Tajemnica zawodowa i etyka w pracy urzędu – ochrona informacji, poufność i odpowiedzialne postępowanie

CHARAKTER I ORGANIZACJA USŁUGI

Jednodniowe szkolenie stacjonarne dla pracowników Gminy Żnin. Główny nacisk położono na dochowanie tajemnicy i ochronę informacji uzyskiwanych w pracy; zagadnienia etyczne są omawiane w powiązaniu z codziennymi obowiązkami urzędowymi.

Przyjęty wymiar: 8 godzin zegarowych (480 minut), w tym 6 godzin zajęć edukacyjnych (360 minut), 1 godzina walidacji (60 minut) oraz 1 godzina przerw (60 minut: 15 + 30 + 15). Jedna godzina zegarowa trwa 60 minut. Przerwy i walidacja są wliczone do czasu trwania usługi. Część edukacyjna obejmuje 180 minut teorii i 180 minut praktyki.

Metody pracy: miniwykład z prezentacją, analiza przypadków z pracy urzędu, dyskusja moderowana, ćwiczenia decyzyjne i indywidualne opracowanie dokumentów. Ćwiczenia w małych zespołach służą uczeniu się; prace kierowane do walidacji uczestnik przygotowuje samodzielnie na odrębnych przypadkach. Stosowane są dane fikcyjne lub skutecznie zanonimizowane.

Zajęcia edukacyjne i walidacja odbywają się stacjonarnie. Każdy uczestnik ma miejsce do pracy i dostęp do arkuszy ćwiczeń. Liczebność grupy zostanie ustalona tak, aby umożliwić walidatorowi indywidualną ocenę każdej osoby w przewidzianym czasie.

WPROWADZENIE I DIAGNOZA POTRZEB – 15 minut

• Przedstawienie celu, efektów uczenia się, zasad pracy na przykładach bez ujawniania rzeczywistych danych i sposobu walidacji.
• Krótka diagnoza wiedzy i identyfikacja sytuacji, w których uczestnicy mają kontakt z informacjami wymagającymi ochrony. Diagnoza ma charakter edukacyjny i nie zastępuje walidacji.

MODUŁ 1. Tajemnica zawodowa w urzędzie – zakres obowiązku i granice poufności – 75 minut

• Obowiązki pracownika samorządowego: działanie zgodne z prawem, sumienność, bezstronność, udzielanie informacji i dochowanie tajemnicy ustawowo chronionej.
• Rozróżnienie informacji jawnych, danych osobowych i tajemnic chronionych przepisami. Określenie „tajemnica zawodowa” jako temat szkolenia nie oznacza, że wszystkie informacje urzędowe są niejawne.
• Przykłady informacji chronionych w sprawach kadrowych, podatkowych, dotyczących mieszkańców i kontrahentów; zakres ochrony zależny od przepisów i rodzaju sprawy.
• Dostęp do informacji wynikający z obowiązków i uprawnień; potrzeba wiedzy, cel przetwarzania, zakres upoważnienia i odpowiedzialność za wykorzystanie informacji.
• Poufność a dostęp do informacji publicznej, jawność działania urzędu i ochrona prywatności. Dlaczego sam napis „poufne” nie stanowi podstawy odmowy udostępnienia.
• Ćwiczenie: rozpoznawanie rodzaju informacji, ryzyka ujawnienia i potrzeby konsultacji. Teoria: 60 minut; praktyka: 15 minut.

MODUŁ 2. Bezpieczne postępowanie z informacją w codziennej pracy – 75 minut

• Rozmowy przy obsłudze mieszkańców, w sekretariacie, na korytarzu i przez telefon: ograniczanie dostępu osób postronnych i weryfikacja rozmówcy.
• Dokumenty papierowe, wydruki, notatki i korespondencja: zabezpieczanie stanowiska, odbiór z drukarki, przekazywanie, przechowywanie i niszczenie zgodnie z procedurami.
• Poczta elektroniczna: sprawdzanie odbiorcy, załączników, zakresu danych, adresatów kopii i dopuszczonego sposobu zabezpieczenia przesyłki.
• Przekazywanie informacji współpracownikom: stanowisko lub znajomość osoby nie zastępują sprawdzenia uprawnienia i celu dostępu.
• Próby wyłudzenia informacji, podszywanie się pod uprawnionego odbiorcę, presja czasu oraz prośby osób bliskich i znajomych.
• Ryzyka związane z prywatnymi skrzynkami, komunikatorami, nośnikami, mediami społecznościowymi i niedopuszczonymi narzędziami AI. Korzystanie z kanałów zatwierdzonych przez urząd.
• Ćwiczenia: ocena przykładowej wiadomości i rozmowy oraz dobór bezpiecznej reakcji. Teoria: 30 minut; praktyka: 45 minut.

MODUŁ 3. Prośba o informację lub dokument – jak podjąć prawidłową decyzję – 75 minut

• Ustalenie przedmiotu prośby, odbiorcy, celu i podstawy przekazania informacji. Rozpoznawanie właściwego trybu załatwienia sprawy i granic własnych uprawnień.
• Dobór zakresu informacji i kanału przekazania; ograniczanie ujawnienia danych do zakresu dopuszczalnego w danej sprawie.
• Jawność a ochrona danych: analiza potrzeby anonimizacji i przekazania sprawy do osoby właściwej do oceny wniosku.
• Reakcja na naciski, prośby „nieoficjalne” i polecenia budzące wątpliwości. Rzeczowa odpowiedź bez przedwczesnej odmowy lub nieuprawnionego ujawnienia.
• Kiedy skonsultować sprawę z przełożonym, inspektorem ochrony danych lub obsługą prawną; dokumentowanie ustaleń.
• Praca indywidualna: karta analizy prośby o przekazanie informacji – opis chronionych informacji, ocena uprawnienia odbiorcy, sposób odpowiedzi i uzasadnienie. Dowód nr 1 dla efektu dotyczącego doboru sposobu postępowania z prośbą o informację.
• Teoria: 30 minut; praktyka: 45 minut.

MODUŁ 4. Podejrzenie naruszenia poufności – pierwsza reakcja i dokumentowanie – 75 minut

• Rozpoznawanie zdarzeń: błędny adresat wiadomości, pozostawiony dokument, nieuprawniony wgląd, zagubienie nośnika i ujawnienie informacji w rozmowie.
• Niezwłoczne ograniczanie skutków w granicach własnych uprawnień, zabezpieczenie dostępnych informacji o zdarzeniu i uruchomienie właściwej ścieżki zgłoszenia.
• Rola pracownika, przełożonego, IOD, osób odpowiedzialnych za bezpieczeństwo IT i administratora danych. Pracownik nie zastępuje osoby uprawnionej do oceny naruszenia ani do zgłoszenia go organowi nadzorczemu.
• Rzeczowe dokumentowanie faktów: co, kiedy i w jaki sposób ujawniono, komu, skąd wiadomo o zdarzeniu i jakie czynności podjęto. Oddzielanie ustaleń od przypuszczeń.
• Poufność zgłoszenia, bezpieczne przekazanie dokumentacji i unikanie dalszego rozpowszechniania danych. Ochrona informacji nie służy ukrywaniu naruszeń ani blokowaniu prawnie dopuszczalnych zgłoszeń.
• Praca indywidualna: notatka o podejrzeniu naruszenia poufności wraz z pierwszymi działaniami i ścieżką zgłoszenia. Dowód nr 2 dla efektu dotyczącego opracowania działań w przypadku naruszenia.
• Teoria: 30 minut; praktyka: 45 minut.

MODUŁ 5. Etyka zawodowa i osobista odpowiedzialność za ochronę informacji – 45 minut

• Bezstronność, rzetelność, szacunek wobec mieszkańców i współpracowników oraz poszanowanie godności i prywatności.
• Konflikt interesów, uprzywilejowanie znajomych, przyjmowanie korzyści i naciski na udostępnienie informacji: rozpoznawanie problemu, konsultacja i właściwa ścieżka postępowania.
• Zakres własnej odpowiedzialności, zgłaszanie wątpliwości i dobór reakcji zgodnej z prawem oraz procedurami obowiązującymi w urzędzie.
• Praca indywidualna: lista kontrolna i deklaracja zasad ochrony informacji, konsultowania wątpliwości oraz reagowania na naciski. Dowód nr 3 dla efektu dotyczącego planowania odpowiedzialnego i bezstronnego działania.
• Teoria: 15 minut; praktyka: 30 minut.

WALIDACJA EFEKTÓW UCZENIA SIĘ – 60 minut

1. Test teoretyczny – 20 minut

Pisemny test obejmuje pytania zamknięte i otwarte zadania sytuacyjne wymagające uzasadnienia odpowiedzi. Weryfikuje oba efekty z zakresu wiedzy oraz pierwsze kryterium efektu dotyczącego odpowiedzialnego i bezstronnego działania. Dotyczy granic poufności i jawności, uprawnień odbiorcy, zasad etycznych, zabezpieczania dokumentów i wyboru uzasadnionej reakcji na dylemat zawodowy.

Test ocenia walidator na podstawie klucza oraz kryteriów oceny odpowiedzi otwartych; wynik nie jest generowany automatycznie. Warunkiem zaliczenia jest uzyskanie co najmniej 80% punktów i potwierdzenie wszystkich kryteriów przypisanych do tej metody.

2. Analiza dowodów i deklaracji – 40 minut

Uczestnik przekazuje trzy indywidualne prace:

• Dowód nr 1: karta analizy prośby o przekazanie informacji – dwa kryteria efektu dotyczącego doboru sposobu postępowania z prośbą.
• Dowód nr 2: notatka o podejrzeniu naruszenia poufności – dwa kryteria efektu dotyczącego opracowania działań w przypadku naruszenia.
• Dowód nr 3: indywidualna lista kontrolna i deklaracja zasad ochrony informacji – drugie kryterium efektu dotyczącego odpowiedzialnego i bezstronnego działania.

Walidator ocenia każdą pracę według przypisanych kryteriów w skali „spełnione / niespełnione”. Warunkiem zaliczenia tej części jest spełnienie wszystkich pięciu kryteriów. Wyniki obu metod są odnotowywane w indywidualnym arkuszu oceny. Potwierdzenie nabycia kompetencji wymaga pozytywnego wyniku obu części.

Rozdzielenie szkolenia i walidacji

Walidację prowadzi osoba inna niż trener, która nie uczestniczy w nauczaniu ani przygotowaniu prac ocenianych. Trener nie ocenia prac i nie podpowiada w czasie walidacji. Dokument potwierdzający nabycie kompetencji lub dokument z nim powiązany zawiera efekty uczenia się i potwierdza ocenę według wskazanych kryteriów oraz rozdzielenie obu procesów.

UKŁAD DNIA – 1 lutego 2027 r.

09:00–09:15 wprowadzenie; 09:15–10:30 moduł 1; 10:30–10:45 przerwa; 10:45–12:00 moduł 2; 12:00–13:15 moduł 3; 13:15–13:45 przerwa; 13:45–15:00 moduł 4; 15:00–15:15 przerwa; 15:15–16:00 moduł 5; 16:00–16:20 test; 16:20–17:00 analiza dowodów i deklaracji.

Uczestnicy otrzymają materiały szkoleniowe zgodne z opisem zagadnień omawianych podczas szkolenia - arkusze do ćwiczeń, kwestionariusze oraz prezentację w formie elektronicznej. Materiały zostaną przekazane Uczestnikom w dniu rozpoczęcia usługi.

Wymagania wstępne

Uczestnik wykonuje zadania na rzecz Gminy Żnin. Nie jest wymagane wykształcenie prawnicze ani specjalistyczna wiedza o ochronie informacji.

Warunki ukończenia i potwierdzenia kompetencji

Obecność na co najmniej 80% części edukacyjnej, tj. minimum 288 z 360 minut, oraz udział w obu częściach walidacji. Nabycie kompetencji potwierdza pozytywny wynik testu teoretycznego i analizy dowodów i deklaracji zgodnie z kryteriami opisanymi w programie. Sama obecność nie potwierdza osiągnięcia efektów uczenia się.

Organizacja i poufność

Usługa zamknięta dla pracowników Gminy Żnin. Zagadnienia prawne będą omawiane według stanu prawnego aktualnego na dzień realizacji usługi, z uwzględnieniem zakresu obowiązków poszczególnych uczestników.

Na szkolenie nie należy przynosić rzeczywistych akt spraw, danych mieszkańców ani dokumentów objętych tajemnicą. Ćwiczenia i walidacja wykorzystują przypadki fikcyjne lub skutecznie zanonimizowane.

Szczególne potrzeby organizacyjne i związane z dostępnością uczestnicy mogą zgłosić organizatorowi przed rozpoczęciem usługi, aby uzgodnić odpowiednie rozwiązania.