Szkolenie: Komunikacja kryzysowa lidera – trudne rozmowy i koordynacja zespołu w sytuacjach zagrożenia

Program

Cel usługi szkoleniowej:

Komunikacja kryzysowa w zespole jest jedną z kluczowych kompetencji przywódczych. W warunkach presji i niepewności lider odpowiada bowiem za przekazywanie decyzji, wyjaśnianie priorytetów oraz zapewnianie informacji niezbędnych do bezpiecznej realizacji zadań. Dlatego szczególnego znaczenia nabierają jasność komunikatów, ich wiarygodność oraz umiejętność prowadzenia rozmów w trudnych okolicznościach.

Skuteczna komunikacja wymaga jednak nie tylko przekazywania informacji, lecz także aktywnego słuchania, rozpoznawania emocji oraz reagowania na pojawiające się konflikty. Ponadto menedżer musi zapewniać spójność ustaleń i sprawny przepływ informacji między zespołami.

Dwudniowy warsztat łączy crisis leadership, czyli przywództwo w kryzysie, z komunikacją menedżerską, prowadzeniem trudnych rozmów oraz zarządzaniem konfliktem. Program uwzględnia również wyzwania środowiska VUCA i BANI, w którym zmienność sytuacji, niepełne informacje i silne emocje utrudniają porozumienie.

Grupa docelowa:

Szkolenie skierowane jest do menedżerów, kierowników, liderów zespołów oraz osób odpowiedzialnych za komunikację, koordynację działań i podejmowanie decyzji w sytuacjach kryzysowych i zagrożenia.

Usługa realizowana będzie w grupie liczącej od 8 do 10 uczestników. Zajęcia prowadzone są w formie warsztatowej z wykorzystaniem metod aktywizujących, takich jak ćwiczenia indywidualne i zespołowe, analiza przypadków (case study), dyskusje moderowane oraz symulacje. Część teoretyczna stanowi wprowadzenie i podsumowanie zagadnień realizowanych podczas ćwiczeń praktycznych.

1h szkolenia = 60 min

Łącznie usługa trwa 18 godzin, w tym (2 dni po 8 godzin szkolenia), przerwy są wliczone w do procesu kształcenia.

W czasie usługi zostanie zrealizowane:

• 10 godzin praktycznych, w tym walidacja
• 6 godzin teoretycznych
• 2 godziny przerw

Walidacja jest wliczana jest do procesu kształcenia

Program szkolenia:

Moduł 1. Komunikacja kryzysowa – rola i odpowiedzialność lidera (Praktyka 2h, Teoria 1h15m)

• Znaczenie komunikacji dla bezpieczeństwa pracowników oraz ciągłości działania zespołu.
• VUCA i BANI – wpływ niepewności, zmienności oraz napięcia na potrzeby informacyjne pracowników.
• Rola lidera jako źródła informacji, wyznaczania kierunku działania i ustalania zasad współpracy.
• Rozpoznawanie potrzeb komunikacyjnych zespołu na kolejnych etapach sytuacji kryzysowej.
• Zakres odpowiedzialności menedżera za przekazywanie informacji oraz komunikowanie decyzji.
• Zapewnianie spójności komunikatów lidera z ustaleniami organizacji i obowiązującymi procedurami.

Moduł 2. Jasne komunikaty i instrukcje w warunkach presji (Praktyka 1h, Teoria 45m)

• Struktura komunikatu kryzysowego – opis sytuacji, priorytety, działania oraz odpowiedzialność.
• Oddzielanie potwierdzonych faktów od przypuszczeń, a także informacji wymagających weryfikacji.
• Formułowanie jednoznacznych instrukcji oraz oczekiwań wobec pracowników.
• Dostosowywanie języka i zakresu przekazywanych informacji do potrzeb odbiorców.
• Dobór kanałów komunikacji przy ograniczonej dostępności narzędzi oraz łączności.
• Sprawdzanie zrozumienia komunikatu, a następnie potwierdzanie przyjętych ustaleń.

Moduł 3. Trudne rozmowy i komunikowanie decyzji w kryzysie (Praktyka 1h, Teoria 1h)

• Przekazywanie trudnych informacji dotyczących organizacji pracy oraz zmiany obowiązków.
• Wyjaśnianie powodów decyzji, ich konsekwencji, a także zakresu możliwych działań.
• Komunikowanie niepewności i ograniczeń wiedzy przy jednoczesnym zachowaniu wiarygodności lidera.
• Aktywne słuchanie oraz rozpoznawanie potrzeb stojących za pytaniami pracowników.
• Asertywne reagowanie na sprzeciw, nacisk oraz oczekiwania niemożliwe do spełnienia.
• Odpowiadanie na trudne pytania bez spekulacji i składania nieuzasadnionych zapewnień.

Moduł 4. Zarządzanie emocjami i konfliktem w komunikacji zespołowej (Praktyka 1h, Teoria 45m)

• Wpływ stresu na słuchanie, interpretację informacji oraz sposób prowadzenia rozmowy.
• Rozpoznawanie napięcia, a także sygnałów narastającego konfliktu.
• Regulacja własnych emocji oraz utrzymywanie rzeczowego tonu komunikacji przez lidera.
• Deeskalacja, czyli ograniczanie napięcia i przywracanie możliwości porozumienia.
• Zarządzanie konfliktami wynikającymi z presji, przeciążenia oraz różnic w ocenie sytuacji.
• Bezpieczeństwo psychologiczne – tworzenie warunków do zgłaszania obaw, błędów i zagrożeń.

Moduł 5. Przepływ informacji i koordynacja działań między zespołami (Praktyka 1h, Teoria 1h)

• Zasady przekazywania informacji o zagrożeniach, przeszkodach oraz zmianach sytuacji.
• Ustalanie odpowiedzialności za aktualizowanie informacji, a także informowanie właściwych osób.
• Odprawy kryzysowe – porządkowanie informacji, podejmowanych decyzji oraz dalszych działań.
• Eskalacja problemów – określanie zakresu, odbiorców oraz informacji niezbędnych do podjęcia decyzji.
• Uzgadnianie komunikatów i priorytetów na styku działów, aby zapewnić spójność działań.
• Dokumentowanie ustaleń oraz zapewnianie dostępu do aktualnych instrukcji.

Moduł 6. Wiarygodność informacji i komunikacja stabilizująca zespół (Praktyka 1h30m, Teoria 1h15m)

• Myślenie krytyczne – ocena źródeł, aktualności oraz wiarygodności informacji.
• Plotki, dezinformacja i nadmiar wiadomości – wpływ na zachowania oraz decyzje pracowników.
• Korygowanie błędnych informacji, a także wyjaśnianie zmian we wcześniejszych komunikatach.
• Regularne aktualizowanie informacji, również wtedy, gdy nie pojawiają się nowe ustalenia.
• Komunikacja zmiany – wyjaśnianie nowych zasad oraz warunków powrotu do stabilnej pracy.
• Analizowanie przebiegu komunikacji i wyciąganie wniosków, aby doskonalić gotowość zespołu na kolejne zakłócenia.

Walidacja (Praktyka 30m)

Walidacja - ocena wyników (Praktyka 2h)

Moduł walidacji będzie przebiegał następująco:

Na 30 minut do zakończenia zajęć osoba prowadząca usługę przekaże uczestnikom kody dostępu do kwestionariusza on-line. Kwestionariusz będzie się składał z testu teoretycznego z wynikiem generowanym automatycznie oraz opisów studiów przypadków, pytań problemowych i arkusza odpowiedzi. Test z wynikiem generowanym automatycznie będzie zbudowany z pytań zamkniętych z 1 lub wieloma prawidłowymi odpowiedziami. Część testowa została zaplanowana na 15 minut.

Walidacja metodą testu teoretycznego z wynikiem generowanym automatycznie zostanie przeprowadzona na platformie Kahoot.it z wykorzystaniem telefonów komórkowych należących do osób uczestniczących. Wykorzystane zostanie publiczne łącze wifi lub łącze LTE dostępne w telefonach. Wyniki będą dostępne dla osób uczestniczących natychmiast po zakończeniu wypełniania testu z wynikiem generowanym automatycznie.

Drugim elementem walidacji będzie skoncentrowana na umiejętnościach analiza case study i odpowiedzi na pytania problemowe (analiza dowodów i deklaracji). Ta część potrwa 15 minut i będzie realizowana na Google Forms połączonym z odpowiednim dyskiem Google do przechowywania dokumentacji. Wyniki pracy uczestników będą analizowane przez osobę prowadzącą walidację po zakończeniu szkolenia a informacja zwrotna zostanie przekazana poszczególnym uczestnikom mailowo najpóźniej na tydzień po zakończeniu ich udziału w szkoleniu.

Zadaniem osoby prowadzącej szkolenie będzie czysto techniczne przekazanie uczestnikom dostępów do arkusza walidacji. Nie będzie natomiast ingerować w jakiejkolwiek formie w ocenę wyników testu ani w proces jego wypełniania.

Osoba prowadząca walidację nie będzie obecna w trakcie zajęć. Będzie włączona w przygotowanie procesu walidacji, oraz na etapie oceny i weryfikacji efektów uczenia się uczestników.

Minimalne progi zaliczenia dla:

• • testu teoretycznego z wynikiem generowanym automatycznie wynosi 60% poprawnych odpowiedzi
  • analizy dowodów i deklaracji wynosi 60% poprawnych odpowiedzi.

Realizator zapewnia: skrypt szkoleniowy, teczki, notesy, długopisy. Materiały szkoleniowe w formie fizycznej (papierowy skrypt oraz zestaw ćwiczeń) zostaną przekazane osobom uczestniczącym w usłudze na początku realizacji zajęć. Materiały będą rozłożone na stołach w sali szkoleniowej przed rozpoczęciem szkolenia przez każdego z uczestników