Szkolenie: Zarządzanie zespołem w warunkach zakłóceń – lider wobec wyzwań ciągłości działania

Program

Cel usługi szkoleniowej:

Zarządzanie zespołem w kryzysie stanowi ważny element zapewniania ciągłości działania organizacji. Nawet krótkotrwałe zakłócenia mogą bowiem powodować przestoje, opóźnienia oraz przeciążenie pracowników. Dlatego menedżer potrzebuje umiejętności szybkiego dostosowywania priorytetów, odpowiedzialności i sposobu organizacji pracy do aktualnych możliwości zespołu.

Istotne znaczenie mają również dostępność zastępstw, sprawny przepływ informacji oraz współpraca między działami. Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu lider może ograniczać skutki nieprzewidzianych sytuacji, a jednocześnie zapewniać bezpieczną realizację najważniejszych zadań.

Dwudniowy warsztat koncentruje się na roli lidera w zapewnianiu ciągłości pracy zespołu. Łączy założenia Business Continuity z delegowaniem, zarządzaniem zasobami, współpracą między działami oraz przywództwem adaptacyjnym. Program obejmuje zarówno przygotowanie zespołu na zakłócenia, jak i organizowanie pracy przy ograniczonych zasobach. Następnie uczestnicy poznają sposoby stabilizowania sytuacji i stopniowego przywracania standardowego działania.

Grupa docelowa:

Szkolenie skierowane jest do menedżerów, kierowników, liderów zespołów oraz osób odpowiedzialnych za organizację pracy, podejmowanie decyzji i koordynowanie działań w sytuacjach kryzysowych, które chcą rozwijać umiejętności skutecznego zarządzania zespołem w warunkach zagrożenia, presji i niepewności.

Usługa realizowana będzie w grupie liczącej od 8 do 10 uczestników. Zajęcia prowadzone są w formie warsztatowej z wykorzystaniem metod aktywizujących, takich jak ćwiczenia indywidualne i zespołowe, analiza przypadków (case study), dyskusje moderowane oraz symulacje. Część teoretyczna stanowi wprowadzenie i podsumowanie zagadnień realizowanych podczas ćwiczeń praktycznych.

1h szkolenia = 60 min

Łącznie usługa trwa 18 godzin, w tym (2 dni po 8 godzin szkolenia), przerwy są wliczone w do procesu kształcenia.

W czasie usługi zostanie zrealizowane:

• 10 godzin praktycznych, w tym walidacja
• 6 godzin teoretycznych
• 2 godziny przerw

Walidacja jest wliczana jest do procesu kształcenia

Program szkolenia:

Moduł 1. Ciągłość działania – rola lidera w utrzymaniu kluczowych zadań (Praktyka 2h, Teoria 1h15m)

• Business Continuity, czyli ciągłość działania, oraz jej znaczenie w zarządzaniu zespołem.
• Zakłócenia organizacyjne i ich wpływ na pracowników, zadania oraz współpracę między działami.
• Rola menedżera w przygotowaniu zespołu na ograniczoną dostępność ludzi, narzędzi i zasobów.
• Identyfikowanie kluczowych zadań, a także zależności niezbędnych do ich realizacji.
• Minimalny poziom działania zespołu – określanie zadań wymagających utrzymania oraz możliwych do odroczenia.
• Bezpieczeństwo pracowników oraz zakres odpowiedzialności lidera podczas zakłóceń.

Moduł 2. Priorytetyzacja i zarządzanie ograniczonymi zasobami (Praktyka 1h, Teoria 45m)

• Ustalanie priorytetów według znaczenia zadań dla bezpieczeństwa oraz ciągłości działania.
• Ocena dostępności pracowników, kompetencji, czasu i narzędzi pracy.
• Dostosowywanie zakresu działań do rzeczywistych możliwości zespołu.
• Zarządzanie konkurującymi potrzebami, a także oczekiwaniami różnych interesariuszy.
• Rozpoznawanie wąskich gardeł oraz zależności utrudniających realizację zadań.
• Aktualizowanie priorytetów wraz ze zmianą warunków i dostępności zasobów.

Moduł 3. Delegowanie i organizacja pracy w warunkach zakłóceń (Praktyka 1h, Teoria 1h)

• Zmiana podziału obowiązków w przypadku absencji oraz ograniczonej dostępności zasobów.
• Delegowanie zadań z uwzględnieniem kompetencji, uprawnień i aktualnego obciążenia pracowników.
• Jasne określanie odpowiedzialności, terminów oraz oczekiwanych rezultatów.
• Ustalanie granic samodzielności pracowników, a także zasad konsultowania decyzji.
• Organizowanie pracy przy zmienionych warunkach dostępu do narzędzi i informacji.
• Monitorowanie realizacji zadań, a następnie korygowanie sposobu działania zespołu.

Moduł 4. Zastępowalność i transfer wiedzy – ograniczanie zależności od kluczowych osób (Praktyka 1h, Teoria 45m)

• Rozpoznawanie zadań i kompetencji skupionych w rękach pojedynczych pracowników.
• Planowanie zastępstw dla ról istotnych z punktu widzenia ciągłości pracy.
• Rozwijanie wielozadaniowości, a także wzajemnego wsparcia w zespole.
• Transfer wiedzy – przekazywanie informacji, doświadczeń oraz sposobów realizacji zadań.
• Standardy pracy i dostępność dokumentacji ułatwiającej przejmowanie obowiązków.
• Rola lidera w budowaniu gotowości do zastępstw oraz współodpowiedzialności za wyniki.

Moduł 5. Koordynacja zespołu i współpraca między działami (Praktyka 1h, Teoria 1h)

• Zapewnianie przepływu informacji o dostępności zasobów, przeszkodach oraz postępach pracy.
• Uzgadnianie priorytetów, a także zakresów odpowiedzialności na styku zespołów.
• Odprawy operacyjne – ich cel, zakres przekazywanych informacji oraz zasady podejmowania ustaleń.
• Zgłaszanie problemów i eskalowanie sytuacji przekraczających możliwości zespołu.
• Zarządzanie konfliktami wynikającymi z ograniczonych zasobów oraz sprzecznych oczekiwań.
• Podtrzymywanie zaangażowania i współpracy pomimo przedłużających się zakłóceń.

Moduł 6. Przywództwo adaptacyjne – stabilizacja i przywracanie sprawności zespołu (Praktyka 1h30m, Teoria 1h15m)

• Adaptive Leadership, czyli przywództwo adaptacyjne – dostosowywanie sposobu kierowania do zmieniających się warunków.
• Zarządzanie obciążeniem pracowników oraz ograniczanie ryzyka błędów wynikających z przeciążenia.
• Ocena gotowości zespołu do stopniowego zwiększania zakresu realizowanych zadań.
• Porządkowanie zaległości, a następnie ustalanie kolejności przywracania standardowej pracy.
• Analiza skuteczności przyjętych rozwiązań oraz identyfikowanie potrzebnych usprawnień.
• Budowanie odporności operacyjnej zespołu, aby zwiększać jego gotowość na przyszłe zakłócenia.

Walidacja (Praktyka 30m)

Walidacja - ocena wyników (Praktyka 2h)

Moduł walidacji będzie przebiegał następująco:

Na 30 minut do zakończenia zajęć osoba prowadząca usługę przekaże uczestnikom kody dostępu do kwestionariusza on-line. Kwestionariusz będzie się składał z testu teoretycznego z wynikiem generowanym automatycznie oraz opisów studiów przypadków, pytań problemowych i arkusza odpowiedzi. Test z wynikiem generowanym automatycznie będzie zbudowany z pytań zamkniętych z 1 lub wieloma prawidłowymi odpowiedziami. Część testowa została zaplanowana na 15 minut.

Walidacja metodą testu teoretycznego z wynikiem generowanym automatycznie zostanie przeprowadzona na platformie Kahoot.it z wykorzystaniem telefonów komórkowych należących do osób uczestniczących. Wykorzystane zostanie publiczne łącze wifi lub łącze LTE dostępne w telefonach. Wyniki będą dostępne dla osób uczestniczących natychmiast po zakończeniu wypełniania testu z wynikiem generowanym automatycznie.

Drugim elementem walidacji będzie skoncentrowana na umiejętnościach analiza case study i odpowiedzi na pytania problemowe (analiza dowodów i deklaracji). Ta część potrwa 15 minut i będzie realizowana na Google Forms połączonym z odpowiednim dyskiem Google do przechowywania dokumentacji. Wyniki pracy uczestników będą analizowane przez osobę prowadzącą walidację po zakończeniu szkolenia a informacja zwrotna zostanie przekazana poszczególnym uczestnikom mailowo najpóźniej na tydzień po zakończeniu ich udziału w szkoleniu.

Zadaniem osoby prowadzącej szkolenie będzie czysto techniczne przekazanie uczestnikom dostępów do arkusza walidacji. Nie będzie natomiast ingerować w jakiejkolwiek formie w ocenę wyników testu ani w proces jego wypełniania.

Osoba prowadząca walidację nie będzie obecna w trakcie zajęć. Będzie włączona w przygotowanie procesu walidacji, oraz na etapie oceny i weryfikacji efektów uczenia się uczestników.

Minimalne progi zaliczenia dla:

• • testu teoretycznego z wynikiem generowanym automatycznie wynosi 60% poprawnych odpowiedzi
  • analizy dowodów i deklaracji wynosi 60% poprawnych odpowiedzi.

Realizator zapewnia: skrypt szkoleniowy, teczki, notesy, długopisy. Materiały szkoleniowe w formie fizycznej (papierowy skrypt oraz zestaw ćwiczeń) zostaną przekazane osobom uczestniczącym w usłudze na początku realizacji zajęć. Materiały będą rozłożone na stołach w sali szkoleniowej przed rozpoczęciem szkolenia przez każdego z uczestników