Projektowanie i zarządzanie automatyzacją procesów biznesowych (workflow automation) – szkolenie

Szkolenie skierowane jest do Właścicieli firm, prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą przez co najmniej 3 miesiące, którzy chcą nabyć kompetencje z zakresu umiejętności mapowania procesów oraz wdrażania narzędzi au⁠tomatyzacji przepływu pracy. Szkolenie ma na celu uzyskanie wiedzy do celów zawodowych.

Usługa szkoleniowa będzie realizowana w formie zajęć: teoretycznych (wykłady) oraz praktycznych (ćwiczenia). Aby realizacja usługi pozwoliła na osiągnięcie celu konieczne jest wykonanie podczas szkolenia ćwiczeń wskazanych przez Trenera.

Sala zapewnia odpowiednią ilość miejsc siedzących oraz umożliwia przeprowadzenie części praktycznej szkolenia. Każdy uczestnik ma zapewnione oddzielne stanowisko wyposażone w sprzęt komputerowy. Sala zapewnia stabilne łącze internetowe oraz dostęp do sieci Wi-Fi.

Liczba godzin usługi przedstawiona jest w wymiarze godzin zegarowych, przerwy wliczają się do godzin usługi, walidacja wlicza się do godzin szkolenia.

Obowiązuje lista obecności dla potwierdzenia obecności Uczestnika.

Walidacja obejmuje każdego z Uczestników. Walidacja przeprowadzana jest w formie stacjonarnej, na koniec szkolenia i trwa do 25 minut dla każdego Uczestnika. Za spełnienie każdego z kryterium weryfikacji przyznawany jest 1 pkt., za niespełnienie kryterium Uczestnik otrzymuje 0 pkt. Maksymalna ilość pkt do zdobycia to 19. Minimalny próg zaliczenia wynosi 13 pkt. Walidacja została opracowana przez Walidatora z odpowiednim doświadczeniem oraz zostanie przeprowadzona przez Walidatora, tj. pana Mateusza Matejunasa.

Do przeprowadzenia walidacji wykorzystane zostaną metody:

• dla części teoretycznej: "Test teoretyczny z wynikiem generowanym automatycznie" – Test wiedzy (test pisemny złożony z pytań zamkniętych); – 15 minut.
• dla części praktycznej: "Analiza dowodów i deklaracji” – Zadanie praktyczne polegające na wskazaniu procesów do automatyzacji; Analizie zostaną poddane dowody wykonanych ćwiczeń praktycznych odbywających się w trakcie komponentu edukacyjnego; – 10 minut.

Walidacja części teoretycznej odbędzie się w okresie od 15:35 do 15:50 dla wszystkich Uczestników.

Walidacja części praktycznej jest ustalana indywidualnie z Uczestnikiem usługi i odbędzie się w okresie od 15:50 do 17:30. Termin walidacji dostępny będzie u osoby nadzorującej usługę po stronie Dostawcy Usług.

Zaliczenie następuje gdy uczestnik uzyskał przynajmniej minimalną liczbę punktów w części teoretycznej, przynajmniej minimalną liczbę punktów w części praktycznej oraz był obecny w szkoleniu na poziomie minimum 80%.

Zajęcia teoretyczne: 12 godz.

Zajęcia praktyczne: 23 godz. 35 min.

Walidacja: 25 min. (Test wiedzy 15 min. + Analiza dowodów i deklaracji 10 min.)

PROGRAM

Dzień 1. Podstawy workflow automation i identyfikacja procesów biznesowych

1. Workflow automation – definicja, cele i znaczenie w organizacji — część teoretyczna

2. Proces biznesowy, procedura i zadanie – podstawowe pojęcia i różnice — część teoretyczna

3. Elementy procesu biznesowego: wejścia, działania, decyzje, role, zasoby i rezultaty — część teoretyczna

4. Rozpoznawanie procesów głównych, pomocniczych i zarządczych w przedsiębiorstwie — część praktyczna

5. Identyfikacja procesów powtarzalnych, czasochłonnych i podatnych na błędy — część praktyczna

6. Kryteria oceny przydatności procesu do automatyzacji — część teoretyczna

7. Klasyfikowanie procesów według potencjału automatyzacji i oczekiwanych korzyści — część praktyczna

8. Inwentaryzacja i opis wybranego procesu występującego w przedsiębiorstwie — część praktyczna

Dzień 2. Mapowanie procesów biznesowych

1. Cele i zasady mapowania procesów biznesowych — część teoretyczna

2. Model stanu obecnego AS-IS i stanu docelowego TO-BE — część teoretyczna

3. Model SIPOC – dostawcy, wejścia, proces, wyjścia i odbiorcy — część teoretyczna

4. Przygotowanie mapy SIPOC dla przykładowego procesu biznesowego — część praktyczna

5. Podstawowe elementy i symbole notacji BPMN — część teoretyczna

6. Odwzorowanie kolejności działań, decyzji, wyjątków i odpowiedzialności na mapie procesu — część praktyczna

7. Przygotowanie uproszczonej mapy procesu z wykorzystaniem elementów BPMN — część praktyczna

8. Analiza mapy procesu i identyfikowanie miejsc wymagających dalszej optymalizacji — część praktyczna

Dzień 3. Analiza danych procesowych i ocena efektywności

1. Dane procesowe i ich znaczenie w analizie procesów biznesowych — część teoretyczna

2. Etapy zbierania, porządkowania, analizowania i interpretowania danych procesowych — część teoretyczna

3. Podstawowe mierniki procesu: czas, koszt, liczba operacji, błędy, opóźnienia i obciążenie pracowników — część teoretyczna

4. Dobór mierników odpowiednich do celu analizowanego procesu — część praktyczna

5. Analiza czasu realizacji i identyfikacja wąskich gardeł — część praktyczna

6. Analiza błędów, powtórzeń, zbędnych czynności i nieefektywnych etapów procesu — część praktyczna

7. Porównywanie efektywności różnych wariantów realizacji procesu — część praktyczna

8. Formułowanie wniosków na podstawie danych procesowych — część praktyczna

Dzień 4. Optymalizacja i projektowanie docelowego przebiegu procesu

1. Cele i zasady optymalizacji procesów przed rozpoczęciem automatyzacji — część teoretyczna

2. Identyfikacja czynności tworzących wartość i czynności zbędnych — część praktyczna

3. Upraszczanie procesu poprzez eliminowanie powtórzeń, zbędnych decyzji i niepotrzebnych etapów — część praktyczna

4. Standaryzacja działań i zasad realizacji procesu — część teoretyczna

5. Projektowanie docelowego procesu TO-BE na podstawie analizy stanu obecnego — część praktyczna

6. Ocena wpływu projektowanej zmiany na czas, koszt, jakość i obciążenie pracowników — część praktyczna

7. Porównanie procesu AS-IS i TO-BE oraz ocena spodziewanej poprawy efektywności — część praktyczna

8. Opracowanie rekomendacji dotyczących zakresu automatyzacji wybranego procesu — część praktyczna

Dzień 5. Planowanie wdrożenia automatyzacji – priorytety, koszty i ryzyka

1. Kryteria ustalania priorytetów automatyzacji procesów — część teoretyczna

2. Ocena korzyści, nakładu pracy i stopnia złożoności planowanej automatyzacji — część praktyczna

3. Tworzenie macierzy priorytetów dla procesów przeznaczonych do automatyzacji — część praktyczna

4. Planowanie etapów i harmonogramu przygotowania procesu do automatyzacji — część praktyczna

5. Szacowanie kosztów bezpośrednich i pośrednich związanych z automatyzacją procesu — część teoretyczna

6. Ocena opłacalności oraz oczekiwanych korzyści krótko- i długoterminowych — część praktyczna

7. Identyfikowanie zagrożeń i ryzyk związanych ze zmianą oraz automatyzacją procesu — część praktyczna

8. Przygotowanie działań ograniczających zidentyfikowane ryzyka — część praktyczna

Dzień 6. Przygotowanie organizacji do automatyzacji – warsztat procesowy

1. Automatyzacja jako narzędzie poprawy efektywności i budowania przewagi konkurencyjnej — część teoretyczna

2. Komunikowanie pracownikom celów, korzyści i zakresu planowanej automatyzacji — część praktyczna

3. Zadanie praktyczne polegające na wskazaniu procesów do automatyzacji: Analiza przypadku i wybór procesu o najwyższym potencjale do automatyzacji — część praktyczna

4. Przygotowanie mapy stanu obecnego AS-IS wybranego procesu — część praktyczna

5. Analiza danych, problemów, kosztów oraz ryzyk związanych z procesem — część praktyczna

6. Zaprojektowanie docelowego procesu TO-BE i określenie priorytetów działań — część praktyczna

7. Przygotowanie planu wdrożenia obejmującego harmonogram, szacowane koszty, ryzyka, sposób pracy, podział obowiązków i sposób komunikacji zmiany — część praktyczna

Walidacja

Wszystkie niezbędne materiały (skrypt) do przeprowadzenia szkolenia zapewnia organizator.

Warunkiem skorzystania z usługi jest zapis na szkolenie za pośrednictwem Bazy Usług Rozwojowych.

Warunkiem uzyskania zaświadczenia jest ocena weryfikacji efektów uczenia się- uczestnik zaliczył/nie zaliczył.

W czasie szkolenia przewiduje się również krótkie przerwy według potrzeb uczestników.

W cenę usługi nie są wliczone koszty noclegów i wyżywienia.

Usługa rozwojowa nie jest świadczona przez podmiot pełniący funkcję Operatora lub Partnera Operatora w danym projekcie PSF lub w którymkolwiek Regionalnym Programie lub FERS albo przez podmiot powiązany z Operatorem lub Partnerem kapitałowo lub osobowo.

Cena usługi nie obejmuje kosztów niezwiązanych bezpośrednio z usługa rozwojową, w szczególności kosztów środków trwałych przekazywanych Uczestnikom/-czkom projektu, kosztów dojazdu i zakwaterowania.

Podstawa zwolnienia z VAT: par. 3. ust. 1 pkt 14 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20.12.2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień.