powinna przedsięwzięć firma, żeby zmieścić się w dopuszczalnych granicach czasowych realizacji

• Definiowanie własnych pól obliczeniowych, wskaźników liczbowych i graficznych

• Budowa własnego systemu kodyfikacji – WBS

• Korzystanie z własnych kolumn kosztowych i liczbowych

• Przykład rozwiązania prezentującego bilansowanie kosztów z rzeczywiście ponoszonymi wydatkami. Rejestracja wydatków finansowych – wprowadzania faktur, obserwacja porównania pomiędzy kosztami a wydatkami

• Próba rozwiązania wskazującego kolejne etapy finansowania projektu. Obserwacja stanu finansów i prognozowanie zasilenia

PRACA Z WIELOMA PROJEKTAMI

• Definiowanie wspólnej puli zasobów dla wielu projektów – realizacja wielu projektów przez ten sam zespół fachowców w firmie – współdzielenie czasu, planowanie zajętości, rozwiązywanie konfliktów, obserwacja rezerw, zasoby wspólne i własne projektu

• Obserwacja obciążenia zasobów w przekroju wielu projektów – rozwiązywanie konfliktów i ich wpływ na realizacje projektu – czas i budżet

• Definiowanie podprojektów w postaci oddzielnych plików – zarządzanie projektem głównym i podprojektami

POWIĄZANIA MS PROJECT Z INNYMI APLIKACJAMI MS OFFICE

• Dołączanie dokumentów zewnętrznych do planu

• Połączenia danych Microsoft Excel a Microsoft Project – prowadzenie analityki kosztów w Microsoft Excel – przenoszenie wyników do Project

• Dane Microsoft Project jako dane baz danych – eksportowanie danych

• Analiza danych w postaci tabel przestawnych Microsoft Excel

DOPASOWANIE APLIKACJI DO POTRZEB FIRMY

• Zdefiniowanie elementów wspólnych dla całej organizacji

• Kopiowanie elementów wspólnych do wybranych plików, szablonu

• Definiowanie pól własnych – określanie przeznaczenia pół, definiowanie pól liczbowych, tekstowych, pól wyboru z listy

• Definiowanie pól obliczeniowych – podsumowywanie wyników w kolumnie, prezentowanie wyników w postaci znacznika graficznego

• Definiowanie własnych zasad grupowania danych – podsumowywanie danych w grupach

• Definiowanie Map eksportowania danych do Excela

• Definiowanie tabel, widoków i filtrów odpowiadających wewnętrznym potrzebom wprowadzania, prezentowania, raportowania i wyszukiwania danych

• Definiowanie kalendarzy bazowych dla zadań i zasobów, praca w niestandardowym wymiarze czasu

• Budowanie własnego systemu kodowania struktury podziału pracy

Walidacja jest prowadzona w formie w testu teoretycznego z odpowiedziami generowanymi automatycznie. Test jest skonstruowany w ten sposób, że uczestnik wybierając odpowiedź musi wykonać zadania w programie MS Projekt by poznać właściwą odpowiedź.

WALIDACJA PROCESU KSZTAŁCENIA odbywa się za pośrednictwem testu dostępnego online, którego wynik jest generowany automatycznie, bez udziału człowieka. Pracownik ATC koordynuje przebieg walidacji oraz odpowiada za techniczne przygotowanie uczestnika do walidacji: wysłanie wiadomości z linkiem do egzaminu i udostępnienie unikalnego kodu egzaminu uczestnikowi kursu oraz poinformowanie uczestnika o wyniku walidacji.

Uczestnik otrzyma autorskie skrypty Microsoft Project stopień I i II w formie elektronicznej

Uczestnik powinien:

1. efektywnie korzystać z Internetu
2. posiadać WŁASNY program MS Project
3. posiadać podstawowe umiejętności obsługi komputera
4. logować się do aplikacji pełnym imieniem i nazwiskiem
5. na początku i na koniec każdego dnia szkolenia włącza kamerkę podczas trwania usługi rozwojowej oraz robi zrzut ekranu z widocznym swoim wizerunkiem i datą i godziną.
6. uczestniczyć w min. 80% zajęć.

Zawarto umowę z:

• WUP w Toruniu w ramach Projektu Kierunek–Rozwój
• z WUP w Szczecinie w ramach Projektu Zachodniopomorskie Bony Szkoleniowe

Uczestnik otrzymuje zaświadczenie potwierdzające nabycie kompetencji - po uzyskaniu pozytywnego wyniku walidacji.

Usługa kształcenia zawodowego finansowana w co najmniej 70% ze środków publicznych podlega zwolnienionej stawce VAT na podstawie § 3 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień, pod warunkiem spełnienia wymogów zwolnienia - Wymagamy podpisania oświadczenia przed realizacją usługi

Wymagania niezbędne po stronie uczestnika:

• logowanie do aplikacji pełnym imieniem i nazwiskiem,
• na początku i końcu każdego dnia szkolenia włączenie kamerki podczas trwania usługi rozwojowej i zrobienie zrzutu ekranu z widocznym wizerunkiem oraz , datą i godziną.
• frekwencja 80%.

Wymagania niezbędne:

• • Zainstalowane własne oprogramowanie Project Desktop w ramach MS Project (PLAN 3) na własnym sprzęcie
  • 2 monitory (jeden do komunikacji i możliwości widoku ekranu prowadzącego szkolenie, drugi do pracy własnej)
  • Mikrofon, kamera internetowa, głośnik
• Internet minimum 100 Mb/s.
• system Windows,

Planner i Project (Plan 3) to plan subskrypcyjny Microsoft, który zapewnia dostęp do narzędzi do zarządzania projektami.

Uczestnik we własnym zakresie aktywuje subskrypcje:

1. Otwórz stronę Microsoft https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/planner/project-plan-3?activetab=pivot:przegl%C4%85dtab
2. Odszukaj Planner i Project (Plan 3).
3. Wybierz zakup lub wersję próbną - ważna 30 dni. Należy użyć karty płatniczej.
4. Zaloguj się na konto albo utwórz konto.
5. Upewnij się, że licencja została przypisana do Twojego użytkownika.
6. Zainstaluj aplikacje aplikację Project Desktop

Wybierz Zainstaluj aplikacje → Aplikacje Microsoft 365 → Aplikacje i urządzenia. Odszukaj Project i kliknij Zainstaluj.

Na szkoleniu nie uczymy wersji chmurowej Plannera